Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Phân tích thiết kế hệ thống Website bán hàng trực tuyến tại Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Trường Thành" được thực hiện bởi sinh viên Vũ Lương Minh Anh (Lớp 52S1, Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Thương mại điện tử, Trường Đại học Thương mại) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Hội vào năm 2019.

Lý do chọn đề tài và bối cảnh thực tiễn: Thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ và trở thành công cụ kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, mở rộng thị trường và tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành (TTVN Group) – một doanh nghiệp hoạt động đa ngành với trọng tâm là đầu tư và kinh doanh bất động sản căn hộ chung cư, hoạt động kinh doanh chủ yếu vẫn diễn ra theo hình thức truyền thống. Website hiện tại của công ty chỉ dừng lại ở mức độ giới thiệu thông tin doanh nghiệp, chưa hỗ trợ chức năng giao dịch và bán hàng trực tuyến. Khách hàng muốn mua căn hộ phải đến trực tiếp trụ sở công ty để trao đổi, làm thủ tục hợp đồng và thanh toán, dẫn đến tốn kém thời gian và giảm hiệu quả bán hàng. Do đó, việc nghiên cứu, phân tích và thiết kế một hệ thống website bán hàng trực tuyến là yêu cầu cấp thiết nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu: Tác giả xác định 03 mục tiêu cụ thể:

  1. Tóm lược và hệ thống hóa cơ sở lý luận về bán hàng trực tuyến và quy trình phân tích thiết kế hệ thống bán hàng trực tuyến.
  2. Vận dụng cơ sở lý luận kết hợp các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế để đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành.
  3. Đề xuất các giải pháp, xây dựng mô hình phân tích thiết kế hoàn chỉnh cho hệ thống website bán hàng trực tuyến phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống website và các vấn đề liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, quy trình bán hàng trực tuyến, nguồn lực công nghệ thông tin và các chính sách phát triển website tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành.
  • Phạm vi không gian: Hoạt động quản trị hệ thống thông tin, hạ tầng kỹ thuật và quy trình giao dịch bất động sản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu thứ cấp và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh được khảo sát, tổng hợp trong giai đoạn 3 năm (2016 – 2018) cùng các tài liệu chuyên ngành phân tích thiết kế trong vòng 5 năm trở lại thời điểm nghiên cứu.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và mô hình tiếp cận:

  • Khái niệm nền tảng: Khóa luận hệ thống hóa các khái niệm về website, trang web (webpage), trang chủ (homepage), máy chủ web (web server), địa chỉ tài nguyên mạng (URL), ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản (HTML/HTML5); phân loại website theo cấu trúc dữ liệu (web tĩnh, web động) và theo đối tượng sở hữu (web cá nhân, web doanh nghiệp, web thương mại điện tử, web tin tức).
  • Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: Tác giả so sánh ba cách tiếp cận cơ bản gồm phương pháp cổ điển (phi cấu trúc, bottom-up), phương pháp bán cấu trúc và phương pháp có cấu trúc. Khóa luận lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc hướng chức năng (Function-Oriented Approach) theo mô hình từ trên xuống (Top-down) để phân rã hệ thống thành các bài toán con, kết hợp lý thuyết chuẩn hóa cơ sở dữ liệu quan hệ theo các dạng chuẩn 1NF, 2NF và 3NF.
  • Công nghệ và công cụ mô tả: Ngôn ngữ kịch bản máy chủ PHP (Hypertext Preprocessor), hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ mã nguồn mở MySQL, cùng các công cụ mô hình hóa như Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) và Bảng xử lý vào - ra (IPO Chart).

Phương pháp thu thập dữ liệu:

  • Phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát: Tác giả thiết kế và phát ra 10 phiếu điều tra tới 10 cán bộ, nhân viên đại diện cho các phòng ban chuyên trách (Phòng Công nghệ, Phòng Nhân sự, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Phòng Marketing). Toàn bộ 10 phiếu thu về đều hợp lệ, cung cấp dữ liệu định lượng về hạ tầng phần cứng, phần mềm, kênh đặt hàng, hình thức thanh toán và nhu cầu chức năng mới.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Phỏng vấn sâu lãnh đạo cấp cao của công ty nhằm xác định chiến lược phát triển hệ thống, cấu trúc nghiệp vụ bán hàng căn hộ và các yêu cầu người dùng cụ thể.
  • Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế thao tác nhập liệu, tra cứu thông tin sản phẩm và quy trình lập hợp đồng, biên lai thủ công tại văn phòng doanh nghiệp.
  • Phương pháp thống kê, tổng hợp dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu tài chính, kết quả kinh doanh và cơ cấu nhân sự từ Phòng Tài chính kế toán và Phòng Nhân sự của công ty giai đoạn 2016 – 2018.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế website bán hàng

Chương I tập trung làm rõ bản chất của phân tích thiết kế hệ thống thông tin thông qua 4 giai đoạn phát triển: khảo sát hiện trạng, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và xây dựng hệ thống. Tác giả phân tích chi tiết các chức năng trọng yếu của một website thương mại điện tử gồm: giới thiệu sản phẩm, giỏ hàng, quản lý khách hàng, thanh toán, tìm kiếm và liên hệ phản hồi.

Về mặt kỹ thuật, chương này trình bày cơ chế hoạt động của HTML5, ngôn ngữ PHP và hệ quản trị MySQL trong mô hình Client/Server. Tác giả cũng tổng quan hai công trình nghiên cứu trong nước có liên quan: đồ án của Nguyễn Hà Xuân Bắc (2014) về website bán đồng hồ (hạn chế ở khâu thanh toán trực tuyến) và khóa luận của Ngô Gia Lộc (2018) về website bán hàng điện tử E-Shop bằng Laravel (hạn chế ở chức năng tổng hợp, thống kê báo cáo). Từ đó, tác giả khẳng định việc lựa chọn phương pháp hướng chức năng là giải pháp phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và mô hình kinh doanh căn hộ chung cư tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành.

Chương II: Thực trạng về phân tích thiết kế website bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành

Chương II giới thiệu lịch sử hình thành của công ty từ khi thành lập ngày 19/12/2012, chuyển đổi sang Công ty TNHH MTV năm 2013 và tái cấu trúc thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành Việt Nam ngày 19/10/2017 với 3 lĩnh vực trọng tâm: Năng lượng và công nghệ cao, Hạ tầng và phát triển đô thị, Bất động sản.

Tác giả phân tích số liệu tài chính của công ty trong 3 năm liên tiếp thông qua số liệu cung cấp từ Phòng Tài chính kế toán:

STT Chỉ tiêu tài chính Năm 2016 (1.000 VNĐ) Năm 2017 (1.000 VNĐ) Năm 2018 (1.000 VNĐ)
1 Tổng doanh thu hoạt động kinh doanh 30.286.684 35.684.954 40.776.521
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 4.200.340 4.867.500 5.124.952
3 Doanh thu thuần 26.086.344 30.817.454 35.651.569
4 Chi phí hoạt động doanh nghiệp 19.450.000 21.810.000 24.771.000
5 Lợi nhuận gộp 6.636.344 9.007.454 10.880.569
6 Chi phí bán hàng 270.000 380.000 590.000
7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.246.000 1.469.000 1.657.000
8 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 5.120.344 7.158.454 8.633.569
9 Chi phí thuế TNDN 1.126.476 (22%) 1.431.691 (20%) 1.726.714 (20%)
10 Lợi nhuận sau thuế TNDN 3.993.868 5.726.763 6.906.855

Về thực trạng hạ tầng và hoạt động nghiệp vụ, kết quả khảo sát 10 nhân viên ghi nhận:

  • Quy mô nhân sự: Tổng số khoảng 200 nhân viên, trong đó nhân sự chuyên trách công nghệ thông tin là 50 người (chiếm tỷ lệ 25%).
  • Đánh giá phần cứng: 60% đánh giá rất đầy đủ, 30% đầy đủ, 10% khá đầy đủ, 0% không đầy đủ.
  • Hiện trạng ứng dụng website: 100% mục đích sử dụng là giới thiệu doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ và tuyển dụng; tần suất cập nhật thông tin đạt 90% hàng ngày và 10% hàng tuần. Mức độ hài lòng đối với website hiện tại có 70% chưa hài lòng và 30% ở mức bình thường.
  • Quản lý dữ liệu hàng hóa: 80% xử lý bằng phần mềm Excel, 20% thực hiện thủ công bằng giấy tờ. Tìm kiếm thông tin có 70% qua phần mềm và 30% tra cứu thủ công. 90% nhân viên đánh giá việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng hóa là cần thiết đến rất cần thiết (50% cần thiết, 40% rất cần thiết).
  • Kênh giao dịch và thanh toán: 90% khách hàng đặt hàng trực tiếp tại công ty, 50% qua email, 30% qua fax, 0% qua website. Phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt (70%) và thẻ ngân hàng (70%), ví điện tử chiếm 20%. Có 70% nhân viên rất mong muốn và 30% mong muốn bổ sung chức năng bán hàng trực tuyến.

Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống website bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành

Tác giả mô tả chi tiết bài toán nghiệp vụ bán căn hộ chung cư gồm 5 phân hệ: quản lý hàng hóa (chung cư, căn hộ), quản lý nhân viên, quản lý khách hàng, quản lý bán hàng (soạn thảo hợp đồng, lập biên lai thanh toán) và quản lý phản hồi.

Các tác nhân ngoài của hệ thống gồm: Khách hàng, Nhân viên và Admin. Khóa luận thiết lập hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu DFD từ mức ngữ cảnh, mức đỉnh đến 6 biểu đồ mức dưới đỉnh (Quản lý nhân viên, Quản lý khách hàng, Quản lý chung cư, Quản lý căn hộ, Quản lý hợp đồng, Quản lý biên lai).

Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa đạt mức 3NF với 6 bảng thực thể, đồng thời tác giả hoàn thiện thiết kế giao diện trang chủ, trang đăng ký người dùng và các biểu đồ IPO (Input - Process - Output) cho từng tác vụ nhập liệu.

Chương IV: Đánh giá kết quả và đề xuất các kiến nghị

Chương IV tổng kết những kết quả đạt được về mặt phân tích thiết kế logic và thiết kế vật lý cho website bán hàng. Tác giả chỉ ra hạn chế của doanh nghiệp là đội ngũ nhân sự chưa có chuyên môn sâu về marketing thương mại điện tử, tỷ lệ đầu tư cho quản trị hệ thống thông tin hàng năm chỉ chiếm từ 10 - 20%. Từ đó, chương này đề xuất định hướng phát triển hoàn thiện mã nguồn hệ thống, tích hợp các giải pháp thanh toán điện tử an toàn và kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực thương mại điện tử cho công ty.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống website bán hàng trực tuyến được thiết kế hoàn chỉnh trên nền tảng kiến trúc hướng chức năng, sử dụng PHP và MySQL.

Cấu trúc dữ liệu chi tiết (Chuẩn hóa 3NF):

  1. Bảng NHANVIEN (Quản lý nhân sự bán hàng):
  • MANV (Varchar(10), Khóa chính): Mã nhân viên
  • HONV (Nvarchar(20)): Họ nhân viên
  • TENNV (Nvarchar(50)): Tên nhân viên
  • NGAYSINH (Date): Ngày sinh
  • GIOITINH (Nvarchar(10)): Giới tính
  • SDT (Varchar(11)): Số điện thoại
  • QUEQUAN (Nvarchar(100)): Quê quán
  1. Bảng KHACHHANG (Quản lý thông tin khách hàng giao dịch):
  • MAKH (Varchar(10), Khóa chính): Mã khách hàng
  • HOKH (Nvarchar(20)): Họ khách hàng
  • TENKH (Nvarchar(50)): Tên khách hàng
  • STK (Varchar(20)): Số tài khoản
  • GIOITINH (Nvarchar(10)): Giới tính
  • SDT (Varchar(11)): Số điện thoại
  • DIACHI (Nvarchar(100)): Địa chỉ
  • SOCMT (Varchar(20)): Số chứng minh thư
  1. Bảng CHUNGCU (Quản lý danh mục dự án chung cư):
  • MACC (Varchar(10), Khóa chính): Mã chung cư
  • TENCC (Nvarchar(150)): Tên chung cư
  • SOCC (Varchar(25)): Số chung cư/Số căn hộ
  • DIACHI (Nvarchar(200)): Địa chỉ dự án
  1. Bảng CANHO (Quản lý chi tiết từng căn hộ giao bán):
  • MACH (Varchar(10), Khóa chính): Mã căn hộ
  • MACC (Varchar(10), Khóa ngoại): Mã chung cư tham chiếu
  • DIENTICH (Varchar(10)): Diện tích căn hộ
  • SOPHONG (Varchar(10)): Số lượng phòng
  • VITRI (Varchar(20)): Vị trí tầng/tòa
  • HINH (Varchar(20)): Tên tệp hình ảnh mô tả
  • GIA (Money): Giá bán căn hộ
  1. Bảng HOPDONG (Quản lý giao dịch mua bán căn hộ):
  • MAHD (Varchar(10), Khóa chính): Mã hợp đồng
  • MANV (Varchar(10), Khóa ngoại): Mã nhân viên phụ trách lập hợp đồng
  • MAKH (Varchar(10), Khóa ngoại): Mã khách hàng mua căn hộ
  • MACH (Varchar(10), Khóa ngoại): Mã căn hộ được giao dịch
  • NGAYLAP (Date): Ngày ký kết hợp đồng
  • TONGTIEN (Money): Tổng giá trị hợp đồng
  • HTTT (Nvarchar(100)): Hình thức thanh toán
  • THOIGIANKT (Date): Thời gian kết toán/kết thúc hợp đồng
  1. Bảng BLTHANHTOAN (Quản lý chứng từ thanh toán theo đợt):
  • MABL (Varchar(10), Khóa chính): Mã biên lai thanh toán
  • MAHD (Varchar(10), Khóa ngoại): Mã hợp đồng tham chiếu
  • SOTIEN (Money): Số tiền nộp trong kỳ
  • NGAYLAP (Date): Ngày lập biên lai
  • LANTT (Varchar(10)): Lần thanh toán (đặt cọc, đợt 1, thanh toán hết)

Quy trình xử lý chức năng:

  • Phía khách hàng: Xem danh mục chung cư và chi tiết căn hộ (hình ảnh, diện tích, giá bán, số phòng), tra cứu thông tin theo bộ lọc dự án/mức giá, đăng ký/đăng nhập tài khoản, tạo đơn đặt mua căn hộ trực tuyến và gửi ý kiến phản hồi.
  • Phía nhân viên & quản trị: Cập nhật danh mục dự án chung cư và thông tin căn hộ, quản lý hồ sơ khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng trực tuyến để lập hợp đồng mua bán, xuất biên lai thanh toán và theo dõi tiến độ chi trả của khách hàng.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được:

  • Khóa luận làm rõ bức tranh thực trạng hoạt động kinh doanh bất động sản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành: doanh thu tăng trưởng liên tục từ 30,28 tỷ đồng (2016) lên 40,77 tỷ đồng (2018), tuy nhiên 90% giao dịch vẫn phụ thuộc vào việc khách hàng đến trực tiếp công ty và 80% dữ liệu quản lý sản phẩm xử lý qua Excel.
  • Khảo sát khẳng định 100% nhân viên được điều tra đều có nhu cầu và mong muốn công ty xây dựng chức năng bán hàng trực tuyến trên website.
  • Xây dựng thành công bản đặc tả yêu cầu người dùng, sơ đồ phân cấp chức năng, hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu DFD đa mức và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 6 bảng thực thể đạt chuẩn 3NF.

Đóng góp của khóa luận:

  • Cung cấp giải pháp tin học hóa toàn diện quy trình quản lý và kinh doanh căn hộ chung cư, giải quyết điểm nghẽn trong việc phải đến gặp mặt trực tiếp để xem và đặt cọc căn hộ.
  • Khắc phục các nhược điểm của những công trình nghiên cứu trước đó tại các trường đại học bằng việc bổ sung đầy đủ các phân hệ quản lý hợp đồng kinh tế và biên lai thanh toán nhiều đợt, phù hợp với ngành hàng bất động sản giá trị cao.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài chủ yếu tập trung vào giai đoạn khảo sát hiện trạng, phân tích nghiệp vụ và thiết kế hệ thống (thiết kế logic và thiết kế cơ sở dữ liệu, giao diện mẫu); chưa tiến hành lập trình toàn diện mã nguồn cũng như chưa triển khai thử nghiệm thực tế hệ thống trên máy chủ của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự chuyên trách về marketing thương mại điện tử tại công ty tại thời điểm nghiên cứu còn thiếu hụt.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Tiếp tục phát triển và cài đặt hoàn thiện mã nguồn website dựa trên bản thiết kế đã lập; nghiên cứu tích hợp các cổng thanh toán điện tử trực tuyến an toàn có liên kết với hệ thống ngân hàng; xây dựng các mô-đun bảo mật chuyên sâu và tổ chức đào tạo chuyển giao hệ thống cho cán bộ nhân viên công ty.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Khóa luận là tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Thương mại điện tử, Công nghệ thông tin và Quản trị kinh doanh khi thực hiện đồ án, khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống thông tin.
  • Nội dung có giá trị ứng dụng: Quy trình thiết kế biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) chi tiết từ mức ngữ cảnh đến các mức dưới đỉnh và mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 6 thực thể (đặc biệt là bảng quản lý hợp đồng và biên lai thanh toán đợt) có thể áp dụng trực tiếp cho các bài toán quản lý kinh doanh bất động sản và hàng hóa giá trị cao.

Câu hỏi thường gặp

1. Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin và nhân lực tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành được tác giả khảo sát ghi nhận ra sao?
Công ty có khoảng 200 cán bộ nhân viên, trong đó có 50 nhân viên chuyên trách công nghệ thông tin (chiếm tỷ lệ 25%), tốt nghiệp từ các trường như Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại học Quốc Gia Hà Nội, Đại học FPT hoặc du học nước ngoài. Về phần cứng, 60% nhân viên đánh giá trang thiết bị được trang bị rất đầy đủ, 30% đánh giá đầy đủ và 10% đánh giá khá đầy đủ. Công ty sử dụng mạng LAN và WAN nội bộ được quản lý nghiêm ngặt qua hệ thống phòng máy riêng.

2. Trước khi nghiên cứu được thực hiện, khách hàng của công ty chủ yếu đặt hàng và thanh toán qua những kênh nào?
Theo kết quả điều tra, 90% khách hàng đặt hàng thông qua hình thức đến trực tiếp công ty và 50% đặt hàng qua email (30% qua fax, 0% qua điện thoại và website). Hình thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt (70%) và chuyển khoản qua thẻ ngân hàng (70%), trong khi thanh toán qua ví điện tử chỉ chiếm 20% và chưa có khách hàng nào sử dụng tiền điện tử.

3. Vì sao tác giả lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng thay vì hướng đối tượng?
Tác giả lựa chọn phương pháp hướng chức năng vì Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành là doanh nghiệp có quy mô vừa, các chức năng nghiệp vụ quản lý bán hàng có tính ổn định cao, cấu trúc quy trình phân định rõ ràng. Hướng tiếp cận này giúp tư duy phân tích sáng sủa, dễ phân rã bài toán từ trên xuống và thuận lợi trong việc thiết kế ngân hàng dữ liệu quan hệ.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống website bán hàng được thiết kế gồm những bảng nào và đạt cấp độ chuẩn hóa nào?
Cơ sở dữ liệu hệ thống gồm 6 bảng thực thể đạt chuẩn 3NF: NHANVIEN (quản lý nhân viên), KHACHHANG (quản lý khách hàng), CHUNGCU (quản lý dự án chung cư), CANHO (quản lý thông tin chi tiết căn hộ), HOPDONG (quản lý hợp đồng bán căn hộ) và BLTHANHTOAN (quản lý biên lai thanh toán).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Vũ Lương Minh Anh đã phản ánh chi tiết thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động kinh doanh bất động sản tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Trường Thành giai đoạn 2016 – 2018. Bằng phương pháp tiếp cận hướng chức năng và quy trình chuẩn hóa dữ liệu chặt chẽ, tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ phân tích thiết kế cho hệ thống website bán hàng trực tuyến gồm 6 thực thể dữ liệu và hệ thống DFD đa mức. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao cho việc tin học hóa nghiệp vụ quản lý bán căn hộ chung cư trong doanh nghiệp.