Challenges in using English language in written communication in banking and finance sector

Khám phá thách thức sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành ngân hàng tài chính. Nghiên cứu sâu về kỹ năng viết và giải pháp hiệu quả.

• Tác giả: Nguyen Le Thao Ngan
• Người hướng dẫn: Tran Thi Thanh Giang
• Trường học: Banking Academy
• Chuyên ngành: Ngân hàng và Tài chính
• Đề tài: Challenges in using English language in written communication in banking and finance sector
• Loại tài liệu: Graduation thesis
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hanoi

Mục lục chi tiết

• CERTIFICATE OF ORIGINALITY
• ACKNOWLEDGEMENTS
• TABLE OF CONTENTS
• 0.1. LIST OF ABBREVIATIONS
• 0.2. LIST OF TABLES
• 0.3. LIST OF FIGURES
• 0.4. LIST OF APPENDIXES
• 0.5. Background of the study
• 0.6. Objectives of the study
• 0.7. Significance of the study
• 0.8. Scope and limitations of the study
• 0.9. Definition of terms
• 1. CHAPTER 1: INTRODUCTION
• 1.1. Introduction
• 1.2. Background of the study
• 1.3. Objectives of the study
• 1.4. Significance of the study
• 1.5. Scope and limitations of the study
• 1.5.1. Scope
• 1.5.2. Research limitations
• 1.6. Definition of terms
• 2. CHAPTER 2: REVIEW OF RELATED LITERATURE
• 2.1. Communication process
• 2.2. Communication channels
• 2.3. Common communication barriers
• 3. CHAPTER 3: RESEARCH METHODOLOGY
• 3.1. Locale of the study
• 3.2. Population and Sample description
• 3.3. Data collection procedure
• 3.4. Reliability and validity
• 4. CHAPTER 4: FINDINGS AND DISCUSSION
• 4.1. Use of English for written communication in the workplace
• 4.1.1. Common forms of written communication in English
• 4.1.2. Level of use
• 4.2. Solutions for the challenges
• 4.3. Summary of findings
• 4.4. Recommendations to workplace challenges in written communication in English
• 4.4.1. Room for improvement
• APPENDIXES
• appendix 1. INTERVIEW QUESTIONS
• appendix 2. INTERVIEWS TRANSCRIPT (VIETNAMESE)
• appendix 3. CONSENT FORM

Tóm tắt

I. Tổng Quan Tầm Quan Trọng Tiếng Anh Chuyên Ngành Ngân Hàng 55 ký tự

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu, tiếng Anh đã trở thành ngôn ngữ giao tiếp quốc tế, đặc biệt trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Ngành ngân hàng và tài chính không nằm ngoài xu hướng này. Việc sử dụng tiếng Anh hiệu quả, đặc biệt trong văn bản chuyên ngành, là yếu tố then chốt để thành công. Nghiên cứu này tập trung vào việc khám phá những thách thức mà người làm trong lĩnh vực này gặp phải khi sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành, đồng thời đề xuất các giải pháp khắc phục. Theo Ethnologue (2021), số lượng người bản xứ nói tiếng Anh đứng thứ ba trên thế giới, nhưng số lượng người không bản xứ sử dụng tiếng Anh lại chiếm ưu thế. Điều này càng khẳng định vai trò quan trọng của tiếng Anh trong giao tiếp toàn cầu. Mặc dù có nhiều trung tâm tiếng Anh được mở ra nhưng nhiều công ty vẫn phàn nàn về trình độ tiếng Anh của nhân viên. Nghiên cứu này nhằm thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp về những thách thức mà các chuyên gia trong môi trường ngân hàng và tài chính phải đối mặt.

1.1. Bối Cảnh Sử Dụng Tiếng Anh Trong Ngành Ngân Hàng Tài Chính

Việc sử dụng tiếng Anh trong ngành ngân hàng và tài chính ngày càng trở nên phổ biến do sự mở rộng của các tập đoàn đa quốc gia và sự gia tăng của các giao dịch quốc tế. Nhân viên trong ngành cần sử dụng tiếng Anh để giao tiếp với đối tác nước ngoài, soạn thảo hợp đồng, báo cáo tài chính và các văn bản chuyên ngành khác. Kỹ năng tiếng Anh không chỉ giới hạn ở khả năng giao tiếp thông thường mà còn bao gồm khả năng hiểu và sử dụng thuật ngữ chuyên ngành, cũng như khả năng viết văn bản rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp.

1.2. Mục Tiêu Nghiên Cứu Về Thách Thức Tiếng Anh Chuyên Ngành

Nghiên cứu này tập trung vào việc xác định và phân tích các thách thức chính mà người làm trong ngành ngân hàng và tài chính gặp phải khi sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành. Cụ thể, nghiên cứu sẽ xem xét các vấn đề liên quan đến từ vựng chuyên ngành, ngữ pháp, kỹ năng viết, và khả năng diễn đạt ý tưởng một cách mạch lạc. Ngoài ra, nghiên cứu cũng sẽ tìm hiểu các giải pháp mà người làm trong ngành đã áp dụng để vượt qua những thách thức này, từ đó đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả việc sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành.

II. Vấn Đề Rào Cản Ngôn Ngữ Trong Văn Bản Ngân Hàng 58 ký tự

Mặc dù tiếng Anh là ngôn ngữ quốc tế, việc sử dụng nó trong môi trường làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính, vẫn còn nhiều khó khăn. Rào cản ngôn ngữ có thể đến từ nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm vốn từ vựng hạn chế, khả năng dịch thuật kém, và sự thiếu tự tin khi sử dụng tiếng Anh. Những rào cản này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả giao tiếp, giảm năng suất làm việc, và thậm chí gây ra những hiểu lầm nghiêm trọng. Theo nghiên cứu của Cheng et al. (2020), người nhập cư Canada cũng gặp các thách thức về ngôn ngữ và giao tiếp khi sử dụng tiếng Anh trong công việc. Nghiên cứu của Tram (2020) cũng cho thấy sinh viên tốt nghiệp ngành quản trị kinh doanh còn thiếu kỹ năng giao tiếp bằng tiếng Anh trong công việc.

2.1. Khó Khăn Về Từ Vựng Và Thuật Ngữ Tiếng Anh Chuyên Ngành

Một trong những thách thức lớn nhất khi sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành ngân hàng và tài chính là vốn từ vựng và khả năng nắm bắt các thuật ngữ chuyên ngành. Ngành ngân hàng và tài chính có một hệ thống thuật ngữ riêng, với nhiều từ và cụm từ có ý nghĩa khác với nghĩa thông thường. Việc thiếu hiểu biết về những thuật ngữ này có thể dẫn đến việc hiểu sai thông tin và gây ra những sai sót nghiêm trọng trong công việc. Ngoài ra, việc dịch thuật các văn bản chuyên ngành cũng đòi hỏi người dịch phải có kiến thức sâu rộng về cả hai ngôn ngữ và lĩnh vực ngân hàng và tài chính.

2.2. Kỹ Năng Viết Và Diễn Đạt Ý Tưởng Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

Ngoài vốn từ vựng, kỹ năng viết và khả năng diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng, mạch lạc cũng là một thách thức đối với nhiều người. Văn bản chuyên ngành ngân hàng và tài chính thường đòi hỏi sự chính xác, ngắn gọn, và chuyên nghiệp. Việc sử dụng ngữ pháp chính xác, cấu trúc câu hợp lý, và phong cách viết phù hợp là rất quan trọng. Nhiều người gặp khó khăn trong việc diễn đạt ý tưởng một cách tự tin và thuyết phục bằng tiếng Anh, đặc biệt khi phải trình bày những vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm.

III. Cách Giải Quyết Nâng Cao Kỹ Năng Đọc Hiểu Văn Bản 59 ký tự

Để vượt qua những thách thức khi sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành ngân hàng và tài chính, việc nâng cao kỹ năng đọc hiểu là vô cùng quan trọng. Điều này bao gồm việc làm quen với các loại văn bản chuyên ngành khác nhau, học cách xác định các thuật ngữ quan trọng, và rèn luyện khả năng phân tích thông tin. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như từ điển chuyên ngành và phần mềm dịch thuật cũng có thể giúp cải thiện kỹ năng đọc hiểu. McShane và Glinow (2010) cho rằng giao tiếp hiệu quả khi mã hóa hiệu quả và giải mã chính xác. Bốn yếu tố ảnh hưởng đến mã hóa và giải mã là khả năng và động lực giao tiếp, khung tham chiếu, kiến thức về bối cảnh chủ đề và kinh nghiệm.

3.1. Phương Pháp Đọc Lướt Và Đọc Kỹ Thuật Văn Bản Tiếng Anh

Có hai phương pháp đọc hiểu chính là đọc lướt và đọc kỹ thuật. Đọc lướt giúp người đọc nắm bắt ý chính của văn bản một cách nhanh chóng, trong khi đọc kỹ thuật cho phép người đọc phân tích thông tin chi tiết và hiểu sâu hơn về nội dung. Việc kết hợp cả hai phương pháp này sẽ giúp người đọc đọc hiểu văn bản một cách hiệu quả hơn. Khi đọc lướt, hãy tập trung vào tiêu đề, tiêu đề phụ, và các câu đầu tiên của mỗi đoạn văn. Khi đọc kỹ thuật, hãy chú ý đến các thuật ngữ chuyên ngành, các con số, và các chi tiết quan trọng khác.

3.2. Sử Dụng Từ Điển Chuyên Ngành Và Công Cụ Dịch Thuật

Việc sử dụng từ điển chuyên ngành và các công cụ dịch thuật là một cách hiệu quả để nâng cao kỹ năng đọc hiểu. Từ điển chuyên ngành cung cấp định nghĩa chính xác của các thuật ngữ trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính, giúp người đọc hiểu rõ hơn về ý nghĩa của chúng. Các công cụ dịch thuật có thể giúp người đọc dịch nhanh chóng các văn bản tiếng Anh, tuy nhiên cần lưu ý rằng kết quả dịch thuật có thể không hoàn toàn chính xác, đặc biệt đối với các văn bản phức tạp. Do đó cần tra cứu kỹ nghĩa của từ chuyên môn hoặc tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm trong việc dịch thuật.

IV. Giải Pháp Phát Triển Kỹ Năng Viết Văn Bản Chuyên Ngành 59 ký tự

Bên cạnh kỹ năng đọc hiểu, việc phát triển kỹ năng viết văn bản chuyên ngành cũng là một yếu tố quan trọng để vượt qua những thách thức khi sử dụng tiếng Anh trong ngân hàng và tài chính. Điều này bao gồm việc học cách viết báo cáo, email, và các loại văn bản khác một cách rõ ràng, chính xác, và chuyên nghiệp. Ngoài ra, việc luyện tập thường xuyên và nhận phản hồi từ người khác cũng có thể giúp cải thiện kỹ năng viết. McShane và Glinow (2010) định nghĩa “Mức độ phong phú của phương tiện là khối lượng và sự đa dạng của thông tin có thể được truyền tải trong một khoảng thời gian cụ thể”. Phương tiện có độ phong phú cao thường dùng nhiều dấu hiệu khác nhau và phản hồi ngay lập tức.

4.1. Cách Viết Báo Cáo Và Email Chuyên Nghiệp Bằng Tiếng Anh

Khi viết báo cáo và email bằng tiếng Anh, cần chú ý đến cấu trúc, nội dung, và phong cách viết. Báo cáo thường có cấu trúc chặt chẽ, bao gồm phần giới thiệu, phần nội dung chính, và phần kết luận. Email nên ngắn gọn, rõ ràng, và lịch sự. Trong cả hai trường hợp, cần sử dụng ngữ pháp chính xác và tránh sử dụng các từ ngữ hoặc cụm từ không phù hợp. Đặc biệt, nội dung phải chính xác và tránh sao chép từ các nguồn không đáng tin cậy. Hãy tập trung vào việc truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.

4.2. Luyện Tập Viết Và Nhận Phản Hồi Để Cải Thiện Kỹ Năng

Cách tốt nhất để cải thiện kỹ năng viết là luyện tập thường xuyên và nhận phản hồi từ người khác. Hãy thử viết các loại văn bản khác nhau, từ email ngắn gọn đến báo cáo chi tiết, và yêu cầu đồng nghiệp hoặc người hướng dẫn xem xét và đưa ra nhận xét. Việc nhận phản hồi từ người khác sẽ giúp bạn nhận ra những điểm yếu của mình và cải thiện kỹ năng viết một cách hiệu quả. Hãy xem phản hồi là cơ hội để học hỏi và phát triển.

V. Nghiên Cứu Ứng Dụng Thực Tiễn Và Kết Quả Đạt Được 54 ký tự

Nghiên cứu này đã tiến hành phỏng vấn 10 chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính để tìm hiểu về những thách thức mà họ gặp phải khi sử dụng tiếng Anh trong văn bản chuyên ngành. Kết quả cho thấy rằng hầu hết các chuyên gia đều gặp khó khăn về từ vựng chuyên ngành, kỹ năng viết, và khả năng diễn đạt ý tưởng. Tuy nhiên, họ cũng đã tìm ra nhiều giải pháp hiệu quả để vượt qua những thách thức này, bao gồm việc sử dụng từ điển chuyên ngành, luyện tập viết, và tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp. Theo kết quả phỏng vấn, những thách thức lớn nhất liên quan đến kiến thức nâng cao, từ vựng, ngữ pháp, phong cách viết, diễn đạt ý tưởng, thời gian làm việc và nỗi sợ sai sót. Sử dụng công cụ dịch thuật và xin trợ giúp từ người hướng dẫn là những giải pháp được áp dụng để giải quyết các thách thức.

5.1. Các Loại Văn Bản Tiếng Anh Chuyên Ngành Thường Sử Dụng

Các chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính thường sử dụng tiếng Anh để viết báo cáo tài chính, hợp đồng, email, và các loại văn bản khác. Báo cáo tài chính thường đòi hỏi sự chính xác và chi tiết, trong khi hợp đồng cần được viết một cách rõ ràng và không gây hiểu lầm. Email thường được sử dụng để giao tiếp với đồng nghiệp, khách hàng, và đối tác nước ngoài. Việc làm quen với các loại văn bản này và rèn luyện kỹ năng viết phù hợp là rất quan trọng.

5.2. Mức Độ Sử Dụng Tiếng Anh Trong Công Việc Hàng Ngày

Mức độ sử dụng tiếng Anh trong công việc hàng ngày của các chuyên gia trong lĩnh vực ngân hàng và tài chính rất khác nhau, tùy thuộc vào vị trí công việc và yêu cầu của công ty. Tuy nhiên, hầu hết các chuyên gia đều sử dụng tiếng Anh ít nhất vài lần mỗi tuần để giao tiếp với đồng nghiệp, đọc văn bản chuyên ngành, hoặc viết email. Một số chuyên gia sử dụng tiếng Anh hàng ngày để thực hiện các công việc phức tạp hơn, chẳng hạn như soạn thảo hợp đồng hoặc viết báo cáo tài chính.

VI. Kết Luận Tương Lai Của Tiếng Anh Trong Ngành Ngân Hàng 53 ký tự

Trong bối cảnh toàn cầu hóa ngày càng sâu rộng, tiếng Anh sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong ngành ngân hàng và tài chính. Việc nâng cao kỹ năng tiếng Anh, đặc biệt là kỹ năng viết văn bản chuyên ngành, sẽ là một yếu tố then chốt để thành công trong lĩnh vực này. Các công ty nên đầu tư vào việc đào tạo tiếng Anh cho nhân viên, đồng thời tạo ra môi trường làm việc khuyến khích sử dụng tiếng Anh. Nghiên cứu này giúp các tổ chức ngân hàng và tài chính hiểu rõ hơn về những lợi ích và hạn chế của môi trường làm việc để khuyến khích nhân viên cải thiện không chỉ khả năng sử dụng tiếng Anh trong các hoạt động viết mà còn cả năng suất làm việc của họ.

6.1. Các Biện Pháp Khuyến Khích Sử Dụng Tiếng Anh Tại Nơi Làm Việc

Các công ty có thể áp dụng nhiều biện pháp để khuyến khích nhân viên sử dụng tiếng Anh tại nơi làm việc. Ví dụ, công ty có thể tổ chức các khóa học tiếng Anh miễn phí cho nhân viên, tạo ra các câu lạc bộ tiếng Anh, hoặc sử dụng tiếng Anh trong các cuộc họp và sự kiện của công ty. Ngoài ra, công ty cũng có thể thưởng cho những nhân viên có kỹ năng tiếng Anh tốt hoặc có đóng góp tích cực vào việc sử dụng tiếng Anh tại nơi làm việc.

6.2. Lời Khuyên Cho Sinh Viên Ngành Ngân Hàng Và Tài Chính

Đối với sinh viên ngành ngân hàng và tài chính, việc học tiếng Anh là vô cùng quan trọng. Hãy bắt đầu bằng việc xây dựng vốn từ vựng vững chắc, đặc biệt là các thuật ngữ chuyên ngành. Sau đó, hãy tập trung vào việc phát triển kỹ năng đọc hiểu và kỹ năng viết. Đừng ngại luyện tập và tìm kiếm sự giúp đỡ từ người khác. Hãy nhớ rằng, tiếng Anh là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp bạn thành công trong sự nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BANKING ACADEMY FACULTY OF FOREIGN LANGUAGES ------------------------------------- GRADUATION THESIS CHALLENGES IN USING ENGLISH LANGUAGE IN WRITTEN COMMUNICATION IN BANKING AND FINANCE SECTOR Supervisor: Tran Thi Thanh Giang Student: Nguyen Le Thao Ngan Class: K20ATCB Academic Year: 2017 - 2021 Student ID: 20A7510125 Hanoi, May 2021 CERTIFICATE OF ORIGINALITY I declare that the graduation thesis “Challenges in using English language in written communication in the banking and finance sector” is done by me under the guidance of Ms. Tran Thi Thanh Giang. Signature Name: Nguyen Le Thao Ngan Date: May 23th, 2021 i ACKNOWLEDGEMENTS First and foremost, I am really grateful to Ms. Tran Thi Thanh Giang for the dedicated guidance and support during the course of this research for over the past two months.

The frequent meetings and review sessions were very much appreciated and provided a number of useful insights which aided in the completion of this research. I would also like to thank all of the participants taking part in the interviews - the specialists, the analysts, the supporters, and the interns who are working for MSB Bank, TNEX bank and Ernst & Young Vietnam Ltd - helping me in implementing the interviews, getting valued information and discovering new findings for the research. Finally, I would like to thank my family for all of the cheering and encouraging me, giving me strength to complete this research. ii TABLE OF CONTENTS LIST OF ABBREVIATIONS.

vi LIST OF TABLES. vii LIST OF FIGURES. viii LIST OF APPENDIXES.2 Background of the study .3 Objectives of the study .4 Significance of the study .5 Scope and limitations of the study .6 Definition of terms .4 CHAPTER 2: REVIEW OF RELATED LITERATURE .3 Common communication barriers .4 Written communication in the workplace .1 Common forms of written communication in the workplace .2 Characteristics of effective written communication the workplace .3 Challenges to written communication in English the workplace .4 Strategies to deal with the challenges to English written communication in the workplace .17 CHAPTER 3 – RESEARCH METHODOLOGY .1 Locale of the study .3 Population and Sample description .5 Data collection procedure .7 Reliability and validity .28 CHAPTER 4: FINDINGS AND DISCUSSION .1 Use of English for written communication in the workplace .1 Common forms of written communication in English .2 Level of use .3 Solutions for the challenges.1 Summary of findings .1 Recommendations to workplace challenges in written communication in English .2 Room for improvement .54 v LIST OF ABBREVIATIONS BELF - Business English as Lingua Franca HR – Human Resouces IT – Information Technology JD – Job Description vi LIST OF TABLES Table 1: Differences between internal communication and external communication .10 Table 2: Interview participants’ profiles .22 Table 4: Forms of written communication in English used by participants .31 Table 5: The frequency of using English for written communication .35 Table 6: Target audiences in English written communication .37 Table 7: Summary of challenges .46 vii LIST OF FIGURES Figure 1: The Communication Process Model .5 Figure 2: Media richness levels.7 Figure 3: Detail components of communicative competences .18 Figure 4: Steps for the thematic analysis .27 viii LIST OF APPENDIXES APPENDIX 1: INTERVIEW QUESTIONS .59 APPENDIX 2: INTERVIEWS TRANSCRIPT (VIETNAMESE).63 APPENDIX 3: CONSENT FORM .77 ix Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 ABSTRACT English is the worldwide language, used to interact and comprehend by people from all over the world, regardless of their native speech. It has become a norm for communicating in the professional working environment, not only in daily conversational interactions but also in formal written communication, as a result of global economic integration and the rapid expansion of multinational corporations.

The purpose of the research is to examine the challenges in using English language for written communication in the banking and financial sector. Specifically, three main areas of the research are explored: the use of English for written communication in the workplace, the challenges in using English for written communication in the working environment and the solutions adopted to deal with the challenges. To achieve these objectives, semi-structured interviews were implemented online with 10 participants working in the banking and financial sector. Each of the interviews lasted about 6 to 15 minutes with 9 to 10 main questions.

After analyzing data from interviews, a number of major challenges are discovered including challenges related to advanced knowledge, vocabulary, grammar, writing style, expressing ideas, the length of working and the fright of embarrassment from mistakes. Using translation tools and asking help from mentors are solutions adopted to deal with the challenges. The study somehow helps banking and financial organizations with understanding the benefits and drawbacks of the working environment in order to encourage employees to improve not only their ability to use English language in writing activities but also their productivity. In addition, the study serves as a warning for students majoring in the banking and finance sector to be aware of difficulties when using English for written communication in the workplace.

From that, they can focus on studying, training themselves better in order not to panic when facing challenges in the workplace. This research can be a reference for other research discussing the problem relating to the difficulties in using English written communication in the working environment in the future. x Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 CHAPTER 1: INTRODUCTION 1.1 Introduction English is the most popular international language which people from different countries use to communicate and understand each other regardless of their mother tongue. According to “What is the most spoken language?” (Ethnologue, 2021), the number of English native speakers reportedly ranks third in the world, (after Mandarin and Spanish) but English's non-native speakers dominate the world with nearly one billion people and this language is widely used in more than 140 countries.

Given the global economic integration and the rapid expansion of multinational enterprises, English has become a standard for communicating in the professional working environment, not only in daily oral conversations but also in formal written communication. Despite the popularity of English, using it efficiently in the workplace in developing countries like Vietnam is still a huge challenge. While English teaching activities have rapidly developed in recent years with a plethora of new English centers opened, statistical numbers show the significant complaints of many companies about employees' capability of using English in the working environment. This problem motivated the researcher - a student from the Faculty of Foreign Languages - to do research on the difficulties in using English language in written communication in the banking and financial sector.

The study collected and analyzed primary data on what challenges the professionals working in the banking and financial environment have faced.2 Background of the study There have been a number of studies on using English in the workplace before. In particular, Cheng et al. (2020) did research on identifying English language use and communication challenges on Canadian immigrants. Besides, the research on investigating different views on writing in the workplace among employees with English as a Second Language was conducted by Hu & Gonzales (2020).

1 Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 Furthermore, Takino (2016) illustrated BELF users' stories in negotiating the challenges of using English in business communication. Schachtebeck & Diniso (2017) found out the barriers to career progression: perception of Black African middle managers in the South African Banking sector. In Vietnam, there is a study of Tram (2020) that provided an insight into English oral communication competencies among business administration graduates from workplace perspectives. Although a wide range of research papers have addressed challenges in using English in the workplace, little has been done in Vietnam, especially in written communication and in the banking and financial industry.

The differences between using English at school and that in the working environment may not receive undergraduate students’ due attention. Meanwhile, there are certain complaints of fresh graduates using English in their businesses. In addition, Mr. Le Khac Hiep, General Director of ADT International Joint Stock Company stated that fresh graduates lack a lot of soft skills such as communication, presentation and foreign languages.

There have been many foreign language learning movements in Vietnam, but this cannot turn foreign languages into a "weapon" in the workplace. Many students can communicate in English in simple ways, but when working in the import and export sector, they cannot deal with a contract. These important factors inspired the researcher to conduct this research.3 Objectives of the study The study aims at examining the challenges of using English language for written communication in the banking and financial sector. Accordingly, the following research objectives are set to achieve:  Identifying the use of English for written communication in the banking and financial sector regarding common forms, levels of use and target audience;  Finding out challenges to written communication in English in the banking and financial sector;  Examining ways adopted to deal with the challenges.

2 Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 1.4 Significance of the study To all the stakeholders concerned, the study analyzes the current situation of using English language in the banking and finance industry, defining difficulties and ways to improve the situation. In addition, the study serves as one of the reference sources for the banking and financial companies to know the advantages and disadvantages of the working environment in encouraging staff to use the English language. Then, companies can adjust their training and workload distribution to help the staff improve themselves and optimize their human resources. With the students majoring in English for banking and finance or English for commerce, the study helps them to be aware of the difficulties when using English in the workplace.

From that, they can train themselves to learn English better to succeed in a working environment. Moreover, this study will add a contextualized topic to the research area in banking and finance.5 Scope and limitations of the study 1.1 Scope The focus of the study is challenges to written communication in English in the banking and financial field of Vietnam. The research locale was banking and financial institutions in Hanoi, Vietnam, both local and foreign owned. The participants are working in both foreign businesses and local businesses.

Hanoi is the center of economic, commercial and banking, finance activities. Therefore, the demand of using English in the working environment in Hanoi is at high level in comparison with other areas. The data from interviews was collected from 28th April 2021 to 05th May 2021.2 Research limitations A number of limitations came on the way of the study: Limited access to the research population, i. banking and financial professionals may restrict the wider coverage of the data.

3 Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 A small sample size of ten professionals involved in the study was a constraint on the generalization of the results to a wider or more varied population in the banking and finance sector. Time constraints also limited the researcher’s deeper insight into empirical research papers on the topic and professional skills needed for conducting a successful interview and analyzing the data The analysis of the data gathered from the interview was based on the interpretation of the researcher with little relevant professional experience, which may not avoid subjectivity and certain bias.6 Definition of terms Written communication in the workplace involves writing for work-related purposes or business writing and conveying messages which can be expressed in a phrase, a sentence, a paragraph or multiple paragraphs. Challenge is “(the situation of being faced with) something that needs great mental or physical effort in order to be done successfully and therefore tests a person's ability”. Lingua francas are “languages used for communication between individuals for whom they are not the first”.

(Knapp & Meierkord, 2002) 4 Nguyen Le Thao Ngan - K20ATCB – 20A7510125 CHAPTER 2: REVIEW OF RELATED LITERATURE 2.1 Communication process Figure 1 presents the communication process put forward by McShane & Glinow (2010).