Chương 1: Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hoạt động của Trung tâm thông tin- thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 3: Các biện pháp tăng cường quản lý hoạt động của Trung tâm thông tin- thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ ở Đại học Quốc gia Hà Nội 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Một số khái niệm cơ bản 1. Khái niệm quản lý Theo từ điển tiếng Việt: “Quản lý là hoạt động của con người tác động vào tập thể người khác để phối hợp điều chỉnh, phân công thực hiện mục tiêu chung”.[28] Quản lý là những hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu chung. Hoạt đông quản lý là hoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tập thể.
Nếu mỗi cá nhân tự mình hoạt động, sống một mình thì không có hoạt động quản lý. Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con người muốn tồn tại và phát triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của cá nhân, của một tổ chức, từ một nhóm nhỏ đến phạm vi rộng lớn hơn ở tầm quốc gia, quốc tế đều phải thừa nhận và chịu một sự quản lý nào đó. Quản lý được Các- Mác coi là chức năng đặc biệt, sinh ra từ tính chất xã hội hoá lao động. “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trên quy mô tương đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến sự chỉ đạo để điều hoà những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất khác với sự vận động của những khí quan độc lập của nó.
Một người độc tấu vĩ cầm tự mình điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng”. [4] Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công lao động của xã hội loài người nhằm đạt mục đích, hiệu quả cao hơn, năng suất cao hơn. Đó chính là hoạt động giúp cho người đứng đầu tổ chức phối hợp sự nỗ lực các thành viên trong nhóm, trong cộng đồng nhằm đạt mục tiêu đề ra. Quản lý là vấn đề rất rộng và phức tạp, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học nên có rất nhiều định nghĩa, khái niệm khác nhau: Định nghĩa về quản lý của một số nhà khoa học nước ngoài: 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nhà khoa học quản lý người Mỹ F.
Taylor cho rằng: “Quản lý là một nghệ thuật biết rừ chớnh xỏc cỏi gỡ cần làm và cỏi đó làm thế nào bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất”. Ông đã đưa ra hệ thống tổ chức lao động nhằm khai thác tối đa thời gian lao động sử dụng hợp lý nhất các công cụ và phương tiện lao động nhằm tăng năng suất lao động. - Nhà lý luận quản lý kinh tế người Pháp H. Fayol thì cho rằng: “Quản lý là đưa xí nghiệp tới đích, cố gắng sử dụng tôt các nguồn lực của nó ”.
- Các nhà nghiên cứu người Mỹ Paul Hersey và Ken Blanc Hard định nghĩa: “Quản lý là một quỏ trỡnh cựng làm việc giữa nhà quản lý với người bị quản lý, nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác để đạt mục tiêu của tổ chức” [24] - Định nghĩa của Harold Koontz, Cyril O'donnell: "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên thuộc hệ thống đơn vị và việc sử dụng các nguồn lực phù hợp đề đạt được những mục đích đã định"[13] Định nghĩa về quản lý của một số nhà khoa học Việt Nam: - Theo tác giả Nguyễn Minh Đạo: “Quản lý là quá trình tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý (người quản lý hay tổ chức quản lý) lên khách thể (đối tượng) quản lý về các mặt chính trị, xã hội, kinh tế…bằng một hệ thống các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng” [18] - Các tác giả Nguyễn Thị Mỹ lộc và Nguyễn Quốc Chí cho rằng: “Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý (người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt được mục đích của tổ chức” [20]. Đặng Quốc Bảo cho rằng: “Quản lý là một quá trình tác động gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung” [9]. - Theo tác giả Trần Quốc Thành: “Quản lý là sự tác động có ý thức của chủ thể quản lý để chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội, hành vi và hoạt động 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com của con người nhằm đạt tới mục đích, đúng với ý chí nhà quản lý, phù hợp với quy luật khách quan” [30]. Mặc dù với những cách tiếp cận khác nhau, song các khái niệm quản lý đó có thể thấy rõ được nội hàm như sau: - Hoạt động quản lý là những tác động có tính hướng đích, có tổ chức từ chủ thể quản lý đến khách thể quản lý bằng hệ thống các nguyên tắc, luật lệ, chính sách, phương pháp, biện pháp tạo điều kiện cho sự phát triển đối tượng và uy tín của người quản lý.
- Quản lý thể hiện mối quan hệ giữa 2 bộ phận: đó là chủ thể quản lý (là cá nhân hoặc tổ chức làm nhiệm vụ quản lý, điều khiển) và đối tượng quản lý (là bộ phận chịu sự quản lý), đây là quan hệ ra lệnh-phục tùng, không đồng cấp và có tính bắt buộc. Như vậy, bản chất của quản lý là một loại lao động điều khiển lao động. Đó là quá trình tác động có định hướng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường. Chức năng của quản lý Chức năng quản lý là nội dung cơ bản của quá trỡnh quản lý, là nhiệm vụ khụng thể thiếu được của chủ thể quản lý.
Lao đông quản lý là một dạng lao động đặc biệt, lao động sáng tạo, hoạt động quản lý cũng phỏt triển khụng ngừng từ thấp đến cao; gắn liền với quy trỡnh phỏt triển, đó là sự phân công, chuyên môn hoá lao động quản lý. Sự phân công chuyên môn hoá lao động quản lý là cơ sở hỡnh thành cỏc chức năng quản lý. Chức năng quản lý là một thể thống nhất những hoạt đông tất yếu của chủ thể quản lý nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hoá trong hoạt động quản lý nhằm thực hiện mục tiờu. Tất cả các chức năng quản lý gắn bó qua lại và quy định lẫn nhau.
Chúng phản ánh lôgic bên trong của sự phát triển của hệ quản lý. Việc phân chia chức năng quản lý bắt nguồn từ sự phân công và chuyên môn hoá lao động quản lý. Khi phân tích cụ thể, 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ta thấy quản lý gồm có 4 chức năng cơ bản, đó là: Kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra. Chức năng kế hoạch hoá Kế hoạch hoá có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tương lai của tổ chức và các con đường, biện pháp, cách thức để đạt mục tiêu, mục đích đó.
Có 3 nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hoá: - Xác định, hỡnh thành mục tiờu (phương hướng) đối với tổ chức; - Xác định và đảm bảo (có tính chắc chắn, có tính cam kết) về các nguồn lực của tổ chức để đạt được các mục tiêu này và; - Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt các mục tiêu đó. Có ba loại kế hoạch: - Kế hoạch chiến lược - Kế hoạch chiến thuật - Kế hoạch tác nghiệp. Chức năng tổ chức Định nghĩa (trong Từ điển tiếng Việt): “Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” [32]. Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, hình thành nên cấu trúc quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Ứng với những mục tiêu khác nhau đòi hỏi cấu trúc tổ chức của đơn vị cũng khác nhau. Người quản lý cần lựa chọn cấu trúc tổ chức cho phù hợp với những mục tiêu và nguồn lực hiện có. Quá trình đó gọi là thiết kế tổ chức và quan trong nhất là tổ chức thực hiện kế hoạch để đạt mục tiêu. Tổ chức được coi là điều kiện của quản lý, đúng như V.
Lênin đó khẳng định: "Chúng ta phải hiểu rằng, muốn quản lý tốt cũn phải biết tổ chức về mặt thực tiễn nữa". Thực chất của tổ chức là thiết lập mối quan hệ bền vững giữa con người, giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý nhằm làm cho họ thực hiện thành cụng cỏc kế hoạch và đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức. Tổ chức tốt sẽ khơi nguồn các động lực, tổ chức không tốt sẽ làm triệt tiêu động lực và giảm sút hiệu quả quản lý. 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Chức năng chỉ đạo (lónh đạo) Chỉ đạo là quá trỡnh tỏc động ảnh hưởng của chủ thể quản lý đến hành vi và thái độ của những người khác nhằm đạt các mục tiêu đó đề ra. Chỉ đạo thể hiên quá trỡnh ảnh hưởng qua lại giũa chủ thể quản lý và mọi thành viờn trong tổ chức nhằm gúp phần thực hiện hoá các mục tiêu đó đặt ra. Chức năng chỉ đạo, xét cho cùng là sự tác động lên con người, khơi dậy động lực của nhân tố con người trong hệ thống quản lý, thể hiện mối quan hệ giữa con người với con người và quá trình giải quyết những mối quan hệ đó do họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu. Quỏ trỡnh chỉ đạo (lónh đạo) bao hàm việc liên kết, liên hệ với người khác và động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Như vậy, việc lónh đạo không chỉ bắt đầu sau khi việc lập kế hoạch và thiết kế bộ máy đó hoàn tất, mà nú thấm vào, ảnh hưởng quyết định tới hai chức năng kia.