CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THU BẢO HIỂM XÃ HỘI 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1. Khái niệm về kiểm soát quản lý Kiểm soát, có thể xem xét trên các góc độ khác nhau: Theo Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học biên soạn thì kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định” [5, tr.523]; Theo Đại từ điển Tiếng Việt do Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hoá Việt Nam biên soạn, thì kiểm soát là “kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy định” [14, tr.386]; Theo Từ điển Luật học và Từ điển Giải thích thuật ngữ Hành chính thì kiểm soát (Ph. Contrôle) là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thoả thuận, với quy định” [2, tr.264], “Kiểm soát thường do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền bố trí việc tiến hành các địa điểm dễ xảy ra vi phạm, hoặc ở một khâu trong quá trình hoạt động của các đối tượng cần kiểm soát” [3, tr.
Kiểm soát gắn liền với hoạt động quản lý, ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm soát. Kiểm soát không tự nhiên tồn tại mà nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu quản lý và phục vụ quản lý. Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội. Kiểm soát là một chức năng của quản lý, do vậy để hiểu được khái niệm về kiểm soát, chúng ta cần phải tìm hiểu về kiểm soát trong quản lý là gì và trong đó hoạt động quản lý nói chung và quản lý của Nhà nước nói riêng được thể hiện như thế nào.
Quản lý là một quá trình công việc bao gồm hướng dẫn một nhóm, một tổ chức hoàn thành một mục tiêu xác định. Quản lý không chỉ bảo đảm cho mọi Luan van 7 hoạt động của tổ chức được tiến hành với hiệu suất cao mà còn đảm bảo cho các đối tượng đó theo hướng các mục tiêu đề ra, theo chức năng được quy định và nhiệm vụ được giao. Như vậy, có thể hiểu quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng dẫn đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá trình quản lý từ việc lập kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan.
Để đảm bảo các hoạt động, hành động mong muốn và ngăn ngừa những hành động không mong muốn thì việc kiểm soát là một chức năng không thể thiếu. Do vậy, kiểm soát không thể tồn tại nếu chúng ta không có các mục tiêu, chức năng kiểm soát tồn tại như một “khâu” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó, chức năng này được thể hiện khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế, cấp quản lý và loại hình cụ thể. Kiểm soát có thể hiểu là cách thức để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý. Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều cách: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông qua chính sách hoặc các biện pháp cụ thể; đơn vị kiểm soát đơn vị khác thông qua chi phối đáng kể quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và các thủ tục quản lý.
Vậy “kiểm soát là công việc nhằm soát xét lại những quy định, những quá trình thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp vụ, những thao tác cụ thể nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ đó” [7, tr. Bản chất, vai trò của kiểm soát a. Bản chất của kiểm soát: là việc thiết lập mục tiêu cần đạt đến, xây dựng các hoạt động và thủ tục để nắm bắt và điều hành hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã định. Vai trò của kiểm soát: là giúp nhà lãnh đạo xem xét hoạt động của Luan van 8 đơn vị trong quá trình quản lý của mình có những vấn đề gì cần phải giải quyết và tìm những biện pháp điều chỉnh phù hợp, kịp thời.
Phân loại hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau, tuỳ theo các tiêu thức khác nhau mà chúng có thể phân loại các hoạt động kiểm soát, cụ thể: a. Căn cứ theo nội dung của kiểm soát: kiểm soát hành chính và kiểm soát kế toán - Kiểm soát hành chính: là tập trung vào các thể thức kiểm tra, nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả. Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị. - Kiểm soát kế toán: kiểm soát thực hiện mục tiêu bảo vệ tài sản và đảm bảo độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán, kiểm soát phải đảm bảo: + Các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý.
+ Các nghiệp vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng theo quy định và duy trì khả năng hạch toán của tài sản. + Các hoạt động đều được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp, giúp cho việc thiết lập thông tin kinh tế tài chính phù hợp với các chuẩn mực kế toán, thể hiện chính xác, toàn diện nguồn lực hiện có của đơn vị và phải có sự điều chỉnh khi có những chênh lệch. + Cung cấp căn cứ đề ra quyết định xử lý sai lệch, rủi ro có thể gặp phải. Như vậy kiểm soát kế toán chỉ quan tâm đến hoạt động tài chính của Luan van 9 đơn vị được phản ánh trên các tài liệu kế toán.
Trong khi đó kiểm soát quản lý yêu cầu một phạm vi rộng hơn của các đối tượng kiểm soát theo mục tiêu quản lý của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên kiểm soát kế toán lại có vai trò là cơ sở cho kiểm soát quản lý. Các chứng từ kế toán không chỉ là thông tin mà còn là minh chứng pháp lý cho sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Từ đó kiểm soát kế toán có thể hình thành phương pháp tự kiểm soát: đối ứng tài khoản không chỉ là phương pháp phân loại, phản ánh sự vận động của tài sản mà còn là phương pháp kiểm tra những quan hệ cân đối cụ thể; tổng hợp - cân đối kế toán không chỉ cung cấp những thông tin tổng hợp mà còn là phương pháp kiểm tra kết quả cân đối tổng quát trong thông tin kế toán.
Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh - Kiểm soát ngăn ngừa: là việc kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác. - Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa.
Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “răn đe” làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. Luan van 10 - Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót bị phát hiện. Căn cứ vào thời điểm thực hiện trong quá trình tác nghiệp: kiểm soát trước, kiểm soát hiện hành và kiểm soát sau. - Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước, kiểm soát hướng về tương lai.
Mục đích của kiểm soát này là nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, nó tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng những rủi ro và các khó khăn tiềm ẩn. Hoạt động kiểm soát này đặc biệt quan trọng, tuy nhiên nó chưa phổ biến về mặt kỹ thuật và còn rất hạn chế do nhu cầu về con người thực hiện kiểm soát phải là những người thực sự có trình độ và có nhiều kinh nghiệm thực tế để có thể tiên liệu trước những rủi ro có thể xảy ra, mặt khác chi phí cho hoạt động này khá lớn. - Kiểm soát hiện hành hay còn gọi là kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện kịp thời những sai lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các thao tác tác nghiệp. Do vậy nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất.
- Kiểm soát sau khi tác nghiệp hay còn gọi là kiểm soát thông tin phản hồi (còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước) là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù bị độ trễ thời gian song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. Quy trình kiểm soát Trình tự của quy trình kiểm soát thể hiện theo sơ đồ Luan van 11 Xác định mục tiêu kiểm soát (tổng hợp và chi tiết) Phân tích nguyên Xây dựng tiêu chuẩn kiểm nhân soát chênh lệch và điều Đo lường kết quả thực hiện chỉnh Sai So sánh kết quả với tiêu chuẩn Đánh giá lại kết quả, đưa ra hành động quản lý tiếp theo Hình 1.