CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT THANH TOÁN VỐN VỐN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN TỪ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC QUA KHO BẠC NHÀ NƯỚC 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT 1. Giới thiệu chung về kiểm soát Bất cứ một tổ chức nào cũng đặt ra mục tiêu cụ thể cho hoạt động của mình và thực hiện một loạt các biện pháp quản lý để phát huy nỗ lực của mọi thành viên nhằm đạt được mục tiêu đó. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, có nhiều yếu tố do chủ quan và khách quan tác động và làm cho hoạt động của tổ chức có thể trệch hướng, xa rời mục tiêu đã đặt ra, do vậy toàn bộ hoạt động phải được đặt trong sự kiểm soát để có thể đi đúng hướng đề ra.
Nếu có những tác nhân ảnh hưởng làm chệch lộ trình đạt đến mục tiêu của tổ chức thì các nhà quản lý phải nhận biết kịp thời để có những quyết định điều chỉnh hợp lý, như vậy kiểm soát là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với các tổ chức, kiểm soát luôn là một bộ phận cấu thành một cách tự nhiên trong hoạt động của mọi tổ chức. Theo từ điển Tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học biên soạn, Nhà xuất bản Đà Nẵng: Kiểm soát là một phương tiện giảm thiểu những yếu tố gây tác động xấu tới hoạt động của một đối tượng nào đó. Quá trình kiểm soát Bước 1: Triển khai các mục tiêu: xác định mục tiêu cần đạt được. Bước 2: Đo lường và cung cấp thông tin về thực tế đang diễn ra theo những mục tiêu đã được xây dựng để có cơ sở đúng đắn so sánh và phân tích những gì đã thực hiện và có hành động quản lý phù hợp.
Bước 3: So sánh thành tích cụ thể với mục tiêu (Hệ thống chuẩn mực) Luan van 9 Bước 4: Phân tích nguyên nhân chênh lệch để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi nhân tố. Cần phải xác định nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản, xác định ảnh hưởng cụ thể của những nhân tố cá biệt quan trọng. Bước 5: Xác định hành động quản lý thích hợp. Bước 6: Triển khai và đảm bảo hành động được thực hiện như mong muốn.
Bước 7: Tiếp tục đánh giá lại, đây là bước cuối cùng trong quá trình kiểm soát, đây chính là kiểm tra tiếp sự đúng đắn của việc xác định hành động cần thiết trước đây và cách thức tiến hành những hành động đó. Bước này làm rõ sự liên kết giữa chu kỳ kiểm soát trước với chu kỳ kiểm soát sau, xác định hành động quản lý tiếp đó. Việc đánh giá sau là một hành động tiếp tục phản ánh những điều kiện thay đổi, để có thêm kinh nghiệm và biết rõ hơn tất cả các nhân tố. Mối quan hệ giữa các yếu tố trong hệ thống kiểm soát: hình 1.
So sánh với các tiêu kiểm soát chuẩn đã được thiết lập 3.Tác động điều chỉnh 1. Đo lường và cung (nếu cần thiết) cấp thông tin về thực tế đang diễn ra Đối tượng được kiểm soát Hình 1.1: Mối quan hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống kiểm soát Nguồn:Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011) Luan van 10 1. Các loại hình kiểm soát a. Căn cứ vào nội dung kiểm soát - Kiểm soát hành chính: là tập trung vào các thể thức kiểm tra nhằm đảm bảo cho việc điều hành công tác ở đơn vị có nề nếp, nghiêm minh và hiệu quả.
Các thao tác kiểm soát hành chính được thực hiện trên các lĩnh vực tổ chức và hành chính ở mọi cấp độ như: tuyển chọn nhân viên, xây dựng tác phong, quy trình làm việc, tổ chức thực hiện các công việc cùng với các thao tác kiểm soát quá trình chấp hành và mệnh lệnh ở đơn vị. - Kiểm soát kế toán: bao gồm lập kế hoạch tổ chức và thực hiện các trình tự cần thiết cho việc bảo vệ tài sản và độ tin cậy của sổ sách tài chính kế toán và do đó phải đảm bảo hợp lý rằng các nghiệp vụ được tiến hành theo sự chỉ đạo chung hoặc cụ thể của quản lý; các nghiệp vụ được ghi sổ là cần thiết để giúp chuẩn bị các báo cáo tài chính đúng với nguyên tắc kế toán; tài sản được quản lý theo những nguyên tắc nhất định; các hoạt động nếu được ghi nhận vào các thời điểm thích hợp và phải có sự điều chỉnh phù hợp khi có những sai lệch; cung cấp căn cứ để để ra quyết định xử lý các sai lệch. Căn cứ vào mục tiêu kiểm soát - Kiểm soát ngăn ngừa: là kiểm soát tập trung vào việc ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát này thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng như phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ và chính xác.
- Kiểm soát phát hiện: là kiểm soát tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng, giúp các cấp lãnh đạo có những quyết định xử lý kịp thời, hạn chế tới mức thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra. Kiểm soát phát hiện và kiểm soát ngăn ngừa có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu Luan van 11 kiểm soát, do kiểm soát phát hiện thường được thực hiện sau khi quá trình tác nghiệp đã xảy ra giúp cho việc phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự "răn đe" làm tăng trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. - Kiểm soát điều chỉnh: hướng tới việc cung cấp những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định điều chỉnh các sai sót được phát hiện.
Căn cứ vào thời điểm thực hiện trong quá trình tác nghiệp - Kiểm soát trước hay còn gọi là kiểm soát lường trước: kiểm soát hướng về tương lai, nhằm khắc phục độ trễ thời gian trong kiểm soát thực hiện, đó là sự tiên liệu những diễn biến có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp, đề phòng các rủi ro và khó khăn tiềm ẩn. Đây là hoạt động kiểm soát đặc biệt quan trọng. - Kiểm soát tác nghiệp: là hoạt động kiểm soát được tiến hành ngay trong quá trình tác nghiệp nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai lầm, kiểm tra việc thi hành các quyết định trong quá trình tác nghiệp. Như vậy, nếu làm tốt công tác kiểm soát tác nghiệp thì mức độ rủi ro trong quá trình tác nghiệp sẽ giảm đi, đảm bảo được hiệu quả công việc ở mức tốt nhất.
- Kiểm soát sau khi tác nghiệp hay kiểm soát thông tin phản hồi (hay còn gọi là kiểm soát thông tin trở về trước): là hoạt động kiểm soát thông dụng nhất hiện nay. Mặc dù có độ trễ về thời gian, song bù lại kiểm soát sau khi tác nghiệp lại có đầy đủ căn cứ để đánh giá, đo lường kết quả tác nghiệp. Kiểm soát nội bộ - Định nghĩa KSNB: dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau, hiện nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations) là một Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ Luan van 12 về việc chống gian lận về báo cáo tài chính. COSO đã định nghĩa về KSNB như sau: KSNB là quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập nhằm cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu là: sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động; sự tin cậy của Báo cáo tài chính; sự tuân thủ pháp luật và các qui định.
Như vậy, có bốn nội dung cơ bản được đề cập trong định nghĩa ở trên bao gồm: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. + KSNB là một quá trình: bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. + Con người: chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Đảm bảo hợp lý: KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra, hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mà nó mang lại, vì thế KSNN chỉ có thể đảm bảo một cách hợp lý là các mục tiêu sẽ được thực hiện chứ không phải đảm bảo tuyệt đối. + Các mục tiêu: mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị, mục tiêu của hệ thống KSNB gồm có: nhóm mục tiêu về hoạt động; nhóm mục tiêu báo cáo tài chính; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ. - Các bộ phận cấu thành của KSNB: Theo COSO (1992) thì các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB gồm năm bộ phận: + Môi trường kiểm soát: là nền tảng ý thức,là văn hóa của tổ chức, môi trường kiểm soát là nền tảng cho 4 thành phần còn lại của hệ thống kiểm soát Luan van 13 nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc cơ bản và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý… + Đánh giá rủi ro: phải nhận thức được và đối phó với rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải.
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. + Hoạt động kiểm soát: là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu, hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức, ở mọi cấp độ và mọi hoạt động.