Chương 1 sẽ đề cập đến một số cơ sở lý luận của cơ cấu tổ chức và tái cơ cấu tổ chức. Trong đó nhóm tác giả sẽ đi sâu vào nghiên cứu về khái niệm và nội dung cơ cấu tổ chức, về vai trò của cơ cấu tổ chức đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp đó, nhóm tác giả phân tích ở góc độ lý luận để làm rõ những vấn đề có mối quan hệ hữu cơ với cơ cấu tổ chức và việc tái cơ cấu tổ chức, đó là: vấn đề chiến lược kinh doanh, vấn đề hành vi tổ chức và vấn đề quản trị nguồn nhân lực. Trong chương này, nhóm tác giả cũng tập trung mô tả các dạng cơ cấu tổ chức điển hình và đưa ra một số mô hình cơ cấu tổ chức đặc trưng của ngành ngân hàng.
Và cuối cùng, nhóm tác giả làm rõ một số nội dung cơ bản về Tái cơ cấu tổ chức như lý do của tái cơ cấu tổ chức, các yêu cầu và điều kiện của Tái cơ cấu, một số điểm cần chú ý trong quá trình tái cơ cấu tổ chức ở các doanh nghiệp Việt Nam. Cơ cấu tổ chức: 1. Các nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức: Có nhiều định nghĩa về cơ cấu tổ chức, nhưng có một định nghĩa khá sát do Tạp chí Diễn đàn Doanh nghiệp tổng hợp lại và nêu trong ”Sổ tay doanh nhân”: ”Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp là cách thức doanh nghiệp bố trí sắp xếp các đơn vị, bộ phận và cá nhân vào những vai trò, chức năng nhiệm vụ cụ thể phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp". Rose [Rose, Peter S., 1987 – “The Changing Structure of American Banking”, New York, Columbia Universtity] – xét trên góc độ quản lý hệ thống, Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp phải gồm có 3 cấp độ như sau: - Cấp độ cơ cấu vĩ mô: là cách sắp xếp, tổ chức vị trí, vai trò của từng đơn vị và cá nhân trong doanh nghiệp.
- Cấp độ vi mô: là cách quy định quyền hạn, trách nhiệm của từng đơn vị và từng vị trí mà các cá nhân trong doanh nghiệp nắm giữ. - Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành của tổ chức, quá trình quản lý sự phát triển của doanh nghiệp, hệ thống văn hoá doanh nghiệp và hệ thống quản lý hoạt động doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ không thực hiện có hiệu quả các chức năng của mình nếu 3 cấp cơ cấu này không được thiết lập một cách đúng mức để đảm bảo cho hoạt động thông suất và hiệu quả của cơ cấu tổ chức. Trong một cơ cấu tổ chức, luôn tồn tại 2 nội dung cơ bản là phân công lao động và phối hợp công việc.
Hai nội dung này được thể hiện bằng bốn thành phần cấu trúc chính, đó là: cấu trúc kiểm soát, cấu trúc cồng kềnh và gọn nhẹ, cấu trúc tập trung và phân quyền, cấu trúc hình thức hoá. Sự phân công lao động: Sự phân công lao động là chia một việc lớn thành các mảng việc nhỏ hơn cho mỗi người. Phân công lao động dẫn đến chuyên môn hoá và nhờ đó tăng năng suất lao động. Sự phối hợp công việc: Ngay khi công việc được phân chia giữa các nhân viên thì các phương thức phối hợp vẫn rất cần thiết để đảm bảo mọi người sẽ làm việc ăn 12 ý với nhau.
Các tổ chức, dù lớn hay nhỏ, đều sử dụng một hay nhiều phương thức phối hợp sau: giao tiếp thông thường, hệ thống cấp bậc sử dụng chính thức và tiêu chuẩn hoá. Sự phối hợp thông qua giao tiếp thông thường là hình thức có ở tất cả các tổ chức và là một phương thức phối hợp vô cùng quan trọng. Nó chính là việc chia sẻ thông tin trong những nhiệm vụ cần có sự phối hợp, cũng như tạo nên những cách suy nghĩ chung sao cho các nhân viên đồng bộ hoá công việc bằng một “bản đồ” suy nghĩ như nhau. Giao tiếp thông thường cho phép một sự linh hoạt đáng kể vì các nhân viên truyền đạt cho nhau một số lượng lớn thông tin một cách trực tiếp hoặc qua các kênh phong phú khác.
Sự phối hợp thông qua hệ thống cấp bậc chính thức: Khi một tổ chức lớn mạnh, nó sẽ phát triển hình thức phối hợp thứ hai: đó là hệ thống cấp bậc chính thức. Hệ thống cấp bậc phân rõ quyền lực cho từng cá nhân, những người sẽ dùng quyền này để quyết định công việc và phân bổ nguồn lực. Nói cách khác, công việc được phối hợp bằng sự giám sát. Hệ thống cấp bậc chính thức cũng phối hợp công việc giữa các nhà quản trị doanh nghiệp dựa vào sự phân chia hoạt động của tổ chức.
Sự phối hợp thông qua việc tiêu chuẩn hoá: Tiêu chuẩn hoá là việc tạo ra những thông lệ trong lối cư xử và trong kết quả công việc. Việc tiêu chuẩn hoá thường được thực hiện thông qua việc tiêu chuẩn hoá mục tiêu của cá nhân hoặc của nhóm, tiêu chuẩn hoá quy trình và kết quả của công việc, các bản mô tả công việc. Sự phân công lao động và sự phối hợp công việc là hai nhân tố cơ bản của bất kỳ tổ chức nào. Những vấn đề như công việc được phân chia thế nào, ai là người ra quyết định, phương thức phối hợp công việc nào được chú trọng,.
đều liên quan đến bốn thành phần của một cơ cấu tổ chức. Cấu trúc kiểm soát: cấu trúc kiểm soát chính là mạng lưới báo cáo của doanh nghiệp. Theo đó trong từng cấu trúc của tổ chức, người ta xác định ra số lượng nhân viên nhất định sẽ báo cáo cho một cấp quản lý trực tiếp. Cấu trúc này cũng đưa ra cơ chế báo cáo giữa các cấp quản lý.
13 Cấu trúc công kềnh và gọn nhẹ : doanh nghiệp nào cũng cần có một hệ thống cấp bậc. Sự sắp xếp hệ thống cấp bậc trong doanh nghiệp sẽ quyết định quy mô của tổ chức và nó ngày càng có ảnh hưởng quan trọng tới hiệu quả hoạt động tổ chức của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ với ít cấp bậc. Lý do chính hỗ trợ cho quan điểm này là việc ra quyết định nhanh hơn, giảm chi phí và thu ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo với nhân viên và với khách hàng.
Tuy nhiên, khi số lượng cấp bậc giảm mạnh, cấp quản lý bậc trung là lực lượng đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp cũng bị giảm. Cấu trúc tập trung và phân quyền: Cấu trúc tập trung là cấu trúc mà quyền ra quyết định chỉ thuộc về một người hoặc một nhóm người, thường là những người đứng đầu tổ chức. Hầu hết các doanh nghiệp đều bắt đầu bằng cấu trúc tập trung,. Người sáng lập ra doanh nghiệp là người ra quyết định và điều hành việc kinh doanh theo cách của họ.
Nhưng khi doanh nghiệp lớn mạnh, xu hướng cấu trúc phân quyền sẽ chiếm ưu thế - theo đó, doanh nghiệp chia quyền quyết định cho nhiều người hoặc nhiều nhóm người. Cấu trúc tập trung có thể mang lại tình trạng quan liêu hoặc duy ý chí, làm giảm sự nhanh nhạy của doanh nghiệp đối với thương trường. Cấu trúc phân quyền hợp lý sẽ khắc phục được phần lớn nhược điểm đó. Tuy nhiên, cấu trúc phân quyền đòi hỏi phải có sự kiểm soát phù hợp và cần tránh việc phân quyền quá nhiều.
Cấu trúc hình thức hoá: đó là cấu trúc mà theo đó, doanh nghiệp tiêu chuẩn hoá hành vi thông qua các quy tắc, quy trình, đào tạo chính thức và tổ chức bộ máy liên quan. Nói cách khác, cấu trúc hình thức hoá thể hiện việc tiêu chuẩn hoá thành một cơ chế phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp. Hình thức hoá có thể tăng hiệu quả hoạt động cũng như tạo ra các vấn đề như làm giảm tính linh hoạt của tổ chức và tính sáng tạo của nhân viên. Trong lịch sử phát triển doanh nghiệp thế giới, các nhà nghiên cứu đã tổng hợp được năm loại cơ cấu tổ chức cơ bản sẽ nghiên cứu ở phần sau.
Đó là: Cơ cấu tổ 14 chức theo cấu trúc đơn giản; Cơ cấu tổ chức theo phòng ban chức năng; Cơ cấu tổ chức theo khu vực; Cơ cấu tổ chức trên cơ sở nhóm; Cơ cấu tổ chức theo ma trận. Vai trò của cơ cấu tổ chức đối với hoạt động của doanh nghiệp V.Lênin có câu nói nổi tiếng: ”Hãy cho tôi một tổ chức, tôi sẽ cải tạo cả thế giới” [Nguyễn Tất Thịnh - Nghề Giám đốc, 2002, Hà Nội, NXB Sự Thật]. Tư duy này cũng hoàn toàn đúng khi xét ở góc độ doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một thực thể vận động không ngừng trong suốt vòng đời hình thành, phát triển và suy vong của nó để thực hiện những chức năng và mục tiêu được xác định.
Trong lý luận quản lý hiện đại, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được đánh giá là một trong những vấn đề quan trọng nhất quyết định thành công của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức được xây dựng để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Trong thực tế môi trường doanh nghiệp, một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp được vận hành có tổ chức nhằm làm tăng khả năng thực hiện được mục tiêu và chức năng của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đòi hỏi phải có sự ổn định tương đối nhưng không phải là cái gì bất biến.
Ngược lại, nó là một yếu tố có thể thay đổi và thường được thay đổi một phần hoặc toàn bộ khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có sự thay đổi như bổ sung thêm chức năng hoặc ứng phó với những biến động trong kinh doanh và nhất là khi doanh nghiệp thay đổi chiến lược kinh doanh. Mối quan hệ giữa Cơ cấu tổ chức với một số vấn đề cơ bản trong doanh nghiệp. Mối quan hệ với Chiến lược kinh doanh: “Chiến lược là phương hướng và phạm vi của một tổ chức trong dài hạn, mà đạt được lợi thế trong một môi trường thông qua việc thay đổi cấu hình của nó các nguồn lực và năng lực với mục tiêu hoàn thành kỳ vọng các bên liên quan” [Gerry Jonhson, Kevan Scholes, Rechard Whittington, 2008 – “Exploring Corporate Strategy”, Essex, Prentice Hall] ”Chiến lược bao hàm việc ấn định các mục tiêu cơ bản và dài hạn của doanh nghiệp, đồng thời lựa chọn cách thức hoặc tiến trình hành động và phân bổ các tài 15 nguyên thiết yếu để thực hiện các mục tiêu đó” [Charles, Hill và Gareth, Jones, 1995 - ”Quản trị chiến lược”, Washington].