CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP.1 Tổng quan về ERP. Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – viết tắt là ERP) là một ứng dụng phần mềm hệ thống trên máy tính giúp hỗ trợ việc quản lý các nguồn lực như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý tài chính, quản lý kho hàng vật tư, quản lý bán hàng, quản lý nhập mua hàng hóa, hỗ trợ các thông tin thống kê, báo cáo, lập kế hoạch, dự báo … cho doanh nghiệp, nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, sản xuất và quản lý, quản trị cho doanh nghiệp. ERP là một phần mềm tích hợp nhiều tính năng hiện đại, nó quy chuẩn hóa các nghiệp vụ hoạt động thường ngày của doanh nghiệp và tự động hóa các nghiệp vụ đó. Với mô hình gần như khép kín và thống nhất của mình, quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP có nhiều chức năng trong việc quản trị doanh nghiệp.1: Mô hình hệ thống ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (Trích nguồn: https://erpviet.vn/mo-hinh-erp-danh-cho-doanh-nghiep-vua-va-nho) 3 1.2 Các nguồn lực của doanh nghiệp.
Tất cả những tài sản bao gồm hữu hình và vô hình mà doanh nghiệp sở hữu và có thể sử dụng để phát triển doanh nghiệp, nó chính là nguồn lực của doanh nghiệp và các nguồn lực này thường được phân nhóm thành 3 loại: ▪ Nhân lực: Bao gồm những vấn đề về phát triển, quản lý con người, nhân sự. ▪ Vật lực: Là những tài sản hiện hữu, những thiết bị sản suất, thiết bị sử dụng, máy móc. ▪ Tài lực: Bao gồm tiền, công nợ, dòng tiền, đầu tư, tài chính. Nếu doanh nghiệp quản lý không tốt các nguồn lực, sử dụng không hiệu quả thì sẽ gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp, gây lãng phí và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không những bị chậm chạm, rời rạc mà sự kết hợp làm việc giữa các phòng ban, các nhân sự của đơn vị kém đi, các thông tin truyền tải từ cấp trên xuống sẽ không kịp thời, dẫn đến độ tin cậy của thông tin sẽ không cao.3 Lịch sử phát triển của ERP.
ERP có lịch sử phát triển từ khoảng 100 năm trước kia. Ford Whitman Harris – một kỹ sư đã phát triển một mô hình gọi là mô hình số lượng kinh tế EOQ vào năm 1913, để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc lập kế hoạch sản xuất, EOQ là tiêu chuẩn cho sản xuất trong nhiều thập kỷ. Vào năm 1964, Toolmaker Black and Decker là công ty đầu tiên đã thay đổi, áp dụng giải pháp lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (MRP) kết hợp các khái niệm EOQ với một máy tính lớn.2: Sự phát triển qua các thời kỳ của ERP. (Trích nguồn: https://itgtechnology.vn) 4 Năm 1983, MRP II – Lập kế hoạch tài nguyên sản suất được phát triển và thay thế cho MRP là tiêu chuẩn sản xuất trong nhiều năm trước đó.
MRP II cung cấp một cái nhìn tổng quan và có thể chia sẻ, tích hợp dữ liệu doanh nghiệp, tăng hiệu quả hoạt động với quy hoạch sản xuất tốt hơn, giảm hàng tồn kho và ít phế liệu. MRP II tập trung các thành phần sản xuất cốt lõi, tích hợp bao gồm: thu mua, lập hóa đơn, lập kế hoạch và quản lý hợp đồng. Đây là lần đầu tiên các nhiệm vụ sản xuất khác nhau được tích hợp vào một hệ thống chung. Trong thập niên những năm 1970 và 1980 công nghệ máy tính rất phát triển, do vậy các khái niệm tương tự MRP II được phát triển lên để xử lý các hoạt động kinh doanh ngoài sản xuất, kết hợp tài chính, quản lý quan hệ khách hàng và dữ liệu nguồn nhân lực.
Tiếp đến những năm 1990, các nhà phân tích công nghệ đã đặt tên cho loại phần mềm quản lý doanh nghiệp mới này chính là lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp ( ERP). Việc áp dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đã tăng nhanh chóng từ những năm 1990 đến đầu thế kỷ 21, khi đó có rất nhiều tổ chức dựa vào ERP để hợp lý hóa quy trình kinh doanh cốt lõi và cải thiện khả năng hiển thị, lưu trữ dữ liệu. Khi đó, chi phí triển khai hệ thống ERP bắt đầu tăng lên. Không chỉ là đầu tư phần cứng và phần mềm đắt tiền tại chỗ mà còn có các chi phí bổ sung cho mã hóa, tư vấn và đào tạo tùy chỉnh.2 Nội dung quản lý của ERP.
ERP là một phần mềm khép kín và thống nhất, và nó có nhiều chức năng hỗ trợ cho các công tác quản lý, quản trị như sau: 1.1 Quản lý mua hàng. ➢ Lập và theo dõi định kỳ các kế hoạch mua, mua phát sinh, giám sát quá trình triển khai, thực hiện các kế hoạch mua hàng. ➢ Quản lý các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả, chính sách,… của các nhà cung cấp tạo thuận lợi cho kế hoạch mua hàng trong việc ra các quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, tối ưu. ➢ Theo dõi, kiểm soát, ghi nhận các hoạt động của quy trình mua một cách toàn 5 diện bằng các nghiệp vụ như: lập đơn đặt hàng, đánh giá lựa chọn nhà cung cấp, theo dõi quá trình nhận hàng hóa theo đơn hàng, xử lý việc trả hàng nếu không đáp ứng yêu cầu.
➢ Quản lý giám sát tình trạng hàng tồn kho để việc cung cấp vật tư được đảm bảo và đúng tiến độ, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế nhập khẩu,… Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công nợ phải trả. ➢ Lập và theo dõi định kỳ các kế hoạch bán hàng: kế hoạch phát triển thị trường, kế hoạch phân phối, bán lẻ, và đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch đó được hiệu quả, đúng quy trình. ➢ Theo dõi, kiểm soát và ghi nhận các nghiệp vụ của quy trình bán hàng đến khách hàng: Tạo bảng báo giá; kiểm tra đáp ứng yêu cầu hay không, tình trạng giao hàng, theo dõi các hợp đồng các đơn hàng, các công nợ, các chứng từ liên quan kèm theo hàng hóa…; ➢ Quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng như: các khoản chiết khấu khách hàng, hoa hồng, hàng khuyến mãi, chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa…). ➢ Xử lý việc thu hồi hàng hóa quá hạn, không đáp ứng kỹ thuật, hàng khách trả… thực hiện các truy vấn thống kê số liệu bán hàng, tự động kết chuyển số liệu, thông tin sang các nghiệp vụ quản lý công nợ và quản lý kho hàng.3 Quản lý kho hàng.
➢ Thu thập dữ liệu từ các nghiệp vụ của quy trình mua, bán hàng, để tự động ghi nhận từ các nghiệp vụ này các số liệu hàng hóa phát sinh tăng, phát sinh giảm hàng tồn kho. ➢ Quản lý những dữ liệu liên quan đến kho như: các thông tin về hàng hóa, đối tượng lưu kho (mã số, mã hàng hóa, quy cách đóng gói, thông tin kỹ thuật của hàng hóa và kiểm soát về lượng tồn kho định mức, số lượng hàng hóa trong kho…). 6 ➢ Quản lý các dữ liệu vật tư, hàng hóa có trong kho tăng, giảm theo từng nghiệp vụ cụ thể như: xuất, nhập kho, điều chuyển kho, điều chỉnh kho. Kiểm soát lượng hàng tồn kho, quản lý các hạn mức hàng tồn kho cho phép, làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả theo kế hoạch kinh doanh.
➢ Thực hiện các thống kê, báo cáo khi cần thiết, kết chuyển tự động các số liệu, thông tin sang bộ phận kế toán tiếp nhận xử lý tiếp.4 Quản lý chính sách bán hàng – Marketing. ➢ Theo dõi, quản lý các hoạt động marketing như các chương trình quảng cáo, tài trợ, các hội chợ triển lãm, hội thảo… Quản lý các chi phí và các chính sách, kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thông qua các chương trình tri ân khách hàng như khuyến mãi, tặng quà, giảm giá, chiết khấu … ➢ Quản lý theo dõi, cập nhật và ghi nhận các các phát sinh, các chi phí trong các khoảng thời gian mà doanh nghiệp thực hiện các kế hoạch bán hàng mới, chương trình khuyến mại, quảng cáo. Phân tích và thực hiện được các tổng hợp, thống kê liên quan đến các kế hoạch, các chương trình thực hiện, tự động kết chuyển số liệu, chi phí đến các nghiệp vụ liên quan của hệ thống.5 Quản lý vốn bằng tiền. ➢ Tự động ghi nhận các số liệu liên quan từ các nghiệp vụ mua bán hàng, công nợ phải thu và phải trả, các nghiệp vụ thu tiền và chi thanh toán với các chứng từ liên quan như: phiếu thu, phiếu chi, séc.
➢ Chuyển các số liệu, thông tin dưới dạng các định khoản kế toán sang nghiệp vụ quản lý kế toán tổng hợp để theo dõi, các dữ liệu, chứng từ sổ sách liên quan như: các tài khoản tiền chi tiết, sổ tiền gửi, sổ quỹ, … 1.6 Quản lý tài sản cố định. ➢ Quản lý các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định như khấu hao tài sản, mua mới trang thiết bị, máy móc, bán thanh lý trang thiết bị, máy móc, đánh giá lại trị giá tài sản,… 7 ➢ Quản lý trang thiết bị của doanh nghiệp, danh sách tài sản của doanh nghiệp: các thông tin về giá trị ban đầu, các thông tin về kỹ thuật, quy cách, màu sắc,… thời gian khấu hao tài sản, tỉ lệ khấu hao tài sản, giá trị còn lại của tài sản,… Tự động thực hiện kết chuyển số liệu dưới dạng các định khoản kế toán, tính khấu hao định kỳ sang nghiệp vụ kế toán tổng hợp. Truy xuất được các báo cáo, thống kê khi cần thiết.7 Quản lý công nợ phải thu, công nợ phải trả. ➢ Từ các hoạt động mua hàng, bán hàng, hệ thống tự động ghi nhận, thu thập dữ liệu các nghiệp vụ phát sinh tăng, phát sinh giảm công nợ phải thu của khách hàng hoặc công nợ phải trả nhà cung cấp từ các nghiệp vụ này.
➢ Quản lý, thống kê các phát sinh về tăng, giảm công nợ phải thu, phải trả khác. ➢ Xử lý nghiệp vụ chi trả thanh toán và nghiệp vụ thu hồi công nợ. ➢ Quản lý, theo dõi chi tiết các công nợ của từng hóa đơn đã bán, từng hóa đơn xuất ra, qua đó có thể quản lý được hạn mức nợ, tuổi nợ. ➢ Xây dựng kế hoạch quản lý nghiệp vụ thu tiền nợ, nghiệp vụ thanh toán cho các đơn vị cung cấp.
Từ đó có thể đánh giá việc thanh toán có đúng hạn hay không với từng đối tượng khách hàng, từng đơn vị cung cấp cụ thể.