CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ TÍNH ĐA DẠNG NHÓM 1. Nhóm làm việc Tinh thần làm việc nhóm cũng như nhóm là các khái niệm hình thành từ rất lâu cùng với sự phát triển của loài người. Trong phạm vi một tổ chức, nhóm là đơn vị cơ bản của tổ chức. Khi nói đến khái niệm “nhóm”, thường người ta hay nghĩ đến “làm việc cùng nhau” hay “chung sức” khi mà hai hay nhiều người cùng phối hợp công việc và thực hiện mục tiêu chung.
Tuy nhiên, điều này không phản ánh hoàn toàn đúng nội hàm của “nhóm” (thuật ngữ trong Tiếng Anh: team). Katzenbach & Smith (1993) định nghĩa nhóm (team): “Nhóm là một tập hợp các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung theo cách họ cùng chịu trách nhiệm”. Theo định nghĩa này, có một số điểm cần lưu ý yếu tố cơ bản của nhóm là cam kết chung. Không có điều này, nhóm sẽ hoạt động như các cá nhân đơn lẻ.
Trong công trình của mình, Katzenbach & Smith đã đưa ra những đặc trưng phân biệt giữa hai thuật ngữ về nhóm là “work group” và “team”, đồng thời cũng khẳng định thuật ngữ “team” có ý nghĩa bao trùm hơn, trong đó các thành viên cùng chia sẻ cam kết chung và phấn đấu, phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên để cùng thực hiện mục tiêu của nhóm. Chính vì có những quan niệm khác biệt như vậy; trong nghiên cứu này, tác giả thống nhất sử dụng thuật ngữ “nhóm làm việc” tương đương với thuật ngữ “team” trong tiếng Anh. Theo Cohen & Bailey (1997), Nhóm làm việc (Team) là một dạng tổ chức bộ máy doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Trong hệ thống tổ chức theo nhóm, mỗi nhóm đều độc lập tương đối với các nhóm khác.
Đặc trưng của hình thức tổ chức quản trị theo mô hình nhóm như sau : (1) Nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm phụ thuộc lẫn nhau (2) Họ cùng chịu trách nhiệm đối với kết quả làm việc nhóm (3) Mục tiêu của nhóm phải gắn liền với mục tiêu chung của tổ chức (4) Kết quả làm việc nhóm có ảnh hưởng đến các đối tượng hữu quan như khách hàng, đồng nghiệp thuộc các bộ phận khác trong tổ chức. Tác giả rất đồng tình với khái niệm về nhóm của các học giả Katzenbach & Smith (1993) và Cohen & Bailey (1997), trên cơ sở đó tổng hợp thành khái niệm nhóm được quan niệm trong luận án này như sau: 10 Nhóm làm việc (Team) là một dạng cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại, có từ hai thành viên trở lên và được điều hành tương đối độc lập với các nhóm khác. Các thành viên trong nhóm có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung theo cách họ cùng chịu trách nhiệm. Hiện nay, nhiều công ty, tổ chức hay sử dụng thuật ngữ nhóm làm việc còn nhầm lẫn giữa tổ làm việc và nhóm làm việc.
Theo Luecke, (2004), trong tổ làm việc một nhà quản lý hay giám sát chung sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó không nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn thành nhiệm vụ của họ.1 mô tả sự liên kết giữa các thành viên trong tổ làm việc, trong đó mỗi thành viên thực hiện công việc của mình dưới sự chỉ đạo của nhà quản trị và chỉ có mối quan hệ tương tác giữa nhà quản trị với từng thành viên riêng lẻ chứ không có sự hợp tác giữa các thành viên với nhau. Giữa cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo và chỉ đạo công việc. Nhiều phòng ban hoạt động theo mô hình tổ làm việc này và mỗi nhân viên tự mình thực thi công việc dưới sự chỉ đạo của tổ trưởng hay nhà quản trị và thường ít tương tác với các thành viên khác trong phòng ban. Thông thường, nhà quản trị sẽ thông báo về mục tiêu của phòng và phân công công việc cụ thể cho từng thành viên.
Nếu các thành viên thực hiện theo quy định và hướng dẫn, họ sẽ được coi là hoàn thành nhiệm vụ. Tuy vậy, tổ làm việc cũng có những ưu điểm nhất định: Vì nhu cầu phối hợp công việc trong tổ không cao nên các thành viên trong tổ có đủ chuyên môn và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu chung của phòng ban, nhiệm vụ được giao phó đúng người đúng việc và nhà quản trị thực hiện nhiệm vụ tổng hợp thông tin, điều phối công việc và ra quyết định để đạt được mục tiêu chung. Tuy nhiên, nhược điểm của tổ làm việc thể hiện ở chỗ nhà quản trị phải mất nhiều thời gian để tập hợp mọi thông tin và hoạt động của từng thành viên để ra quyết định, đồng thời nhà quản trị phải tự ra quyết định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định đó và khi việc tập trung quyền quyết định vào một người duy nhất có thể mang đến nhiều rủi ro cho quyết định. Nhân viên 1 Nhân viên 2 Cấp trên Nhân viên 4 Nhân viên 3 Hình 1.
Tổ làm việc Nguồn: Luecke và các cộng sự, (2004) 11 Trong khi đó, nhóm làm việc không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của nhà quản trị. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và tương tác với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung (Hình 1. Các thành viên trong nhóm phụ thuộc công việc của nhau ở mức độ nhất định để thực hiện nhiệm vụ của mình. Họ kết hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cung cấp nguồn lực, được đào tạo chuyên môn và kỹ năng khi cần thiết để phối hợp công việc với các bộ phận, phòng ban khác trong tổ chức.
Khác với tổ làm việc, nơi mà nhà quản trị có toàn quyền trong việc ra quyết định thì quyết định của nhóm lại thể hiện kiến thức và kinh nghiệm của nhiều người, có sự thảo luận, thống nhất của tập thể các thành viên trong nhóm, vì vậy có thể dẫn đến các quyết định phù hợp, chính xác và khách quan hơn. Nhân viên 1 Nhân viên 2 Trưởng nhóm Nhân viên 4 Nhân viên 3 Hình 1. Nhóm làm việc Nguồn: Luecke & các cộng sự, (2004) Học giả Hackman (2002) đã khẳng định rằng, các nhà quản trị cần hiểu rõ sự khác biệt giữa nhóm làm việc và tổ làm việc để tránh mắc phải sai lầm khi điều hành tổ làm việc như nhóm làm việc hoặc ngược lại. Sự nhầm lẫn thường diễn ra là các nhà quản trị áp dụng mô hình nhóm khi công việc do các cá nhân thực hiện riêng lẻ, hoặc nhà quản trị trực tiếp giám sát các thành viên khi công việc cần có sự đóng góp và trách nhiệm của cả nhóm.
Theo ông, nếu được triển khai phù hợp, phương pháp tổ chức nào cũng có thể đem lại kết quả mong muốn. Như vậy, mô hình tổ chức theo nhóm làm việc được áp dụng và phát triển ở nhiều tổ chức do những lợi thế sau: nhóm có thể tự chủ các hoạt động của mình như một tổ chức thu nhỏ, do đó hoạt động chủ động, có hiệu quả hơn các cá nhân riêng lẻ. Nhóm cũng tập hợp được các nguồn lực về vật chất và tri thức đến từ các thành viên của nhóm. Hơn nữa, nhóm cũng cần ít chi phí quản lý và hoạt động tốt hơn tổ chức do 12 được cơ cấu gọn gàng, hiệu quả.
Do đó, nhóm có thể thực hiện hầu hết các nhiệm vụ được tổ chức giao với một nguồn lực hợp lý, đó là kiến thức và kỹ năng khác nhau bổ sung cho nhau để tháo gỡ các vấn đề kể cả những vấn đề nan giải (Pfefer, 2005). Pfefer cũng đưa ra một số ví dụ về thành quả đạt được khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu tổ chức theo nhóm làm việc (Pfefer, 2005), theo đó các thành viên nhóm có quyền ngang nhau về cơ chế phối hợp và giám sát nhau cùng thực hiện mục tiêu chung. Ngoài ra, Luecke (2004) cũng chỉ ra những lợi ích khác của mô hình tổ chức theo nhóm làm việc là: Nhóm có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo từ ý tưởng của tất cả các thành viên trong nhóm, việc ra quyết định theo nhóm xác nhận một cách gián tiếp sự đồng thuận giữa những người phải thực thi quyết định, nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên. Có thể thấy nhiều ưu điểm của nhóm xuất phát từ sự phối hợp các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của những thành viên trong nhóm.
Bên cạnh đó, nhóm có xu hướng tạo ra những quy trình giao tiếp mới, cho phép giải quyết vấn đề một cách liên tục. Rất nhiều nhân viên muốn tham gia vào các nhóm làm việc vì họ thấy cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của nhóm thúc đẩy họ làm việc đạt năng suất tối ưu. Tuy vậy, Luecke (2004) cũng nhấn mạnh, việc xây dựng nhóm làm việc với các yếu tố phù hợp về lãnh đạo, thành viên, nguồn lực, quy trình hoạt động… sẽ mất rất nhiều thời gian. Đồng thời để quản lý các nhóm làm việc hiệu quả cũng đòi hỏi nhà quản trị phải trang bị các kỹ năng đặc biệt.
Khác với những công việc thông thường, các hoạt động và sự phối hợp của nhóm đòi hỏi phải được theo dõi và quan tâm liên tục. Ngoài ra nhóm làm việc còn tiềm ẩn rất nhiều nguy cơ có thể dẫn đến sự thất bại của nhóm là khi các thành viên không thể hợp tác với nhau để hoàn thành mục tiêu chung, hoặc sự khác biệt không thể dung hòa giữa các thành viên có thể ảnh hưởng làm suy yếu các mối quan hệ liên kết trong nhóm. Có bốn loại nhóm làm việc phổ biến trong các loại hình doanh nghiệp: Nhóm làm việc tự quản, nhóm dự án và nhóm quản trị cấp cao và nhóm ảo (Cohen & Bailey, 1997; Luecke, 2004): • Nhóm làm việc tự quản thường được triển khai trong các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ cho tổ chức. Thành viên của nhóm làm việc thường ổn định, thường làm việc toàn bộ thời gian (full-time), được phân công nhiệm vụ rõ ràng và được trao quyền để thực hiện nhiệm vụ đó.
Nhóm làm việc thường có một người lãnh đạo nhóm có trách nhiệm giám sát trực tiếp toàn bộ hoạt động về xác định mục tiêu, phân bổ công việc, giao nhiệm vụ, phối hợp công việc cho các thành viên nhóm, hỗ trợ các cá nhân hoàn thành nhiệm vụ.