Chương 1 đã trình bày tổng quan những nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP, kế toán quản trị và mối quan hệ giữa hệ thống ERP và kế toán quản trị. Có thể thấy, trên thế giới đã có rất nhiều nghiên cứu từ tổng quát đến chuyên sâu từng khía cạnh của lĩnh vực ERP và kế toán quản trị. Tại thị trường Việt Nam, cũng đã có rất nhiều những nghiên cứu liên quan đến kế toán quản trị chủ yếu là các nghiên cứu về việc xây dựng, tổ chức và hoàn thiện kế toán quản trị tại các doanh nghiệp từ cụ thể đến tổng quát, tuy nhiên lĩnh vực ERP còn khá mới mẻ, có rất ít nghiên cứu trong lĩnh vực này, chủ yếu các nghiên cứu tập trung vào các nhân tố thành công cốt lõi của việc triển khai hệ thống ERP, tổ chức công tác kế toán và hệ thống thông tin doanh nghiệp trong môi trường ứng dụng ERP…mà chưa có nghiên cứu nào về mối quan hệ giữa hệ thống ERP và kế toán quản trị. Chính từ lỗ hổng nghiên cứu này, bài nghiên cứu được thực hiện nhằm bổ sung vào các nghiên cứu về lĩnh vực ERP, cung cấp bằng chứng thực nghiệm mới khi nghiên cứu về ERP trong môi trường kế toán ở Việt Nam.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 13 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 2. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP 2. Định nghĩa và quá trình hình thành hệ thống ERP 2. Định nghĩa hệ thống ERP ERP là viết tắt của “Enterpise Resource Planning” được gọi là “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.
Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về ERP. Klaus et al. (2000) và Al-Mashari et al. (2003) khẳng định rằng tùy thuộc vào từng bối cảnh, vị trí của họ trong tổ chức, mức độ liên quan và kinh nghiệm với ERP mà có nhận thức khác nhau về định nghĩa hệ thống ERP.
Theo báo cáo của Deloitte xuất bản năm 1998 đã cung cấp cái nhìn ban đầu khá hữu ích. Theo Deloitte (1998), một hệ thống ERP là một gói hệ thống phần mềm doanh nghiệp cho phép một công ty: Tự động hóa và tích hợp phần lớn của các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Chia sẻ dữ liệu phổ biến và thực hiện trên toàn bộ doanh nghiệp, và Tạo ra và tiếp cận thông tin trong một môi trường thời gian thực Davenport (2000, p.1-2) mô tả hệ thống ERP là hệ thống thông tin có khả năng hỗ trợ tích hợp và chia sẻ các dòng thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp, các đơn vị kinh doanh, và ranh giới địa lý. Trong đó, Internet được sử dụng để giao tiếp, liên lạc giữa các tổ chức. Định nghĩa của ông nhấn mạnh đến tích hợp, được thực hiện bởi hệ thống ERP, giữa mạng lưới các tổ chức khác nhau, hoặc giữa các bộ phận chức năng riêng biệt trong các tổ chức như tài chính, marketing, mua hàng, hàng tồn kho, bán hàng và phân phối, hoạch định nguồn nhân lực, thanh toán lương… Klaus et al.141) mô tả các hệ thống ERP là giải pháp phần mềm toàn diện tích hợp đầy đủ các quy trình và các chức năng của một doanh nghiệp để trình bày một cái nhìn toàn diện về kinh doanh từ một thông tin duy nhất và kiến trúc CNTT, mô tả một hệ thống ERP là một gói hệ thống phần mềm doanh nghiệp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 14 cho phép công ty quản lý việc sử dụng hữu hiệu và hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp (nguyên vật liệu, nhân lực, tài chính,…) bằng cách cung cấp số liệu, giải pháp tích hợp cho dòng thông tin mà tổ chức cần.
Nó hỗ trợ quan điểm định hướng quá trình của doanh nghiệp như là các quy trình hoạt động được chuẩn hoá trong các doanh nghiệp. Hệ thống ERP là hệ thống máy tính được thiết kế để xử lý các nghiệp vụ phát sinh của tổ chức và tạo điều kiện tích hợp, lập kế hoạch, sản xuất, và xử lý phản hồi của khách hàng theo thời gian thực. Dựa trên các mô tả trên, chúng ta có thể kết luận rằng hệ thống ERP là một gói phần mềm CNTT phức tạp được thiết kế để tích hợp các quy trình kinh doanh và phần hành chức năng. Nó có khả năng trình bày cái nhìn một cách tổng thể của doanh nghiệp bằng cách cho phép chia sẻ dữ liệu và làm việc trong một môi trường thời gian thực.
Hệ thống ERP được xây dựng trên một cơ sở dữ liệu tập trung để đảm bảo chất lượng thông tin tức thì nghĩa là bất kể dữ liệu đầu vào được xử lý ở đâu, nó sẽ trở thành cơ sở dữ liệu cho các thành viên trong tổ chức đăng nhập và sử dụng theo thời gian thực. Quá trình hình thành, phát triển hệ thống ERP Năm 2000, Wortmann et al đã tổng kết quá trình phát triển của hệ thống ERP suốt một khoảng thời gian dài, bao gồm cả các chức năng và công nghệ của hệ thống ERP qua từng giai đoạn. Giai đoạn 1: Những năm 1960: hỗ trợ ra quyết định lập kế hoạch và hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu (MRP- Material Requirements Planning) Sự phát triển của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bắt đầu với ứng dụng kiểm soát hàng tồn kho đơn giản. Các hệ thống như IMPACT của IBM từ năm 1960 dùng để kiểm soát mức độ tồn kho cho một số lượng lớn các mặt hàng.
Các hệ thống tính toán dự báo nhu cầu trong tương lai thông qua các thuật toán cao cấp. Dựa trên những con số dự báo, các ứng dụng xác định các thông số đặt hàng như tồn kho an toàn (safety stocks), điểm đặt hàng trở lại (reorder points) và số lượng. Nhìn chung, năng lực của máy tính đã được sử dụng để thực hiện các phép tính trong những ngày đầu. Muộn hơn một chút, vào khoảng năm 1965, lần đầu tiên ứng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 dụng lập kế hoạch và xây dựng chuỗi lịch trình ra đời.
Vào cuối những năm 1960, khái niệm MRP được đưa ra, là một phần mềm dựa trên kế hoạch sản xuất và kiểm soát nguyên vật liệu đã được sử dụng để quản lý trong quá trình sản xuất. Khái niệm này được dựa trên hai nguyên tắc. Đầu tiên, nó dựa trên lịch trình sản xuất các chi tiết cho sản phẩm bằng cách sử dụng dữ liệu về thời gian sản xuất chính để từ đó tính toán đơn đặt hàng. Gồm nhiều chi tiết, nhiều giai đoạn và khối lượng đặt hàng khác nhau theo thời gian nên không thể thực hiện bằng tay.
Do đó, tính toán MRP sử dụng khả năng tính toán và bộ nhớ của máy tính. Nguyên tắc thứ hai đằng sau MRP là sự thông minh của định mức nguyên vật liệu (Bill-of Material -BOM). BOM trình bày cách mà các giai đoạn sản xuất được thông qua khi chuyển đổi nguyên vật liệu thành thành phẩm cuối cùng. BOM đã được sử dụng để đảm bảo rằng các tính toán nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, và rằng họ đã sử dụng năng lực của máy tính một cách hiệu quả.
Tất cả các ứng dụng này có điểm chung, mà họ sử dụng CNTT cho các tính toán theo một cách mà sẽ tập trung vào hiệu quả. Cần lưu ý rằng quá trình xử lý nghiệp vụ vẫn chủ yếu là thủ công trong những năm 1960. Những hoạt động này dựa trên các tập tin bằng giấy được sắp xếp với các chứng từ như đơn đặt hàng, danh mục hàng tồn kho, hoặc các tài khoản phải thu. Máy tính được sử dụng chủ yếu để thực hiện hoạt động lớn hơn.
Dần dần, nhiều chức năng hơn (bán hàng, sản xuất, mua hàng, tài chính, chất lượng, quản lý nhân sự,…) được thêm vào, nhưng vai trò của các phòng ban vẫn không thay đổi. Giai đoạn 2: Những năm 1970: hỗ trợ trực tuyến các quá trình kinh doanh và tích hợp cơ sở dữ liệu phân hệ hoạch định nguồn lực sản xuất MRP II (Manufacturing Resources Planning - MRP II) Những năm 1970 đã mang đến một sự thay đổi đáng kể, bởi vì có thể hỗ trợ tích hợp các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng kết hợp hỗ trợ ra quyết định, xử lý nghiệp vụ, và ứng dụng quản lý thông tin được tích hợp làm một. Việc đổi mới đầu tiên là sự ra đời của xử lý trực tuyến.
Xử lý trực tuyến đã nâng cao hiệu quả nhập dữ liệu vì các khía cạnh của người nhập dữ liệu được cải thiện và LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 16 các khía cạnh kỹ thuật cũng được cải thiện. Do đó, các ứng dụng của doanh nghiệp như nhập lệnh bán hàng, giao nhận, đặt hàng và xuất hóa đơn đã có thể thực hiện Việc đổi mới thứ hai là sự đột phá của các gói tiêu chuẩn cho quản trị cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu rất quan trọng vì chúng cho phép các ứng dụng có thể vượt qua ranh giới của các khu vực chức năng. Ví dụ, tại thời điểm nhập một đơn đặt hàng của khách hàng, hàng được đặt trong khu vực vận tải và khoản thu tương lai được đặt trong hệ thống kế toán tài chính.
Vì vậy, tự động lập đơn hàng là khá khó khăn trong thời gian trước khi mỗi bộ phận trong công ty phát triển hệ thống của riêng mình. Sự kết hợp giữa xử lý giao dịch trực tuyến và hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại tạo ra các hệ thống thông tin doanh nghiệp. Những hệ thống này mở đường cho tái cấu trúc doanh nghiệp (Business Process Reengineering –BPR), bởi vì nó đã vượt qua ranh giới chức năng. Nhưng tại cùng một thời điểm, các hệ thống này đã không triển khai BPR, vì nhiều hệ thống ít tùy biến tích hợp các ứng dụng chức năng.
Trong sản xuất, các hệ thống thông tin doanh nghiệp được biết như phân hệ hoạch định nguồn lực sản xuất MRP II, tên này là lựa chọn tốt, bởi vì nó chỉ ra sự liên tục từ MRP đến MRP II. Thực sự có sự mở rộng thích hợp trong hỗ trợ trong việc ra quyết định cho sản xuất các sản phẩm đã được tiêu chuẩn hóa, bởi vì có sự chú ý cho kế hoạch nguồn lực và lịch trình tổng thể trong MRP II. Nhưng từ góc độ của các ứng dụng CNTT, sự khác biệt không quá nhiều trong mở rộng hỗ trợ việc ra quyết định. Thay vào đó, sự đổi mới ở đây là hỗ trợ các quy trình kinh doanh tích hợp.