Phân tích Hệ thống: Tài liệu Nghiên cứu Diploma Quản trị Kinh doanh ABE

Phân tích hệ thống là gì? Khám phá quy trình, các phương pháp và công cụ hiệu quả trong phân tích hệ thống để hiểu rõ cách thức hoạt động và cải thiện hiệu

• Tác giả: Nguyễn Thị Lan
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Systems analysis
• Loại tài liệu: Đề tài nghiên cứu
• Năm xuất bản: 1998
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Hướng Dẫn Toàn Diện về Phân Tích Hệ Thống Giá Trị Cốt Lõi cho Diploma Quản Trị Kinh Doanh ABE

Phân tích Hệ thống là một môn học trọng yếu trong Diploma Quản trị Kinh doanh ABE, trang bị cho học viên những kỹ năng và kiến thức nền tảng để hiểu, đánh giá và thiết kế các hệ thống thông tin hiệu quả trong môi trường quản lý kinh doanh hiện đại. Khả năng phân tích hệ thống không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định chiến lược, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nắm vững các nguyên tắc và kỹ thuật trong tài liệu ABE sẽ mở ra nhiều cơ hội phát triển sự nghiệp trong vai trò nhà phân tích, tư vấn hoặc nhà quản lý dự án hệ thống.

1.1. Phân tích hệ thống là gì và tầm quan trọng trong quản lý kinh doanh hiện đại

Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát, đánh giá và diễn giải một hệ thống hiện có hoặc tiềm năng để xác định mục tiêu, chức năng, yêu cầu và các thành phần cấu thành. Trong bối cảnh quản lý kinh doanh, đây là bước thiết yếu trước khi phát triển hoặc cải tiến bất kỳ hệ thống thông tin nào, đảm bảo rằng giải pháp được đề xuất phù hợp với mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của người dùng. Sự hiểu biết sâu sắc về các quy trình và luồng dữ liệu trong một tổ chức là yếu tố then chốt giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt, từ đó tối ưu hóa hoạt động, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả. Các nhà quản lý được trang bị kiến thức từ Diploma Quản trị Kinh doanh ABE sẽ có khả năng giám sát và định hướng các dự án công nghệ, biến dữ liệu thành thông tin hữu ích.

1.2. Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin và quyết định chiến lược

Hệ thống thông tin đóng vai trò xương sống trong việc hỗ trợ các quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Từ việc thu thập dữ liệu về thị trường, khách hàng đến phân tích hiệu suất nội bộ, hệ thống thông tin cung cấp cái nhìn toàn diện và kịp thời. Phân tích hệ thống giúp kiến tạo các hệ thống có khả năng cung cấp thông tin quản lý (MIS) chính xác và đáng tin cậy, hỗ trợ các nhà điều hành xác định cơ hội, nhận diện rủi ro và xây dựng lợi thế cạnh tranh. Tài liệu Diploma Quản trị Kinh doanh ABE nhấn mạnh rằng một hệ thống thông tin được thiết kế tốt sẽ thúc đẩy khả năng lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối, đồng thời là công cụ mạnh mẽ để ứng phó linh hoạt với những thay đổi của môi trường kinh doanh toàn cầu.

II. Những Thách Thức Phổ Biến Khi Triển Khai và Phân Tích Hệ Thống Trong Doanh Nghiệp

Quá trình triển khai và phân tích hệ thống trong các tổ chức thường đối mặt với nhiều rào cản, từ việc xác định chính xác yêu cầu của các bên liên quan đến quản lý sự thay đổi trong nội bộ. Những thách thức này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến thành công của dự án, dẫn đến lãng phí nguồn lực và không đạt được mục tiêu mong muốn. Hiểu rõ các vấn đề này là bước đầu tiên để phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án phân tích hệ thống đạt được hiệu quả cao, đặc biệt đối với học viên của Diploma Quản trị Kinh doanh ABE.

2.1. Vấn đề thu thập yêu cầu và sự tham gia của người dùng trong chu trình phát triển hệ thống

Một trong những thách thức lớn nhất trong chu trình phát triển hệ thống là việc thu thập yêu cầu một cách đầy đủ và chính xác từ người dùng. Thường xuyên xảy ra tình trạng người dùng không thể diễn đạt rõ ràng nhu cầu của họ hoặc các nhà phân tích hiểu sai thông tin. Điều này dẫn đến các yêu cầu không rõ ràng, mâu thuẫn hoặc thiếu sót, gây ra việc phát triển các tính năng không cần thiết hoặc bỏ sót các chức năng quan trọng. Tài liệu Diploma Quản trị Kinh doanh ABE đề cập rằng việc thiếu sự tham gia tích cực từ người dùng cuối cũng là một rào cản, làm giảm tính chấp nhận của hệ thống sau khi triển khai. Các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát, quan sát và làm việc nhóm cần được áp dụng linh hoạt để đảm bảo thông tin thu thập được là đáng tin cậy và phản ánh đúng nguyện vọng của người sử dụng.

2.2. Khó khăn trong quản lý sự thay đổi và tính linh hoạt của hệ thống thông tin quản lý

Sự thay đổi luôn đi kèm với kháng cự, và việc triển khai một hệ thống thông tin quản lý mới không phải là ngoại lệ. Khó khăn không chỉ đến từ sự miễn cưỡng của nhân viên trong việc học hỏi công cụ mới mà còn từ việc các quy trình cũ đã ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp. Tài liệu ABE nhấn mạnh rằng một hệ thống thông tin thiếu tính linh hoạt có thể trở thành gánh nặng khi môi trường kinh doanh thay đổi. Khi các quy tắc được vận hành một cách cứng nhắc, không xét đến hoàn cảnh, nó có thể gây ra sự phản kháng. Các nhà quản lý cần có chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả, bao gồm đào tạo, truyền thông rõ ràng và khuyến khích sự chấp nhận, để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hệ thống mới được khai thác tối đa tiềm năng.

III. Phương Pháp Phân Tích Hệ Thống Hiệu Quả SSADM và Các Cách Tiếp Cận Nghiên Cứu Hệ Thống

Để vượt qua các thách thức trong việc phát triển hệ thống thông tin, nhiều phương pháp phân tích hệ thống đã được phát triển, mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Trong bối cảnh Diploma Quản trị Kinh doanh ABE, việc nắm vững các cách tiếp cận này là cực kỳ quan trọng, giúp học viên lựa chọn và áp dụng phương pháp phù hợp nhất với từng dự án và môi trường kinh doanh cụ thể. Sự lựa chọn đúng đắn sẽ quyết định hiệu quả, tính bền vững và khả năng đáp ứng nhu cầu của hệ thống được xây dựng.

3.1. Giới thiệu phương pháp Phân tích và Thiết kế Hệ thống Cấu trúc SSADM

Phân tích và Thiết kế Hệ thống Cấu trúc (SSADM) là một phương pháp luận phát triển hệ thống được sử dụng rộng rãi, đặc biệt trong các dự án lớn, phức tạp. SSADM tập trung vào việc phân chia chu trình phát triển hệ thống thành các giai đoạn rõ ràng, với các kỹ thuật và tài liệu cụ thể ở mỗi bước. Các công cụ chính của SSADM bao gồm Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), mô hình thực thể-quan hệ (ERD) và Lịch sử vòng đời thực thể (ELH), giúp xây dựng một mô hình hệ thống logic và vật lý toàn diện. Ưu điểm của SSADM là cung cấp cấu trúc rõ ràng, dễ quản lý và giảm thiểu rủi ro, tuy nhiên, nó có thể thiếu linh hoạt và đòi hỏi nhiều tài liệu, làm chậm quá trình phát triển trong một số trường hợp.

3.2. Ưu và nhược điểm của các cách tiếp cận Hard và Soft trong phát triển hệ thống

Trong phát triển hệ thống, có hai cách tiếp cận chính là "Hard Systems" và "Soft Systems". Cách tiếp cận "Hard Systems" tập trung vào các vấn đề có cấu trúc rõ ràng, mục tiêu đo lường được và giải pháp công nghệ cụ thể, điển hình như SSADM. Ưu điểm của nó là tính chính xác, khả năng kiểm soát cao và dễ dàng định lượng. Tuy nhiên, nó có thể bỏ qua yếu tố con người và các khía cạnh phi kỹ thuật. Ngược lại, "Soft Systems Methodology (SSM)" của Peter Checkland tập trung vào việc hiểu các vấn đề phức tạp, không rõ ràng trong bối cảnh con người và tổ chức. SSM ưu tiên sự tham gia của các bên liên quan, xây dựng sự đồng thuận và khám phá nhiều quan điểm khác nhau để tìm ra giải pháp chấp nhận được. Cách tiếp cận này linh hoạt hơn nhưng có thể thiếu tính cấu trúc và khó đo lường kết quả cụ thể so với phương pháp "Hard Systems".

IV. Bí Quyết Tăng Tốc Phát Triển Hệ Thống Ứng Dụng RAD JAD và CASE trong Phân Tích Hệ Thống

Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, tốc độ là yếu tố then chốt. Việc áp dụng các phương pháp phân tích hệ thống linh hoạt và công cụ hỗ trợ hiện đại giúp rút ngắn thời gian phát triển, tăng cường sự hợp tác và nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng. Diploma Quản trị Kinh doanh ABE trang bị kiến thức về các kỹ thuật tiên tiến như Phát triển Ứng dụng Nhanh (RAD), Phát triển Ứng dụng Liên kết (JAD) và Công cụ Kỹ thuật Phần mềm Hỗ trợ Máy tính (CASE), vốn là những bí quyết tăng tốc phát triển hệ thống và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thay đổi.

4.1. Tăng cường hợp tác với người dùng qua Phát triển ứng dụng nhanh RAD và JAD

Phát triển ứng dụng nhanh (RAD) là một phương pháp tiếp cận linh hoạt, ưu tiên phát triển nhanh các nguyên mẫu (prototypes) và lặp đi lặp lại để nhận phản hồi từ người dùng. RAD giảm thiểu việc lập kế hoạch dài hạn, thay vào đó tập trung vào sự tham gia tích cực của người dùng trong suốt quá trình phát triển, đảm bảo hệ thống cuối cùng đáp ứng đúng nhu cầu. Kết hợp với RAD là Phát triển Ứng dụng Liên kết (JAD), một kỹ thuật cho phép người dùng, nhà phân tích và nhà phát triển cùng họp mặt trong các buổi hội thảo tập trung để xác định yêu cầu và thiết kế hệ thống. JAD thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, giải quyết xung đột sớm và tạo sự đồng thuận, giúp tối ưu hóa phân tích yêu cầu hệ thống và giảm thiểu các chỉnh sửa tốn kém về sau.

4.2. Vai trò của công cụ CASE và nguyên mẫu trong việc tinh gọn quy trình phân tích yêu cầu hệ thống

Công cụ CASE (Computer-Aided Software Engineering) là các phần mềm hỗ trợ tự động hóa các khía cạnh khác nhau của chu trình phát triển hệ thống, từ phân tích, thiết kế đến lập trình và thử nghiệm. CASE giúp chuẩn hóa quy trình, giảm lỗi thủ công và tăng năng suất. Đặc biệt, các công cụ này hỗ trợ mạnh mẽ việc tạo và quản lý Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), mô hình ERD, và các tài liệu khác. Bên cạnh đó, việc sử dụng nguyên mẫu (prototyping) là một kỹ thuật đắc lực trong phân tích yêu cầu hệ thống. Nguyên mẫu cho phép người dùng hình dung trước giao diện và chức năng của hệ thống, cung cấp phản hồi sớm để tinh chỉnh thiết kế trước khi cam kết nguồn lực lớn, từ đó giúp tinh gọn quy trình và giảm thiểu rủi ro phát triển.

V. Hướng Dẫn Mô Hình Hóa Dữ Liệu và Quy Trình Chuẩn Hóa trong Phân Tích Hệ Thống Chuyên Nghiệp

Để một hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả, việc hiểu rõ cấu trúc dữ liệu và luồng thông tin là vô cùng quan trọng. Mô hình hóa dữ liệu và việc áp dụng các quy trình chuẩn hóa là những kỹ thuật cốt lõi trong phân tích hệ thống chuyên nghiệp. Tài liệu Diploma Quản trị Kinh doanh ABE cung cấp một hướng dẫn mô hình hóa dữ liệu chi tiết, giúp học viên xây dựng các biểu đồ rõ ràng, dễ hiểu và duy trì tính nhất quán, đảm bảo rằng dữ liệu được tổ chức một cách logic và có thể truy xuất dễ dàng cho các mục đích kinh doanh.

5.1. Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu DFD và mô hình thực thể quan hệ ERD hiệu quả

Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là một công cụ đồ họa mạnh mẽ để mô tả cách dữ liệu di chuyển qua một hệ thống, bao gồm các quy trình, kho dữ liệu và các thực thể bên ngoài. DFD giúp nhà phân tích và người dùng hiểu rõ hơn về luồng thông tin và các chức năng của hệ thống. Bên cạnh đó, mô hình thực thể-quan hệ (ERD), hay cấu trúc dữ liệu logic, lại tập trung vào việc mô tả các thực thể (như khách hàng, sản phẩm) và mối quan hệ giữa chúng. ERD là nền tảng cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu. Việc thành thạo cả DFD và ERD, như được trình bày trong tài liệu ABE, là kỹ năng không thể thiếu để xây dựng các mô hình hệ thống mạch lạc và dễ quản lý, hỗ trợ cho quá trình phân tích hệ thống hiệu quả.

5.2. Tầm quan trọng của tài liệu hệ thống và tiêu chuẩn hóa để duy trì sự nhất quán

Tài liệu hệ thống là tập hợp các văn bản mô tả mọi khía cạnh của một hệ thống, từ yêu cầu ban đầu, thiết kế kỹ thuật, đến hướng dẫn sử dụng và bảo trì. Tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông tin giữa các thành viên dự án, đào tạo người dùng và hỗ trợ bảo trì hệ thống sau này. Các tiêu chuẩn, bao gồm cẩm nang tiêu chuẩn và các biểu mẫu chuẩn, đảm bảo rằng tất cả tài liệu hệ thống được tạo ra một cách nhất quán, dễ hiểu và đầy đủ. Việc thiếu tài liệu hệ thống hoặc tài liệu không chuẩn hóa có thể dẫn đến sự hiểu lầm, lỗi hệ thống và khó khăn trong việc cập nhật hoặc mở rộng hệ thống trong tương lai, gây tốn kém và mất thời gian cho doanh nghiệp. Điều này được nhấn mạnh là một yếu tố quan trọng trong Diploma Quản trị Kinh doanh ABE.

VI. Tương Lai của Phân Tích Hệ Thống Liên Tục Cải Tiến và Quản Lý Thay Đổi Trong Doanh Nghiệp

Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng và môi trường kinh doanh biến động, phân tích hệ thống không phải là một quá trình một lần mà là một chu trình liên tục của cải tiến và thích nghi. Khả năng đánh giá hiệu suất hệ thống sau triển khai và quản lý hiệu quả các chiến lược chuyển đổi là chìa khóa để đảm bảo sự thành công dài hạn của bất kỳ hệ thống thông tin nào. Đối với những người theo đuổi Diploma Quản trị Kinh doanh ABE, việc nắm vững các khía cạnh này sẽ trang bị cho họ năng lực lãnh đạo và điều hành các dự án công nghệ một cách hiệu quả trong tương lai.

6.1. Đánh giá sau triển khai và chiến lược chuyển đổi hệ thống thông tin mới

Sau khi một hệ thống thông tin mới được triển khai, việc thực hiện các đánh giá sau triển khai (Post-Implementation Reviews) là vô cùng quan trọng. Các đánh giá này giúp xác định liệu hệ thống có đạt được các mục tiêu ban đầu hay không, có tối ưu hóa hiệu suất và mang lại lợi ích kinh doanh như mong đợi không. Đồng thời, việc lựa chọn chiến lược chuyển đổi phù hợp (ví dụ: chuyển đổi trực tiếp, song song, theo pha hoặc thí điểm) là yếu tố quyết định sự thành công của việc áp dụng hệ thống mới. Mỗi chiến lược có những rủi ro và lợi ích riêng, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên quy mô dự án và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Khóa học Diploma Quản trị Kinh doanh ABE trang bị kiến thức để đưa ra quyết định sáng suốt về các chiến lược này, giảm thiểu gián đoạn và tối đa hóa sự chấp nhận từ người dùng.

6.2. Phát triển kỹ năng phân tích hệ thống cho sự nghiệp quản trị kinh doanh thành công

Trong một thế giới số hóa, kỹ năng phân tích hệ thống ngày càng trở nên thiết yếu cho mọi chuyên gia quản trị kinh doanh. Việc hiểu rõ cách các hệ thống thông tin được thiết kế, triển khai và quản lý không chỉ giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt hơn mà còn trang bị khả năng lãnh đạo các sáng kiến chuyển đổi số. Từ việc thu thập yêu cầu, mô hình hóa dữ liệu, đến quản lý dự án và quản lý thay đổi, mỗi kỹ năng đều đóng góp vào sự nghiệp thành công. Diploma Quản trị Kinh doanh ABE cung cấp một lộ trình học tập toàn diện để phát triển các năng lực này, giúp học viên trở thành những nhà lãnh đạo có tầm nhìn, có khả năng tận dụng công nghệ để tạo ra giá trị kinh doanh bền vững và dẫn dắt tổ chức tiến lên trong kỷ nguyên số.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Diploma in Business Administration Study Manual SYSTEMS ANALYSIS The Association of Business Executives William House • 14 Worple Road • Wimbledon • London • SW19 4DD • United Kingdom Tel: + 44(0)20 8879 1973 • Fax: + 44(0)20 8946 7153 E-mail: [e-mail] © Copyright RRC Business Training © Copyright under licence to ABE from RRC Business Training abc All rights reserved No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, or by any means, electronic, electrostatic, mechanical, photocopied or otherwise, without the express permission in writing from The Association of Business Executives. ABE Diploma in Business Administration Study Manual SYSTEMS ANALYSIS Contents Study Title Page Unit Syllabus i 1 Information and Systems 1 Information and Data 3 Information Needs 3 Types of Information 5 Management Information 8 Systems Theory 10 Objectives of a System 12 A Basic Information System 13 Decision Support Systems 14 2 Computing within Organisations 16 The Development Life Cycle 18 Systems Analysis – Feasibility Study 20 Systems Analysis - Data Collection 25 3 Systems Development and Project Management Approaches to System Development 31 “Hard” and “Soft” Systems 36 Characteristics of a “Good” Systems Analysis Methodology 38 Selecting an Appropriate Methodology 41 Management of Change 41 Project Management 44 Problems During Development 46 Rules of Project Management 48 Specific Development Controls 49 Control Techniques 50 4 System Specification The Development Life Cycle 59 Specification of Requirements 62 The Personnel Involved 65 Systems Investigation 71 The Feasibility or Initial Study 79 Using Consultants 84 5 System Design Logical and Physical Design 88 The Design Stage 89 System Design Specification 92 Design Considerations 93 Human-Computer Interface 96 6 Approaches to Systems Analysis and Design Structured Systems Analysis and Design Methodology 102 Working with Users 105 Rapid Application Development (RAD) 110 Joint Application Development (JAD) 110 Skilled Small Team Development 112 Prototyping 112 Computer Aided Software Engineering (CASE) 114 7 Data Flow Diagrams System Definition 118 Structured Systems Analysis and Design Methodology (SSADM) 118 Data Flow Diagrams (DFDs) 119 Drawing Data Flow Diagrams 123 Advantages and Disadvantages of DFDS 124 Worked Examples 125 8 Data Modelling Entity-Relationship Models (Or Logical Data Structures) 128 Worked Example 131 Data Dictionaries 133 Case Tools 135 Normalisation 136 Fitting The Techniques Together 138 9 Entity Life Histories ELH Notation 142 Interrelationship Between The DFD, Entity-Relationship Model 148 And The ELH. Worked Example 148 10 Standards and Documentation The Role and Scope of Standards 152 The Standards Manual 155 Other Documentation 156 Using Standard Forms 158 11 Systems Implementation The Implementation Process 162 User Involvement 165 Changeover Strategies 165 Post-Implementation Reviews 171 Training 175 12 System Maintenance and Security Monitoring 180 Systems Maintenance 181 Database Maintenance 182 System Enhancements 183 Need for System Security 184 Security Measures 187 i Diploma in Business Administration – Part 2 Systems Analysis Syllabus Aims 1. To give students an understanding of the tasks involved in designing a new information system to meet an organisation’s specific requirements.

To enable students to create the major models used in the analysis and design of information systems. To enable students to contribute towards the design of an organisation’s information system taking into consideration the technological and human aspects of the design. Programme Content and Learning Objectives After completing the programme, the student should be able to: 1. Information systems: background and theory
Understand the development of systems analysis over the past century.

Understand how a system may be defined and its attributes identified.
Understand how information may be defined and its attributes identified. The systems analysis and design framework
Understand the need for and the logic of the Systems Development Life Cycle (SDLC). Structures systems analysis and design
Understand the need for a more thorough analysis of systems by the use of various structured approaches known under the generic term of Structured Systems Analysis (SSA).

Systems analysis tools and techniques: the process model
Understand the reason for, and creation of, Data Flow Diagrams (DFDs). Systems analysis tools and techniques: the entity model
Understand the reason for, and creation of, entity relationship diagrams/models (ERDs/ERMs). Systems analysis tools and techniques: the behavioural model.
Understand the reason for, and creation of, Entity Life Histories (ELHs).

© Copyright ABE ii 7. Systems analysis tools and techniques: CASE tools
Understand the need for Computer Aided Systems Engineering (CASE) tools in the work of a systems analyst.
Understand the use of prototyping techniques in the reduction of a system’s development time. Cross life cycle tasks
Understand the need for the tools and techniques of project management, fact finding, documentation, quality management, interpersonal and presentation skills.

Method of Assessment By written examination. The pass mark is 40%. Time allowed 3 hours. The question paper will contain: Eight questions from which the candidate will be required to answer any four.

All questions carry 25 marks. Reading List Essential Reading
Yeates, D. Systems Analysis and Design; Pitman Publishing
Robinson, B. System Analysis Techniques; International Thomson Computer Press Additional Reading
Lucey, T.

Management Information Systems, 8th Edition; DP Publications
Weaver, P. Practical SSADM V4; Pitman Publishing
Laudon, K. Management Information Systems, 5th Edition; Prentice Hall (see chapter 11 in particular) © Copyright ABE 1 Study Unit 1 Information and Systems Contents Page A. Information and Data 3 B.

Information Needs 3 Role of Managers 3 How Much Detail is Needed? 4 Timeliness 4 Accuracy 4 Rarity 5 Quality of Information 5 C. Types of Information 5 Operating Information 6 Management Information 7 Trigger Information 7 Background Information 8 D. Management Information 8 Regular Reports 8 On-Demand Reports 8 Ad-Hoc Reports 8 Exception Reports 9 Analyses 9 Forecasting 9 E. Systems Theory 10 System Properties 10 Probabilistic and Deterministic 11 Open and Closed 11 Quantitative and Qualitative 12 (Continued over) © Licensed to ABE 2 Information and Systems F.

Objectives of a System 12 Necessity for an Overriding Objective 12 Objectives of a Wider Context 12 How Objectives are Created 13 G. A Basic Information System 13 H. Decision Support Systems 14 Decision Theory 14 Role of Computer Systems 14 MIS, EIS and DSS 15 © Licensed to ABE Information and Systems 3 A. INFORMATION AND DATA It is important that you understand the difference between information and data.

Data is raw facts; for example, a group of figures, a list of names and such like. By itself, data tells us nothing. Consider the following numbers: 212 263 189 220 In that form, the numbers could have a thousand different meanings. But if we add £ to the figures: £212 £263 £189 £220 We can now see that they are monetary values.

If we add some dates: January = £212 February = £263 March = £189 April = £220 Now we see that they demonstrate some kind of trend. Alternatively: 212 screws, 263 brackets, 189 plugs, 220 bolts. In this version we see that they are items on an order form. We could rearrange the figures, we could add them up, find their differences, join them together and so on.

Only when the figures have been further processed do they tell us something. They then convey information. Information is raw data processed so as to convey a new meaning. Theoretically, once we learn that new meaning, the information reverts to data, but in practice we continue to regard it as information.

INFORMATION NEEDS In organisations, information is required as the basis of taking action – essentially by managers. Role of Managers Managers normally have two roles ! decision maker; and ! controller. Stated simply, the processes involved in these roles is for managers to make a decision, check the outcome and either confirm or modify the decision in the light of events. This is a standard control process, involving five stages: (a) Establish a plan.

(b) Record the plan. © Licensed to ABE 4 Information and Systems (c) Implement the plan. (d) Compare actual performance with the plan. (e) Evaluate and decide further action.

You will readily see that information is needed at (a) in order to establish the plan, and at (d) to see how things are working out. There is a constant flow of information. How Much Detail is Needed? Now that we understand what information is, it is appropriate to gain further understanding of this information. First of all, what level of detail is needed? Clearly this depends on the recipient or receiver of the information.

For example, the shop manager may need the daily sales total, whereas area office may only need weekly totals. On the other hand, head office may only be interested in monthly totals. We should only provide as much information as is actually required. “The more detail, the more information” is not necessarily true.

Were head office provided with daily totals by each store, the “information” would simply be a mass of data requiring further processing before becoming information. Therefore, although a mass of data is needed from which to draw the information, the detail being passed to managers should be no more than they require. Information must be relevant to the purpose for which it is being used. Users should be provided with the minimum of information which will satisfy their needs.

This is quite easy to achieve with computers, and information reports can be formatted according to individual user requirements. Timeliness “Information should be available instantly.” This is possibly true at operating level, where the time- steps can be very short – for example, spoilage rate information on a production line needs to be readily available in order to check immediately on any deficiency as it arises. At managerial level, however, there is usually a longer thinking and decision time available, and so the need for immediate information is not necessarily valid. The aim must be to provide timely information – that is, information at the time it is required.

We can therefore say that information must be provided within a time-scale which enables it to be used effectively by management. Accuracy A high level of accuracy is usually achieved only at a high cost. Managers must be made aware of the cost impact if they specify very accurate information needs. Often slightly less accurate but sufficient information can be provided at a greatly reduced cost and it may also be more up-to-date.

Note the difference between accuracy and precision. Sales figures could be computed to the nearest penny, pound or thousand pounds – i. calculated to different levels of precision. However, if the data has been incorrectly entered, or the calculations carried out incorrectly, the resulting total will be inaccurate (wrong).

Another type of inaccuracy is when approximate sales figures are collected because it would be much later in the month before exact figures were available. It is here that a compromise is made between accuracy and timeliness. This compromise is important and we can think of a further example involving quotations for a proposed new product. Imagine the situation being one where the quotations are urgently required © Licensed to ABE Information and Systems 5 and yet 100% of supporting data is not known.

In such cases, a 5% error margin may well be acceptable as a compromise in facilitating the progress of the quotations to the customer. Rarity Exception reporting draws the attention of users to changes in the situation. It avoids the need for managers to wade through long lists, looking for the one vital piece of information. But who decides what is exceptional and how do they decide? When a system is being designed, careful thought must be given to this aspect and the ability to alter the parameters which denote exceptions should be built into the system.

Management by exception is an important approach which, if used correctly, can greatly increase the effectiveness of management. What criteria constitute “exceptions” must be regularly reviewed, so that they do not become outdated and thereby provide inaccurate reporting for consideration and actioning by management.