Chương 1 Công ước UNIDROIT 1988 còn bổ sung thêm một chức năng nữa của hoạt động Factoring là tài trợ cho người bán bao gồm cho vay lẫn việc ứng tiền thanh toán trước. Quản lý sổ sách kế toán bán hàng Để thực hiện chức năng này, các nhà Factor đã xây dựng một cơ chế thực hiện hoạt động khá chặt chẽ: - Trước khi chuyển giao sổ sách kế toán cho các nhà Factor, nhà cung cấp phải chuẩn bị tất cả những hóa đơn chưa thanh toán và các chứng từ có liên quan được phân loại theo từng khách hàng. - Sau khi tập trung các bản sao hóa đơn và lập bảng kê chuyển nhượng quyền sở hữu các hóa đơn, nhà cung cấp chuyển giao các giấy tờ đó cho nhà Factor. Nhà Factor sau khi chấp nhận bảng danh mục, họ tiếp nhận quản lý các khoản nợ này, nhà cung cấp phải chuyển trả cho nhà Factor tất cả các khoản tiền mà người mua đã ký quỹ hoặc thanh toán trước cho nhà cung cấp.
Nhà Factor duy trì sổ sách bán hàng cho từng khách hàng riêng biệt. Sổ sách bán hàng được duy trì bằng các phương thức sau: - Phương thức thu nợ riêng biệt (Open- item method): Mỗi khoản phải thu được phản ánh bằng một đơn vị riêng biệt tương ứng. Ưu điểm của phương thức thu nợ riêng biệt là cho phép nhà Factor kiểm soát tốt hơn từng khoản phải thu cụ thể. - Phương thức số dư (Balancing method): Các khoản nợ được ghi chép theo trật tự thời gian đến hạn, việc thu nợ diễn ra theo định kỳ căn cứ vào số dư tích lũy ròng cuối kỳ.
Dịch vụ thu nợ Đối với phương thức thanh toán trả chậm, người bán cho phép người mua chậm thanh toán sau khi họ đã nhận được hàng hóa. Điều này làm cho bên bán gặp một số khó khăn như vừa phải theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh vừa phải tổ chức hệ thống theo dõi thu nợ. Hoạt động Factoring với chức năng thu hộ sẽ thay người bán đi đòi nợ người mua, nhờ đó người bán có nhiều thời gian tập trung sản xuất kinh doanh. Quá trình thu nợ của nhà Factor gồm các bước sau: - Nhà Factor gửi bản sao kê các khoản phải thu chưa đến hạn cho người mua và gửi lệnh thu nợ khi đến hạn.
6 - Khoản phải thu đã quá hạn một số ngày nhất định, thì nhà Factor phải hối thúc việc trả nợ bằng thư, điện thoại, hoặc gặp gỡ trực tiếp người mua để thảo luận về vấn đề trả nợ. - Nhà Factor tiến hành các thủ tục pháp lý đối với các khoản nợ quá hạn được điều chỉnh bởi các nguồn luật như hối phiếu, séc, kỳ phiếu. Trong một số trường hợp, người mua có thể từ chối thanh toán do có tranh chấp với người bán và gia hạn một thời gian nhất định để người bán và người mua giải quyết tranh chấp. Quá thời hạn nêu trên, nếu tranh chấp không được giải quyết thì nhà Factor quay sang truy đòi người bán.
Tài trợ ngắn hạn Nhà Factor thường ứng trước một tỷ lệ phần trăm trên tổng số tiền phải thu cho khách hàng ngay khi mua các khoản phải thu, phần còn lại có chức năng dự phòng rủi ro. Đặc biệt khi được hưởng Factoring miễn truy đòi thì đây không còn là khoản ứng trước đơn thuần mà là khoản bán hết món nợ đó cho nhà Factor và doanh nghiệp không phải hoàn lại khoản nợ trong trường hợp người mua không thanh toán. Thông qua hình thức tài trợ này, doanh nghiệp có thể giải phóng các khoản nợ của người mua và có điều kiện sử dụng vốn có hiệu quả hơn từ việc bán các hóa đơn. Dịch vụ tư vấn Khi bán hàng cho người mua, nhà cung cấp phải đối mặt với rất nhiều rủi ro.
Tham gia vào nghiệp vụ Factoring họ sẽ được nhà Factor tư vấn bởi khi nhận được lời đề nghị thực hiện Factoring từ nhà cung cấp thì các nhà Factor sẽ có những điều tra uy tín tín dụng của người mua, thông tin về thị trường nước người mua. Từ đó họ có thể tư vấn cho nhà cung cấp là có nên bán hàng theo phương thức ghi sổ hay không, số tiền là bao nhiêu. Hơn nữa nhà Factor sẽ quyết định có mua lại hóa đơn bán hàng hay không. Mua lại trên cơ sở có truy đòi hay miễn truy đòi? Việc tư vấn này đơn thuần chỉ là một dịch vụ hỗ trợ khách hàng, không gắn trách nhiệm của nhà Factor với những điều họ tư vấn, dịch vụ này thực hiện hay không là hoàn toàn tùy thuộc vào nhà cung cấp.
Dịch vụ bảo hiểm rủi ro Trong hoạt động thương mại người bán gặp nhiều khó khăn trong việc liên lạc với người mua vì khoảng cách địa lý, ngôn ngữ, hệ thống pháp luật,…Từ đó khả năng 7 rủi ro thanh toán càng cao. Để hạn chế rủi ro này người bán có thể bán các khoản phải thu của mình cho các đơn vị Factor, và như vậy có thể chuyển giao rủi ro sang cho họ. - Dịch vụ bảo hiểm mọi rủi ro Khi tham gia vào dịch vụ này, nhà cung cấp phải trả một khoản phí rất cao. Những dịch vụ bảo hiểm rủi ro mà nhà Factor cung cấp thường khá đa dạng từ đơn giản như cung cấp các dữ liệu cơ bản trên bảng tổng kết tài sản đến việc nghiên cứu sự biến động của cả nền kinh tế, đáp ứng mọi nhu cầu thông tin của nhà cung cấp.
Dịch vụ này đưa ra cạnh tranh khá mạnh với các hãng bảo hiểm. Trong khi các hãng bảo hiểm chỉ bồi thường một phần khoản nợ không thu được thì nhà Factor lại đảm bảo bồi thường 100% mà phí đôi khi lại thấp hơn vì khoản nợ được mua bảo hiểm thường là các khoản nợ xấu, có nguy cơ không thu hồi được, còn nghiệp vụ Factoring lại được thực hiện khi có khách hàng yêu cầu. - Bảo hiểm rủi ro trong hạn mức Khi khoản phải thu đã được mua bán theo điều kiện miễn truy đòi, nhà Factor thiết lập một hạn mức tín dụng hoặc xác định một giới hạn tối đa mà người bán được phép bán chịu cho người mua. Hạn mức tín dụng hay giới hạn bán chịu phụ thuộc vào vị thế tài chính, uy tín thanh toán của người mua và giá trị hàng hóa mua bán.
Để xác định mức độ tín nhiệm của người mua, nhà Factor thường dựa vào: hệ số tín nhiệm và các báo cáo, báo cáo của ngân hàng và tổ chức thương mại, phân tích báo cáo tài chính, lịch sử trả nợ trước đây và khảo sát khách hàng. Xuất phát từ việc nghiên cứu một cách kĩ lưỡng tình hình của người mua để đưa ra một hạn mức hợp lý, nhà Factor sẽ hạn chế được rủi ro không thanh toán từ phía người mua và nhà Factor cũng chỉ chịu trách nhiệm đối với hạn mức đưa ra. Trên thực tế không phải lúc nào Factoring cũng hội tụ đầy đủ các chức năng trên, điều này tùy thuộc vào sản phẩm Factoring mà nhà Factor cung cấp cho khách hàng. Phân loại Factoring 1.
Theo phạm vi hoạt động địa lý - Factoring nội địa (Domestic Factoring): Là Factoring chỉ giới hạn trong biên giới một quốc gia, dựa trên hợp đồng mua, bán hàng, trong đó bên bán hàng và bên mua hàng là người cư trú theo quy định của pháp luật về ngoại hối. 8 - Factoring quốc tế (International Factoring): Là Factoring liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau, dựa trên hợp đồng xuất nhập khẩu. Điểm khác biệt giữa Factoring quốc tế so với Factoring nội địa là khi thực hiện Factoring quốc tế thường có sự tham gia của hai nhà Factor ở hai nước có quan hệ đại lý với nhau để cung cấp dịch vụ cho nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu. Theo phạm vi trách nhiệm đối với rủi ro - Factoring có truy đòi (Recourse Factoring): Nếu các khoản phải thu (đã được chuyển nhượng) đến hạn mà Factor- Nhà tài trợ không đòi được thanh toán từ người mua hàng, họ có quyền đòi lại số tiền đã ứng trước cho người bán hàng.
- Factoring miễn truy đòi (Non-recourse Factoring): Factor- nhà tài trợ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với rủi ro không thu được tiền thanh toán. Factor- nhà tài trợ không có quyền đòi lại số tiền ứng trước cho người bán hàng và còn phải thanh toán phần còn lại của hóa đơn. Theo phạm vi áp dụng hoạt động Factoring đối với số lượng các hóa đơn của một người bán hàng cụ thể - Factoring toàn bộ (Whole Factoring): áp dụng hoạt động Factoring đối với toàn bộ các hóa đơn thương mại phát hành ra của một người bán hàng. - Factoring một phần (Partial Factoring): áp dụng hoạt động Factoring đối với một số các hóa đơn phát hành của người bán hàng đòi tiền một số người mua hàng cụ thể.
Theo phạm vi giao dịch của Nhà tài trợ với người mua - Factoring công khai (Disclose Factoring): Người bán giao hàng cho người mua và nhận tiền ứng trước từ Factor- nhà tài trợ. Sau đó, người mua trả tiền hàng cho Factor- nhà tài trợ này. - Factoring kín (Confidential/ Undisclosed Factoring): Người bán giao hàng cho người mua, nhận tiền ứng trước từ Factor- Nhà tài trợ. Người mua trả tiền cho người bán hàng như thông lệ.
Sau đó, người bán chuyển số tiền này cho Factor- Nhà tài trợ. Các dạng Factoring khác thường gặp trong thực tế - Factoring có kỳ hạn (Maturity Factoring): Nhà Factor- Nhà tài trợ xuất khẩu không thanh toán cho nhà xuất khẩu tại thời điểm mua các khoản phải thu mà hai bên thỏa thuận kỳ hạn thanh toán bình quân (kỳ hạn) cho các khoản phải thu. - Factoring thông thƣờng (Conventional Factoring): Ngoài hai chức năng là quản lý và đảm nhận rủi ro thanh toán, nhà Factor- Nhà tài trợ xuất khẩu còn thực hiện chức năng tài trợ ứng trước cho nhà xuất khẩu một phần giá trị khoản phải thu theo một tỷ lệ nhất định. Khoản tài trợ ứng trước này được tính lãi theo số ngày tài trợ thực tế, với mức lãi suất thường cao hơn mức lãi suất thị trường.
Quy trình hoạt động Factoring 1. Quy trình hoạt động Factoring một hệ thống Quy trình thực hiện nghiệp Factoring một hệ thống chủ yếu được áp dụng cho Factoring nội địa, hay có nghĩa là các bên tham gia đều nằm trong phạm vi lãnh thổ của một quốc gia.1: Quy trình hoạt động Factoring một hệ thống Trong đó: (1): Người bán giao hàng bán chịu cho người mua. (2): Người bán bán lại các khoản phải thu cho nhà Factor và thông báo cho người mua biết. (3): Nhà Factor trả ngay cho người bán một tỷ lệ % nhất định giá trị hóa đơn sau khi đã trừ đi khoản hoa hồng, phí dịch vụ và lãi suất.
(4): Nhà Factor tiến hành các thủ tục đòi tiền người mua.