Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp tập trung giải quyết bài toán nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu trong bối cảnh thương mại quốc tế có nhiều biến động vào đầu năm 2020. Dưới tác động của dịch viêm đường hô hấp cấp Covid-19, nền kinh tế - xã hội Việt Nam cùng các đối tác thương mại trọng yếu như Trung Quốc, Hàn Quốc, Hoa Kỳ phải đối mặt với nhiều khó khăn, dẫn đến kim ngạch xuất nhập khẩu suy giảm và ngành vận tải quốc tế cắt giảm đáng kể số lượng tàu biển hoạt động. Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận có quy mô vừa và nhỏ như Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới (New Way Logistics), dù bộ máy tinh gọn giúp duy trì sự linh hoạt, song áp lực cạnh tranh gay gắt trên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải tối ưu hóa năng lực vận hành, hạn chế sai sót nghiệp vụ nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh. Từ thực tiễn hai tháng thực tập trực tiếp tại bộ phận chứng từ xuất khẩu, tác giả đã chỉ ra các hạn chế trong quá trình xử lý chứng từ và xác định yêu cầu cấp thiết của việc chuẩn hóa quy trình.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể qua bốn nhiệm vụ:

  1. Tìm hiểu khái quát về tổ chức bộ máy và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới.
  2. Hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận hàng hóa xuất khẩu.
  3. Phân tích thực trạng quy trình nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu tại doanh nghiệp.
  4. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận tại đơn vị thực tập.

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp của đề tài là quy trình chứng từ vận tải giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới. Phạm vi nghiên cứu được xác định:

  • Không gian: Hoạt động nghiệp vụ tại bộ phận chứng từ (Docs) của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới (trụ sở tại số 42, Đường số 10, KDC Vạn Phúc 1, Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh).
  • Thời gian: Dữ liệu hoạt động kinh doanh, cơ cấu tổ chức và thực trạng luân chuyển chứng từ trong giai đoạn 2017 – 2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng khung lý thuyết dựa trên các chuẩn mực pháp lý quốc tế và quy định pháp luật thương mại hiện hành của Việt Nam:

  • Khái niệm về dịch vụ giao nhận và người giao nhận được viện dẫn từ Quy tắc mẫu của Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế (FIATA) và Điều 233 (Mục 4) Luật Thương mại năm 2005. Khái niệm hoạt động xuất khẩu căn cứ theo Khoản 1 Điều 28 Luật Thương mại năm 2005.
  • Cơ sở pháp lý về thủ tục hải quan xuất khẩu dựa trên Điều 16 Luật Hải quan và các quy định hướng dẫn tại Nghị định số 12/2006/NĐ-CP ngày 23/01/2006 của Chính phủ.
  • Khung quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gồm 11 bước tiêu chuẩn được kế thừa từ công trình Quản trị Xuất nhập khẩu của GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2010).
  • Hệ thống quy định chứng từ ngoại thương áp dụng các quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) gồm UCP 500 và UCP 600, trực tiếp điều chỉnh các chứng từ: Hóa đơn thương mại (Điều 37 UCP 500, Điều 18 UCP 600), Phiếu đóng gói hàng hóa (Điều 20, 21, 39, 43, 46 UCP 500; Điều 14, 17 UCP 600), Vận đơn đường biển (Điều 23, 30, 31, 32, 33 UCP 500; Điều 20 UCP 600) và Chứng từ bảo hiểm (Điều 34, 35, 36 UCP 500; Điều 28 UCP 600).

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa lý luận và khảo cứu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Phương pháp thống kê, tổng hợp và so sánh: Sử dụng số liệu thứ cấp do Phòng Hành chính và Phòng Kế toán tài vụ cung cấp để phân tích biến động lao động, nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019.
  • Phương pháp phân tích và suy luận logic: Đánh giá mối quan hệ tương hỗ giữa các bộ phận trong luồng thông tin chứng từ xuất khẩu.
  • Phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình (case study): Khảo sát trực tiếp một lô hàng xuất khẩu cụ thể bằng đường biển của khách hàng doanh nghiệp để đối chiếu giữa mô hình lý thuyết và thực tiễn xử lý của nhân viên chứng từ.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu tài chính nội bộ, hồ sơ chứng từ nghiệp vụ lưu trữ tại máy tính và tủ hồ sơ của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới, kết hợp thông tin trích xuất từ phần mềm hải quan điện tử ECUS/VNACCS cùng hệ thống khai báo trực tuyến của hãng tàu quốc tế OOCL.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới

Chương này phác thảo tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức và năng lực kinh doanh của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới (tên giao dịch quốc tế: New Way Transportation And Logistics Company Limited). Doanh nghiệp được thành lập năm 2017, người đại diện theo pháp luật là ông Nguyễn Tiến Lợi. Lĩnh vực hoạt động cốt lõi gồm dịch vụ vận chuyển quốc tế, khai thuê hải quan, cho thuê container và dịch vụ vận tải nội địa.

Cơ cấu quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến với Giám đốc, Phó Giám đốc chỉ đạo ba khối chức năng: Phòng Hành chính, Phòng Kế toán tài vụ và Phòng Kinh doanh. Trong đó, Phòng Kinh doanh được chia tách thành bốn bộ phận nghiệp vụ chuyên sâu: Bộ phận chứng từ (Docs), Bộ phận kinh doanh (Sales), Bộ phận giao nhận (Ops) và Bộ phận hỗ trợ (Cus).

Về nguồn nhân lực, tính đến năm 2019 công ty có tổng cộng 36 nhân sự. Tác giả tổng hợp cơ cấu lao động cụ thể qua bảng số liệu:

Bộ phận / Vị trí Tổng số Trình độ Đại học Trình độ Cao đẳng Trình độ Trung cấp Độ tuổi 22 - 30 Độ tuổi trên 30 Giới tính Nam Giới tính Nữ
Giám đốc 1 1 0 0 0 1 1 0
Phó Giám đốc 1 1 0 0 0 1 1 0
Nhân viên hành chính 2 1 1 0 2 0 0 2
Nhân viên chứng từ (Docs) 12 5 7 0 8 4 2 10
Nhân viên kinh doanh (Sales) 10 3 7 0 8 2 6 4
Nhân viên giao nhận (Ops) 6 0 4 2 6 0 6 0
Nhân viên hỗ trợ (Cus) 2 1 1 0 2 0 0 2
Nhân viên kế toán 2 1 1 0 2 0 0 2
Tổng cộng 36 13 21 2 28 8 16 20

Cơ cấu nguồn vốn và kết quả kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019 thể hiện sự thay đổi về chiến lược tài chính:

Chỉ tiêu tài chính Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 So sánh 2018/2017 (%) So sánh 2019/2018 (%)
Vốn chủ sở hữu (tỷ đồng) 11,02 12,23 8,14 +10,98 -33,44
Nợ phải trả (tỷ đồng) 1,80 2,55 3,24 +41,67 +27,06
Tổng nguồn vốn (tỷ đồng) 12,82 14,78 11,38 +15,29 -23,00
Doanh thu thuần (tỷ đồng) 10,22 12,03 7,62 +17,71 -36,66
Chi phí hoạt động (tỷ đồng) 10,01 11,70 7,08 +16,88 -39,49
Lợi nhuận sau thuế (tỷ đồng) 0,21 0,33 0,54 +57,14 +63,64

Năm 2019 ghi nhận sự sụt giảm doanh thu 36,66% (tương ứng giảm 4.410.198.000 VNĐ) do công ty chủ động thu hẹp các đơn hàng đại trà có rủi ro cao, chuyển trọng tâm sang phân khúc khách hàng tiềm năng mang lại biên lợi nhuận lớn (như Manuchar, Intimex, Target, Rich Moon). Nhờ mức giảm chi phí 39,49% (giảm 4.620.330.000 VNĐ), lợi nhuận sau thuế năm 2019 tăng trưởng 63,64% (tương ứng tăng 210.012.000 VNĐ). Tuy nhiên, đơn vị đối mặt với sức ép cạnh tranh từ các đối thủ lớn như Duong Minh Logistics, Minh Phuong Logistics, Nhat Viet Logistics và còn bộc lộ điểm yếu ở các dịch vụ có giá trị gia tăng thấp.

Chương 2: Lý thuyết về nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận hàng hóa xuất khẩu

Nội dung chương 2 chuẩn hóa hệ thống kiến thức nền tảng về hoạt động giao nhận vận tải quốc tế. Tác giả phân tích nghĩa vụ kép của người giao nhận:

  • Khi đại diện người gửi hàng: Đảm nhận xử lý phương án vận chuyển, tư vấn giá cước xuất khẩu, lưu kho, khai báo hải quan, thanh toán cước phí và theo dõi luồng hàng.
  • Khi đại diện người nhận hàng: Giám sát lộ trình, tiếp nhận Lệnh giao hàng (D/O) từ hãng tàu, tiến hành thủ tục hải quan nhập khẩu, thanh toán các khoản phí liên quan và điều phối hàng về kho đích.

Khóa luận trình bày quy trình 11 bước trong tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân:

  1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của Nhà nước (xin giấy phép xuất khẩu).
  2. Thực hiện công việc giai đoạn đầu của khâu thanh toán.
  3. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu.
  4. Kiểm tra hàng xuất khẩu (phẩm chất, số lượng, trọng lượng, kiểm dịch).
  5. Làm thủ tục hải quan theo Điều 16 Luật Hải quan.
  6. Thuê phương tiện vận tải.
  7. Giao hàng cho người vận tải (đường biển, đường hàng không, đường sắt hoặc đường bộ).
  8. Mua bảo hiểm hàng hóa theo các điều kiện thương mại Incoterms.
  9. Lập bộ chứng từ thanh toán gửi ngân hàng.
  10. Giải quyết các khiếu nại phát sinh.
  11. Thanh lý hợp đồng ngoại thương.

Chương này cũng phân loại cấu trúc và chức năng của các chứng từ căn bản: Phiếu đóng gói (Packing List), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn đường biển (Bill of Lading - gồm ba chức năng: biên lai nhận hàng, bằng chứng hợp đồng chuyên chở và chứng từ xác nhận quyền sở hữu), Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (C/W) và Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate). Đồng thời, chương 2 xác định rõ trách nhiệm của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (DOCS) trong việc tạo lập HBL, khai báo VGM, truyền dữ liệu E-manifest, lập Debit Note và duy trì tính chính xác của dữ liệu chứng từ trước pháp luật.

Chương 3: Thực trạng quy trình nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới

Chương 3 là phần cốt lõi của khóa luận, mô tả chi tiết quy trình 13 bước trong chuỗi nghiệp vụ chứng từ vận tải đường biển đang vận hành tại New Way Logistics. Để minh chứng thực tế, tác giả phân tích xuyên suốt hồ sơ của một lô hàng xuất khẩu cụ thể:

  • Khách hàng (Shipper): Công ty TNHH Manuchar Việt Nam.
  • Cảng xếp hàng (POL): Cát Lái (Thành phố Hồ Chí Minh).
  • Cảng dỡ hàng (POD): Colombo (Sri Lanka).
  • Mặt hàng: Sodium sulphate (Natri sunfat dạng chất rắn).
  • Số lượng: 17 container loại 20 feet (17x20DC).
  • Tổng trọng lượng: 27.000 kg.
  • Thời gian dự kiến khởi hành ban đầu (ETD): 23/03/2020.

Trình tự luân chuyển chứng từ được thực hiện qua 13 bước nghiệp vụ:

  • Bước 1: Nhận đơn đặt hàng. Nhân viên Sales chốt biểu phí và thỏa thuận vận chuyển với Manuchar Việt Nam, sau đó chuyển giao thông tin lô hàng sang nhân viên hỗ trợ (Cus).
  • Bước 2: Tiến hành booking. Nhân viên Cus gửi yêu cầu đặt chỗ. Tùy thuộc hãng tàu, nhân viên thực hiện trên website trực tuyến (như OOCL, ONE, HPL, CNC, CMA-CGM, COSCO, KMTC, MAERSK) hoặc gửi thư điện tử (như YM, CCL, PANCON, HMM, SITC). Với lô hàng này, thao tác được thực hiện trực tiếp trên cổng thông tin hãng tàu OOCL, sau đó gửi mail kèm mã booking cho nhân viên kinh doanh của hãng tàu OOCL để xin cấp chỗ sớm.
  • Bước 3: Gửi booking confirmation cho khách hàng. Sau khi nhận xác nhận đặt chỗ, nhân viên chứng từ trích xuất các mốc hạn quan trọng (Closing time, hạn lấy vỏ container rỗng, SI cut-off time, VGM cut-off time) và chuyển tiếp bằng email cho khách hàng.
  • Bước 4: Theo dõi kế hoạch đóng hàng. Nhân viên thường xuyên liên lạc cập nhật tiến độ lấy container và hạ bãi của khách hàng nhằm tránh phát sinh phí lưu bãi quá hạn miễn phí (free time) hoặc trễ cắt máng; đồng thời theo dõi sát lịch trình vận hành của hãng tàu.
  • Bước 5: Tiếp nhận SI và VGM. Manuchar Việt Nam cung cấp Chi tiết vận đơn (Shipping Instruction - SI) và Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ (VGM) kèm danh mục số container, số niêm chì (seal) trước hạn định.
  • Bước 6: Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý. Nhân viên chứng từ nhập dữ liệu lô hàng vào tập tin Excel "Booking report", cập nhật "File theo dõi lịch tàu chạy" trên máy tính và tạo thư mục số hóa riêng theo từng khách hàng.
  • Bước 7: Lên Bill of Lading. Nhân viên chứng từ thực hiện nghiệp vụ submit SI trên hệ thống điện tử của OOCL để nhận Master Bill (MBL) nháp. Bản nháp được đối soát kỹ lưỡng và chuyển cho khách hàng xác nhận. Trong trường hợp khách hàng ủy thác, công ty sẽ phát hành House Bill (HBL).
  • Bước 8: Xử lý phát sinh (Revise booking và Revise B/L). Lô hàng thực tế phát sinh các biến cố vận tải:
    • Revise booking lần 1: OOCL thông báo kẹt cảng tại Singapore, tàu CARDIFF TRADER 031S (dự kiến rời Cát Lái ngày 23/03/2020) không thể khởi hành theo kế hoạch. Nhân viên chứng từ phải xin chuyển đổi sang tàu APL SENTOSA 0TUC1S1MA khởi hành từ cảng Cái Mép ngày 22/03/2020 đi thẳng đến Colombo.
    • Revise booking lần 2: Kế hoạch khai thác tiếp tục thay đổi, hãng tàu điều chuyển lô hàng sang tàu OOCL DALIAN 045N rời Cái Mép ngày 22/03/2020, chuyển tải tại Hồng Kông và dự kiến đến Colombo ngày 09/04/2020.
    • Revise B/L: Khách hàng Manuchar yêu cầu sửa đổi chi tiết mô tả hàng hóa trên vận đơn, nhân viên chứng từ phải gửi email đề nghị OOCL cập nhật và phát hành lại vận đơn sửa đổi trước hạn đóng hồ sơ để tránh phí phạt.
  • Bước 9: Lên tờ khai hải quan. Bộ phận giao nhận (Ops) tiếp nhận các chứng từ liên quan (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Certificate of Analysis) để khai báo hải quan trên phần mềm ECUS/VNACCS.
  • Bước 10: Hãng tàu phát hành B/L gốc. Khi tàu chính thức rời cảng theo ETD, nhân viên chứng từ liên hệ hãng tàu để lấy vận đơn gốc hoặc yêu cầu phát điện giao hàng nếu khách hàng lựa chọn hình thức giao hàng nhanh.
  • Bước 11: Thanh toán. Thông tin lô hàng được chuyển cho Phòng Kế toán tài vụ để lập Giấy báo nợ (Debit Note) thu cước và phí từ khách hàng, đồng thời quyết toán cước vận tải biển cho hãng tàu.
  • Bước 12: Gửi chứng từ bản gốc cho khách hàng/đại lý. Tùy theo thỏa thuận, doanh nghiệp giao bộ B/L gốc (gồm 3 bản gốc và 3 bản sao) qua bưu điện, hoặc sử dụng Surrendered B/L (phí phát điện giao hàng khoảng 50 USD) hay Seaway B/L để giải phóng hàng cho người nhận (Consignee: SRB Logistics Ceylon Pvt Ltd).
  • Bước 13: Lưu trữ chứng từ. Nhân viên in các chứng từ chính (Booking, SI, Debit Note, MBL, HBL) thành hồ sơ giấy lưu tại tủ tài liệu theo từng khách hàng, đồng thời sao lưu trên ổ đĩa máy tính.

Chương này chỉ rõ ưu điểm về tính chủ động, linh hoạt của bộ máy nhân sự khi giải quyết khủng hoảng lịch tàu, song cũng nêu rõ điểm hạn chế khi doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào việc quản lý dữ liệu phân tán bằng Excel, dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin khi khối lượng công việc tăng cao.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện quy trình chứng từ vận tải giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới

Trên cơ sở phân tích thực trạng, chương 4 đề xuất các nhóm giải pháp mang tính nghiệp vụ nhằm khắc phục các nút thắt trong quy trình chứng từ tại New Way Logistics:

  • Chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ và hạn chế sai sót: Thiết lập bảng kiểm tra chéo (checklist) bắt buộc đối với nhân viên chứng từ khi tiếp nhận SI từ khách hàng trước khi submit dữ liệu lên website hãng tàu. Giải pháp này giúp kiểm soát lỗi sai về quy cách hàng, trọng lượng và thông tin người nhận, giảm thiểu các khoản phí phạt do sửa chữa B/L sau khi tàu đã phát hành chứng từ.
  • Nâng cấp hệ thống thông tin quản lý nghiệp vụ: Thay thế việc theo dõi thủ công bằng các tập tin Excel rời rạc bằng việc triển khai phần mềm quản lý logistics tích hợp hoặc cơ sở dữ liệu dùng chung trên nền tảng đám mây có phân quyền. Hệ thống mới cần tích hợp tính năng tự động cảnh báo các mốc thời gian SI cut-off, VGM cut-off và Closing time để nhân viên chủ động nhắc nhở khách hàng.
  • Nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năng ngoại ngữ cho nhân viên: Tổ chức định kỳ các buổi đào tạo nội bộ về cập nhật văn bản pháp luật hải quan điện tử, quy tắc vận tải quốc tế và thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh nhằm phục vụ việc giao dịch trực tiếp trên cổng thông tin của các hãng tàu đa quốc gia.
  • Cải thiện cơ chế phối hợp liên phòng ban: Tối ưu hóa kênh liên lạc nội bộ giữa bộ phận Sales, Cus, Docs và Kế toán, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục phát hành Debit Note và đối soát thanh toán cước tàu để lấy B/L gốc đúng hạn.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại những kết quả cụ thể về mặt học thuật và thực tiễn vận hành:

  • Đã hệ thống hóa toàn diện 13 bước trong chuỗi quy trình chứng từ vận tải giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ, làm rõ luồng luân chuyển thông tin giữa Shipper, Forwarder, Hãng tàu (OOCL) và Hải quan.
  • Cung cấp số liệu thực chứng chi tiết về kết quả kinh doanh và cơ cấu tài chính giai đoạn 2017 – 2019 của Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới, ghi nhận tốc độ tăng trưởng lợi nhuận sau thuế năm 2019 đạt 63,64% dù doanh thu giảm 36,66% nhờ chiến lược tái cấu trúc tệp khách hàng.
  • Phân tích chi tiết quy trình xử lý biến cố thực tế thông qua hồ sơ lô hàng 17x20DC natri sunfat của khách hàng Manuchar Việt Nam, minh chứng cách thức xử lý hai lần điều chỉnh lịch tàu (Revise Booking) do kẹt cảng và thay đổi mô tả hàng trên vận đơn (Revise B/L) mà vẫn bảo đảm hàng hóa được vận chuyển an toàn đến cảng Colombo.
  • Đóng góp so với các nghiên cứu lý thuyết chung: Khóa luận không dừng lại ở mô hình 11 bước khái quát của GS. TS. Đoàn Thị Hồng Vân mà đi sâu mô tả chi tiết các thao tác kỹ thuật thực tế (submit SI trên cổng web hãng tàu, quản lý booking report, vận đơn điện tử) và đề xuất các giải pháp bám sát thực trạng quản trị dữ liệu của một doanh nghiệp forwarder trẻ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận ghi nhận một số hạn chế gắn liền với điều kiện nghiên cứu:

  • Phạm vi nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở hoạt động chứng từ vận tải đường biển dành cho hàng nguyên container (FCL) xuất khẩu tại bộ phận Docs của New Way Logistics, chưa khảo sát mảng hàng lẻ (LCL), hàng nhập khẩu cũng như các phương thức vận chuyển hàng không và đường bộ.
  • Thời gian thực tập trực tiếp của tác giả giới hạn trong hai tháng (năm 2020), trùng với giai đoạn đầu bùng phát dịch Covid-19, do đó việc tiếp cận dữ liệu dài hạn và đo lường tác động của các giải pháp đề xuất chưa thể thực hiện một cách toàn diện.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được mở rộng theo các hướng:

  • Mở rộng phạm vi phân tích sang toàn bộ quy trình chứng từ hàng nhập khẩu và vận tải đa phương thức tại doanh nghiệp.
  • Nghiên cứu định lượng chi tiết về chi phí triển khai hệ thống phần mềm quản lý logistics chuyên biệt (ERP/Logistics Software) nhằm đánh giá tính khả thi tài chính khi thay thế hoàn toàn công cụ quản lý thủ công Excel.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tư liệu hữu ích đối với:

  • Sinh viên các ngành Logistics và Quản lý Chuỗi cung ứng, Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế và Thương mại: Khóa luận đóng vai trò như một tài liệu thực hành nghiệp vụ chi tiết, giúp người học tiếp cận trọn vẹn bộ chứng từ thực tế (MBL, HBL, SI, VGM, Booking Confirmation, Debit Note) và hình dung trực quan cách thức làm việc giữa nhân viên forwarder với hãng tàu quốc tế.
  • Nhân viên mới gia nhập bộ phận Chứng từ (DOCS) và Hỗ trợ khách hàng (CUS) tại các công ty logistics vừa và nhỏ: Cung cấp tài liệu tham khảo về các biểu mẫu theo dõi vận tải (Booking report, file theo dõi tàu chạy) và quy trình xử lý tình huống khi gặp sự cố delay tàu hoặc sai sót thông tin vận đơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự của Công ty New Way Logistics trong năm 2019 có đặc điểm gì nổi bật?

Theo Bảng 1.1 trong văn bản, công ty có tổng cộng 36 nhân sự. Trong đó, lao động có trình độ cao đẳng chiếm đa số với 21 người (58,33%), trình độ đại học có 13 người (36,11%) và trung cấp có 2 người (5,56%). Về độ tuổi, lực lượng nhân viên trẻ từ 22 đến 30 tuổi chiếm ưu thế tuyệt đối với 28 người (77,78%), trong khi độ tuổi trên 30 chỉ có 8 người (22,22%). Về giới tính, nhân sự nữ chiếm 20 người và nam chiếm 16 người.

2. Vì sao doanh thu năm 2019 của công ty giảm 36,66% nhưng lợi nhuận sau thuế lại tăng 63,64%?

Doanh thu năm 2019 giảm từ 12,03 tỷ xuống 7,62 tỷ đồng (giảm 4,41 tỷ đồng) do công ty thay đổi chiến lược kinh doanh, chủ động thanh lọc các đơn hàng và chỉ tập trung vào phân khúc khách hàng tiềm năng đem lại tỷ suất lợi nhuận cao, loại bỏ các lô hàng đại trà có rủi ro lớn. Chiến lược này giúp chi phí hoạt động giảm mạnh 39,49% (từ 11,70 tỷ xuống 7,08 tỷ đồng, tương đương giảm 4,62 tỷ đồng), dẫn đến lợi nhuận ròng tăng từ 0,33 tỷ lên 0,54 tỷ đồng.

3. Lô hàng xuất khẩu mẫu được phân tích trong Chương 3 có các thông tin nghiệp vụ cụ thể nào?

Lô hàng mẫu thuộc khách hàng Công ty TNHH Manuchar Việt Nam; mặt hàng xuất khẩu là Natri sunfat (Sodium sulphate, thể rắn); số lượng đóng ghép trong 17 container loại 20DC; tổng trọng lượng là 27.000 kg; cảng xếp hàng (POL) là Cát Lái; cảng dỡ hàng (POD) là Colombo (Sri Lanka); hãng tàu chuyên chở là OOCL; ngày dự kiến khởi hành ban đầu (ETD) là 23/03/2020.

4. Tại sao lô hàng mẫu của Công ty Manuchar phải điều chỉnh xác nhận đặt chỗ (Revise Booking) tới hai lần?

Lần thứ nhất, hãng tàu OOCL thông báo tình trạng kẹt cảng tại Singapore khiến tàu CARDIFF TRADER 031S không thể xuất phát đúng ngày 23/03/2020 từ Cát Lái, buộc công ty phải xin đổi sang tàu APL SENTOSA 0TUC1S1MA khởi hành ngày 22/03/2020 từ Cái Mép đi thẳng đến Colombo. Lần thứ hai, do hãng tàu tiếp tục thay đổi kế hoạch xếp dỡ, lô hàng phải chuyển đổi sang tàu OOCL DALIAN 045N rời cảng Cái Mép ngày 22/03/2020, thực hiện chuyển tải tại Hồng Kông trước khi cập cảng Colombo vào ngày 09/04/2020.

5. Chi phí phát hành vận đơn Surrendered (Surrendered B/L) tại công ty được ghi nhận là bao nhiêu và được sử dụng trong trường hợp nào?

Theo văn bản, chi phí điện giao hàng khi phát hành Surrendered B/L là khoảng 50 USD. Hình thức này được áp dụng khi người gửi hàng muốn hãng tàu giao hàng cho người nhận tại cảng đến mà không cần xuất trình vận đơn gốc, thường phát sinh trong trường hợp khẩn cấp khi người xuất khẩu không kịp luân chuyển bộ vận đơn gốc qua đường bưu điện cho người nhận.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Thị Ngọc Yến đã mô tả và phân tích toàn diện quy trình 13 bước trong nghiệp vụ chứng từ vận tải giao nhận cho hàng hóa xuất khẩu đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận và Vận tải Con Đường Mới. Bằng việc kết hợp hệ thống lý luận thương mại ngoại thương với hồ sơ thực tế của một lô hàng xuất khẩu cụ thể, nghiên cứu đã làm rõ các thao tác nghiệp vụ cũng như cách thức ứng phó với các phát sinh thay đổi lịch tàu. Các giải pháp chuẩn hóa kiểm soát chứng từ và số hóa dữ liệu quản lý được đề xuất có giá trị thực tiễn đối với sự phát triển của doanh nghiệp và cung cấp nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên cùng người làm nghề logistics.