Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thị trường bất động sản (BĐS) giữ vai trò là một trong những trụ cột quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Hàng năm, lĩnh vực BĐS ước tính đóng góp khoảng 8% GDP; theo số liệu nghiên cứu của Hiệp hội Bất động sản Việt Nam, tỷ trọng đóng góp của thị trường này đạt từ 19% đến 21% GDP trong giai đoạn 2019–2021. Kể từ khi Luật Đất đai năm 1993 ra đời cho phép thực hiện các quyền chuyển nhượng, chuyển đổi, cho thuê và thế chấp quyền sử dụng đất, thị trường BĐS Việt Nam đã từng bước hình thành và phát triển.

Bước sang năm 2022, thị trường chịu tác động tiêu cực từ đại dịch Covid-19 và các rào cản chính sách, dẫn đến tình trạng suy giảm nguồn cung, nhiều dự án phải tạm dừng xây dựng và hoàn thiện thủ tục đầu tư. Dù giá căn hộ tại các đô thị lớn vẫn tăng cao trong bối cảnh sức tiêu thụ giảm, BĐS vẫn được đánh giá là kênh đầu tư có dòng vốn khả quan. Trong 3 tháng đầu năm 2023, dù Chính phủ đã ban hành nhiều chính sách tháo gỡ (tiêu biểu là gói tín dụng 120.000 tỷ đồng và động thái giảm lãi suất từ hệ thống ngân hàng), thị trường vẫn đối mặt với nhiều thách thức.

Trong cấu trúc vận hành của thị trường, hoạt động môi giới BĐS đóng vai trò cầu nối trung gian giữa bên cung và bên cầu. Trước yêu cầu ngày càng cao về tính minh bạch, chuyên nghiệp và ứng dụng công nghệ số, các doanh nghiệp môi giới buộc phải chuẩn hóa quy trình tác nghiệp. Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi là đơn vị có quy mô phát triển nhanh chóng trong mảng BĐS thổ cư, tuy nhiên quy trình môi giới nội bộ vẫn bộc lộ một số tồn tại. Chuyên đề “Quy trình môi giới bất động sản tại Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi” của tác giả Dương Hoàng Nam tập trung giải quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận: Làm rõ các khái niệm, đặc điểm, vai trò, căn cứ pháp lý và các bước trong quy trình môi giới BĐS cùng các nhân tố chi phối.
  2. Đánh giá thực trạng: Phân tích quy trình môi giới thực tế, cơ cấu tổ chức, kết quả kinh doanh và chỉ rõ các hạn chế trong quy trình môi giới tại Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi.
  3. Đề xuất giải pháp: Xây dựng hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình môi giới BĐS tại doanh nghiệp, hỗ trợ cơ quan quản lý và các cơ sở đào tạo.
  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình môi giới bất động sản.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Các thương vụ môi giới BĐS của Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi trên địa bàn thành phố Hà Nội.
    • Thời gian: Dữ liệu và thực trạng hoạt động từ năm 2020 đến đầu năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và căn cứ pháp lý

Chuyên đề dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và các lý thuyết kinh tế ngành:

  • Căn cứ pháp lý:
    • Điều 107 Bộ luật Dân sự năm 2015: Quy định về khái niệm và phân loại bất động sản (đất đai, nhà, công trình xây dựng gắn liền với đất đai và tài sản khác gắn liền theo quy định).
    • Khoản 2 Điều 3 Luật Kinh doanh Bất động sản năm 2014: Định nghĩa môi giới BĐS là việc làm trung gian cho các bên trong mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại, cho thuê mua BĐS.
    • Điều 62, Điều 63 và Điều 74 Luật Kinh doanh Bất động sản năm 2014: Quy định điều kiện kinh doanh dịch vụ môi giới BĐS (tổ chức phải thành lập doanh nghiệp, có ít nhất 02 cá nhân có chứng chỉ hành nghề; cá nhân độc lập phải có chứng chỉ và đăng ký mã số thuế; điều kiện thành lập sàn giao dịch và quản lý BĐS).
  • Lý thuyết về quy trình môi giới BĐS: Khái quát hóa chuỗi 5 bước tiêu chuẩn:
    1. Thu thập thông tin: Xác định các thuộc tính BĐS (vị trí, kỹ thuật, pháp lý, quy hoạch, giá cả), thông tin về cầu (khả năng tài chính, tiến độ dòng tiền, nhu cầu sử dụng) và thông tin về cung (nguồn hàng từ chủ sở hữu, cơ quan nhà nước, ngân hàng, đơn vị phát triển).
    2. Quảng cáo, tiếp xúc khách hàng tiềm năng: Sử dụng các công cụ marketing số (Google AdWords, SEO website, mạng xã hội, cổng thông tin rao vặt), telesales và phương thức truyền thống (pano, áp phích, tờ rơi bán kính 2–3 km).
    3. Giới thiệu BĐS trực tiếp: Dẫn khách khảo sát thực địa, giải quyết các phản đối kỹ thuật và tâm lý khách hàng.
    4. Lập hồ sơ thương vụ: Quản lý danh mục giấy tờ pháp lý của khách hàng và BĐS, lập biên bản thỏa thuận, hợp đồng đặt cọc và chuẩn bị công chứng.
    5. Chăm sóc khách hàng sau giao dịch: Khảo sát trải nghiệm, xử lý phản hồi, duy trì tương tác nội dung hữu ích và cung cấp chính sách ưu đãi cho khách hàng thân thiết.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và phân tích định tính:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp và phân tích các văn bản quy định nội bộ, hồ sơ thương vụ môi giới thực tế, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi; hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật và báo cáo ngành BĐS.
  • Phương pháp quan sát và trải nghiệm thực tế: Tham gia trực tiếp vào hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp trong kỳ thực tập, tiếp xúc khách hàng, ghi nhận quy trình tìm kiếm nguồn hàng, đăng tin và tổ chức dẫn khách thực địa.
  • Phương pháp tham vấn chuyên gia: Phỏng vấn sâu và xin ý kiến chuyên môn từ ban lãnh đạo, các nhà quản lý khối/phòng, các chuyên gia môi giới trực tiếp tại Công ty Thiên Khôi và giảng viên hướng dẫn tại Khoa Bất động sản và Kinh tế tài nguyên – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình môi giới bất động sản

Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế và pháp lý của dịch vụ môi giới BĐS, khẳng định môi giới là hoạt động nghề nghiệp nhằm tìm kiếm lợi nhuận thông qua việc kết nối các giao dịch quyền tài sản mà nhà môi giới không nắm quyền sở hữu.

Chương 1 hệ thống hóa 6 vai trò cốt lõi của hoạt động môi giới:

  1. Thu thập và cung cấp hệ thống thông tin minh bạch, chuẩn xác về BĐS.
  2. Tư vấn giải pháp tối ưu cho khách hàng dựa trên phân tích giá trị, kiến trúc và tiềm năng tăng giá.
  3. Làm cầu nối trung gian hỗ trợ hai bên mua – bán vượt qua rào cản pháp lý và đàm phán.
  4. Gia tăng thanh khoản và thúc đẩy khối lượng giao dịch cho toàn thị trường.
  5. Mở ra kênh thị trường công khai, hạn chế tình trạng giao dịch ngầm, bảo vệ quyền lợi các bên.
  6. Hỗ trợ cơ quan quản lý nhà nước hoàn thiện chính sách và kiểm soát thị trường BĐS.

Bên cạnh đó, chương 1 phân tích tiến trình thực hiện thanh toán trong một thương vụ tiêu chuẩn gồm 3 giai đoạn: (1) Ký hợp đồng khởi điểm/biên bản đặt cọc (thường chiếm khoảng 10% giá trị); (2) Ký hợp đồng công chứng chuyển quyền sở hữu và thanh toán phần lớn giá trị (+/- 80%); (3) Bàn giao BĐS, kiểm kê trang thiết bị, chỉ số điện nước và quyết toán số tiền còn lại. Các nhân tố chi phối quy trình được phân định thành nhóm khách quan (khung pháp lý, mức độ cạnh tranh thị trường, ứng dụng công nghệ thông tin) và nhóm chủ quan (năng lực, tầm nhìn công ty, cơ cấu tổ chức bộ máy, năng lực lãnh đạo và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên).

Chương 2: Thực trạng về quy trình môi giới bất động sản tại Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi

Chương 2 mô tả chi tiết tổ chức và thực trạng quy trình môi giới tại doanh nghiệp:

  • Thông tin doanh nghiệp: Thành lập ngày 01/01/2020 do ông Nguyễn Thành Dũng làm Chủ tịch. Hội sở chính tại Tầng 5 tòa VTC Online (18 Tam Trinh, Hai Bà Trưng, Hà Nội) cùng 4 trụ sở chi nhánh tại Hoàng Cầu, Nguyễn Văn Huyên, Nguyễn Văn Lộc, Hồng Tiến và các chi nhánh tại TP.HCM (Trương Định, Quận 3). Tính đến hết Quý 1/2023, doanh nghiệp quy tụ quy mô nhân sự lên tới 23.000–23.700 thành viên, tham gia khớp nối gần 20.000 giao dịch với tổng giá trị khoảng 100.000 tỷ đồng.
  • Cơ cấu tổ chức đặc thù: Hoạt động theo mô hình ma trận gồm 2 cấp song song:
    • Cấp Khối/Phòng: Đứng đầu là Giám đốc/Trưởng phòng, dưới có Đội trưởng, Trợ lý, Đầu khách, Chuyên viên và Học viên.
    • Cấp Kinh đô: Phân chia theo địa bàn quận, đứng đầu là Bá tước, dưới có Nhóm trưởng và Nam tước.
    • Phân định nhân sự tác nghiệp: Tách biệt rõ hai nhóm: Đầu chủ (phụ trách làm việc với chủ nhà, ký hợp đồng trích thưởng, khảo sát tính pháp lý và đưa nguồn hàng sạch về kho dữ liệu; có trách nhiệm mang hoa hồng về công ty chậm nhất sau 24 giờ) và Đầu khách (chuyên viên trực tiếp tìm kiếm khách hàng, đăng tin, dẫn khách xem nhà và đàm phán chốt giao dịch).
  • Thực trạng quy trình tác nghiệp:
    • Đăng tin: Chuẩn hóa 4 thành phần (tiêu đề chứa từ khóa chuyển đổi nhanh như "ở ngay", "bán gấp"; nội dung giải quyết 3 câu hỏi "cái gì - như nào - ở đâu"; hình ảnh minh họa thực tế; thông tin liên hệ).
    • Tương tác và dẫn khách: Khai thác thông tin khách hàng (nghề nghiệp, tài chính, quan hệ pháp lý/phong thủy) để nhận diện "điểm yếu" thuyết phục; áp dụng phương thức "đốt khách" nhằm đẩy nhanh quyết định mua; xử lý phản đối trực tiếp tại hiện trường xem nhà.
    • Thanh toán và hoàn tất: Hướng dẫn khách hàng ký biên bản thỏa thuận, đặt cọc, ký hợp đồng công chứng, triển khai bàn giao hiện trạng, hỗ trợ thủ tục phát sinh và thanh lý hợp đồng.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện quy trình môi giới bất động sản tại Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi

Dựa trên các hạn chế thực tế, chương 3 vạch ra các nhóm giải pháp và định hướng hoàn thiện:

  1. Giải pháp về thu thập và lưu trữ thông tin nguồn cung: Xây dựng cơ chế khuyến khích ký hợp đồng độc quyền nguồn hàng với chủ sở hữu; tối ưu hóa phần mềm và ứng dụng (App) quản lý kho hàng chung, giúp Đầu khách tra cứu thông số kỹ thuật và tình trạng pháp lý nhanh chóng, chính xác.
  2. Giải pháp hoàn thiện kỹ năng tìm kiếm và quản lý khách hàng: Doanh nghiệp cần xây dựng bộ phận chuyên trách thu thập và xử lý cơ sở dữ liệu (CRM) khách hàng tiềm năng tập trung; hỗ trợ phân bổ data cho nhân viên thay vì để chuyên viên tự tìm kiếm đơn lẻ; chuẩn hóa quy trình chăm sóc khách hàng sau bán hàng.
  3. Hoàn thiện công tác đào tạo và kỷ luật tác nghiệp: Nâng cao chất lượng kiểm định đầu vào; bắt buộc nhân viên tham gia các khóa đào tạo pháp lý và thi lấy chứng chỉ hành nghề môi giới BĐS; kiểm soát nghiêm ngặt quy trình ký kết hợp đồng dịch vụ và phiếu dẫn khách (phiếu cung cấp dịch vụ) nhằm bảo vệ thông tin nguồn hàng, chấm dứt tình trạng cắt cầu hoặc "bắt tay đi đêm" giữa Đầu chủ và Đầu khách để trốn nghĩa vụ tài chính với công ty.
  4. Hệ thống kiến nghị:
    • Đối với cơ quan quản lý nhà nước: Tăng cường thanh tra, giám sát việc cấp và sử dụng chứng chỉ hành nghề môi giới; quy định bắt buộc giao dịch BĐS thổ cư phải thực hiện qua sàn giao dịch minh bạch; siết chặt quản lý thuế trong kinh doanh dịch vụ BĐS.
    • Đối với các đơn vị đào tạo: Đẩy mạnh gắn kết giữa giảng dạy lý thuyết tại các trường đại học với thực tế nghề nghiệp; cập nhật các kỹ năng số, thẩm định giá và tư vấn pháp lý BĐS vào chương trình đào tạo.

Kết quả và đóng góp

Kết quả hoạt động kinh doanh và chỉ số tổ chức

Chuyên đề tổng hợp chuỗi dữ liệu thực tế về kết quả kinh doanh và cơ cấu nhân sự của Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi giai đoạn 2020–2022:

Tiêu chí Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
Số căn nhà thanh khoản (căn) ~5.500 ~7.300 ~10.000+
Doanh thu (tỷ đồng) 550 730 1.100
Lợi nhuận (tỷ đồng) 82,5 109,5 165
Tốc độ tăng trưởng doanh thu/lợi nhuận — ~32,7% ~50,7%
Quy mô nhân sự (người) 1.200 (cuối Q1/2020) ~8.000 ~15.000 (cuối Q1/2022)
Tỷ lệ nhân sự có chứng chỉ hành nghề 3,2% — ~3,x% (cuối Q1/2022)
  • Thị phần: Tại thị trường Hà Nội, công ty chiếm lĩnh khoảng 65% – 70% thị phần giao dịch BĐS thổ cư; tại khu vực TP.HCM đạt khoảng 20% (đặt mục tiêu mở rộng lên 35% trong năm 2023).
  • Ghi nhận ngành: Được Hiệp hội Môi giới Bất động sản Việt Nam vinh danh trong "Top 10 sàn Bất động sản lớn nhất Việt Nam".

Đóng góp thực tiễn của chuyên đề

  • Phân tích chi tiết quy trình tương tác nội bộ giữa mô hình "Đầu chủ" (quản lý nguồn cung) và "Đầu khách" (quản lý nguồn cầu), chỉ ra sự cần thiết của việc chuyên môn hóa từng khâu trong chuỗi dịch vụ BĐS thổ cư.
  • Phát hiện các sai phạm thực tiễn trong quy trình tác nghiệp tại sàn: hiện tượng thỏa thuận miệng không ký hợp đồng môi giới, không ký phiếu hướng dẫn xem nhà dẫn đến lộ thông tin nguồn hàng; tình trạng nâng khống giá bán để trục lợi hoa hồng chênh lệch gây phương hại đến quyền lợi khách hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu:
    • Nghiên cứu giới hạn trọng tâm vào phân khúc BĐS thổ cư (nhà phố, nhà riêng lẻ) trên địa bàn thành phố Hà Nội; chưa đi sâu phân tích mảng BĐS dự án thương mại, chung cư cao tầng hay BĐS nghỉ dưỡng.
    • Số liệu phân tích chủ yếu phản ánh giai đoạn tăng trưởng nóng về nhân sự từ năm 2020 đến đầu năm 2023, chưa bao quát đầy đủ tác động sâu rộng của các luật sửa đổi (Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh BĐS mới) lên quy trình vận hành dài hạn.
  • Hướng mở nghiên cứu:
    • Đánh giá quy trình môi giới BĐS khi áp dụng đồng bộ hệ thống CRM tự động và dữ liệu lớn (Big Data) trong việc khớp nối nhu cầu khách hàng.
    • Nghiên cứu so sánh quy trình môi giới giữa thị trường BĐS thổ cư Hà Nội và TP.HCM để làm rõ các khác biệt về hành vi khách hàng và phương thức giao dịch vùng miền.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo:
    • Sinh viên các ngành Kinh doanh Bất động sản, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế và Quản lý Đất đai làm tài liệu tham khảo cho khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập doanh nghiệp.
    • Các nhà quản lý sàn giao dịch BĐS, cá nhân hành nghề môi giới nhà phố cần một bộ khung quy trình thực tế từ khâu tìm nguồn hàng, đăng tin, tiếp xúc khách hàng đến tổ chức thanh toán.
  • Phần nội dung có giá trị cao:
    • Sơ đồ phân cấp nhân sự (Chủ tịch – Giám đốc Khối – Trưởng phòng – Bá tước – Đầu chủ – Đầu khách).
    • Bản mô tả chức năng, nhiệm vụ và các bước tác nghiệp chuẩn giữa vị trí Đầu chủ và Đầu khách.
    • Danh mục kiểm tra hồ sơ pháp lý BĐS tối thiểu cần thu thập trước khi xác lập giao dịch.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ chế vận hành giữa "Đầu chủ" và "Đầu khách" tại BĐS Thiên Khôi được phân định như thế nào?

Đầu chủ chịu trách nhiệm đàm phán trực tiếp với chủ nhà, ký hợp đồng trích thưởng, thẩm định tính pháp lý của BĐS và nhập nguồn hàng sạch vào kho dữ liệu chung của công ty; đồng thời phụ trách thu hoa hồng nộp về công ty trong vòng 24 giờ sau giao dịch. Đầu khách là chuyên viên phụ trách tìm kiếm người mua, đăng tin quảng cáo, tư vấn nhu cầu và đưa khách đi xem BĐS từ kho hàng do Đầu chủ quản lý để chốt giao dịch.

2. Tình hình kinh doanh và biến động nhân sự của Thiên Khôi giai đoạn 2020–2022 có điểm gì nổi bật?

Doanh thu của công ty tăng trưởng liên tục từ 550 tỷ đồng (năm 2020) lên 730 tỷ đồng (năm 2021) và đạt 1.100 tỷ đồng (năm 2022); lợi nhuận tương ứng đạt 82,5 tỷ, 109,5 tỷ và 165 tỷ đồng. Quy mô nhân sự tăng nhanh từ 1.200 người (Quý 1/2020) lên hơn 15.000 người (Quý 1/2022) và đạt trên 23.000 người vào đầu năm 2023. Tuy nhiên, tỷ lệ môi giới có chứng chỉ hành nghề chỉ dao động ở mức rất thấp (khoảng 3,2%).

3. Quy trình thực hiện thanh toán trong một thương vụ môi giới BĐS chuẩn gồm những giai đoạn nào?

Gồm 3 giai đoạn chính:

  1. Ký kết hợp đồng khởi điểm/đặt cọc: Thỏa thuận các điều khoản, đặt cọc trước khoảng 10% giá trị để ràng buộc ý chí của hai bên.
  2. Ký kết hợp đồng công chứng: Chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hợp pháp và thanh toán phần lớn giá trị giao dịch (khoảng 80%).
  3. Giao nhận BĐS và quyết toán: Bàn giao hiện trạng nhà, thiết bị, chốt số công tơ điện nước và người mua thanh toán toàn bộ số tiền còn lại.

4. Những sai phạm và hạn chế lớn nhất trong quy trình môi giới thực tế tại doanh nghiệp là gì?

Các hạn chế lớn bao gồm: Đầu chủ chỉ thỏa thuận miệng mà không ký hợp đồng môi giới chính thức; Đầu khách không ký phiếu cung cấp dịch vụ dẫn khách dẫn đến rò rỉ nguồn hàng; hiện tượng Đầu chủ và Đầu khách tự ý liên kết ngầm hoặc bắt tay với sàn ngoài để trốn phí và trốn thuế; một số môi giới cố tình nâng khống giá bán so với thỏa thuận ban đầu để trục lợi chênh lệch thay vì bảo vệ quyền lợi người mua.

5. Tác giả đề xuất kiến nghị gì đối với cơ quan quản lý nhà nước để chấn chỉnh hoạt động môi giới BĐS?

Tác giả kiến nghị cơ quan nhà nước cần tăng cường công tác kiểm tra, sát hạch cấp chứng chỉ hành nghề môi giới BĐS theo đúng quy định tại Điều 62 Luật Kinh doanh Bất động sản 2014; xây dựng cơ chế quản lý minh bạch dòng tiền giao dịch để tránh thất thu ngân sách thuế; đồng thời khuyến khích và quy định các giao dịch BĐS phải thực hiện qua sàn nhằm bảo đảm tính công khai, an toàn pháp lý cho thị trường.

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Dương Hoàng Nam đã hệ thống hóa toàn diện khung lý thuyết về quy trình môi giới bất động sản gắn với các căn cứ pháp luật hiện hành. Thông qua việc khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Bất động sản Thiên Khôi, công trình đã phân tích rõ mô hình tổ chức Đầu chủ – Đầu khách, phản ánh bức tranh tăng trưởng kinh doanh giai đoạn 2020–2022 bên cạnh những lỗ hổng trong kiểm soát quy trình và chất lượng nhân sự. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp cơ sở dữ liệu quan trọng cho việc hoàn thiện dịch vụ môi giới BĐS thổ cư chuyên nghiệp và minh bạch.