Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế và tự do hóa thương mại toàn cầu, hoạt động xuất nhập khẩu giữ vị trí xung kích thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, phát huy nội lực và tận dụng nguồn lực công nghệ, vốn từ nước ngoài. Cùng với sự gia tăng mạnh mẽ của kim ngạch ngoại thương, dịch vụ giao nhận vận tải (logistics) đóng vai trò mắt xích thiết yếu trong chuỗi cung ứng, bảo đảm việc lưu thông hàng hóa diễn ra nhanh chóng, chính xác và giảm thiểu rủi ro.
Tại Việt Nam, sau hơn 33 năm đổi mới và tham gia sâu rộng vào các hiệp định thương mại, các tổ chức kinh tế quốc tế (như WTO, đàm phán TPP), khối lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển gia tăng nhanh chóng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp sản xuất và thương mại thường không thể tự đảm nhận toàn bộ các khâu logistics phức tạp. Do đó, các đơn vị giao nhận vận tải đóng vai trò cầu nối chuyên nghiệp hóa, giúp tối ưu hóa chi phí và thời gian giao hàng. Đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp được tác giả Huỳnh Minh Luận thực hiện nhằm nghiên cứu thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu đường biển tại Công ty TNHH MTV Glory International.
Mục tiêu nghiên cứu:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý liên quan đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và dịch vụ logistics.
- Khảo sát tổng quan về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, năng lực tài chính và tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Glory International giai đoạn 2016 – 2018.
- Phân tích chi tiết thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) và quy trình thông quan hải quan điện tử qua một lô hàng thực tế tại doanh nghiệp.
- Đánh giá những ưu điểm, tồn tại, khó khăn và xác định nguyên nhân trong quy trình nghiệp vụ; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển.
- Phạm vi không gian: Hoạt động giao nhận tại Công ty TNHH MTV Glory International (trụ sở tại Quận 8, TP. Hồ Chí Minh cùng hệ thống chi nhánh tại Quận 9, Hải Phòng, Bình Định) và các địa bàn tác nghiệp tại các cảng biển, khu công nghiệp (KCN Tân Tạo, KCN Nhơn Trạch, Khu chế xuất Tân Thuận, Quận Bình Chánh, Quận Tân Phú).
- Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động kinh doanh, tài chính được thu thập trong giai đoạn 2016 – 2018; quy trình tác nghiệp thực tế khảo sát trên lô hàng thực hiện vào tháng 08/2019; thời điểm hoàn thành báo cáo là tháng 11/2019.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung lý thuyết và khái niệm sử dụng
Báo cáo dựa trên các khái niệm nền tảng về logistics và giao nhận vận tải quốc tế:
- Nghiệp vụ giao nhận: Định nghĩa theo Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) và Điều 233 Luật Thương mại Việt Nam năm 2005, xác định giao nhận là hành vi thương mại mà người làm dịch vụ nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ và giao hàng cho người nhận.
- Người giao nhận (Freight Forwarder): Được xem xét dưới hai tư cách pháp lý chính: làm đại lý của chủ hàng (Agent) hoặc đóng vai trò người chuyên chở (Carrier/Performing Carrier/Contracting Carrier).
- Phân loại dịch vụ logistics: Căn cứ theo Nghị định 140/2007/NĐ-CP, bao gồm các dịch vụ logistics chủ yếu, dịch vụ logistics liên quan đến vận tải (hàng hải, thủy nội địa, hàng không, đường sắt, đường bộ, đường ống) và các dịch vụ logistics bổ trợ khác.
- Phương thức gửi hàng bằng đường biển: Quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL - Full Container Load) và hàng lẻ (LCL - Less than Container Load), trạm đóng hàng lẻ (CFS), bãi chứa container (CY).
- Hệ thống thủ tục hải quan điện tử: Khai báo và phân luồng hàng hóa tự động trên hệ thống phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS (Luồng Xanh, Luồng Vàng, Luồng Đỏ).
Cơ sở pháp lý
- Văn bản pháp luật quốc tế: Công ước Vienne 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế; Công ước Brussels 1924 về vận đơn đường biển; Nghị định thư Visby 1968; Công ước Hamburg 1978 về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển.
- Văn bản pháp luật Việt Nam: Bộ luật Hàng hải Việt Nam 1990; Luật Hải quan; Luật Thương mại năm 2005; Nghị định số 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết Luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics.
Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
- Phương pháp thu thập và thống kê mô tả: Tập hợp số liệu báo cáo tài chính, doanh thu, lợi nhuận, cơ cấu thị trường từ Phòng Kinh doanh và Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty TNHH MTV Glory International.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: So sánh quy trình giao nhận lý thuyết với các bước triển khai thực tế tại doanh nghiệp; đối chiếu quy định pháp luật với hồ sơ chứng từ xuất khẩu.
- Phương pháp nghiên cứu tình huống điển hình (Case study): Trực tiếp theo dõi, ghi nhận và thực hiện các bước trong quy trình xuất khẩu lô hàng hạt tiêu đen và bột quế đóng nguyên container từ Việt Nam đi Ả Rập Xê-út vào tháng 08/2019.
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý
Chương này tập trung làm rõ bản chất kinh tế và khung khổ pháp lý của nghiệp vụ giao nhận vận tải xuất nhập khẩu:
- Khái niệm và vị trí: Giao nhận là khâu mắt xích trong phân phối vật chất thuộc quá trình tái sản xuất xã hội, nối liền sản xuất với tiêu dùng quốc tế.
- Địa vị pháp lý của người giao nhận:
- Khi là đại lý: Thực hiện ủy thác của chủ hàng, tuân thủ Điều kiện Kinh doanh Tiêu chuẩn (Standard Trading Conditions), không chịu trách nhiệm về lỗi của người thứ ba nếu chứng minh đã lựa chọn cẩn trọng.
- Khi là người chuyên chở: Đóng vai trò nhà thầu độc lập, phát hành vận đơn (House B/L), chịu trách nhiệm trực tiếp về hành vi của người vận chuyển và các bên liên kết được thuê.
- Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics: Phân tích các điều kiện về đăng ký doanh nghiệp, phương tiện kỹ thuật và tỷ lệ góp vốn của nhà đầu tư nước ngoài theo Nghị định 140/2007/NĐ-CP (ví dụ: bốc dỡ hàng hóa không quá 50%, kho bãi không quá 51%...).
- Hệ thống chứng từ xuất khẩu đường biển: Bảng kê hàng hóa (Cargo List), Giấy lưu cước tàu (Booking Note), Lệnh cấp container rỗng, Bản lược khai hàng hóa (Manifest), Vận đơn đường biển (B/L), Phiếu giao nhận container (EIR)...
- Các nhân tố ảnh hưởng đến giao nhận: Phân tích hệ thống nhân tố vi mô (cạnh tranh ngành, khách hàng), vĩ mô (tăng trưởng kinh tế, lãi suất, tỷ giá, chính sách), yếu tố khách quan (môi trường pháp lý, chính trị, công nghệ vận tải, thời tiết, tính chất hàng hóa) và yếu tố chủ quan (cơ sở hạ tầng kho bãi, máy móc, vốn đầu tư, trình độ nhân sự).
- Quy trình lý thuyết: Mô tả chi tiết trình tự giao nhận hàng xuất khẩu lưu kho bãi cảng, hàng không lưu kho bãi, quy trình gửi hàng nguyên container (FCL) và hàng gom lẻ (LCL).
Chương 2: Tổng quan về Công ty TNHH MTV Glory International
Chương 2 trình bày cấu trúc tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thực tập:
- Lịch sử hình thành: Tiền thân là Công ty TNHH MTV Ánh Sao Sáng, sau đó đổi tên thành Công ty TNHH MTV Glory International vào ngày 21/07/2011 theo Giấy phép ĐKKD số 0311020489 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp, người đại diện là ông Huỳnh Quang Huy. Vốn điều lệ ban đầu: 1.000.000.000 VNĐ. Trụ sở tại 21 Hưng Phú, Phường 8, Quận 8, TP.HCM; chi nhánh tại Quận 9 (Mega Ruby Residence), Hải Phòng và Bình Định.
- Chức năng và mạng lưới đối tác: Hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển (Sea freight), hàng không (Air freight), dịch vụ hải quan, gom hàng LCL đến hơn 2.000 địa điểm quốc tế, kho bãi và giao hàng dự án. Công ty thiết lập quan hệ đại lý với các hãng tàu quốc tế: ONE, OOCL, APL, Maersk, Wanhai, Evergreen, TS Line...
- Cơ cấu tổ chức bộ máy: Gồm 34 nhân sự phân bổ tại 5 phòng ban: Ban Giám đốc, Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Làm giá và Phòng Điều hành (chia thành Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận hiện trường).
[ TỔNG GIÁM ĐỐC ]
[ GIÁM ĐỐC ]
[Phòng Kinh [Phòng Tài chính [Phòng Làm [Phòng Điều
doanh] Kế toán] giá] hành]
[Bộ phận Chứng [Bộ phận Giao
từ] nhận]
- Thị trường giao nhận: Địa bàn bao phủ Châu Á, Châu Âu, Châu Mỹ; trong đó khu vực Đông Nam Á chiếm tỷ trọng lớn nhất (chiếm 51,53% năm 2016, trọng điểm là cảng Port K'Lang - Malaysia), thị trường Châu Á khác chiếm 12,00%.
- Tình hình tài chính giai đoạn 2016 – 2018:
| Chỉ tiêu tài chính / Nghiệp vụ |
Năm 2016 |
Năm 2017 |
Năm 2018 |
| Tổng doanh thu (triệu đồng) |
9.629 |
15.310 |
19.906 |
| - Doanh thu hàng Consol |
3.352 (34,45%) |
Tăng trưởng |
Chiếm tỷ trọng cao nhất |
| - Doanh thu dịch vụ giao nhận |
1.113 (11,25%) |
Tăng trưởng |
Ổn định |
| - Hàng nhập khẩu & dịch vụ khác |
Phần còn lại |
Tăng trưởng |
Tăng mạnh |
| Biến động doanh thu so với năm trước |
- |
+5.681 |
+4.592 |
| Biến động chi phí so với năm trước |
- |
+5.534 |
+4.255 |
| Biến động lợi nhuận so với năm trước |
- |
+147 |
+339 |
Nhận xét: Hoạt động kinh doanh ghi nhận mức tăng trưởng đều về doanh thu và lợi nhuận qua các năm, trong đó hàng Consol và hàng nhập khẩu là hai nguồn thu chủ lực.
Chương 3: Thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH MTV Glory International
Chương 3 đi sâu vào quy trình nghiệp vụ thực tế và phân tích một lô hàng cụ thể:
- Khách hàng mục tiêu: Các nhà máy, doanh nghiệp sản xuất ổn định như Vinh Phúc, Sao Khuê, Natyfood, Duy Tân, Global Vision, Hoàn Cầu, Tân Phương Phát, Phúc Lộc Thịnh Phát, Hoàng Long, Tân Cương tại các địa bàn KCN Tân Tạo, KCN Nhơn Trạch, KCX Tân Thuận...
- Quy trình giao nhận hàng FCL xuất khẩu:
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin & Xử lý Booking: Nhận Booking Note và Shipping Instruction (SI) từ Phòng Điều hành. Kiểm tra cut-off, tàu, số chuyến, ghi chú điều phối container (số SI, cảng chuyển tải, địa điểm kéo vỏ, yêu cầu hun trùng/cont sạch). Sao chép 1 SI và 3 Booking Note để giao 2 bản cho nhân viên Điều độ làm việc với đội xe cảng.
- Bước 2: Mở Outbound: Lập hồ sơ Outbound riêng biệt nhằm tránh thất lạc chứng từ (sử dụng bìa màu vàng cho hàng FCL, bìa màu hồng cho hàng LCL; quy ước ghi Shipper dòng 2 nếu không bán cước, dòng 7 nếu có bán cước vận tải).
- Bước 3: Tiếp nhận bộ chứng từ khách hàng: Nhận Commercial Invoice, Packing List, Sales Contract để chuẩn bị dữ liệu khai hải quan điện tử trước thời hạn closing time.
- Bước 4: Thực hiện thủ tục hải quan điện tử và tại cảng:
- Nhập liệu chứng từ trên phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS, truyền tờ khai điện tử và nhận kết quả phân luồng.
- Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa; in tờ khai, đóng dấu doanh nghiệp, nộp lệ phí, chuyển lãnh đạo chi cục duyệt thông quan.
- Luồng Vàng: Kiểm tra chi tiết hồ sơ giấy (Hợp đồng, Invoice, Packing List), nếu hợp lệ thì duyệt thông quan.
- Luồng Đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa (tỷ lệ 5%, 10% hoặc 100% tùy chỉ định), sau khi kiểm tra đúng khai báo, hải quan bấm niêm phong chì và phê duyệt thông quan.
- Thanh lý hải quan bãi: Ghi số container/seal tại ô 27 của tờ khai, nộp bản photo và bản gốc tại phòng thanh lý cảng để hải quan giám sát bãi đóng dấu xác nhận.
- Bước 5: Các nghiệp vụ hoàn tất: Phát hành B/L, liên hệ thực hiện kiểm dịch thực vật, hun trùng hàng hóa, mua bảo hiểm và làm thủ tục giải chi.
- Thực tế lô hàng xuất khẩu cụ thể:
- Mặt hàng: Hạt tiêu đen và bột quế.
- Hình thức: Xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển từ Việt Nam đi Ả Rập Xê-út.
- Thời gian thực hiện: Tháng 08/2019.
- Phân tích đầy đủ chính sách mặt hàng, chính sách thuế, các khâu hun trùng, kiểm dịch và thông quan điện tử.
Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của Công ty TNHH MTV Glory International
Dựa trên các hạn chế thực tế, tác giả đề xuất 4 nhóm biện pháp:
- Nâng cao năng lực cho nhân viên phòng kinh doanh: Bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu về điều kiện Incoterms, tập quán ngoại thương, nâng cao kỹ năng đàm phán cước tàu và xử lý vướng mắc chứng từ.
- Cải thiện cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ: Nâng cấp hệ thống máy tính, đường truyền dữ liệu EDI, trang bị đồng bộ phần mềm quản lý và cập nhật thường xuyên các phiên bản phần mềm khai báo hải quan.
- Đổi mới phương tiện vận tải: Cải tạo hoặc đầu tư thay thế đội xe đầu kéo cũ chạy dầu tiêu hao nhiều nhiên liệu nhằm giảm thiểu chi phí vận hành, hạn chế sự cố hỏng hóc gây trễ hạn closing time.
- Tăng cường tương tác giữa phòng kinh doanh và phòng hiện trường: Thiết lập kênh liên lạc nhanh chóng, chuẩn hóa quy trình bàn giao thông tin lô hàng giữa nhân viên làm giá/kinh doanh với nhân viên hiện trường làm thủ tục tại cảng nhằm tránh trùng lặp hoặc chậm trễ.
Kết quả và đóng góp
Kết quả chính
- Khái quát thực trạng kinh doanh: Đánh giá sự tăng trưởng doanh thu từ 9.629 triệu đồng (2016) lên 19.906 triệu đồng (2018), trong đó chỉ ra mảng gom hàng Consol chiếm trên 34% doanh thu và thị trường Đông Nam Á chiếm hơn 50% thị phần của công ty.
- Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Mô tả chi tiết từng bước thực tế từ khâu tiếp nhận Booking Note, mở hồ sơ Outbound phân loại màu bìa, truyền dữ liệu tờ khai qua phần mềm ECUS5 VNACCS/VCIS, đến các thao tác thanh lý ô 27 tại bãi cảng.
- Làm rõ các điểm nghẽn tác nghiệp: Chỉ ra tình trạng quá tải nhân sự chứng từ vào mùa cao điểm, hạn chế về đội xe đầu kéo tiêu hao nhiên liệu, sự phụ thuộc vào hãng tàu/đại lý và áp lực thời gian cut-off.
Đóng góp thực tiễn
- Báo cáo phản ánh chân thực khoảng cách giữa lý luận giao nhận với thực tế hiện trường tại cảng biển Việt Nam.
- Đề xuất các giải pháp mang tính ứng dụng trực tiếp cho Công ty TNHH MTV Glory International nhằm tối ưu hóa chi phí vận tải, chuẩn hóa luồng chứng từ và nâng cao tính chủ động trong điều hành giao nhận.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực tập và nguồn lực tiếp cận thông tin của sinh viên thực tập, báo cáo chủ yếu tập trung nghiên cứu quy trình xuất khẩu hàng nguyên container (FCL) đường biển và một trường hợp lô hàng nông sản (tiêu đen, bột quế); chưa khảo sát sâu toàn diện các phương thức hàng lẻ LCL, vận tải hàng không hoặc các nghiệp vụ nhập khẩu phức tạp.
- Hướng mở rộng: Mở rộng nghiên cứu quy trình giao nhận hàng gom lẻ (LCL) qua các trạm CFS; phân tích sâu quy trình quản lý rủi ro hải quan trong chuỗi cung ứng logistics đường biển; khảo sát hiệu quả khai thác các thị trường mới như Nhật Bản và chi nhánh Hải Phòng của doanh nghiệp.
Giá trị tham khảo
Báo cáo là tài liệu tham khảo thiết thực cho:
- Sinh viên chuyên ngành Hải quan, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng: Tham khảo cấu trúc một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực, nắm bắt các thuật ngữ thực tế và quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng FCL đường biển.
- Nhân viên chứng từ và giao nhận hiện trường mới vào nghề: Tham khảo các bước chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan, thao tác phân luồng trên hệ thống ECUS5 và các lưu ý nghiệp vụ khi giao nhận container tại bãi cảng.
Câu hỏi thường gặp
1. Quy tắc quản lý hồ sơ Outbound của Công ty Glory International đối với hàng lẻ và hàng nguyên container được quy định như thế nào?
Công ty sử dụng bìa hồ sơ Outbound có màu sắc khác nhau để phân loại: bìa màu hồng dành cho hàng lẻ (LCL) và bìa màu vàng dành cho hàng nguyên container (FCL). Ngoài ra, trên Outbound còn quy ước xác định việc bán cước: nếu thông tin Shipper ghi ở dòng 2 là công ty không bán cước, nếu ghi ở dòng 7 là công ty có bán cước vận tải.
2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Glory International gồm bao nhiêu nhân sự và những phòng ban nào?
Tại thời điểm khảo sát, công ty có 34 nhân viên được tổ chức thành 5 phòng ban trực thuộc Ban Giám đốc (Tổng Giám đốc và Giám đốc), bao gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Làm giá, và Phòng Điều hành (được chia nhỏ thành Bộ phận Chứng từ và Bộ phận Giao nhận hiện trường).
3. Doanh thu của Công ty TNHH MTV Glory International trong giai đoạn 2016 – 2018 tăng trưởng ra sao và mảng nào chiếm tỷ trọng lớn nhất?
Tổng doanh thu tăng liên tục: đạt 9.629 triệu đồng năm 2016, tăng lên 15.310 triệu đồng năm 2017 (tăng 5.681 triệu đồng) và đạt 19.906 triệu đồng năm 2018 (tăng 4.592 triệu đồng). Trong cơ cấu doanh thu, loại hàng Consol (gom hàng lẻ) chiếm tỷ trọng cao nhất (đạt 34,45% năm 2016) và tăng dần qua các năm, kế tiếp là mảng hàng nhập khẩu.
4. Nhân viên giao nhận hiện trường thực hiện bước thanh lý hải quan bãi tại cảng như thế nào?
Sau khi tờ khai được hệ thống hải quan điện tử duyệt thông quan, nhân viên mang tờ khai đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal vào ô 27 trên tờ khai. Sau đó, nhân viên nộp 1 bản photo kèm bản gốc tại phòng thanh lý cảng để cán bộ hải quan giám sát đối chiếu, đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai bản gốc cho nhân viên.
5. Lô hàng thực tế được phân tích chi tiết trong báo cáo thực tập là lô hàng gì và vận chuyển theo tuyến nào?
Lô hàng được phân tích là lô hàng xuất khẩu mặt hàng hạt tiêu đen và bột quế đóng nguyên container (FCL) bằng đường biển từ Việt Nam sang Ả Rập Xê-út, được thực hiện vào tháng 08 năm 2019.
Kết luận
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Huỳnh Minh Luận đã khái quát toàn diện cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và phân tích sâu sắc thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH MTV Glory International. Thông qua việc phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2016 – 2018 và quy trình tác nghiệp thực tế trên lô hàng nông sản xuất khẩu tháng 08/2019, tác giả đã làm rõ các bước xử lý chứng từ, khai báo hải quan điện tử ECUS5 và thanh lý bãi cảng. Những hạn chế về phương tiện vận tải cũ và áp lực nhân sự mùa vụ được nhận diện chính xác, làm cơ sở cho 4 nhóm giải pháp hoàn thiện có tính ứng dụng thực tiễn cao cho doanh nghiệp.