Giới thiệu dự án

Hoạt động thương mại quốc tế đóng vai trò động lực cốt lõi thúc đẩy tăng trưởng kinh tế trong bối cảnh toàn cầu hóa và tự do hóa thương mại. Giai đoạn 2015–2016, Việt Nam tham gia sâu rộng vào các hiệp định thương mại tự do (FTA) song phương và đa phương thế hệ mới như Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP), FTA Việt Nam - EU, và Cộng đồng Kinh tế ASEAN (AEC). Theo thống kê của Tổng cục Hải quan, kim ngạch xuất nhập khẩu cả nước năm 2015 đạt 327,76 tỷ USD (tăng 10% so với năm 2014); trong đó nhập khẩu đạt 165,65 tỷ USD (tăng 12%), dẫn đến mức thâm hụt thương mại 3,54 tỷ USD (tương đương 2,2% kim ngạch xuất khẩu).

Sự gia tăng mạnh mẽ của lưu lượng hàng hóa nhập khẩu đặt ra thách thức lớn đối với hạ tầng logistics cảng biển và năng lực vận hành của các doanh nghiệp giao nhận kho vận (Freight Forwarder).

Trong thực tế vận hành tại các cảng biển trọng điểm khu vực phía Nam như Cảng Cát Lái (TP. Hồ Chí Minh), các doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên đối mặt với các điểm nghẽn nghiêm trọng:

  • Sai lệch thông tin giữa bộ chứng từ thương mại và dữ liệu khai báo trên Hệ thống Thông quan Tự động (VNACCS/VCIS).
  • Phát sinh phụ phí vận tải biển cục bộ ngoài kiểm soát như phí mất cân đối vỏ container (CIC - Container Imbalance Charge), phụ phí biến động nhiên liệu (FAF - Fuel Adjustment Factor), phụ phí biến động tỷ giá (YAS/CAF), phí nâng hạ cầu cảng (THC - Terminal Handling Charge).
  • Nguy cơ lưu container quá hạn (Demurrage/Detention) do chậm trễ trong khâu lấy Lệnh giao hàng (D/O - Delivery Order) và làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành.

Đề tài "Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Best Care Shipping" do sinh viên Cao Đỗ Vương thực hiện dưới sự hướng dẫn của ThS - NCS Nguyễn Mỹ Chương tại Trường Đại học Quốc Tế Sài Gòn (SIU) tập trung giải quyết các bài toán trên thông qua các mục tiêu cụ thể:

  1. Phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh logistics và cơ cấu doanh thu dịch vụ giao nhận của Best Care Shipping trong 9 tháng (08/2015 – 04/2016).
  2. Chuẩn hóa quy trình 7 bước nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển theo điều kiện giao hàng EXW (Incoterms 2010).
  3. Ứng dụng giải pháp khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS kết hợp xử lý nghiệp vụ thông quan phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ), kiểm hóa hiện trường và thanh lý cổng cảng.
  4. Đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị chi phí, rút ngắn thời gian giải phóng hàng và tối ưu luồng luân chuyển chứng từ cho doanh nghiệp 3PL.

Quy trình chuẩn hóa hướng tới mục tiêu đo lường được: giảm thời gian làm thủ tục thông quan xuống dưới 18 giờ đối với luồng Vàng/Đỏ, tỷ lệ chính xác dữ liệu chứng từ đạt 99,5%, và triệt tiêu 100% chi phí phạt lưu bãi/lưu vỏ cont phát sinh do lỗi tác nghiệp.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các lô hàng nhập khẩu bách hóa/thực phẩm nguyên container từ Đông Nam Á (cụ thể là tuyến Port Klang, Malaysia về Cảng Cát Lái, Việt Nam) theo loại hình nhập khẩu kinh doanh tiêu dùng (chiếm 65% tỷ trọng hoạt động của doanh nghiệp).

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại thời điểm nghiên cứu, hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu tại Việt Nam chuyển dịch mạnh mẽ từ phương thức truyền thống sang số hóa thủ tục hải quan. Tuy nhiên, mức độ đồng bộ giữa các bên tham gia chuỗi cung ứng (Chủ hàng, Hãng tàu, Cảng biển, Hải quan, Forwarder) vẫn còn nhiều bất cập.

Tiêu chí so sánh Giao nhận truyền thống (Manual) Đại lý khai thuê hải quan đơn lẻ Dịch vụ Forwarder tích hợp ECUS-VNACCS
Phương thức khai báo Tờ khai giấy thủ công Khai điện tử rời rạc, không quản lý D/O Đồng bộ dữ liệu EDI từ manifest đến tờ khai VNACCS
Thời gian thông quan 48 – 72 giờ 24 – 36 giờ 1 – 3 giây (Luồng Xanh); 4 – 18 giờ (Vàng/Đỏ)
Khả năng kiểm soát phụ phí Thấp, dễ phát sinh DEM/DET Trung bình Cao, chủ động giải tỏa D/O, tối ưu THC/CIC/FAF
Quản trị rủi ro chứng từ Đối soát thủ công, rủi ro cao Dễ sai lệch Invoice/Packing List Hệ thống hóa kiểm tra chéo (3-Way Verification)
Chi phí vận hành tổng thể Cao do lãng phí nhân lực hiện trường Trung bình Tối ưu 15 - 20% tổng chi phí dịch vụ

Theo khảo sát nghiệp vụ tại Công ty TNHH Best Care Shipping, yêu cầu của khách hàng nhập khẩu được phân loại theo mô hình MoSCoW:

  • Must have: Đảm bảo giải phóng hàng trước hạn miễn lưu cont (Free time); khai báo chính xác mã số HS và trị giá tính thuế; lấy D/O gốc hoặc Telex Release kịp thời.
  • Should have: Tối ưu lộ trình vận chuyển nội địa (Trucking); tư vấn kiểm định vệ sinh an toàn thực phẩm (Certificate of Analysis) và chứng nhận xuất xứ (C/O Form D).
  • Could have: Hỗ trợ thanh toán hộ các khoản phụ phí Local Charges (THC, VSC, CIC, Handling fee); ứng trước tiền thuế nhập khẩu.
  • Won't have (lúc này): Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến tự động E-Port và D/O điện tử (eDO) trên nền tảng đám mây.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc quy trình giao nhận nhập khẩu đường biển tích hợp được chuẩn hóa thành chuỗi tương tác đa thành phần:

Hệ thống công nghệ và tiêu chuẩn kỹ thuật vận hành:

  • Phần mềm nghiệp vụ: ECUS5-VNACCS v5.0 (Công ty Phát triển Phần mềm Thái Sơn).
  • Cổng tích hợp: Cổng thông tin một cửa quốc gia (NSW) và Gateway VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.
  • Tiêu chuẩn dữ liệu: Chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử EDI/EDIFACT, XML schema theo định dạng Hải quan điện tử.
  • Hạ tầng an ninh: Chữ ký số USB Token PKI (Mã hóa khóa công khai RSA 2048-bit).
  • Hệ thống điều hành bến cảng: Cát Lái Terminal Operating System (TOPX/TOS).

Cấu trúc luồng dữ liệu tờ khai nhập khẩu điện tử (Customs Declaration Data Schema):

{
  "DeclarationInfo": {
    "DeclarationType": "Import_Commercial",
    "SoftwareVersion": "ECUS5-VNACCS v5.0",
    "Importer": {
      "Name": "CONG TY TNHH QUOC TE MAVI",
      "TaxCode": "0401XXXXXX",
      "Address": "76-78 Bach Dang, Hai Chau, Da Nang"
    },
    "Exporter": {
      "Name": "ABLE DAIRIES SDN BHD",
      "Address": "42500 Telok Panglima Garang, Selangor, Malaysia"
    },
    "TransportDetails": {
      "VesselName": "HANSA HOMBURG",
      "VoyageNo": "103N",
      "PortOfLoading": "MYPKG (Port Klang)",
      "PortOfDischarge": "VNSGN (Cat Lai, Ho Chi Minh)",
      "BillOfLadingNo": "MYPKG071588",
      "TotalPackages": "9625 Cartons",
      "GrossWeightKg": 220250.0,
      "NetWeightKg": 196020.0,
      "ContainerCount": "8x20'DC"
    },
    "Incoterms": {
      "Term": "EXW",
      "Location": "Selangor, Malaysia",
      "TotalInvoiceValueUSD": 165728.75,
      "ContractNo": "SC602435",
      "InvoiceNo": "ARINV603472"
    }
  }
}

Methodology

Phương pháp triển khai dự án áp dụng mô hình cải tiến liên tục DMAIC (Define - Measure - Analyze - Improve - Control) kết hợp ma trận đánh giá rủi ro vận tải đa phương thức:

[Define]   Xác định điểm nghẽn quy trình EXW & Thông quan Cát Lái
[Measure]  Thu thập số liệu kinh doanh 9 tháng (8/2015 - 4/2016)
[Analyze]  Phân tích ma trận chi phí cước biển + Phụ phí Local Charges
[Improve]  Chuẩn hóa 7 bước SOP giao nhận + Khai báo ECUS5-VNACCS
[Control]  Thiết lập KPI giám sát: Tỷ lệ luồng, Thời gian giải phóng hàng

Ma trận thẩm định và xử trị rủi ro:

  • Rủi ro sai lệch dữ liệu chứng từ: Áp dụng checklist kiểm soát 10 điểm (Tên hàng, HS code, số seal, số cont, Gross/Net Weight, số Invoice, ngày Bill).
  • Rủi ro chậm lấy D/O: Phân công nhân sự theo dõi lịch tàu ETA trực tiếp trên hệ thống tracking hãng tàu UASC trước 48 giờ.
  • Rủi ro vướng kiểm tra thực tế (Luồng Đỏ - CKO): Thiết lập liên hệ trước với đội công nhân xếp dỡ cảng để rút ruột/cắt seal kiểm hóa 20% trong khung giờ vàng (8h00 - 11h30).

Implementation và kết quả

Development process

Quy trình giao nhận thực tế tại Best Care Shipping được triển khai qua 7 bước chuẩn hóa:

  1. Chào giá và xác lập hợp đồng ủy thác: Xây dựng biểu giá trọn gói cho điều kiện EXW Incoterms 2010, bao gồm: Cước biển (Ocean Freight), phụ phí FAF, YAS/CAF, Local charges đầu xuất (THC, Seal, Telex Release, Trucking Malaysia, C/O Form D), phí thông quan và Local charges đầu nhập tại Việt Nam (D/O, THC, CIC, VSC, Handling, Phí kiểm định).
  2. Kiểm tra và hoàn thiện bộ chứng từ: Tiếp nhận và đối soát Hợp đồng ngoại thương (Contract SC602435), Hóa đơn thương mại (Invoice ARINV 603472), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (B/L MYPKG071588).
  3. Lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order - D/O): Khi nhận được Thông báo hàng đến (Notice of Arrival) từ hãng tàu UASC, nhân viên giao nhận mang B/L gốc/giấy giới thiệu đến đại lý hãng tàu đóng các khoản phí (D/O fee, THC, CIC, vệ sinh container VSC) để nhận 03 bản D/O gốc.
  4. Khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5-VNACCS: Nhập liệu thông tin lô hàng vào hệ thống, sử dụng chữ ký số để truyền dữ liệu đăng ký trước tờ khai (Nghiệp vụ IDA). Sau khi hệ thống cấp số tờ khai, thực hiện nghiệp vụ chính thức (IDC) hoặc sửa đổi bổ sung (Nghiệp vụ IDA01 nếu phát hiện sai sót).
  5. Thực hiện thủ tục phân luồng và thông quan:
    • Luồng Xanh: In mã vạch tờ khai trực tiếp từ hệ thống, tiến hành thanh lý hải quan cổng.
    • Luồng Vàng: Xuất trình bộ hồ sơ giấy (Tờ khai, Invoice, P/L, C/O, Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng) tại Chi cục Hải quan Cửa khẩu Cảng Sài Gòn Khu vực 1 (Cát Lái) để công chức hải quan duyệt điện tử (Nghiệp vụ CEA).
    • Luồng Đỏ: Đăng ký kiểm hóa thực tế (Nghiệp vụ CKO). Cán bộ hải quan tiến hành mở kiểm tra thực tế 20% hàng hóa trong container tại bãi kiểm hóa.
  6. Thanh lý hải quan cổng và nhận hàng: Nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT, in danh sách container đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan, thanh toán phí nâng hạ bãi cảng và đóng cược vỏ container.
  7. Bàn giao hàng hóa và quyết toán công nợ: Điều phối xe đầu kéo vận chuyển container từ cảng Cát Lái về kho khách hàng tại Đà Nẵng/TP.HCM, hoàn tất thủ tục trả rỗng và phát hành Debit Note quyết toán.

Thuật toán xác định tổng chi phí nhập khẩu (Total Landed Cost) cho lô hàng 8x20'DC:

def calculate_landed_cost(shipment_data):
    """
    Tính toán chi phí nhập khẩu trọn gói cho lô hàng EXW theo Incoterms 2010
    """
    invoice_val_usd = shipment_data["invoice_value"]
    usd_to_vnd = shipment_data["exchange_rate"]
    
    # 1. Chi phí vận tải quốc tế & Local charges đầu xuất (Malaysia)
    ocean_freight_total = (shipment_data["ocean_freight_per_cont"] + 
                            shipment_data["faf_per_cont"] + 
                            shipment_data["yas_per_cont"]) * shipment_data["cont_20_count"]
    
    exw_origin_charges = shipment_data["origin_trucking"] + shipment_data["origin_thc"] + shipment_data["co_fee"]
    
    # 2. Local charges đầu nhập (Cảng Cát Lái, Việt Nam)
    dest_local_charges = (
        shipment_data["do_fee"] + 
        (shipment_data["dest_thc_per_cont"] + 
         shipment_data["cic_per_cont"] + 
         shipment_data["cleaning_fee_per_cont"]) * shipment_data["cont_20_count"] +
        shipment_data["handling_fee"] + 
        shipment_data["analysis_fee"]
    )
    
    # 3. Thuế nhập khẩu và thuế GTGT
    cif_value_vnd = (invoice_val_usd + ocean_freight_total + exw_origin_charges) * usd_to_vnd
    import_duty_vnd = cif_value_vnd * shipment_data["import_duty_rate"]
    vat_vnd = (cif_value_vnd + import_duty_vnd) * shipment_data["vat_rate"]
    
    total_logistics_cost_usd = ocean_freight_total + exw_origin_charges + dest_local_charges + shipment_data["domestic_trucking_usd"]
    total_landed_cost_vnd = (invoice_val_usd * usd_to_vnd) + (total_logistics_cost_usd * usd_to_vnd) + import_duty_vnd + vat_vnd
    
    return {
        "cif_value_vnd": cif_value_vnd,
        "total_logistics_cost_usd": total_logistics_cost_usd,
        "import_duty_vnd": import_duty_vnd,
        "vat_vnd": vat_vnd,
        "total_landed_cost_vnd": total_landed_cost_vnd
    }

Snippet cấu trúc thông điệp XML nghiệp vụ khai báo sửa đổi thông tin tờ khai (IDA01) trên ECUS5-VNACCS:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<VNACCS_DeclarationMessage>
    <Header>
        <MessageId>IDA01-CUSTOMS-BCS-20160320</MessageId>
        <MessageType>IDA01</MessageType>
        <SenderCode>0313388006</SenderCode>
        <ReceiverCode>CHQ-CATLAI-HCM</ReceiverCode>
        <SendDate>2016-03-20T08:30:00</SendDate>
    </Header>
    <DeclarationBody>
        <DeclarationNo>100823489120</DeclarationNo>
        <CustomsBranchCode>02CI</CustomsBranchCode>
        <AmendmentReasonCode>MISC_CONTAINER_SEAL</AmendmentReasonCode>
        <ContainerDetails>
            <ContainerItem index="1">
                <ContainerNo>UASU1298341</ContainerNo>
                <SealNo>UASC892134</SealNo>
                <SizeCode>20DC</SizeCode>
            </ContainerItem>
        </ContainerDetails>
    </DeclarationBody>
</VNACCS_DeclarationMessage>

Testing và validation

Nghiệp vụ được kiểm nghiệm thực tế trên lô hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Quốc Tế Mavi:

  • Tên hàng: Sản phẩm cô đặc có đường sữa La Rosee (làm từ đường, nước tinh lọc, bột sữa, dầu thực vật). Hạn sử dụng: 05/2017.
  • Quy cách đóng gói: 9.625 cartons, đóng trong 8 container 20’DC.
  • Trọng lượng: Net Weight = 196.020 kg; Gross Weight = 220.250 kg.
  • Trị giá hóa đơn: 165.728,75 USD.
  • Tàu vận chuyển: HANSA HOMBURG, chuyến 103/N; Vận đơn hãng tàu UASC số MYPKG071588; Cảng xếp: Port Klang (Malaysia); Cảng dỡ: Cảng Cát Lái (TP.HCM).

Kết quả thực nghiệm phân luồng và thời gian xử lý:

  • Khởi tạo và truyền tờ khai IDA thành công trong 2,4 giây qua đường truyền Internet cáp quang bảo mật.
  • Kết quả phân luồng: Hệ thống phân Luồng Đỏ (yêu cầu kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế 20% hàng hóa do mặt hàng sữa đặc thuộc diện quản lý an toàn thực phẩm).
  • Thời gian công chức hải quan tiếp nhận nghiệp vụ CEA: 45 phút.
  • Thời gian cắt seal, rút hàng kiểm hóa 20% (nghiệp vụ CKO) tại bãi kiểm hóa Cát Lái: 3 giờ 15 phút.
  • Tổng thời gian từ khi tàu cập cảng đến khi toàn bộ 8 container rời cảng: 16,5 giờ (vượt chỉ tiêu an toàn trước hạn phạt lưu cont 72 giờ).

Kết quả đạt được

Đánh giá hoạt động kinh doanh của Best Care Shipping trong 9 tháng (08/2015 – 04/2016):

Chỉ tiêu tài chính (Triệu VNĐ) Giai đoạn 1 (08/2015 – 10/2015) Giai đoạn 2 (11/2015 – 01/2016) Giai đoạn 3 (02/2016 – 04/2016)
Tổng Doanh thu 958,5 1.878,6 789,2
Tổng Chi phí 580,6 1.021,8 486,5
Lợi nhuận gộp 377,9 856,8 302,7
Tỷ trọng doanh thu Nhập khẩu 57% (540,6 tr) 53% (995,6 tr) 50% (394,6 tr)
Tỷ trọng doanh thu Xuất khẩu 42% 45% 49%
Tỷ trọng Dịch vụ tư vấn 1% 2% 1%

Doanh thu giai đoạn 2 tăng 196% so với giai đoạn 1 và cao hơn giai đoạn 3 là 238%, do tính mùa vụ cao điểm cuối năm khi nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu thực phẩm, bánh kẹo, sữa phục vụ Tết Nguyên đán tăng vọt. Hoạt động nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng chi phối (50% – 57%) trong tổng doanh thu.

Đổi mới và đóng góp

Nghiên cứu mang lại 4 đóng góp kỹ thuật và cải tiến nghiệp vụ cốt lõi:

  1. Thiết lập quy trình kiểm soát chéo 3 bên (3-Way Cross Verification): Tự động hóa việc đối chiếu dữ liệu giữa Hợp đồng, Hóa đơn thương mại và Vận đơn trước khi truyền dữ liệu lên VNACCS, loại bỏ 100% lỗi sai mã số thuế, sai tên cảng (Port Code) và sai lệch số kiện.
  2. Quy chuẩn hóa cấu trúc báo giá trọn gói (All-in Landed Costing): Minh bạch hóa các khoản phụ phí biến động (FAF, YAS/CAF, CIC, D/O fee) giúp khách hàng dự toán chính xác dòng tiền và giảm thiểu 12–15% chi phí phát sinh bất hợp lý so với các báo giá không minh bạch trên thị trường.
  3. Tối ưu hóa thao tác nghiệp vụ trên ECUS5-VNACCS: Xây dựng quy trình xử lý sự cố nhanh cho các mã lỗi phân luồng, chủ động chuyển đổi nghiệp vụ từ IDA sang IDA01 trong vòng 15 phút khi phát hiện sai khác thông tin phương tiện vận chuyển.
  4. Quy trình tác nghiệp hiện trường khép kín: Phối hợp linh hoạt với các hãng tàu lớn (hơn 30 hãng tàu đối tác: APL, Evergreen, NYK, Maersk, COSCO, UASC, Wanhai, TS Line) giúp đẩy nhanh tiến độ cấp lệnh D/O và mượn vỏ container phục vụ vận chuyển đường dài liên tỉnh (TP.HCM – Đà Nẵng).
Hạng mục so sánh Giải pháp đề xuất tại Best Care Shipping Giải pháp đại lý truyền thống A Giải pháp khai thuê ngoài B
Thời gian giải phóng hàng FCL 16,5 giờ 36 – 48 giờ 28 – 32 giờ
Tỷ lệ phát sinh phí lưu bãi/vỏ 0% 8,5% lô hàng 5,2% lô hàng
Mức độ minh bạch Local Charges 100% (bóc tách rõ từng loại phí) Thấp (báo giá gộp chung) Trung bình
Độ chính xác hồ sơ hải quan 99,5% 92,0% 94,5%

Ứng dụng thực tế và triển khai

Quy trình giao nhận chuẩn hóa có thể áp dụng trực tiếp cho các doanh nghiệp Forwarder vừa và nhỏ (SMEs) phục vụ các mặt hàng nhập khẩu đường biển nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL) tại các cụm cảng quốc tế: Cảng Cát Lái, Cảng Cái Mép - Thị Vải, Cảng Hải Phòng.

       Kế hoạch lộ trình triển khai 4 giai đoạn

Phân tích hiệu quả kinh tế (ROI) khi doanh nghiệp áp dụng quy trình chuẩn hóa:

  • Tiết kiệm chi phí lưu kho bãi (Demurrage/Detention): Trung bình một lô hàng 8 cont 20' nếu bị trễ hạn miễn lưu 2 ngày sẽ phát sinh chi phí phạt khoảng 16 – 24 triệu VNĐ. Quy trình mới giúp triệt tiêu hoàn toàn khoản phạt này.
  • Tăng năng suất lao động: Một nhân viên chứng từ có thể quản lý 25 – 30 shipments/tháng thay vì 12 – 15 shipments như trước đây.
  • Khả năng mở rộng quy mô (Scalability): Hệ thống cho phép doanh nghiệp nâng số lượng hãng tàu đối tác từ dưới 10 lên hơn 30 hãng tàu lớn, nâng quy mô nhân sự từ 12 lên 20 nhân viên mà không gây rối loạn chuỗi cung ứng chứng từ.

Hạn chế và hướng phát triển

Dù đạt được kết quả khả quan, đề tài ghi nhận một số giới hạn kỹ thuật:

  • Phụ thuộc hạ tầng mạng bên ngoài: Quy trình thông quan tự động VNACCS/VCIS đôi lúc gặp sự cố quá tải đường truyền trong các đợt cao điểm lễ tết, gây đình trệ nhận kết quả phân luồng.
  • Thủ tục kiểm tra chuyên ngành còn phân tán: Mặt hàng sữa đặc La Rosee bắt buộc phải kiểm tra an toàn thực phẩm tại Trung tâm Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Quatest) hoặc Viện Y tế Công cộng, thời gian chờ cấp kết quả chứng thư phân tích (Certificate of Analysis) mất từ 2 – 3 ngày làm việc.
  • Mức độ tự động hóa quản lý kho bãi: Best Care Shipping thời điểm 2016 chưa có hệ thống phần mềm quản lý giao nhận vận tải tổng thể (TMS/FMS) độc lập mà vẫn chia sẻ tài nguyên kế toán với công ty mẹ (Melody Logistics).

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo:

  1. Xây dựng phân hệ phần mềm quản lý logistics chuyên biệt (Logistics Management System) tích hợp trực tiếp API với phần mềm ECUS5 và hệ thống cảng điện tử E-Port.
  2. Ứng dụng giải pháp Lệnh giao hàng điện tử (eDO) qua mã QR Code để xóa bỏ hoàn toàn việc nhân viên hiện trường phải đến văn phòng hãng tàu lấy D/O giấy.
  3. Nghiên cứu mô hình dự báo biến động phụ phí cước biển (FAF, YAS) bằng chuỗi thời gian nhằm tối ưu hóa hợp đồng mua cước đường biển dài hạn.

Đối tượng hưởng lợi

  • Sinh viên ngành Kinh tế đối ngoại, Logistics & Quản lý chuỗi cung ứng: Tiếp cận tài liệu thực tế về quy trình 7 bước giao nhận FCL EXW, hồ sơ hải quan đầy đủ (Contract, Invoice, P/L, B/L) và minh họa thực tế giao diện phần mềm ECUS5-VNACCS.
  • Chuyên viên chứng từ & giao nhận hiện trường (Docs/Ops Forwarder): Nắm vững các mã nghiệp vụ hải quan điện tử (IDA, IDC, IDA01, CEA, CKO) và kỹ năng xử lý tình huống kiểm hóa thực tế tại Cảng Cát Lái.
  • Doanh nghiệp xuất nhập khẩu (Chủ hàng): Nắm bắt rõ cơ cấu phụ phí cảng biển (Local Charges) để đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế có lợi nhất, tránh các khoản chi phí ẩn.
  • Nhà nghiên cứu kinh tế ứng dụng: Sở hữu tập số liệu thực chứng 9 tháng về biến động doanh thu, chi phí, lợi nhuận và cơ cấu loại hình XNK của doanh nghiệp dịch vụ giao nhận giai đoạn gia nhập TPP.

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai phần mềm khai báo hải quan ECUS5-VNACCS là gì?

Hệ thống yêu cầu máy tính chạy hệ điều hành Windows 7/8/10/11, RAM tối thiểu 4GB, ổ cứng trống 10GB, kết nối Internet ổn định và được cắm USB Token chứa chứng thư số doanh nghiệp (PKI Token hợp lệ đăng ký với Tổng cục Hải quan).

2. Sự khác biệt căn bản giữa nghiệp vụ IDA và IDA01 trên hệ thống VNACCS là gì?

Nghiệp vụ IDA (Initial Declaration Attachment) dùng để đăng ký sơ bộ thông tin tờ khai nhập khẩu lần đầu. Nghiệp vụ IDA01 được kích hoạt khi doanh nghiệp phát hiện sai sót cần gọi lại tờ khai chưa thông quan để sửa đổi bổ sung thông tin trước khi chuyển sang bước đăng ký chính thức IDC.

3. Phụ phí CIC (Container Imbalance Charge) là gì và tại sao người nhập khẩu phải chi trả?

CIC là phụ phí mất cân đối vỏ container, do hãng tàu thu nhằm bù đắp chi phí điều chuyển container rỗng từ các khu vực thừa vỏ cont (nơi nhập siêu) về các khu vực thiếu vỏ cont (nơi xuất siêu) để phục vụ đóng hàng xuất khẩu.

4. Khi lô hàng bị phân vào Luồng Đỏ (Kiểm hóa thực tế), quy trình xử lý tại Cảng Cát Lái diễn ra như thế nào?

Nhân viên giao nhận mang hồ sơ giấy đã đăng ký sang bộ phận kiểm hóa, liên hệ đội công nhân cảng chuyển container ra bãi kiểm hóa, làm thủ tục cắt seal dưới sự chứng kiến của công chức hải quan, bốc dỡ tỷ lệ hàng hóa quy định (ví dụ 20% như trường hợp sữa đặc La Rosee) để kiểm tra thực tế, sau đó bấm lại seal hải quan mới và cập nhật kết quả CKO lên hệ thống.

5. Tại sao trong điều kiện EXW, người mua tại Việt Nam lại phải thanh toán cả các khoản Local Charges tại cảng xuất khẩu (Malaysia)?

Theo quy tắc Incoterms 2010, điều kiện EXW (Ex Works - Giao tại xưởng) quy định người bán chỉ có nghĩa vụ đặt hàng hóa dưới quyền định đoạt của người mua tại cơ sở của người bán. Toàn bộ chi phí và rủi ro từ bốc hàng lên xe, vận chuyển nội địa tại nước xuất, làm thủ tục hải quan xuất khẩu và các phụ phí tại cảng xuất (THC, phí phát hành B/L, phí seal) đều do bên mua (hoặc công ty Forwarder được ủy thác) chi trả.

Kết luận

Đồ án khóa luận tốt nghiệp của tác giả Cao Đỗ Vương đã mô tả và hệ thống hóa toàn diện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH Best Care Shipping. Thông qua case study thực tế lô hàng sữa đặc cô đặc La Rosee từ Port Klang về Cảng Cát Lái, nghiên cứu đã chứng minh tính khả thi và hiệu quả vượt trội của quy trình giao nhận chuẩn hóa kết hợp ứng dụng phần mềm hải quan điện tử ECUS5-VNACCS. Kết quả phân tích kinh doanh 9 tháng khẳng định hướng đi đúng đắn của doanh nghiệp khi tập trung vào mảng nhập khẩu kinh doanh (chiếm 65% tỷ trọng), tạo nền tảng vững chắc để mở rộng mạng lưới liên kết với hơn 30 hãng tàu quốc tế trong kỷ nguyên hội nhập kinh tế sâu rộng.