Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 1. Khái niệm cơ bản 1. Quản trị Hiện nay, thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau nhưng đa số các nhà nghiên cứu đều hiểu khái niệm “Quản trị”: “Là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định”.
Tuy nhiên, theo cách tiếp cận và hướng tiếp cận trong khóa luận này của tôi, tôi đồng tình với khái niệm “Quản trị” trong Giáo trình Quản trị học của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. Theo đó, quản trị: “là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục đích nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”. Rủi ro Khái niệm “Rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác.
Rủi ro là sự không chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả cps thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn. Quản trị rủi ro Khái niệm “Quản trị rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Quản trị rủi ro là quá trình 7 tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. Quản trị rủi ro là hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp nhất những chi phí về rủi ro, dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những lợi ích của rủi ro.
Công tác văn thư Khái niệm “Công tác văn thư” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011 là: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”. Công tác lưu trữ Khái niệm “Công tác lưu trữ” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động năm 2016 là: “Công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và tiến hành (thực hiện) các công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác”. Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Khái niệm “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ” chưa được làm sáng tỏ và công bố trong các tài liệu, giáo trình nào, tuy nhiên qua nghiên cứu, tìm hiểu quan niệm của tôi về khái niệm này như sau: “Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là quá trình chủ động để kiểm soát nguồn gốc gia tăng nguy cơ rủi ro và rủi ro để dự phòng giảm thiểu tốt nhất, chủ động 8 khắc phục khi rủi ro xảy ra đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cán bộ văn thư, lưu trữ và cơ sở vật chất trong văn thư, lưu trữ”. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 1.
Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư a. Văn bản, hồ sơ Trong thời đại công nghệ số, rất nhiều thông tin quan trọng của cá nhân, tập thể, một cơ quan, tổ chức giờ đây đã không còn được ghi vào sổ, cất vào hòm mà được lưu trữ bằng các nền tảng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, với nền công vụ hiện tại của nước ta vẫn chưa có thể bắt kịp với sự phát triển của thế giới, do vậy vẫn đang thực hiện song song hai hình thức văn bản: văn bản giấy và văn bản điện tử. Đối với những văn bản bằng giấy, thường được các cơ quan chuyển giao cho nhau bằng phương pháp truyền thống, tức là cán bộ tại cơ quan đó gửi đến tận nơi nhận hoặc có thể gửi qua các dịch vụ gửi nhận.
Việc chuyển giao này luôn tiềm ẩn những rủi ro cho văn bản, hồ sơ, tài liệu mật. Hệ thống quản lý văn bản điện tử Hệ thống quản lý văn bản điện tử là phần mềm nội bộ để quản lý văn bản và điều hành được xây dựng nhằm mục đích hỗ trợ công tác quản lý và điều hành tác nghiệp của cơ quan. Trong thời đại 4.0 hiện nay, khi mà các văn bản của chúng ta không chỉ được thể hiện trên giấy. mà thông tin hiện nay còn được truyền đi bởi các thông điệp dữ liệu.
Hệ thống này đã khắc phục được những hạn chế so với biện pháp thủ công, đây là hệ thống có vị trí và vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ Văn thư. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích do hệ thống này mang lại, vẫn còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro đối với công tác văn thư, lưu trữ như: không vào được phần mềm, máy tính lạc hậu, cấu hình thấp… c. Con dấu Ngày nay con dấu xuất hiện phổ biến hơn trong các cơ quan nhà nước. 9 Đối với tổ chức được công nhận thành lập hợp pháp thì con dấu là đại diện pháp lý của tổ chức đó, có giá trị xác nhận các quyền và nghĩa vụ pháp lý được pháp luật công nhận.
Vì vậy con dấu pháp nhân phải được quản lý hết sức cẩn thận để tránh những rủi ro do bị thất lạc, nhòe mực, mực không đều… Do đó việc quản lý và sử dụng con dấu là việc rất quan trọng. Cơ sở vật chất Cơ sở vật chất là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt động của một cơ quan. Các công việc của công tác văn thư đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên các thiết bị như máy tính, máy in, máy photocopy, máy scan… để có thể phục vụ hiệu quả của công tác này. Người làm công tác văn thư Người làm văn thư có vai trò rất quan trọng đối với công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, người làm văn thư thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ của mình mới đảm bảo được quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức tốt.
Nếu thực hiện không tốt các nghiệp vụ, người văn thư có thể sẽ phải liên lụy đến nhiều vụ việc, giải quyết nhiều hậu quả xảy ra. Người làm công tác văn thư sẽ được bố trí thực hiện một trong các công việc sau: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ a. Tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức trong việc giải quyết các vấn đề hình thành trong quá trình hoạt động; là 10 nguồn tài liệu quan trọng trong mọi lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội; phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khi cần thiết… Tuy nhiên, nếu chỉ tạo ra và sử dụng tài liệu mà không dùng các biện pháp bảo quản nhằm tránh khỏi các nguy cơ rủi ro từ con người, môi trường tự nhiên… tài liệu lưu trữ sẽ tiềm ẩn nhiều nguy cơ như: hư hại tình trạng vật lý, thiệt hại, mất mát, thất lạc. Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ Các loại cơ sở vật chất trong lưu trữ là một điều kiện rất quan trọng để thực hiện các hoạt động lưu trữ và để bảo quản tài liệu được lâu dài. Các quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ đều cần sử dụng nhiều và thường xuyên các thiết bị như: cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu, quạt thông gió, rèm che, bình chữa cháy, máy hút ẩm… c.
Người làm công tác lưu trữ Yếu tố con người bao giờ cũng là yếu tố giữ vai trò tiên quyết trong mọi hoạt động và đối với công tác lưu trữ, quản lý lưu trữ cũng không ngoại lệ. Vì đây là công tác mang tính chất khoa học nên để tổ chức công tác lưu trữ một cách đúng quy định và có hiệu quả đòi hỏi cán bộ lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp lưu trữ, phải hiểu sâu sắc về các lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Người làm công tác lưu trữ sẽ được bố trí thực hiện các công việc sau: thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan mình 1. Nguyên tắc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 1.