Quản Trị Rủi Ro Trong Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Tại UBND Quận Tây Hồ

Trong mọi lĩnh vực, rủi ro luôn tiềm ẩn. Để tránh hậu quả xấu, cần xây dựng phương án dự phòng. 74 trang · Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội · 2022.

• Tác giả: Hà Thị Tuyết Dung
• Người hướng dẫn: Th.S. Phạm Thị Hồng Quyên
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu Trữ Học
• Đề tài: Quản Trị Rủi Ro Trong Công Tác Văn Thư, Lưu Trữ Tại UBND Quận Tây Hồ
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
• 0.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 0.4. Nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.5. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
• 0.6. Phương pháp nghiên cứu
• 0.7. Đóng góp đề tài
• 0.8. Kết cấu đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
• 1.1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 1.1.1. Khái niệm cơ bản
• 1.1.2. Đối tượng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 1.1.3. Cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
• 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND quận Tây Hồ
• 2.2. Lịch sử hình thành của UBND Quận Tây Hồ
• 2.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
• 2.4. Tình hình quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
• 2.5. Nhân lực thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
• 2.6. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
• 2.7. Phòng ngừa rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 2.8. Đánh giá mức độ thiệt hại rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 2.9. Xử lý rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
• 3.1. Ưu điểm, hạn chế về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
• 3.2.1. Nhóm giải pháp chuyên môn nhằm thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ
• 3.2.2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý góp phần đảm bảo hoạt động quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Quản Trị Rủi Ro Văn Thư Lưu Trữ Tại Sao Quan Trọng

Trong mọi lĩnh vực, rủi ro luôn tiềm ẩn. Để tránh hậu quả xấu, cần xây dựng phương án dự phòng. Quản trị rủi ro một cách hệ thống, hiệu quả là điều không phải ai cũng làm được. Nhiều cơ quan đã nhận diện rủi ro và xây dựng phương án ngăn ngừa, nhưng còn tự phát, chưa có hệ thống. Công tác văn thư, lưu trữ tiềm ẩn nhiều nguy cơ, gây thiệt hại lớn. Sản phẩm của công tác này là bản gốc, bản chính, giữ gìn thông tin mật. Nếu làm tốt quản trị rủi ro, sẽ hình thành tư duy quản trị hiện đại, nâng cao vai trò, trách nhiệm của bộ phận văn thư, lưu trữ. Hệ thống văn bản quy định về công tác này được ban hành đầy đủ, kịp thời, đảm bảo tính cập nhật. Quản trị rủi ro giúp cán bộ chủ động lập kế hoạch, dự trù kinh phí hợp lý, tăng cường hiệu quả thống kê, tổng kết tình hình thực hiện. Góp phần hình thành ý thức đúng đắn, kỹ năng chuyên nghiệp, thái độ trân trọng trong hoạt động nghiệp vụ. Đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện đúng quy trình, hạn chế sai sót. Hiện tại, Trụ sở UBND quận Tây Hồ đang tu bổ, cải tạo, nguy cơ xảy ra rủi ro càng cao, đặc biệt là đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất và đối với người làm công tác văn thư, lưu trữ.

1.1. Rủi Ro Trong Công Tác Văn Thư Mất Mát Sai Sót Văn Bản

Công tác văn thư, mặc dù được quan tâm, vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các rủi ro này có thể gây thiệt hại lớn, thậm chí không thể bù đắp được. Văn bản gốc, bản chính được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, có vai trò giữ gìn thông tin mật. Nếu xảy ra rủi ro, hậu quả thường rất lớn. Việc quản lý văn bản không chặt chẽ có thể dẫn đến mất mát, sai sót thông tin, ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan. Cần có quy trình quản lý văn bản rõ ràng, chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro.

1.2. Rủi Ro Trong Công Tác Lưu Trữ Hư Hỏng Mất Mát Tài Liệu

Công tác lưu trữ cũng đối mặt với nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ hư hỏng, mất mát tài liệu. Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, pháp lý quan trọng, cần được bảo quản cẩn thận. Các yếu tố như môi trường, thiên tai, con người có thể gây ra rủi ro cho tài liệu lưu trữ. Cần có biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ phù hợp, đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc tiêu hủy tài liệu không đúng quy trình cũng là một rủi ro lớn.

II. Nhận Diện Thách Thức Rủi Ro Văn Thư Lưu Trữ Tại UBND Quận

Công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được nghiên cứu nhiều, nhưng việc áp dụng các biện pháp khắc phục rủi ro khi xảy ra làm hư hại, mất mát tài liệu lưu trữ chưa hiệu quả. Việc áp dụng chúng trong thực tiễn, nhất là trong các cơ quan hành chính nhà nước còn hạn chế. Các nhà nghiên cứu Việt Nam nhận thấy rằng cần phải tiến hành các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Tuy nhiên, các nghiên cứu này vẫn chưa diễn ra một cách toàn diện và đồng bộ. Thực tế tại Việt Nam, các công trình nghiên cứu trong nước đã có 01 luận án Tiến sĩ của Trần Thanh Tùng: “Quản trị rủi ro trong Lưu trữ (qua thực tế ở Việt Nam)” và chủ yếu là các bài báo khoa học, tham luận khoa học giới thiệu một số quy định về công tác lưu trữ và quản trị rủi ro trong công tác lưu trữ đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, hoặc được giới thiệu trong một số kỷ yếu Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và một số cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức. Quản trị rủi ro mới chỉ được nghiên cứu trong công tác lưu trữ, rất ít đề tài nghiên cứu về công tác văn thư, vì vậy hoạt động quản trị rủi ro trong công tác văn thư còn khá mới và chưa được nghiên cứu. Nhìn chung, các công trình nghiên cứu quản trị rủi ro trong công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan nhà nước Việt Nam cơ bản còn đang bỏ ngỏ.

2.1. Thực Trạng Quản Lý Văn Bản Vấn Đề Bảo Mật Thông Tin

Việc quản lý văn bản tại UBND quận Tây Hồ còn nhiều hạn chế, đặc biệt là vấn đề bảo mật thông tin. Văn bản mật, văn bản quan trọng cần được bảo quản cẩn thận, tránh để lộ thông tin ra ngoài. Cần có quy trình bảo mật thông tin văn bản rõ ràng, chặt chẽ, đảm bảo an toàn cho thông tin. Việc sử dụng văn thư điện tử cũng cần được chú trọng, đảm bảo an toàn thông tin trên môi trường mạng.

2.2. Lưu Trữ Tài Liệu Nguy Cơ Hư Hỏng Do Môi Trường Thiên Tai

Tài liệu lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ đối mặt với nhiều nguy cơ hư hỏng do môi trường, thiên tai. Môi trường ẩm ướt, mối mọt có thể gây hư hỏng tài liệu. Thiên tai như lũ lụt, hỏa hoạn có thể gây mất mát tài liệu. Cần có biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ phù hợp, đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc lưu trữ điện tử cũng là một giải pháp để bảo quản tài liệu lâu dài.

III. Quy Trình Quản Trị Rủi Ro Văn Thư Hướng Dẫn Chi Tiết A Z

Khóa luận này mục tiêu của tôi muốn hướng tới như sau: tìm hiểu được thực tiễn về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ, để đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. Để thực hiện những mục đích trên, đề tài đặt ra nhiệm vụ nghiên cứu như sau: + Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. + Chỉ ra được những ưu điểm cũng như mặt hạn chế của phương pháp quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.

3.1. Đánh Giá Rủi Ro Xác Định Nguy Cơ Tiềm Ẩn Trong Văn Thư

Bước đầu tiên trong quy trình quản trị rủi ro là đánh giá rủi ro. Cần xác định các nguy cơ tiềm ẩn trong công tác văn thư, như mất mát văn bản, sai sót thông tin, lộ thông tin mật. Đánh giá mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro để có biện pháp phòng ngừa phù hợp. Việc kiểm soát rủi ro cần được thực hiện thường xuyên, liên tục.

3.2. Phòng Ngừa Rủi Ro Biện Pháp Bảo Vệ Tài Liệu Lưu Trữ

Sau khi đánh giá rủi ro, cần có biện pháp phòng ngừa rủi ro. Đối với công tác văn thư, cần có quy trình quản lý văn bản chặt chẽ, bảo mật thông tin. Đối với công tác lưu trữ, cần có biện pháp bảo quản tài liệu phù hợp, phòng chống cháy nổ, ẩm ướt. Cần có kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp, như thiên tai, hỏa hoạn.

3.3. Xử Lý Rủi Ro Khắc Phục Hậu Quả Khi Sự Cố Xảy Ra

Khi rủi ro xảy ra, cần có biện pháp xử lý kịp thời, khắc phục hậu quả. Đối với mất mát văn bản, cần tìm kiếm, phục hồi văn bản. Đối với hư hỏng tài liệu, cần có biện pháp phục chế, bảo quản. Cần rút kinh nghiệm từ các sự cố để phòng ngừa rủi ro trong tương lai. Việc quản lý văn bản cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp, bài bản.

IV. Giải Pháp Nâng Cao Quản Trị Rủi Ro Tại UBND Quận Tây Hồ

Đối tƣợng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 5. Đối tƣợng nghiên cứu Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ 5. Phạm vi nghiên cứu + Về thời gian: từ năm 2005 đến năm 2021 + Về không gian: phòng Văn Thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ để khảo sát nghiên cứu. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện nhiệm vụ khoa học của đề tài đặt ra, tôi đã áp dụng các phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như: nghiên cứu các học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài… - Phương pháp quan sát: quan sát quá trình thực hiện quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. - Phương pháp phỏng vấn: quá trình thực hiện khảo sát đã phỏng vấn các cán bộ tại phòng văn thư, lưu trữ để biết được những thuận lợi và khó khăn trong việc quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. - Phương pháp phân tích tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ rõ những ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong việc quản trị rủi ro, hạn chế những nguyên nhân để chúng ta có những biện pháp khắc phục.

4.1. Nâng Cao Năng Lực Cán Bộ Đào Tạo Nghiệp Vụ Văn Thư Lưu Trữ

Để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro, cần nâng cao năng lực cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Cần tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thường xuyên, cập nhật kiến thức mới. Cán bộ cần nắm vững quy trình nghiệp vụ, có kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp. Việc áp dụng ISO 27001 cũng là một giải pháp để nâng cao năng lực cán bộ.

4.2. Đầu Tư Cơ Sở Vật Chất Trang Thiết Bị Bảo Quản Tài Liệu

Cần đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện đại. Trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống điều hòa, hút ẩm. Xây dựng kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn cho tài liệu. Việc lưu trữ điện tử cũng cần được đầu tư, phát triển.

4.3. Hoàn Thiện Quy Trình Xây Dựng Văn Bản Pháp Lý Về Văn Thư

Cần hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, xây dựng các văn bản pháp lý đầy đủ, rõ ràng. Quy định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong công tác quản trị rủi ro. Cần có cơ chế kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy trình. Việc tuân thủ pháp luật về văn thư lưu trữ là rất quan trọng.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Quản Trị Rủi Ro Văn Thư Điện Tử

Thông qua nghiên cứu đề tài có những đóng góp cụ thể: - Nâng cao nhận thức về vai trò quan trọng của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. - Khái quát được vai trò, phương pháp quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ. - Đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ ở UBND quận Tây Hồ. - Làm tư liệu tham khảo cho sinh viên khoa Văn thư, Lưu trữ. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục hình ảnh, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài được chia làm 3 chương sau đây: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

5.1. Bảo Mật Thông Tin Giải Pháp An Toàn Cho Văn Bản Điện Tử

Trong môi trường điện tử, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng. Cần có giải pháp bảo mật thông tin cho văn bản điện tử, như mã hóa dữ liệu, sử dụng chữ ký số. Cần có quy trình kiểm soát truy cập, phân quyền người dùng. Việc đảm bảo an toàn thông tin văn thư là yếu tố then chốt.

5.2. Lưu Trữ Dữ Liệu Đảm Bảo An Toàn Cho Tài Liệu Điện Tử

Việc lưu trữ dữ liệu điện tử cần được thực hiện một cách an toàn, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu. Cần có biện pháp sao lưu dữ liệu thường xuyên, lưu trữ dữ liệu ở nhiều địa điểm khác nhau. Cần có quy trình phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. Việc an toàn thông tin lưu trữ cần được đặt lên hàng đầu.

VI. Kết Luận Tầm Quan Trọng Quản Trị Rủi Ro Văn Thư Lưu Trữ

Tóm lại, quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ là vô cùng quan trọng. Việc thực hiện tốt công tác này sẽ giúp bảo vệ thông tin, tài liệu quan trọng của cơ quan, tổ chức. Cần có sự quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác quản trị rủi ro. Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức để thực hiện tốt công tác này. Việc xây dựng chính quyền điện tử cần đi đôi với việc đảm bảo an toàn thông tin.

6.1. Tương Lai Văn Thư Lưu Trữ Ứng Dụng Công Nghệ Mới

Trong tương lai, công tác văn thư, lưu trữ sẽ ngày càng được ứng dụng công nghệ mới. Các công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI), blockchain sẽ được ứng dụng để nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật thông tin. Cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đón nhận những thay đổi này.

6.2. Phát Triển Bền Vững Quản Trị Rủi Ro Toàn Diện Hiệu Quả

Để phát triển bền vững, cần có một hệ thống quản trị rủi ro toàn diện, hiệu quả. Cần đánh giá rủi ro thường xuyên, cập nhật biện pháp phòng ngừa rủi ro. Cần có sự tham gia của tất cả các bộ phận, cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Việc giải pháp quản trị rủi ro văn thư lưu trữ cần được triển khai một cách đồng bộ.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Công tác văn thư, lưu trữ giữ vị trí trọng yếu trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, bảo đảm tính pháp lý, tính chính xác và an toàn của hệ thống thông tin phục vụ quản lý, điều hành. Các sản phẩm hình thành từ hoạt động này phần lớn là bản gốc, bản chính có giá trị bảo mật và pháp lý cao; do đó, các rủi ro phát sinh đối với văn bản, hồ sơ và tài liệu lưu trữ thường gây ra thiệt hại khó khắc phục. Tuy nhiên, việc nhận diện và xử lý rủi ro tại nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay vẫn mang tính tự phát, thiếu quy trình chuẩn mực và chế tài đồng bộ.

Tại Ủy ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, công tác quản trị rủi ro trong văn thư, lưu trữ đối mặt với nhiều thách thức đặc thù khi trụ sở chính của cơ quan bước vào giai đoạn cải tạo, tu bổ. Phần lớn các phòng, ban chuyên môn phải chuyển sang làm việc tại Trụ sở tạm (Trung tâm Văn hóa Thông tin và Thể thao), làm gia tăng đột biến các nguy cơ rủi ro đối với tài liệu, trang thiết bị, con dấu và nhân sự phụ trách. Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Tuyết Dung được thực hiện nhằm khảo sát, phân tích thực trạng này và đưa ra hệ thống giải pháp ứng dụng thực tế.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

1. Tìm hiểu thực tiễn quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
2. Đánh giá thực trạng, chỉ ra các ưu điểm và mặt hạn chế trong phương pháp quản trị rủi ro của đơn vị.
3. Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.

Nhiệm vụ nghiên cứu được xác định gồm 02 nội dung chính:

• Khảo sát tình hình thực tế vấn đề quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
• Chỉ ra những ưu điểm cũng như mặt hạn chế của phương pháp quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ.
• Phạm vi không gian: Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
• Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dựa trên sự kết hợp giữa lý luận quản trị rủi ro hiện đại và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ truyền thống, đồng thời đối chiếu với khung pháp lý hiện hành của Nhà nước Việt Nam.

Hệ thống khái niệm nền tảng bao gồm:

• Quản trị: Được tiếp cận theo Giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Kinh tế Quốc dân), xác định là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt mục đích nhất định trong điều kiện môi trường biến động.
• Rủi ro: Theo Giáo trình Quản trị rủi ro (NXB Tài chính, 2020), rủi ro là các sự kiện bất ngờ ngoài dự kiến, tạo ra sự không chắc chắn và tiềm ẩn biến động ở kết quả.
• Quản trị rủi ro: Quá trình tiếp cận khoa học, toàn diện nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa, giảm thiểu tổn thất và khai thác cơ hội.
• Công tác văn thư: Toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành, quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành (Vương Đình Quyền, 2011).
• Công tác lưu trữ: Hoạt động thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ (NXB Lao Động, 2016).
• Quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ: Khái niệm do tác giả xây dựng, chỉ quá trình chủ động kiểm soát nguồn gốc nguy cơ để dự phòng, giảm thiểu và khắc phục hậu quả xảy ra đối với văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cán bộ và cơ sở vật chất.

Khung nguyên tắc quản trị rủi ro gồm 04 nguyên tắc:

1. Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp (đánh giá đa chiều từ cơ sở vật chất, thực thể tài liệu đến quy trình và con người).
2. Nguyên tắc khách quan (bám sát thực tế hoạt động lưu trữ và quy phạm pháp luật).
3. Nguyên tắc ưu tiên mức độ tác động (tập trung nguồn lực vào hoạt động mang lại hiệu quả giảm thiểu tổn thất cao nhất).
4. Nguyên tắc tính khả thi (cân đối giữa hiệu quả quản trị với nguồn vốn, chi phí và nhân lực).

Khung pháp lý điều chỉnh hoạt động quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ được tổng hợp từ nhiều văn bản:

• Quản lý văn bản và lập hồ sơ: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Quản lý và sử dụng con dấu: Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ.
• An toàn văn bản điện tử: Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/07/2018 của Thủ tướng Chính phủ.
• An toàn tài liệu lưu trữ: Quyết định số 168/QĐ-HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng; Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011.
• Bảo vệ bí mật nhà nước: Luật Bảo vệ bí mật nhà nước số 29/2018/QH14; Nghị định số 26/2020/NĐ-CP; Thông tư số 24/2020/TT-BCA của Bộ Công an.
• Tiêu chuẩn cơ sở vật chất và bảo quản: Công văn số 662/VTLTNN-TCCB (2008); Quyết định số 262/QĐ-VTLTNN (2008); Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN (2011); Thông tư số 15/2011/TT-BNV; Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN (2012); Quyết định số 150/QĐ-VTLTNN (2014); Thông tư số 09/2007/TT-BNV.
• Tiêu chuẩn ngạch và chế độ cán bộ: Thông tư số 01/2014/TT-BTTTT, Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT; Thông tư số 14/2014/TT-BNV; Thông tư số 02/2021/TT-BNV; Thông tư số 07/2005/TT-BNV.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai:

• Phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử.
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu (giáo trình, văn bản pháp luật, báo cáo chuyên ngành).
• Phương pháp quan sát trực tiếp quy trình tác nghiệp tại đơn vị.
• Phương pháp phỏng vấn cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ.
• Phương pháp phân tích, tổng hợp thông tin.
• Phương pháp sử liệu học, phương pháp lịch sử và phương pháp hệ thống.
• Phương pháp khảo sát thực tế tại trụ sở UBND quận Tây Hồ.

Nguồn dữ liệu nghiên cứu: Hồ sơ, báo cáo hành chính nội bộ, tài liệu lưu trữ, kết quả quan sát và phỏng vấn 03 cán bộ chuyên trách thuộc Phòng Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm chuyên ngành, xác định 06 đối tượng chịu rủi ro (văn bản/hồ sơ giấy, hệ thống quản lý văn bản điện tử, con dấu, cơ sở vật chất, người làm công tác văn thư, tài liệu lưu trữ). Tác giả phân tích chu trình quản trị rủi ro gồm 04 nội dung kế tiếp nhau:

1. Nhận diện và dự báo nguy cơ rủi ro: Phân tích toàn bộ hoạt động nghiệp vụ để thống kê rủi ro phát sinh và nguyên nhân (khách quan và chủ quan).
2. Phòng ngừa rủi ro: Xây dựng tình huống dự phòng, bảo đảm cơ sở vật chất, bố trí lực lượng xử lý, tổ chức tập huấn và xử lý vi phạm.
3. Đánh giá rủi ro: Ước lượng mức độ thiệt hại theo thang đo quy ước 05 mức (Mức 1: Không hề nghiêm trọng; Mức 2: Không nghiêm trọng; Mức 3: Trung bình; Mức 4: Nghiêm trọng; Mức 5: Rất nghiêm trọng - mất hoàn toàn không có khả năng phục hồi).
4. Xử lý rủi ro: Lựa chọn phương án khắc phục đối với các sự cố trong khâu văn thư (soạn thảo, duyệt, ký, quản lý hệ thống điện tử, con dấu) và khâu lưu trữ (nấm mốc, côn trùng cắn phá, hư hại vật lý, cháy nổ, thất lạc).

Chương này cũng tổng hợp chi tiết hệ thống văn bản pháp luật của Nhà nước điều chỉnh gián tiếp từng khâu nghiệp vụ, xác lập hành lang pháp lý cho việc triển khai các biện pháp an toàn.

CHƯƠNG 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Chương 2 mô tả khái quát về quận Tây Hồ (thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28/10/1995, diện tích tự nhiên 24,0 km2, gồm 8 phường, cơ cấu UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn). Bộ phận Văn thư – Lưu trữ thuộc cơ quan gồm 03 cán bộ (trong đó có 01 cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ), độ tuổi từ 36 đến 47 tuổi, 100% tốt nghiệp hệ đại học chính quy Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và có trên 10 năm kinh nghiệm công tác.

Tác giả đi sâu nhận diện các nguy cơ và sự cố rủi ro thực tế phát sinh tại đơn vị:

• Quy trình văn bản đi: Phát sinh lỗi thể thức dấu cách chưa chuẩn (sự việc ngày 12/04/2022 tại văn bản của Phòng Văn hóa Thông tin và Phòng Thanh tra); lỗi trình ký sai thẩm quyền lĩnh vực phụ trách của Phó Chủ tịch UBND quận (sự việc Công văn số 488/UBND-YT thuộc lĩnh vực Văn hóa – Xã hội do Phó Chủ tịch Phạm Xuân Tài phụ trách nhưng cán bộ soạn thảo lại trình ký Phó Chủ tịch Hoàng Tuấn Anh); tình trạng cấp trùng số, chèn số công văn giữa Phòng Kinh tế và Phòng Tư pháp; sự cố nhân bản thiếu trang, mờ chữ, lệch lề và kẹp rách giấy do máy photocopy cũ hết khấu hao; chậm phát hành văn bản đi khi 02 cán bộ nghỉ điều trị do dịch Covid-19; quên nhập trích yếu văn bản điện tử lên hệ thống.
• Quy trình văn bản đến: Bỏ sót email giấy mời họp dẫn đến việc cán bộ phụ trách không nắm được lịch họp; xử lý văn bản giấy chậm do thói quen dồn văn bản mới bóc bì; ghi sai số ký hiệu trên phiếu xử lý văn bản dẫn đến in sai và phải trình ký lại ý kiến lãnh đạo; tình trạng đơn vị chuyên môn mượn văn bản nhưng quên hoàn trả làm khuyết hồ sơ nộp lưu.
• Hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử: Phần mềm nội bộ phục vụ đề án "Quản lý văn bản điện tử quận Tây Hồ" gặp rủi ro do máy tính cấu hình thấp, nguy cơ virus tấn công mã hóa dữ liệu, thiếu thiết bị lưu trữ dự phòng và mạng Internet thiếu ổn định.
• Con dấu: Trụ sở tạm tại Trung tâm Văn hóa Thông tin và Thể thao có kết cấu xây dựng chưa đạt chuẩn, độ ẩm bốc lên tủ gỗ đựng dấu khiến mực dấu bị nhòe.
• Tài liệu lưu trữ: Kho lưu trữ tại tầng 4 Trụ sở chính gồm 4 phòng nhưng không đủ diện tích, thiếu giá kệ khiến tài liệu phải bó gói đặt trên bàn; kho không khép kín và cống rãnh quanh trụ sở chưa có lưới chắn khiến chuột và động vật gặm nhấm xâm nhập cắn phá tài liệu; bụi bẩn bám dày làm ố vàng tài liệu do chỉ có 01 cán bộ kiêm nhiệm; rủi ro rơi tài liệu xuống nước và đất khi cán bộ vận chuyển bằng xe máy từ Trụ sở tạm về kho Trụ sở chính; sự cố sinh viên thực tập để lẫn tài liệu cần lưu vào giấy tờ nháp; sự cố năm 2018 khi thuê nhân sự bên ngoài chỉnh lý tài liệu đã bỏ sót hồ sơ bên trong các bìa loại ra chuẩn bị tiêu hủy.
• Cơ sở vật chất: Cắm chung nhiều thiết bị công suất lớn vào một ổ điện cố định bằng kẹp, quạt trần đóng bụi rơi vào máy in và máy scan, kho thiếu máy hút ẩm và quạt thông gió, giá kệ kê sát tường gây giòn gãy tài liệu khi trời nóng và ẩm mốc khi trời mưa (vi phạm Thông tư 09/2007/TT-BNV).
• Người làm công tác: Mắc các bệnh nghề nghiệp (đường hô hấp, xương khớp, khô da, mỏi mắt, trĩ, đường tiêu hóa) do áp lực công việc, thiếu ánh sáng tự nhiên và tiếp xúc bụi, nấm mốc, bức xạ in ấn; bất cập trong việc cán bộ văn thư chưa được hưởng phụ cấp độc hại theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV.

Nhóm đối tượng	Thực trạng rủi ro ghi nhận tại UBND quận Tây Hồ	Mức độ ảnh hưởng thực tế
Văn bản & Hồ sơ	Lỗi thể thức, trình ký sai thẩm quyền, cấp trùng/chèn số, photo mờ/thiếu trang, sót email giấy mời họp, khuyết hồ sơ do mượn không trả.	Làm chậm tiến độ công việc, ảnh hưởng tính pháp lý và uy tín cơ quan.
Hệ thống điện tử	Máy tính cấu hình yếu, nguy cơ nhiễm virus, thiếu thiết bị backup dự phòng, gián đoạn đường truyền Internet.	Nguy cơ mất trắng dữ liệu điện tử, gián đoạn luồng xử lý văn bản.
Con dấu cơ quan	Bảo quản trong tủ gỗ tại Trụ sở tạm ẩm ướt vào mùa mưa.	Nhòe mực dấu, giảm tính chuẩn mực của văn bản phát hành.
Kho & Tài liệu lưu trữ	Thiếu giá kệ, tài liệu bó gói để bàn, chuột cắn phá, bụi bẩn gây ố vàng, rơi tài liệu khi vận chuyển xe máy, sót hồ sơ khi thuê ngoài chỉnh lý (2018).	Hư hại tình trạng vật lý, mất mát thông tin lịch sử không thể phục hồi.
Cơ sở vật chất	Quạt trần bám bụi rơi vào máy móc, cắm chung nhiều tải vào một ổ điện, giá kệ kê sát tường ẩm, thiếu máy hút ẩm/quạt thông gió.	Nguy cơ chập cháy điện, làm giảm tuổi thọ máy móc và tài liệu.
Cán bộ nghiệp vụ	Bệnh nghề nghiệp (hô hấp, xương khớp, mắt), thiếu trang bị bảo hộ, chưa có phụ cấp độc hại cho ngạch văn thư (TT 07/2005/TT-BNV).	Ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và hiệu suất lao động lâu dài.

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ

Chương 3 tổng hợp các ưu điểm (sự quan tâm của lãnh đạo quận, trình độ chuyên môn chuẩn hóa của cán bộ, quản lý văn bản theo mô hình tập trung, an ninh bảo vệ 24/24, thực hiện ngắt điện định kỳ phòng hỏa hoạn) và hạn chế tại đơn vị. Tác giả kiến nghị 02 nhóm giải pháp cụ thể:

1. Nhóm giải pháp chuyên môn:

• Tăng cường cập nhật và tuân thủ các quy định nghiệp vụ mới (Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).
• Hoàn thiện quy trình tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và đôn đốc xử lý văn bản; kiểm soát chặt chẽ việc mượn và hoàn trả văn bản để bảo đảm tính đầy đủ của hồ sơ nộp lưu.
• Định kỳ sao lưu dữ liệu hệ thống quản lý văn bản điện tử sang các thiết bị lưu trữ ngoài; trang bị phần mềm diệt virus có bản quyền.
• Điều chỉnh cách bố trí giá kệ trong kho lưu trữ bảo đảm khoảng cách an toàn với tường theo tiêu chuẩn Thông tư 09/2007/TT-BNV; bổ sung máy hút ẩm, quạt thông gió chuyên dụng và lắp đặt lưới chắn côn trùng, chuột bọ tại hệ thống cống rãnh, cửa sổ.
• Quy định phương thức đóng gói, vận chuyển tài liệu an toàn bằng phương tiện chuyên dụng che chắn kín khi di chuyển giữa các trụ sở.
• Giám sát nghiêm ngặt hoạt động chỉnh lý tài liệu, đặc biệt khi thuê nhân sự dịch vụ bên ngoài nhằm tránh bỏ sót hồ sơ trong quá trình tiêu hủy.

2. Nhóm giải pháp về tổ chức quản lý:

• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và toàn thể công chức, viên chức trong cơ quan về tầm quan trọng của quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ.
• Tổ chức tập huấn định kỳ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và an toàn thông tin cho đội ngũ cán bộ.
• Dự trù ngân sách mua sắm, thay thế hệ thống máy tính, máy in, máy photocopy đã hết khấu hao; thiết kế lại mạng lưới đường dây điện bảo đảm an toàn kỹ thuật.
• Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra định kỳ và đột xuất đối với việc thực hiện quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban.
• Thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hộ lao động, khám sức khỏe định kỳ và đề xuất áp dụng phụ cấp độc hại cho nhân sự văn thư.

Kết quả và đóng góp

Kết quả nghiên cứu chính:

• Khóa luận đã cung cấp bức tranh thực trạng chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ tại một cơ quan hành chính cấp quận trong giai đoạn chuyển đổi số và cải tạo cơ sở hạ tầng.
• Tác giả đã thống kê, định lượng và phân tích hàng loạt sự cố nghiệp vụ phát sinh trong thực tế (trình ký sai thẩm quyền tại Công văn 488/UBND-YT, lỗi cấp trùng số văn bản của Phòng Kinh tế và Tư pháp, lỗi thể thức ngày 12/04/2022, sự cố sót tài liệu chỉnh lý năm 2018).
• Làm rõ các nguyên nhân gây mất an toàn kho tài liệu xuất phát từ hạ tầng Trụ sở tạm và việc bố trí giá kệ chưa tuân thủ Thông tư 09/2007/TT-BNV.

Giải pháp đề xuất:

• Đưa ra 02 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng cao (giải pháp chuyên môn và giải pháp tổ chức quản lý), tập trung trực tiếp vào các điểm nghẽn hạ tầng, quy trình kiểm soát tài liệu và an toàn thông tin.

Đóng góp của đề tài:

• Nâng cao nhận thức về vai trò của quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước.
• Bổ sung tài liệu thực tế cho chuyên ngành Lưu trữ học trong bối cảnh các nghiên cứu về rủi ro văn thư cấp quận/huyện còn hạn chế.
• Cung cấp tư liệu tham khảo phục vụ học tập và nghiên cứu cho sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của khóa luận:

• Phạm vi khảo sát giới hạn trong phạm vi Phòng Văn thư – Lưu trữ UBND quận Tây Hồ, chưa mở rộng điều tra so sánh với các quận, huyện khác trên địa bàn Hà Nội.
• Dữ liệu rủi ro chủ yếu được thu thập qua quan sát và phỏng vấn trực tiếp 03 cán bộ chuyên trách, chưa triển khai các phiếu điều tra khảo sát xã hội học diện rộng đến toàn thể cán bộ, công chức thuộc các phòng ban chuyên môn có nộp lưu tài liệu.
• Cơ sở pháp lý trực tiếp về quản trị rủi ro văn thư, lưu trữ chưa có văn bản quy phạm chuyên biệt độc lập mà phải trích xuất lồng ghép từ nhiều văn bản kỹ thuật và quản lý hành chính khác nhau.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang mô hình quản trị rủi ro đối với tài liệu lưu trữ điện tử và quy trình số hóa tài liệu tại các cơ quan hành chính nhà nước.
• Xây dựng bộ tiêu chí và chỉ số định lượng cụ thể nhằm đánh giá rủi ro an toàn thông tin trong hệ thống quản lý văn bản và điều hành liên thông.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên và giảng viên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Quản lý nhà nước: Tham khảo khung lý thuyết, cách tiếp cận khái niệm và phương pháp khảo sát thực tế tại cơ quan hành chính cấp huyện.
• Cán bộ văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính nhà nước: Sử dụng các bài học kinh nghiệm về nhận diện rủi ro khi chuyển đổi trụ sở, bảo quản kho tàng, kiểm soát quy trình chỉnh lý thuê ngoài và quản lý con dấu.
• Lãnh đạo văn phòng, nhà quản lý công: Tham khảo cơ sở thực tiễn để lập dự trù kinh phí trang thiết bị, cải tạo kho lưu trữ chuyên dụng và ban hành quy chế an toàn văn thư, lưu trữ nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

1. Đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ có đặc điểm chuyên môn như thế nào? Bộ phận gồm 03 cán bộ (01 cán bộ kiêm nhiệm cả văn thư và lưu trữ), độ tuổi từ 36 đến 47 tuổi, 100% tốt nghiệp đại học chính quy chuyên ngành tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và đều có thâm niên từ 10 năm kinh nghiệm trở lên.

2. Những nguyên nhân cụ thể nào gây nguy cơ hư hỏng tài liệu lưu trữ trong kho của UBND quận Tây Hồ? Nguyên nhân gồm: diện tích kho không đủ chứa khiến tài liệu phải bó gói để trên bàn; kho không khép kín và cống rãnh quanh trụ sở chưa có lưới chắn khiến chuột xâm nhập; bụi bẩn bám nhiều do thiếu nhân lực lau dọn; thiếu máy hút ẩm và quạt thông gió; giá kệ xếp sát tường vi phạm khoảng cách tiêu chuẩn khiến tài liệu bị ẩm mốc khi mưa hoặc giòn gãy khi nắng nóng.

3. Sự cố bỏ sót tài liệu trong quá trình chỉnh lý tại UBND quận Tây Hồ năm 2018 xảy ra do đâu? Sự cố xảy ra do cơ quan thuê nhân sự dịch vụ bên ngoài (đa số là sinh viên và người trái ngành chưa có kinh nghiệm) thực hiện chỉnh lý. Do sơ suất và chủ quan, nhân sự này đã không kiểm tra kỹ, bỏ sót tài liệu bên trong các bìa hồ sơ cũ được loại ra chuẩn bị đem đi tiêu hủy, sự việc chỉ được phát hiện khi kiểm tra lần cuối trước khi đưa ra khỏi trụ sở.

4. Rủi ro đối với việc quản lý con dấu tại cơ quan phát sinh do yếu tố nào? Do Trụ sở chính đang sửa chữa, cơ quan chuyển về Trụ sở tạm tại Trung tâm Văn hóa Thông tin và Thể thao có kết cấu xây dựng chưa đạt chuẩn phòng kho chuyên dụng. Vào mùa mưa kéo dài, hơi ẩm bốc lên tủ gỗ đựng dấu làm ẩm và nhòe mực con dấu.

5. Bất cập về chế độ chính sách đối với người làm công tác văn thư được nêu trong khóa luận là gì? Cán bộ văn thư thường xuyên tiếp xúc với môi trường độc hại (bụi tài liệu, nấm mốc, hóa chất bảo quản, bức xạ máy in) nhưng theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV của Bộ Nội vụ, chế độ phụ cấp độc hại mới chỉ quy định cho chức danh cán bộ lưu trữ, chưa bao quát đối tượng cán bộ văn thư.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hà Thị Tuyết Dung đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ. Nghiên cứu chỉ ra những lỗ hổng kỹ thuật, cơ sở vật chất và quy trình tác nghiệp thực tế tại UBND quận Tây Hồ trong bối cảnh làm việc tại trụ sở tạm. Hệ thống giải pháp chuyên môn và tổ chức quản lý được đề xuất có tính khả thi, góp phần bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị công tại địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị rủi ro trong công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1. Cơ sở lý luận về quản trị rủi ro trong công tác văn thƣ, lƣu trữ 1. Khái niệm cơ bản 1. Quản trị Hiện nay, thuật ngữ quản trị có nhiều quan điểm và cách hiểu khác nhau nhưng đa số các nhà nghiên cứu đều hiểu khái niệm “Quản trị”: “Là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc và những nỗ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tài nguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định”.

Tuy nhiên, theo cách tiếp cận và hướng tiếp cận trong khóa luận này của tôi, tôi đồng tình với khái niệm “Quản trị” trong Giáo trình Quản trị học của Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Nhà xuất bản Giao thông vận tải. Theo đó, quản trị: “là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục đích nhất định trong điều kiện biến động của môi trường”. Rủi ro Khái niệm “Rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Rủi ro là những sự kiện bất ngờ không mong đợi, khi nó xảy ra thì gây ra những biến động ngoài dự kiến cho con người. Rủi ro xuất hiện khi một hành động hay một tình huống mà khả năng thu lợi hoặc thiệt hại không thể dự đoán được chính xác.

Rủi ro là sự không chắc chắn. Rủi ro là sự biến động tiềm ẩn ở các kết quả, số lượng các kết quả cps thể có càng nhiều, sai lệch giữa các kết quả có thể càng cao thì rủi ro càng lớn. Quản trị rủi ro Khái niệm “Quản trị rủi ro” được định nghĩa theo Giáo trình Quản trị rủi ro của Nhà xuất bản Tài chính năm 2020 là: “Quản trị rủi ro là quá trình 7 tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. Quản trị rủi ro là hoạt động nhằm từng bước giảm đến mức thấp nhất những chi phí về rủi ro, dưới tất cả các hình thức và làm cực đại những lợi ích của rủi ro.

Công tác văn thư Khái niệm “Công tác văn thư” được định nghĩa theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011 là: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.