CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1. NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Nguyên vật liệu a. Khái niệm, vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu (NVL) của doanh nghiệp là những đối tượng lao động hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là yếu tố trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được con người khai thác hoặc sản xuất, thường được sử dụng trực tiếp để tạo nên sản phẩm, là một bộ phận trọng yếu của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ nguyên vật liệu được chuyển hết vào chi phí kinh doanh.
NVL là đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình, nó là một trong những thành phần chủ yếu (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. Trong quá trình sản xuất không thể thiếu nhân tố nguyên vật liệu vì thiếu nó quá trình sản xuất không thể thực hiện được hoặc sản xuất sẽ bị gián đoạn. Phân loại nguyên vật liệu Khi tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Để có thể quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu cần thiết phải phân loại theo những tiêu thức phù hợp.
Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp NVL thành từng loại, từng nhóm khác nhau căn cứ vào tiêu chuẩn phân loại Luan van 6 nhất định. Tùy theo mục đích nghiên cứu hoặc quản lý, sử dụng…mà NVL có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. - Nguyên vật liệu chính: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của mỗi ngành khác nhau nguyên vật liệu chính có thể là sản phẩm đã qua chế biến của ngành khác, hoặc tồn tại dưới dạng quặng thô, hoặc do lao động của con người tạo ra.
- Nguyên vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật bảo quản, đóng gói. - Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, như : xăng, dầu, chất đốt tự nhiên. - Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để thay thế sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ sản xuất. - Vật liệu bao gói: là những loại bao gói chứa đựng thành phẩm sau khi sản xuất nhằm làm cho sản phẩm hoàn thiện hơn, và bảo quản sản phẩm không bị ảnh bởi tác động của môi trường.
- Phế liệu: gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể thu hồi lại một phần giá trị nhằm giảm chi phí sản xuất, như: bã mía, bã bùn tro. Ý nghĩa của việc phân loại: để kiểm tra, theo dõi, xây dựng các kế hoạch về NVL cho sản xuất và dự trữ được thuận tiện. Đặc điếm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh Mặc dù mỗi loại NVL cụ thể có những đặc tính tự nhiên rất khác nhau song đặc điểm chung nhất là mọi loại nguyên vật liệu chỉ tham gia một lần vào quá trình sản xuất sản phẩm (dịch vụ). Toàn bộ giá trị của mọi loại NVL không bị mất đi mà kết tinh vào giá trị sản phẩm (dịch vụ) được đưa vào sản xuất.
Sự tham gia này có thể dẫn đến quá trình biến dạng NVL theo ý muốn của con người.2 Quản trị nguyên vật liệu a. Định nghĩa và mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu Định nghĩa: Materials management is defined as “the function responsible for the coordination of planning, sourcing, purchasing, moving, storing and controlling materials in an optimum manner so as to provide a pre-decided service to the customer at a minimum cost”. 161] tạm dịch: Quản trị vật liệu được định nghĩa như “Chức năng chịu trách nhiệm về sự phối hợp của các hoạt động: lập kế hoạch, tìm nguồn cung ứng, mua sắm, vận chuyển, dự trữ và kiểm soát nguyên vật liệu một cách tối ưu với chi phí thấp nhất trước khi quyết định đáp ứng nhu cầu của khách hàng ”. Quản trị nguyên vật liệu là một chức năng chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và kiểm soát nguyên vật liệu nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực cho việc phục vụ khách hàng đáp ứng mục tiêu của công ty.
Thuật ngữ quản trị nguyên vật liệu sử dụng để chỉ một nhóm lớn các hoạt động, ngay cả khi trách nhiệm có thể chia cho nhiều bộ phận theo cơ cấu tổ chức. 16] Mục tiêu của quản trị nguyên vật liệu: Hoạch định tổng hợp giải quyết các vấn đề liên quan chủ yếu đến sử dụng khả năng sản xuất. Hoạch định tổng hợp đã xác định khái quát mức sản xuất và giá trị tồn kho ở đầu ra của hệ thống sản xuất; Tuy nhiên còn một số vấn đề mà hoạch định tổng hợp chưa đề Luan van 8 cập đến một cách chi tiết đó là: - Khi nào mỗi loại sản phẩm sẽ sản xuất. - Số lượng sản xuất của mỗi loại là bao nhiêu.
- Các sản phẩm tồn kho ở mức nào. Đặc biệt, yếu tố nguyên vật liệu thường được xem là không phải đối tượng của hoạch định tổng hợp. Dù sao, đây cũng là một bộ phận cấu thành khả năng sản xuất ngắn hạn, ít ra là cũng tác động đến việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực sản xuất. Một công ty phải cần biết nó cần nguyên liệu gì, khi nào, bao nhiêu, để nó có thể có nguyên vật liệu khi cần.
Mặc dù vậy, sự tích luỹ quá mức các nguyên vật liệu sẽ gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty. Mục tiêu chung: Bảo đảm dòng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp, sản phẩm từ nhà sản xuất, phân phối đến tay người tiêu dùng kịp thời, không bị gián đoạn với chi phí tối ưu. Đối với doanh nghiệp: “Mục tiêu của quản trị vật liệu là phải giữ nguyên vật liệu ở mức hợp lý và tiếp nhận hay sản xuất của giá trị này vào thời điểm thích hợp”. Tầm quan trọng của quản trị nguyên vật liệu Quản trị vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra một cách hiệu quả.
Trong các tổ chức vật liệu luôn dịch chuyển, sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh ”. 188] Dòng dịch chuyển vật liệu có thể chia làm ba giai đoạn: giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận; giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp tiến độ sản xuất; giai đoạn ở đầu ra bao gồm: gởi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Luan van 9 Kho nhà phân phối Khách hàng Sơ đồ 1.1 dòng luân chuyển của nguyên vật liệu [6, 172] Các hoạt động liên quan đến đầu vào của dòng dịch chuyển nguyên vật liệu: mua sắm, vận chuyển đầu vào, kiểm tra và tiếp nhận; trong phạm vi doanh nghiệp có các hoạt động: kiểm soát quá trình sản xuất, quản trị tồn kho để đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất; các hoạt động ở đầu ra bao gồm vận chuyển ra ngoài, giao hàng. Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp.
Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt các doanh nghiệp sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm thì việc xác định nhu cầu và dự trữ nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến chi phí sản xuất. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng Luan van 10 các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau, thêm vào đó, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau là khác nhau. Vì vậy, việc lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm là một vấn đề không hề đơn giản, đòi hỏi nhà quản trị phải tính toán sao cho nguyên vật liệu phải đầy đủ, kịp thời với chi phí nhỏ nhất.
Vai trò của quản trị nguyên vật liệu - Quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ là tiền đề cho hoạt động sản xuất có thể tiến hành có hiệu quả cao. - Quản trị nguyên vật liệu tốt sẽ tạo cho điều kiện cho hoạt động sản xuất diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn góp phần đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. - Là một trong những khâu rất quan trọng, không thể tách rời với các khâu khác trong quản trị doanh nghiệp. - Nó quyết định tới chất lượng của sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng khắt khe, khó tính của khách hàng.
- Một vai trò rất quan trọng nữa của quản trị nguyên vật liệu đó là nó góp phần làm giảm chi phí kinh doanh, giảm giá thành sản phẩm do đó tạo điều kiện nâng sức cạnh tranh của doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh. Việc cung cấp NVL đảm bảo đúng số lượng, chủng loại, tiến độ, chất lượng, giá cả hợp lý nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của đơn vị. Vì vậy công tác quản trị NVL trong đơn vị sản xuất kinh doanh giữ vai trò hết sức quan trọng.