Quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco Huế

Khóa luận quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco Huế năm 2024

• Tác giả: Ngô Lê Phương Nhi
• Người hướng dẫn: TS. Lê Nữ Minh Phương
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco Huế
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản trị kho hàng trung tâm tại Medipharco Huế

Quản trị kho hàng trung tâm tại Medipharco Huế giữ vai trò hạt nhân trong mạng lưới phân phối dược phẩm miền Trung. Kho trung tâm tiếp nhận thành phẩm sản xuất và nguồn hàng nhập khẩu. Nhiệm vụ cốt lõi bao gồm lưu trữ, bảo quản và điều phối thuốc đến các chi nhánh. Hệ thống kho vận hành theo tiêu chuẩn GSP nghiêm ngặt của Bộ Y tế. Từng khu vực kho biệt trữ, kho mát và kho thường đều có quy chuẩn kỹ thuật riêng biệt. Việc quản trị kho khoa học giúp giảm thiểu tỷ lệ hư hỏng thuốc do độ ẩm và nhiệt độ. Đồng thời, quy trình này kiểm soát chặt chẽ hạn dùng thông qua nguyên tắc FEFO và FIFO. Doanh nghiệp duy trì dòng luân chuyển hàng hóa liên tục để đáp ứng nhanh chóng đơn hàng bệnh viện và nhà thuốc. Đội ngũ nhân sự kho được phân công nhiệm vụ rõ ràng từ khâu bốc dỡ đến ghi nhận sổ sách. Báo cáo tồn kho cập nhật hàng ngày giúp ban lãnh đạo hoạch định kế hoạch thu mua chính xác. Nhờ đó, Medipharco duy trì sự ổn định tài chính và nâng cao uy tín thương hiệu dược phẩm trên thị trường.

1.1. Vị trí và chức năng của kho trung tâm Medipharco

Kho trung tâm Medipharco đặt tại trụ sở chính ở thành phố Huế. Địa điểm này tạo thuận lợi lớn cho việc kết nối giao thông liên tỉnh. Chức năng chính của kho là tập kết toàn bộ dược phẩm từ nhà máy sản xuất đạt chuẩn GMP. Cơ sở này cũng tiếp nhận thuốc nhập khẩu ủy thác và vật tư y tế. Hàng hóa được phân loại và kiểm định chất lượng trước khi lưu kho chính thức. Kho trung tâm đảm bảo cung ứng đủ thuốc cho hệ thống nhà thuốc bán lẻ và các đại lý khu vực. Ngoài ra, kho còn thực hiện chức năng dự trữ chiến lược nhằm ứng phó với biến động thị trường hoặc dịch bệnh. Mọi luồng vận động của thuốc đều tuân thủ sự kiểm soát của thủ kho và phòng kế hoạch.

1.2. Cơ sở vật chất và tiêu chuẩn kỹ thuật bảo quản

Cơ sở hạ tầng kho trung tâm Medipharco đáp ứng đầy đủ nguyên tắc Thực hành tốt bảo quản thuốc GSP. Diện tích kho bãi được phân chia thành các phân khu chuyên biệt. Kho nhiệt độ thường duy trì mức dưới 30 độ C. Kho mát kiểm soát nhiệt độ từ 8 đến 15 độ C dành cho sinh phẩm và kháng sinh nhạy cảm. Hệ thống điều hòa không khí và máy hút ẩm công nghiệp hoạt động 24/7. Thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tự động ghi nhận dữ liệu liên tục theo giờ. Hệ thống giá kệ pallet nhiều tầng gia tăng sức chứa hàng hóa. Sàn kho sử dụng sơn epoxy chống bụi bẩn và chống trơn trượt. Các phương tiện cơ giới như xe nâng tay và xe nâng điện hỗ trợ bốc xếp nhanh chóng, an toàn.

II. Thực trạng quản trị kho hàng trung tâm tại Medipharco Huế

Hoạt động quản trị kho trung tâm tại Medipharco Huế đạt nhiều kết quả nhưng vẫn bộc lộ hạn chế. Quy trình nhập kho thực hiện qua bốn bước nghiêm ngặt từ kiểm tra cảm quan đến ký duyệt chứng từ. Tuy vậy, công tác xử lý giấy tờ thủ công vẫn chiếm tỷ trọng thời gian đáng kể. Thủ kho ghi chép thẻ kho và đối chiếu sổ sách bằng tay trước khi nhập dữ liệu máy tính. Thao tác này dễ phát sinh sai sót số liệu tồn kho thực tế và sổ sách kế toán. Cách thức bố trí sơ đồ kho chưa thực sự tối ưu hóa không gian lưu trữ thẳng đứng. Vào mùa cao điểm sản xuất, lối đi giữa các dãy kệ pallet thỉnh thoảng bị thu hẹp do hàng tồn dồn ứ. Tốc độ lấy hàng xuất kho đôi khi bị chậm trễ vì thiếu hệ thống định vị vị trí ô kệ tự động. Ngoài ra, việc phân tích dữ liệu tồn kho chưa tận dụng tối đa kỹ thuật ABC để phân loại ưu tiên. Doanh nghiệp cần nhìn nhận các nút thắt này để cải tiến hiệu suất vận hành toàn diện.

2.1. Quy trình giao nhận và kiểm soát chứng từ nhập xuất

Quy trình giao nhận tại kho trung tâm Medipharco tuân thủ các bước kiểm định chặt chẽ. Nhân viên kho tiến hành kiểm tra bao bì, nhãn mác, số lô và hạn dùng từng thùng hàng. Thuốc đạt tiêu chuẩn được dán tem kiểm soát chất lượng và chuyển về khu vực lưu kho. Lô hàng không đạt bị chuyển sang khu biệt trữ chờ xử lý đổi trả. Phòng kế hoạch lập phiếu nhập kho dựa trên biên bản giao nhận thực tế. Chứng từ cần trình kế toán trưởng và ban giám đốc phê duyệt trước khi ghi nhận thẻ kho. Tuy nhiên, luồng luân chuyển chứng từ giấy tờ qua nhiều khâu tạo ra độ trễ thông tin. Dữ liệu kho không được cập nhật tức thời lên hệ thống ERP chung.

2.2. Khó khăn trong quản lý tồn kho và bố trí không gian

Áp lực tồn kho tại Medipharco gia tăng do tính chất chu kỳ của thị trường dược phẩm. Nhiều mặt hàng thuốc có hạn dùng ngắn đòi hỏi việc luân chuyển liên tục và giám sát khắt khe. Việc thiếu hụt hệ thống định vị barcode dẫn đến tình trạng mất nhiều thời gian tìm kiếm vị trí sản phẩm. Không gian kho trung tâm đôi lúc bị quá tải trong các đợt nhập nguyên liệu và thành phẩm số lượng lớn. Lối di chuyển của xe nâng bị cản trở khiến tốc độ soạn hàng giảm sút. Sự phối hợp giữa bộ phận bán hàng và thủ kho chưa đạt độ đồng bộ cao. Tình trạng lệch tồn giữa sổ sách và kho thực tế đòi hỏi công tác kiểm kê định kỳ tốn nhiều nhân lực.

III. Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng trung tâm Medipharco Huế

Medipharco Huế cần triển khai đồng bộ các giải pháp công nghệ và tái cấu trúc quy trình kho vận. Doanh nghiệp nên đầu tư nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý kho WMS chuyên dụng. Phần mềm giúp số hóa toàn bộ dữ liệu vị trí ô kệ và kiểm soát hạn dùng FEFO tự động. Việc tích hợp máy quét mã vạch không dây cầm tay loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép sổ sách thủ công. Nhân viên kho quét mã để định vị và xác nhận xuất nhập hàng chuẩn xác trong vài giây. Song song với công nghệ, kho bãi cần được quy hoạch lại theo phương pháp sơ đồ hóa ABC. Nhóm thuốc doanh thu cao nằm gần cửa xuất để rút ngắn quãng đường di chuyển. Nhóm thuốc ít luân chuyển xếp tại các kệ tầng cao. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa tập huấn định kỳ nâng cao kỹ năng cho đội ngũ thủ kho. Quy trình kiểm tra điều kiện bảo quản nhiệt ẩm cần bổ sung cảm biến IoT cảnh báo tức thời qua điện thoại.

3.1. Ứng dụng công nghệ mã vạch và phần mềm WMS hiện đại

Chuyển đổi số là chìa khóa nâng cao năng lực cạnh tranh cho kho trung tâm Medipharco. Áp dụng mã vạch 2D hoặc RFID lên từng kiện dược phẩm giúp định danh nguồn gốc chính xác. Hệ thống WMS kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán và bán hàng để đồng bộ số liệu kho theo thời gian thực. Lệnh xuất kho được tạo tự động dựa trên nguyên tắc ưu tiên lô thuốc cận hạn dùng trước. Nhân viên kho thao tác nhanh chóng qua thiết bị cầm tay PDA thay vì đọc chứng từ giấy. Mọi biến động xuất nhập tồn hiển thị minh bạch trên bảng điều khiển trung tâm. Nhờ đó, doanh nghiệp loại trừ nguy cơ thất thoát hàng và giảm thiểu 80% thời gian xử lý đơn hàng xuất xưởng.

3.2. Cải tiến sơ đồ mặt bằng và kỹ thuật phân loại ABC

Tái thiết kế mặt bằng kho giúp Medipharco tận dụng tối đa dung tích lưu trữ có sẵn. Phương pháp phân loại ABC chia danh mục dược phẩm thành ba nhóm giá trị và tần suất xuất nhập rõ ràng. Nhóm A gồm các mặt hàng thuốc chủ lực có lượng luân chuyển lớn, đặt tại các kệ thấp sát cửa xuất kho. Nhóm B và C chiếm tỷ trọng doanh thu thấp hơn, bố trí sâu hơn trong khu lưu trữ. Sắp xếp vị trí khoa học giúp cắt giảm đáng kể quãng đường di chuyển của nhân viên bốc xếp. Các lối đi chính và phụ được phân làn rõ ràng bằng vạch sơn phản quang tiêu chuẩn. Giải pháp này đảm bảo xe nâng vận hành thông thoáng, an toàn và giảm thiểu va quẹt hàng hóa.

IV. Đánh giá và ứng dụng quản trị kho hàng trung tâm Medipharco Huế

Hoàn thiện quản trị kho hàng trung tâm tạo nền tảng vững chắc cho chiến lược phát triển của Medipharco Huế. Hiệu quả kho vận tác động trực tiếp đến chi phí logistics và chất lượng dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp áp dụng bộ chỉ số KPI cụ thể để đánh giá năng suất lao động kho. Các chỉ số chính bao gồm độ chính xác tồn kho, thời gian chu chuyển đơn hàng và tỷ lệ hư hỏng hàng hóa. Việc kiểm soát định mức dự trữ an toàn giúp Medipharco giảm thiểu vốn lưu động bị ứ đọng. Hơn nữa, việc số hóa quy trình kho mở ra khả năng liên kết dữ liệu chuỗi cung ứng thông minh. Medipharco có thể nhân rộng mô hình chuẩn hóa này sang các chi nhánh phân phối tại Đà Nẵng, Quảng Trị và Tây Nguyên. Mô hình quản trị tiên tiến đảm bảo tính tuân thủ pháp lý theo thông tư ngành Dược. Đây là tiền đề quan trọng giúp công ty gia tăng năng lực cạnh tranh và mở rộng thị phần dược phẩm toàn quốc.

4.1. Hệ thống chỉ số KPI đánh giá hiệu quả vận hành kho

Đo lường hiệu quả vận hành kho trung tâm Medipharco đòi hỏi hệ thống chỉ tiêu định lượng khoa học. Chỉ số độ chính xác tồn kho (Inventory Accuracy) phản ánh sự trùng khớp giữa dữ liệu sổ sách và thực tế kiểm đếm. Chỉ số thời gian xử lý đơn hàng (Order Lead Time) đo lường tốc độ soạn hàng từ khi nhận đơn đến lúc xuất kho. Chỉ số tỷ lệ đơn hàng hoàn hảo (Order Fulfillment Rate) đánh giá mức độ hài lòng của các cơ sở y tế đối tác. Doanh nghiệp cũng theo dõi chặt chẽ tỷ lệ hao hụt do thuốc hết hạn dùng hoặc rách vỡ bao bì. Đánh giá KPI định kỳ hàng tháng giúp bộ phận quản lý phát hiện sự cố phát sinh và cải tiến quy trình kịp thời.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình cho mạng lưới chi nhánh

Kinh nghiệm chuẩn hóa kho trung tâm Medipharco Huế mang lại giá trị thực tiễn to lớn cho toàn bộ hệ sinh thái công ty. Quy chuẩn thiết kế kho và bảng quy trình vận hành SOP có thể áp dụng ngay cho các kho vệ tinh khu vực. Sự đồng bộ về phần mềm quản trị cho phép trụ sở chính giám sát mức tồn kho chi nhánh theo thời gian thực. Doanh nghiệp dễ dàng điều chuyển hàng hóa linh hoạt giữa các địa phương nhằm giải phóng lượng tồn cục bộ. Việc nhân rộng giải pháp giúp Medipharco tiết kiệm chi phí thử nghiệm, nâng cao tính chuyên nghiệp và đảm bảo tiêu chuẩn GSP trên toàn mạng lưới cung ứng dược phẩm.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh của ngành công nghiệp dược phẩm, việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về sản phẩm chăm sóc sức khỏe đặt ra áp lực lớn đối với hoạt động quản lý nguồn cung ứng và lưu trữ. Mục tiêu cốt lõi của doanh nghiệp dược phẩm là bảo đảm sản phẩm được cung ứng đúng thời điểm, đạt tiêu chuẩn chất lượng và duy trì sự ổn định, liên tục của dòng chảy hàng hóa. Quản trị kho hàng trung tâm không đơn thuần là hoạt động lưu giữ hay di chuyển vật lý mà đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa hiểu biết thị trường, nhu cầu khách hàng và quy trình sản xuất thực tế. Đối với Công ty Cổ phần Dược Medipharco, một đơn vị vừa sản xuất vừa phân phối danh mục sản phẩm y tế đa dạng, kho hàng đóng vai trò trung tâm nhằm duy trì khả năng cung ứng, ngăn ngừa nguy cơ đứt gãy chuỗi phân phối và bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật đặc thù của dược phẩm. Đề tài được lựa chọn xuất phát từ yêu cầu thực tiễn cần tối ưu hóa hiệu suất vận hành kho và hoàn thiện chuỗi cung ứng của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng, tác giả tiến hành nghiên cứu thực trạng quản trị kho hàng, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng trung tâm của Công ty Cổ phần Dược Medipharco.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa toàn diện về những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến quản trị kho hàng.
  2. Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco.
  3. Đề xuất một số các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả trong quản trị kho hàng trung tâm của Công ty Cổ phần Dược Medipharco.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến quản trị kho hàng tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco.
• Đối tượng khảo sát: Các nhân viên làm việc trực tiếp và các nhân sự thuộc các phòng ban có liên quan đến hoạt động của kho hàng trung tâm.
• Phạm vi không gian: Kho hàng trung tâm của Công ty Cổ phần Dược Medipharco Huế, địa chỉ tại số 38 kiệt 16 Hai Bà Trưng, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
• Phạm vi thời gian: Đề tài được tiến hành nghiên cứu từ tháng 10 năm 2023 đến tháng 12 năm 2023. Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích được thu thập trong giai đoạn 3 năm từ năm 2020 đến năm 2022; số liệu sơ cấp được thu thập trong quá trình tác giả thực tập tại doanh nghiệp.
• Phạm vi nội dung: Tập trung làm rõ thực trạng hoạt động quản trị kho hàng trung tâm (bao gồm mặt bằng, cơ sở vật chất, nhân sự, quy trình nghiệp vụ, chi phí và quản lý tồn kho), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành kho bãi.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của đề tài tiếp cận khái niệm kho hàng dưới hai góc độ: truyền thống (nơi lưu trữ nguyên vật liệu và thành phẩm trong thời gian dài để chờ tiêu thụ) và hiện đại (bộ phận cấu thành của hệ thống logistics, nơi cất giữ, bảo quản hàng hóa trong suốt quá trình vận động từ điểm đầu đến điểm cuối chuỗi cung ứng, đồng thời cung cấp thông tin về tình trạng, vị trí hàng hóa và thực hiện các dịch vụ giá trị gia tăng). Về chức năng, kho thực hiện 4 chức năng cốt lõi: lưu trữ hàng hóa, phân loại và sắp xếp hàng hóa, bảo quản hàng hóa, và phân phối hàng hóa. Quản trị kho được xem xét qua các mối quan hệ tương hỗ:

• Kho và vận chuyển: Áp dụng mô hình hai kho (kho vật tư gần nguồn nguyên liệu nhằm giảm chi phí gom hàng; kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ nhằm giảm cước phí và thời gian giao đơn hàng lẻ).
• Kho và sản xuất: Cân bằng giữa quy mô lô sản xuất để giảm chi phí chế tạo với chi phí lưu kho phát sinh, tránh rủi ro thiếu hụt hàng làm mất khách hàng.
• Kho và dịch vụ khách hàng: Cung ứng nhanh chóng đơn hàng phát sinh đột xuất, nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
• Kho và tổng chi phí logistics: Tối ưu hóa số lượng và vị trí kho nhằm đạt mức chi phí vận tải và lưu kho tối thiểu.

Về mặt quản trị, khóa luận tiếp cận theo 3 khía cạnh: chức năng quản trị (tổ chức, lãnh đạo điều hành, kiểm soát), quản trị về mặt hiện vật (lựa chọn kho phù hợp, chất xếp, theo dõi, phân loại), và quản trị về mặt giá trị - hiệu quả (kiểm soát nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động). Hệ thống tồn kho thực hiện 3 chức năng: liên kết sản xuất với chuỗi cung ứng, ngăn ngừa tác động của lạm phát, và khai thác lợi thế khấu trừ theo số lượng. Các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành dược được viện dẫn gồm: Thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP-ASEAN, GMP-WHO), Thực hành tốt phòng thí nghiệm (GLP), Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP), Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP), Thực hành tốt quản lý nhà thuốc (GPP), tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, ISO 9001:2015, quy định đăng ký FDA và các nguyên tắc quản lý hàng tồn kho chuyên ngành như Nhập trước - xuất trước (FIFO), Hết hạn trước - xuất trước (FEFO). Hệ thống phần mềm quản lý kho (WMS), hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và hệ thống quản lý phân phối (DMS) cũng được đưa vào khung lý luận phân tích.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa số liệu thứ cấp và sơ cấp:

• Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo tài chính, cơ cấu nguồn vốn, tài sản, kết quả kinh doanh, cơ cấu tổ chức và nhân sự trong giai đoạn 2020 - 2022 do phòng Kế toán và phòng Nhân sự hành chính của Công ty Cổ phần Dược Medipharco cung cấp; thông tin từ các xuất bản phẩm khoa học và website công ty.
• Dữ liệu sơ cấp: Khảo sát trực tiếp bằng bảng hỏi đối với 26 nhân sự trên tổng số 42 nhân sự thuộc diện điều tra (tỷ lệ 26/42), chia thành 4 nhóm đối tượng: Quản lý kho (5/5), Phòng Kinh doanh thị trường (15/30), Nhân viên vận chuyển (5/5) và Thực tập sinh (1/2). Bảng hỏi sử dụng thang đo khoảng cách Likert 5 mức độ: 1 - Hoàn toàn không đồng ý; 2 - Không đồng ý; 3 - Trung lập; 4 - Đồng ý; 5 - Hoàn toàn đồng ý.
• Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả (tần số Frequencies, số trung bình Descriptives) xử lý trên phần mềm SPSS nhằm phân tích tỷ lệ phần trăm và đánh giá mức độ đồng tình của nhân sự đối với các khâu vận hành kho. Bên cạnh đó, tác giả sử dụng phương pháp quan sát trực tiếp và tổng hợp thực tế tại hiện trường kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị kho hàng

Chương này tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng về kho hàng, vị trí của kho trong hệ thống logistics và phân tích 4 chức năng cốt lõi của kho hàng. Tác giả phân tích chi tiết mối quan hệ giữa kho hàng với vận chuyển, sản xuất, dịch vụ khách hàng và tổng chi phí logistics. Nội dung quản trị kho được mổ xẻ trên các mặt: chức năng quản lý, quản trị hiện vật, kiểm soát giá trị và 3 chức năng của hàng tồn kho (liên kết, chống lạm phát, hưởng chiết khấu số lượng). Chương 1 cũng hệ thống hóa các nhân tố bên trong (chất lượng hàng hóa, phần mềm WMS, trình độ nhân sự, hạ tầng kho) và nhân tố bên ngoài (thị trường, tỷ giá hối đoái, nhu cầu khách hàng, biến đổi khí hậu, thiên tai) tác động đến công tác quản trị. Ngoài ra, tác giả phân tích kinh nghiệm quản trị kho của hai doanh nghiệp đầu ngành là Công ty Cổ phần Dược phẩm Traphaco (ứng dụng phần mềm ERP và DMS để quản trị hạn dùng và tối ưu mạng lưới phân phối) và Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm (triết lý nhân sự 3 trụ cột "Giỏi chuyên môn – Khỏe thể chất – Vững tinh thần" cùng chính sách đãi ngộ giữ chân lao động) để rút ra bài học kinh nghiệm về công nghệ và con người cho Medipharco.

Chương 2: Thực trạng quản trị kho hàng trung tâm tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco

Chương 2 trình bày tổng quan về Công ty Cổ phần Dược Medipharco, đơn vị thành lập ngày 08/04/1976 (nguyên là Công ty Dược phẩm tỉnh Thừa Thiên Huế), được cổ phần hóa năm 2005, niêm yết trên sàn UPCoM với mã MTP và có trụ sở chính tại số 08 Nguyễn Trường Tộ, thành phố Huế. Cơ cấu tổ chức gồm 9 phòng ban chức năng, 2 chi nhánh tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, cùng 4 nhà máy sản xuất (3 nhà máy đạt chuẩn GMP-WHO và 1 nhà máy tại Khu công nghiệp Phú Bài sản xuất rượu, mỹ phẩm).

Tác giả phân tích số liệu tài chính giai đoạn 2020 - 2022: nguồn vốn và tài sản có quy mô trên 465 tỷ đồng, trong đó nợ phải trả và tài sản cố định chiếm tỷ trọng áp đảo (tài sản cố định chiếm từ 93% đến 95%). Kết quả kinh doanh cho thấy doanh thu tăng trưởng 27,8% vào năm 2021 nhưng năm 2022 chỉ tăng nhẹ 2,8%. Điểm bất lợi là các khoản giảm trừ doanh thu năm 2022 tăng vọt 367,8% do giá trị hàng bán bị trả lại lên tới 2,6 tỷ đồng, phản ánh sự suy giảm về chất lượng hàng hóa hoặc khâu bảo quản. Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2022 tăng 36,5% (đạt 27,7 tỷ đồng), chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tăng 245,9% do các khoản truy thu và phạt nộp chậm.

Về thực trạng kho trung tâm: Kho đặt tại 38/16 Hai Bà Trưng, diện tích mặt bằng 516,9 m², được chia thành các khu vực riêng biệt: kho xuất nhập khẩu, kho thành phẩm kinh doanh, kho thành phẩm sản xuất, kho thuốc gây nghiện, kho biệt trữ hàng chờ xử lý và kho rượu. Trang thiết bị gồm 15 hạng mục chính với số lượng lớn (19 điều hòa Daikin, 40 kệ sắt, 24 pallet, 5 ẩm kế Nhật, tủ LAF lấy mẫu, 12 bình chữa cháy, thang lấy hàng, tời nâng). Lực lượng lao động tại kho gồm 5 nhân sự (1 thủ kho thành phẩm sản xuất, 1 thủ kho thành phẩm kinh doanh, 3 nhân viên soạn và đóng gói hàng phụ trách 3 thị trường: Huế, miền Nam, miền Bắc). Trình độ nhân sự từ trung cấp dược trở lên, am hiểu chuyên môn nhưng số lượng quá ít dẫn đến tình trạng quá tải khi đơn hàng phát sinh đột biến. Quy trình tiếp nhận hàng hóa được tiêu chuẩn hóa thành 4 bước: (1) Tiếp nhận hàng từ sản xuất về kho thành phẩm sau khi có phê duyệt xuất xưởng của phòng QA; (2) Kiểm đếm số lượng, quy cách, số lô, hạn dùng, nhãn và dấu kiểm định chất lượng giữa thủ kho, người giao và giám sát viên (hàng lỗi chuyển khu biệt trữ); (3) Lập phiếu nhập kho do phòng kế hoạch lập; (4) Trình ban giám đốc và kế toán trưởng phê duyệt, sau đó chuyển thủ kho cập nhật thẻ kho. Đánh giá khảo sát định lượng 26 nhân viên chỉ ra những bất cập về áp lực mặt bằng nhỏ, nguy cơ hỏng hóc máy móc bảo quản và thiếu hụt nhân sự điều hành.

Chương 3: Mục tiêu, định hướng phát triển và một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị kho trung tâm tại Công ty Cổ phần Dược Medipharco

Trên cơ sở phân tích thực trạng và định hướng phát triển sản xuất kinh doanh của Medipharco, chương 3 đề xuất 8 nhóm giải pháp hoàn thiện quản trị kho trung tâm:

1. Đội ngũ nhân viên: Bổ sung nhân lực để giảm tải áp lực vận hành, xây dựng chương trình đào tạo nghiệp vụ quản lý kho dược định kỳ và áp dụng chế độ đãi ngộ, khen thưởng hợp lý nhằm tạo động lực lao động.
2. Cơ sở hạ tầng: Quy hoạch, mở rộng hoặc tối ưu lại diện tích mặt bằng kho (khắc phục giới hạn 516,9 m²) để bố trí lối đi thông thoáng và đáp ứng nhu cầu gia tăng lượng hàng.
3. Cơ sở vật chất: Thực hiện bảo dưỡng định kỳ các thiết bị kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm (máy điều hòa, ẩm kế) và hệ thống nâng hạ, trang bị thiết bị thay thế sẵn sàng khi xảy ra sự cố.
4. Nhu cầu thị trường: Tăng cường phối hợp giữa kho và bộ phận kinh doanh để dự báo sát nhu cầu, điều tiết lịch nhập xuất tránh ứ đọng tồn kho.
5. Sắp xếp hàng hóa: Bố trí không gian lưu trữ khoa học theo chủng loại, dán nhãn đồng bộ, áp dụng chặt chẽ nguyên tắc FIFO và FEFO để ngăn ngừa dược phẩm hết hạn.
6. Quản lý hàng hóa: Đầu tư ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng (WMS/ERP) thay thế ghi chép thủ công nhằm theo dõi dữ liệu tồn kho theo thời gian thực.
7. Bảo quản hàng hóa: Tuân thủ nghiêm ngặt các thông số nhiệt độ, độ ẩm theo tiêu chuẩn Thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP), kiểm tra định kỳ để giảm thiểu tỷ lệ hàng bán bị trả lại.
8. Thị trường quốc tế: Nâng cao năng lực đóng gói, bảo quản đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe phục vụ xuất khẩu sang các thị trường đã có chứng nhận (như thị trường Nigeria, Cuba, thị trường Mỹ).

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đã lượng hóa chi tiết các chỉ tiêu tài chính, nguồn lực, cơ sở hạ tầng và quy trình vận hành kho hàng trung tâm của Công ty Cổ phần Dược Medipharco giai đoạn 2020 - 2022 thông qua các số liệu thứ cấp và dữ liệu khảo sát sơ cấp.

Nhóm đối tượng khảo sát	Số lượng thực hiện / Tổng số	Tỷ lệ khảo sát (%)
Nhân viên quản lý kho	5/5	100,0%
Nhân viên phòng kinh doanh thị trường	15/30	50,0%
Nhân viên vận chuyển	5/5	100,0%
Thực tập sinh	1/2	50,0%
Tổng cộng	26/42	61,9%

Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: Triệu đồng)	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	So sánh 2021/2020 (+/- %)	So sánh 2022/2021 (+/- %)
Tổng nguồn vốn	465.058	-	-	+17,3%	-
Vốn chủ sở hữu	82.977	-	-	+1,1%	-
Nợ phải trả	382.981	-	-	+21,3%	-
Tổng tài sản	465.484	-	-	-	-14,8%
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ	-	-	1.613	+27,8%	+2,8%
Các khoản giảm trừ doanh thu	285	556	2.045	-	+367,8%
Giá vốn hàng bán	-	-	952.393	-	+1,9%
Lợi nhuận gộp	-	-	60.055	-	+29,0%
Chi phí tài chính	-	-	22.771	-	+16,5%
Chi phí bán hàng	-	14.800	21.083	-29,7%	+41,1%
Chi phí quản lý doanh nghiệp	-	-	27.700	-	+36,5%
Lợi nhuận trước thuế	-	-	8.069	-	-
Chi phí thuế TNDN hiện hành	-	-	-	-	+245,9%
Lợi nhuận sau thuế TNDN	-	-	-	-	-65,0%

STT	Tên thiết bị kho hàng	Đơn vị tính	Số lượng	Xuất xứ / Quy cách
1	Máy điều hòa	Cái	19	Daikin
2	Tủ sắt	Cái	5	Việt Nam
3	Kệ sắt	Cái	20	Dài x Rộng x Cao: 1,15m
4	Kệ sắt	Cái	20	Dài x Rộng x Cao: 1,6m
5	Pallet	Cái	14	Việt Nam
6	Pallet	Cái	10	Dài x Rộng x Cao: 0,09m
7	Xe đẩy inox	Cái	2	Dài x Rộng x Cao: 0,6 x 1m
8	Đồng hồ đo nhiệt độ - độ ẩm	Cái	5	Nhật Bản
9	Tủ LAF lấy mẫu	Cái	1	Việt Nam
10	Máy vi tính BENQ	Cái	3	Hàn Quốc
11	Máy in Canon	Cái	2	Hàn Quốc
12	Bình chữa cháy 5kg (CO2, bột)	Cái	12	Việt Nam
13	Xe thang lấy tay	Cái	2	Việt Nam
14	Tời nâng hàng	Cái	1	Đài Loan
15	Xe thang lấy hàng	Cái	2	Việt Nam

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc:

• Cung cấp bức tranh toàn diện về hệ thống cơ sở vật chất kho dược phẩm của Medipharco, chỉ ra mâu thuẫn giữa diện tích mặt bằng hạn hẹp (516,9 m²) với mật độ thiết bị lớn (19 máy điều hòa, 40 bộ kệ sắt, 24 pallet).
• Nhận diện các rủi ro vận hành then chốt: lực lượng nhân sự kho quá mỏng (5 người), nguy cơ quá tải khi đơn hàng dồn dập, và tình trạng hàng bán bị trả lại tăng mạnh trong năm 2022 (tăng 367,8%, giá trị 2,6 tỷ đồng) xuất phát từ các vấn đề bảo quản chất lượng.
• Chuẩn hóa lại sơ đồ quy trình tiếp nhận hàng 4 bước với sự phối hợp cụ thể giữa phòng QA, phòng Kế hoạch và thủ kho thành phẩm.
• Đề xuất hệ thống giải pháp gắn liền với bài học ứng dụng công nghệ ERP/DMS từ Traphaco và chính sách đãi ngộ nhân sự từ Imexpharm.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận chỉ ra một số hạn chế gắn liền với phạm vi và điều kiện nghiên cứu:

• Hạn chế nghiên cứu: Dung lượng mẫu điều tra sơ cấp còn hạn chế (26 nhân sự khảo sát trên tổng số 42 người thuộc diện phân bổ), tập trung cục bộ tại kho trung tâm thành phố Huế; thời gian khảo sát thực tế diễn ra trong giai đoạn ngắn (từ tháng 10/2023 đến tháng 12/2023). Bản thân tác giả tự nhận định kiến thức thực tế và kinh nghiệm chuyên môn còn giới hạn nên các phân tích chi phí quản trị kho chuyên sâu chưa được bóc tách toàn diện.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Cần mở rộng phạm vi nghiên cứu sang hệ thống kho hàng tại các chi nhánh trực thuộc ở Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh; khảo sát thêm đối tác vận tải ngoài và khách hàng nhận thuốc; đồng thời nghiên cứu sâu hơn về phương án số hóa, triển khai phần mềm quản lý kho WMS kết nối đồng bộ với hệ thống phần mềm quản lý phân phối DMS trong toàn chuỗi cung ứng của Medipharco.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các đối tượng sau:

• Sinh viên chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế phát triển và ngành Dược học: Tài liệu cung cấp trường hợp nghiên cứu thực tế về công tác quản trị kho hàng trong một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dược phẩm cụ thể, kết hợp giữa lý thuyết chuỗi cung ứng với các tiêu chuẩn ngành y tế (GMP, GSP, GDP).
• Cán bộ quản lý kho và nhân viên logistics tại các doanh nghiệp dược phẩm: Đáng tham khảo chi tiết bảng danh mục trang thiết bị kho bãi đạt chuẩn, quy trình kiểm soát chất lượng tiếp nhận hàng 4 bước, cơ chế phân định trách nhiệm giữa bộ phận QA, Kế hoạch và Thủ kho, cùng kinh nghiệm kiểm soát các điều kiện nhiệt độ - độ ẩm để hạn chế tình trạng trả hàng.

Câu hỏi thường gặp

Kho hàng trung tâm của Medipharco có diện tích bao nhiêu và được bố trí mặt bằng ra sao?

Kho hàng trung tâm tọa lạc tại số 38 kiệt 16 Hai Bà Trưng, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế với tổng diện tích mặt bằng là 516,9 m². Mặt bằng kho được phân chia thành các khu vực chuyên biệt: kho xuất nhập khẩu, kho thành phẩm kinh doanh, kho thành phẩm sản xuất, kho thuốc gây nghiện, kho biệt trữ hàng chờ xử lý và kho rượu.

Lực lượng nhân sự vận hành trực tiếp tại kho trung tâm gồm bao nhiêu người và đảm nhiệm các vị trí nào?

Nhân lực kho gồm 5 nhân sự có trình độ chuyên môn từ trung cấp dược trở lên, phân công theo 5 vị trí: 1 Thủ kho thành phẩm sản xuất, 1 Thủ kho thành phẩm kinh doanh, 1 Nhân viên chuyên soạn hàng và đóng gói khu vực thành phố Huế, 1 Nhân viên phụ trách khu vực các tỉnh miền Nam và 1 Nhân viên phụ trách khu vực các tỉnh miền Bắc.

Số liệu tài chính năm 2022 phản ánh vấn đề gì nổi bật liên quan đến hoạt động kinh doanh và chất lượng hàng hóa của công ty?

Năm 2022, các khoản giảm trừ doanh thu của công ty tăng đột biến 367,8% so với năm 2021, chủ yếu do giá trị hàng bán bị trả lại lên tới 2,6 tỷ đồng. Điều này phản ánh sự suy giảm nghiêm trọng về chất lượng sản phẩm hoặc sai sót trong điều kiện bảo quản và vận chuyển. Đồng thời, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tăng 245,9% do bị truy thu thuế và phạt nộp chậm.

Quy trình tiếp nhận hàng hóa tại kho trung tâm gồm những bước nào?

Quy trình tiếp nhận hàng hóa gồm 4 bước: Bước 1 - Hàng hóa từ quy trình sản xuất được tập kết về kho thành phẩm sau khi có quyết định xuất xưởng của phòng QA, nhân viên vệ sinh khu vực nhận hàng; Bước 2 - Kiểm đếm số lượng, quy cách, số lô, hạn dùng, nhãn mác, dấu chất lượng giữa người giao, thủ kho và giám sát viên (hàng không đạt chuyển khu biệt trữ chờ đổi trả); Bước 3 - Phòng Kế hoạch lập phiếu nhập kho dựa trên số liệu kiểm đếm thực tế và các bên ký xác nhận; Bước 4 - Trình phiếu nhập kho lên Kế toán trưởng và Ban Giám đốc phê duyệt, sau đó chuyển lại thủ kho cập nhật thẻ kho.

Tác giả đã rút ra bài học kinh nghiệm gì từ Công ty Dược Traphaco và Imexpharm để đề xuất cho Medipharco?

Từ Traphaco, tác giả rút ra bài học về ứng dụng công nghệ số hóa gồm hệ thống ERP và hệ thống DMS để quản lý hạn sử dụng sản phẩm, theo dõi nguồn gốc hàng tồn kho và điều tiết chuỗi phân phối. Từ Imexpharm, tác giả rút ra bài học về quản trị nguồn nhân lực dựa trên 3 trụ cột "Giỏi chuyên môn – Khỏe thể chất – Vững tinh thần", kết hợp chính sách tiền lương, phúc lợi thỏa đáng nhằm thu hút và giữ chân nhân sự có trình độ chuyên môn cao.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Ngô Lê Phương Nhi đã hệ thống hóa cơ sở lý luận quản trị kho hàng gắn liền với các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt của ngành dược phẩm như GMP, GSP, GDP. Thông qua việc phân tích dữ liệu thứ cấp giai đoạn 2020 - 2022 và khảo sát sơ cấp trên 26 nhân sự, nghiên cứu phản ánh chân thực thực trạng vận hành kho trung tâm Medipharco tại Huế, chỉ rõ các hạn chế về diện tích mặt bằng 516,9 m², nguy cơ quá tải nhân lực và nguyên nhân gia tăng hàng bán bị trả lại. Các giải pháp đề xuất tập trung vào nâng cấp trang thiết bị bảo quản, chuẩn hóa quy trình xuất nhập theo nguyên tắc FIFO/FEFO và học hỏi mô hình ứng dụng công nghệ ERP, DMS từ các doanh nghiệp đầu ngành. Kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo có giá trị chuyên môn cao cho công tác quản trị logistics dược phẩm và các đề tài nghiên cứu chuỗi cung ứng liên quan.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG 1. Khái niệm và vai trò của kho hàng 1. Khái niệm về kho hàng Theo cách hiểu truyền thống, kho hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ nguyên vật liệu và sản phẩm trong thời gian dài. Các nhà sản xuất tiến hành quy trình sản xuất, sau đó lưu trữ hàng hóa trong kho và cuối cùng đưa hàng hoá ra thị trường.

Theo cách hiểu hiện đại, kho hàng là một bộ phận quan trọng trong hệ thống Logistics, là nơi nguyên vật liệu, bán thành phẩm và các sản phẩm được cất giữ trong suốt quá trình di chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng. Đồng thời, kho cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí cụ thể của các sản phẩm đang được lưu kho. Ngày nay, kho hàng không chỉ đảm nhận chức năng lưu trữ mà còn mở rộng chức năng của mình. Nó trở thành nơi thực hiện các hoạt động tạo giá trị gia tăng và trung tâm phân phối.

Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh thường thuê các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kho hàng để thực hiện những chức năng này. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa, từ việc lưu trữ đến việc thêm giá trị và phân phối hàng hoá đến đúng địa điểm một cách hiệu quả. Kho là một tổ hợp đa dạng, bao gồm các tòa nhà sản xuất, công trình kỹ thuật, máy móc nâng hạ, và các thiết bị chuyên dụng trong lĩnh vực công nghệ tự động hóa và thông tin điện tử. Các yếu tố này được tích hợp để điều tiết và kiểm soát các hoạt động, với mục đích chính là tiếp nhận, phân phối, và lưu trữ hàng hóa.

Kho cũng thực hiện nhiệm vụ chuẩn bị hàng hóa để đáp ứng nhu cầu trong quá trình sản xuất và duy trì luồng cung ứng liên tục, từ sản xuất đến người tiêu thụ. Kho hàng là không gian cụ thể được sử dụng để đặt và bảo quản nguyên vật liệu, hàng thành phẩm hoặc sản phẩm công nghiệp, nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh thương mại. Kho hàng không chỉ là một nơi lưu trữ, mà còn là một hệ thống kết hợp giữa các nhà máy sản xuất và cơ sở kỹ thuật, với sự hỗ trợ của các thiết bị nâng hạ và công nghệ tự động hóa cùng công nghệ thông tin để điều chỉnh và kiểm soát quá trình tiếp nhận, phân phối, và lưu trữ hàng hóa. Chức năng của kho hàng Cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp sản xuất và phân phối hàng hoá, quản lý kho hàng ngày càng trở nên phức tạp hơn.

Dự trữ hàng trong kho ngày càng lớn, đồng thời đa dạng về loại hình sản phẩm, điều này đặt ra thách thức lớn về mặt quản lý diện tích kho. Nhiều doanh nghiệp phân phối phải đối mặt với chi phí lớn khi thực hiện các hoạt động gom hàng, dọn hàng trong kho, quản lý chu kỳ nhập và xuất hàng. Sự không hiệu quả trong việc quản lý kho cũng trở thành vấn đề khó khăn, đặc biệt khi phải quản lý nhiều kho hàng tại nhiều địa điểm. Các chức năng chính của kho: Lưu trữ hàng hoá Phân loại và sắp xếp Chức năng Phân phối hàng hoá chính hàng hoá Bảo quản hàng hoá Sơ đồ 1.

Chức năng chính của kho hàng (Nguồn: Tổng hợp của tác giả)  Lưu trữ hàng hóa: Chức năng chính của kho là cung cấp không gian an toàn và có tổ chức để lưu trữ hàng hóa. Điều này bao gồm cả nguyên vật liệu, thành phẩm, sản phẩm bán thành phẩm và các thành phần khác của sản xuất.