CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY THỰC PHẨM THƯƠNG MẠI HẢI PHÁT 1. Khái quát về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho 1. Hàng tồn kho 1. Khái niệm Hàng tồn kho: là bộ phận tài sản lưu động dự trữ cho sản xuất, dự trữ cho lưu thông hoặc đang trong quá trình chế tạo ở doanh nghiệp.
Đây là bộ phận tài sản chiếm tỉ trọng lớn và có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. [4] Theo Chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) thì hàng tồn kho là những tài sản: được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, , trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần để có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. [5] Tóm lại, “hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phẩm sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau. Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất - kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ.
- Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm những công 5 việc đó. Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách giáo trình, giáo cụ, học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo. - Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng.
Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyển như trong lĩnh vực sản xuất. - Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biển lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bản thành phẩm trên dây chuyển và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng Theo tiêu thức này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được sắp xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao.Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng vụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa, thành phẩm. Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lời cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự đoán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành 6 Theo tiêu thức này, hàng tồn kho có cùng nguồn gốc hình thành được xếp chung vào một nhóm, không biệt chúng dùng vào việc gì, quy cách, phẩm chất ra sao. Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp chia thành: - Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữ các đơn vị trực thuộc cùng một Công ty. - Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được Doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh. Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp Doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán về hàng tồn kho. Đồng thời, việc phân loại chi tiết hàng tồn kho được mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ giúp cho việc xác định chính xác giá trị hàng tồn khi của doanh nghiệp khi lập Báo cáo tài chính hợp nhất.
Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: Hàng tồn kho được sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lí đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không dược doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. Cách phân loại này giúp đánh giá mức độ hợp lý của hàng tồn kho, xác định đối tượng cần lập dự phòng và mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần lập. Phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản 7 Theo tiêu thức này, hàng tồn kho được chia thành: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại doanh nghiệp như hàng trong kho, trong quầy, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu trong kho và đang được sử dụng.
Hàng tồn kho bên ngoài doanh nghiệp: Phản ánh toàn bộ hàng tồn kho đang được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp như hàng gửi bán, hàng đang đi đường. Cách phân loại này giúp cho phân định trách nhiệm vật chất liên quan đến hàng tồn kho, làm cơ sở để hoạch toán giá trị hàng tồn khi hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. Phân loại theo chuẩn mực số 02 Chuẩn mực số 02 [3] là một trong 26 chuẩn mực kế toán được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dựa vào chuẩn mực này, hàng tồn kho được phân thành: - Hàng hóa mua để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biên đã mua đang đi trên trên đường. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ảnh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. Phân loại hàng tồn kho theo kĩ thuật ABC Kĩ thuật phân tích ABC được đề xuất dụa vào nguyên tắc Patero.
Kĩ thuật này hàng tồn kho thành 3 nhóm: nhóm A, nhóm B, nhóm C theo tiêu chí hằng năm chúng. Trong đó: Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hằng năm x Giá mua mỗi đơn vị 8 Nhóm A: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm cao nhất, đạt 70 – 80% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 15% tổng lượng hàng tồn kho. Đặc tính của nhóm hàng này: - Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao - Cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng - Cần mua hàng liên tục Nhóm B: bao gồm những loại hàng có giá trị hằng năm ở mức trung bình, đạt 15-25% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị thấp, đạt khoảng 5% tổng giá trị hàng tồn kho và chiếm 55% tổng lượng hàng tồn kho.
Nhóm hàng này cần: - Đơn giản hoá quy trình mua hàng - Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài Hình 1.