MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ch.9 – QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN ThS. Tạ Việt Phương phuongtv@uit.vn Nội dung 1. Các quy trình quản lý rủi ro 1. TỔNG QUAN Khái niệm • Rủi ro là khả năng xảy ra mất mát, tổn thương ngoài ý muốn, hoặc những tình huống phải chấp nhận.
• Rủi ro là các sự kiện xảy ra có tính ngẫu nhiên tác động bất lợi cho dự án và sản phẩm. • Rủi ro có thể là một sự kiện (như hỏa hoạn, Covid), hoặc có thể là một điều kiện được xác định trước nhưng chưa xảy ra (có thể xảy ra hoặc không xảy ra). Nếu xảy ra, nó có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến một hoặc nhiều mục tiêu của dự án. Khái niệm • Rủi ro luôn tiềm ẩn trong dự án, làm ngăn cản sự thành công, thậm chí có thể làm thất bại hoàn toàn dự án.
• Rủi ro càng cao thì dự án càng có lợi nhuận cao. Đối với dự án CNTT thì thường mức rủi ro khá cao. Mọi dự án đều có rủi ro và cơ hội thành công. • Quản lý rủi ro là quá trình phát hiện, phân tích, xử lý và kiểm soát các rủi ro có thể có trong một dự án.
• Quản lý rủi ro không đảm bảo sự thành công của dự án mà chỉ giảm thiểu tác động xấu (tiêu cực) của nó đối với dự án, thông qua đó làm tăng khả năng thành công của dự án. • Quản lý rủi ro dự án – Chủ động quản lý và kiểm soát rủi ro. Tại sao phải quản lý rủi ro? • Mọi dự án đều có rủi ro và một số trong đó sẽ ảnh hưởng đến dự án. • Những vấn đề này có thể được dự báo trước hoặc đôi khi không thể dự báo trước • Quản lý rủi ro là sự đầu tư cho tương lai: • Sẵn sàng chấp nhận rủi ro để thành công ở các đề án sau này.
• Chi phí để tránh rủi ro sẽ thấp hơn chi phí khắc phục nó khi nó xảy ra. • Nếu chỉ cố gắng khắc phục hậu quả khi rủi ro đã xảy ra thì các công việc tiếp theo sẽ bị ứ đọng. Tại sao phải quản lý rủi ro? • Xác định được vị trí xảy ra rủi ro sẽ giúp khắc phục dễ dàng hơn. • Quản lý rủi ro theo cảm tính thường không đáp ứng được cho các dự án lớn, phức tạp.
• Cải thiện được khả năng dự đoán và giám sát dự án. • Có được sự hiểu biết nhất quán các rủi ro trong tổ chức. • Rút được kinh nghiệm từ các rủi ro đã xảy ra. • Rủi ro tồn tại ở hai cấp độ trong mỗi dự án.
Mỗi dự án chứa các rủi ro riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu dự án. Điều quan trọng là phải xem xét mức độ rủi ro của toàn bộ dự án, phát sinh từ sự kết hợp của các rủi ro dự án riêng lẻ và các nguồn không chắc chắn khác. Phân loại rủi ro • Rủi ro về lịch thực hiện các công việc của dự án • Rủi ro về chi phí • Rủi ro về quản lý các yêu cầu của dự án • Rủi ro về chất lượng dự án • Rủi ro về thao tác. • Rủi ro nếu dự án mắc nhiều lỗi cơ bản Phân loại rủi ro • Thay đổi công nghệ • Thiếu nguồn lực • Các rào cản về quy định, luật hiện hành • Hoặc các vấn đề văn hóa Phân loại rủi ro • Rủi ro bên ngoài (external): Các vấn đề về quy định, luật hiện hành, môi trường, chính phủ; dịch chuyển thị trường; vấn đề về các địa điểm thực hiện dự án,.
• Rủi ro nội bộ (internal): Thay đổi về tiến độ hoặc ngân sách; thay đổi phạm vi; thành viên trong nhóm thiếu kinh nghiệm; các vấn đề về con người, nhân sự, vật tư và thiết bị,. • Rủi ro kỹ thuật (technical): Các thay đổi về công nghệ, quy trình kỹ thuật,. • Rủi ro thương mại (commercial): Sự ổn định của khách hàng, các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng, nhà cung cấp,. Phân loại rủi ro • Các rủi ro biết trước: yêu cầu của khách hàng không rõ ràng, đội ngũ làm việc của dự án không có kinh nghiệm.
• Các rủi ro không biết trước nhưng có thể dự đoán được dựa trên kinh nghiệm: việc trao đổi với khách hàng, đội ngũ phát triển dự án không vững chắc. • Các rủi ro không có khả năng biết trước: thiên tai gây ảnh hưởng đến quá trình phát triển công nghệ thông tin. Tailoring • Bởi vì mỗi dự án là duy nhất nên cần phải điều chỉnh cách áp dụng các quy trình Quản lý Rủi ro Dự án. • Cần xem xét: • Quy mô dự án.
Về ngân sách, thời gian, phạm vi. Dự án lớn thì cần có cách tiếp cận quản lý chi tiết rủi ro. Dự án nhỏ có thể chọn quy trình đơn giản hóa. • Độ phức tạp của dự án • Tầm quan trọng • Quy trình phát triển sản phẩm.
Quy trình thác nước thì quản lý rủi ro sẽ tuần tự và lặp lại… • Môi trường linh hoạt, thích ứng (Agile. Môi trường có tính biến động cao sẽ phát sinh nhiều sự không chắc chắn và rủi ro hơn. Rủi ro được xem xét khi lựa chọn nội dung của mỗi lần lặp, đồng thời rủi ro cũng sẽ được xác định, phân tích và quản lý trong mỗi lần lặp. QUY TRÌNH QUẢN LÝ RỦI RO Quy trình quản lý rủi ro • Theo PMBOK6: Quản lý rủi ro dự án gồm 7 giai đoạn 1.
Lập kế hoạch quản lý rủi ro – Plan risk management 2. Xác định (nhận diện) rủi ro – Identify Risks 3. Phân tích rủi ro định tính - Perform Qualitative Risk Analysis 4. Phân tích rủi ro định lượng - Perform Quantitative Risk Analysis 5.
Lập kế hoạch hạn chế, khắc phục, đối phó – Plan Risk Responses 6. Thực thi đối phó, khắc phục rủi ro – Implement Risk Responses 7. Giám sát rủi ro – Monitor Risks Quy trình quản lý rủi ro 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Lập kế hoạch quản lý rủi ro là quy trình xác định các hoạt động cần thực hiện để quản lý rủi ro dự án. • Kế hoạch quản lý rủi ro cung cấp nguồn lực và thời gian cho các hoạt động quản lý rủi ro, và thiết lập một cơ sở thỏa thuận về đánh giá rủi ro.
• Quá trình này được thực hiện một lần hoặc tại các điểm được xác định trước trong dự án • Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của dự án và nắm được nguy cơ dẫn tới rủi ro 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Trong Lập Kế họach rủi ro, cần phải có thêm Kế hoạch dự phòng, Kế hoạch rút lui, Quỹ dự phòng • Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là những hoạt động xác định trước khi rủi ro xuất hiện. • Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro có tác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án • Quỹ dự phòng: tiền trợ cấp được giữ bởi nhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi ro lịch biểu nếu có những sự thay đổi về phạm vi hay chất lượng.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Các yếu tố giúp nhận biết những rủi ro tiềm ẩn: • Rủi ro thị trường: Sản phẩm mới sẽ hữu ích cho công ty hay có thể tiêu thụ nó ở các công ty khác? Và liệu người tiêu dùng có chấp nhận sản phẩm hay dịch vụ đó không? • Rủi ro tài chính: Liệu công ty có đủ điều kiện để thực hiện dự án? Có phải dự án này là cách tốt nhất để sử dụng nguồn tài chính của công ty? • Rủi ro công nghệ: Liệu dự án có khả thi về mặt kỹ thuật? Liệu công nghệ này có lỗi thời trước khi một sản phẩm được sản xuất? 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Các thành phần tham gia lập kế hoạch quản lý rủi ro: đội dự án tổ chức các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý rủi ro. Người tham dự tại các cuộc họp này có thể bao gồm • Quản lý dự án. • Các thành viên nhóm dự án • Các bên liên quan được chọn.
• Người trong tổ chức có trách nhiệm quản lý hoạch định rủi ro và các hoạt động thực hiện.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro • Xác định các phương pháp, công cụ, và các nguồn dữ liệu có thể được sử dụng để thực hiện quản lý rủi ro về dự án. • Xác định sự lãnh đạo, hỗ trợ, và nhóm thành viên quản lý rủi ro đối với từng loại hoạt động trong kế hoạch quản lý rủi ro, xác định rõ trách nhiệm. • Chỉ định nguồn lực, dự toán kinh phí cần thiết cho việc quản lý rủi ro • Xác định thời điểm quá trình quản lý rủi ro sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời dự án.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Kết quả của quá trình lập kế hoạch quản lý rủi ro • Cung cấp một cấu trúc nhằm đảm bảo một quá trình toàn diện về hệ thống xác định rủi ro. Có thể sử dụng Risk Breakdown Structure (RBS) • Định nghĩa của xác suất rủi ro và tác động • Rủi ro được ưu tiên theo tác động tiềm năng của nó có ảnh hưởng đến mục tiêu của dự án • Xác định các kết quả của các quy trình quản lý rủi ro như thế nào sẽ được ghi chép, phân tích, và truyền đạt 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Risk Breakdown Structure 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro 2.1 Lập kế hoạch quản lý rủi ro • Xác suất và tác động của rủi ro: tùy vào bối cảnh dự án và mức độ chấp nhận rủi ro cũng như ngưỡng của tổ chức và các bên liên quan chính.2 Xác định rủi ro • Chuẩn bị: • Xem xét các tài liệu của dự án • Báo cáo kinh nghiệm từ các dự án trước đó • Quỹ dự phòng • Là quá trình nhận biết được sự kiện đáng kể nào làm tổn hại hoặc tăng hao tổn cho dự án.
• Tạo một danh sách các rủi ro có khả năng ảnh hưởng đến dự án. • Xác định rủi ro là quá trình xác định các vấn đề có thể ảnh hưởng đến dự án và tài liệu về đặc điểm của nó. • Xác định rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại vì nó có thể phát triển trong suốt vòng đời của dự án.2 Xác định rủi ro 2.