CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP VÀ MỘC NỘI THẤT- CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 1. Đặc điểm Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất - Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội 1. Đặc điểm NVL sử dụng tại Xí nghiệp. Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất - Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là đơn vị xây lắp, sản phẩm là các Trụ sở làm việc, cầu cống, giao thông, thủy lợi.
, có quy mô lớn, kết cấu phức tạp thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị kinh tế cao. Vì vậy mà NVL sử dụng trong Xí nghiệp rất đa dạng và phong phú. Mỗi loại NVL mang một đặc thù riêng, công dụng riêng. Cụ thể có một số loại vật liệu như: Vật liệu là sản phẩm của ngành khai thác được sử dụng ngay không qua chế biến như các loại cát, sỏi, đá.
Vật liệu có giá trị cao như sắt, thép, xi măng, gỗ. nhưng đòi hỏi phải bảo quản tốt, để nơi thoáng mát, tránh ẩm ướt. Vật liệu cồng kềnh gây khó khăn cản trở của việc vận chuyển như Bê tông thương phẩm, đá hộc. NVL tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị của chúng được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị công trình.
Chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70%-80% trong toàn bộ chi phí và trong giá thành. Vì thế chỉ cần một thay đổi nhỏ về số lượng hay giá thành vật liệu cũng làm ảnh hưởng giá thành sản phẩm xây lắp. Mặt khác do sản phẩm của Xí nghiệp là các công trình xây dựng phục vụ trực tiếp cho xã hội mang tính lâu dài, đòi hỏi phải có chất lượng cao, đảm SV: Hoàng Thị Hòa 3 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân bảo kỹ thuật. Do vậy NVL để thi công công trình phải được lựa chọn, bảo quản và sử dụng có hiệu quả, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật về cả số lượng lẫn chất lượng.
Phân loại NVL ở Xí nghiệp. Để tiến hành xây dựng, thi công sửa chữa các sản phẩm xây dựng cơ bản, Xí nghiệp phải sử dụng một khối lượng lớn, bao gồm nhiều loại vật liệu khác nhau. Ngay cả các loại NVL có cùng một nội dung kinh tế nhưng công dụng của chúng cũng khác nhau. Điều đó đòi hỏi việc quản lý NVL phải chặt chẽ và có khoa học.
Cần người quản lý phải am hiểu rất rõ về từng thứ NVL được sử dụng. Xuất phát từ yêu cầu đó tại Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất - Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội, NVL đã được phân loại thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: Sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi.Trong đó mỗi một NVL chính lại bao gồm các loại khác nhau. Cụ thể: + Thép gồm: thép gai, thép trơn, thép góc, thép tròn, thép ống, thép hộp. + Xi măng gồm: xi măng đen, xi măng trắng, xi măng Chin-pon PC 30, xi măng Hoàng thạch, xi măng Lam thạch, xi măng Cẩm Phả, xi măng Bỉm Sơn… + Đá gồm: đá hộc, đá 1x2, đá 3x4, đá dăm.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lượng công trình hoặc hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình. như: que hàn, oxy, đất đèn, dây thép buộc, đinh, phụ gia. và những vật liệu khác cần cho quá trình thi công. SV: Hoàng Thị Hòa 4 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình thi công, xây dựng như xăng, dầu, ga.
cho các loại xe và máy thi công. - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sữa chữa máy móc thiết bị phương tiện vận tải… như xăm lốp ô tô, bu lông, vòng bi, mũi khoan, cáp,. Sau đây là danh mục một số NVL trong Xí nghiệp: Bảng 1: DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP STT Tên ĐV STT Tên ĐV 1 Đá 4*6 M3 14 Nhôm thanh M2 2 Đinh vít Cái 15 Tủ điện Cái 3 Gỗ cốp pha M3 16 Khóa cửa đi Bộ 4 Cổng sắt M2 17 Chốt cửa Bộ 5 Gạch chân tường M2 18 Ống nhựa M 6 Gương Bộ 19 Van phao Cái 7 Bột bả Kg 20 Đèn tuýp Bộ 8 Máy bơm Cái 21 Cáp 3*10+1*6 M 9 Quạt treo tường Cái 22 Cửa đi nhựa lõi thép M2 10 Băng dính Cuộn 23 Măng sông kẽm Cái D26 11 Cửa sổ Bộ 24 Xi măng Cẩm Phả Tấn 12 Khóa cửa Cái 25 Sơn lót ngoài Thùng 1. Mã hóa NVL tại Xí nghiệp.
Tuy được phân loại rất rõ ràng như trên nhưng trong quá trình mã hóa NVL, Xí nghiệp vẫn có phần hạn chế là đã không mã hóa theo việc phân loại, SV: Hoàng Thị Hòa 5 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân theo từng nhóm vật tư mà mã hóa NVL theo từng thứ VL. Gây khó khăn trong việc phân loại và hạch toán. Việc mã hóa này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện theo phần mềm kế toán. Khi một NVL mới về kho của Xí nghiệp kế toán vật tư sẽ thực hiện mã hóa, khai báo tên, đơn vị, đặc điểm chung của NVL vào phần mềm.
VD: Cần mã hóa VL Tôn úp nóc, đv: M. Ta cần điền các thông tin như sau: - Mã vật tư: phần mềm tự động điền - Tên vật tư: Tôn úp nóc - Đơn vị: M Sau đó nhấn Lưu (Ctrl+S) để hoàn thành việc mã hóa VL Tôn úp nóc. Bảng 2: Giao diện mã hóa nguyên vật liệu tại Xí nghiệp SV: Hoàng Thị Hòa 6 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bảng 3: DANH MỤC NGUYÊN VẬT LIỆU ĐÃ ĐƯỢC MÃ HÓA 1. Đặc điểm luân chuyển Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất - Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội 1.
Phương thức hình thành NVL tại Xí nghiệp Khi nhận được dự án, hợp đồng thi công xây lắp, căn cứ vào các thông số kỹ thuật của hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật phòng kỹ thuật sẽ đưa ra định mức NVL cần dùng trong dự án này và chuyển định mức đó sang tổ kế hoạch. Căn cứ vào đó, tổ kế hoạch yêu cầu kế toán thông báo tình hình tồn kho tại thời điểm đó, từ báo cáo của kế toán và kế hoạch tiêu hao vật tư, tổ kế hoạch lên danh mục mua sắm vật tư còn thiếu để phục vụ công trình. Có hai hình thức thu mua là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp. SV: Hoàng Thị Hòa 7 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Theo hình thức thu mua trực tiếp: Cán bộ tổ kế hoạch trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua nguyên vật liệu.
Sau khi tham khảo về chất lượng và giá cả. Cán bộ trong tổ kế hoạch sẽ trình lên ban giám đốc bản báo giá của nhà cung cấp. Khi được sự phê duyệt của ban lãnh đạo, 2 bên sẽ thỏa thuận mua bán và Cán bộ trong tổ kế hoạch có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển do Xí nghiệp chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế.
Theo hình thức thu mua gián tiếp: Cán bộ trong tổ kế hoạch cũng trực tiếp tìm hiểu và chọn nhà cung cấp phù hợp sau đó Xí nghiệp và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thoả thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định. Xí nghiệp có thể phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của nhà cung cấp tới nơi giao NVL tùy theo thỏa thuận của 2 bên.
Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư có khối lượng lớn như cát, đá, sỏi, thép. Theo hình thức thuê gia công: với những NVL đặc chủng cần thuê gia công như cửa, khung nhôm, trần thạch cao. NVL cần dùng để thực hiện gia công sẽ được xuất cho bên gia công theo đúng chủng loại, kích thước, mẫu mã, thông số kỹ thuật của bộ phận kỹ thuật đưa ra. Sau khi NVL hoàn thành, sản phẩm gia công sẽ được nhập về kho.
Hệ thống kho của Xí nghiệp SV: Hoàng Thị Hòa 8 Lớp: KT1 – K40 Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học Kinh tế Quốc dân Hiện tại hệ thống kho bãi của Xí nghiệp tương đối tốt. Kho bãi đảm bảo kiên cố, đủ diện tích, có bảo vệ an toàn cho kho, đầy đủ phương tiện phòng cháy nổ theo quy định an toàn lao động. Người chịu trách nhiệm chính về kho là Thủ kho, bên cạnh đó tại các công trường sẽ có Cán bộ kho đảm nhiệm việc quản lý kho và chịu sự giám sát của Thủ kho. Hệ thống kho của Xí nghiệp gồm: + Kho tại Xí nghiệp: Là kho chính của Xí nghiệp, nơi tập trung của các NVL.
+ Kho tại các công trình: hiện tại Xí nghiệp đang có 5 công trình đang xây dựng tương ứng với 5 kho lưu động. Tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp xây lắp và mộc nội thất - Chi nhánh Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội * Phòng kỹ thuật: - Chức năng: Tư vấn, thiết kế, khảo sát, dự toán các NVL về số lượng, chất lượng, chủng loại theo từng công trình. Trong ngành xây lắp, tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật của sản phẩm đó được xác định cụ thể trong hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt, do vậy DN xây lắp phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về kỹ thuật, chất lượng công trình. - Nhiệm vụ: Phòng kỹ thuật là phòng xác định định mức khối lượng NVL tiêu hao trong từng công trình, hạng mục công trình và giao số liệu cho tổ kế hoạch để thực hiện xây dựng kế hoạch sử dụng NVL.