Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ 4.0 và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, giáo dục đại học (GDĐH) ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao cho xã hội. Tại Việt Nam, công tác bảo đảm chất lượng giáo dục đại học (BĐCLGDĐH) được quy định rõ trong Luật Giáo dục Đại học 2018, trong đó các cơ sở giáo dục đại học (CSGDĐH) phải xây dựng và phát triển hệ thống bảo đảm chất lượng bên trong phù hợp với sứ mạng và điều kiện thực tế. Trường Đại học Kinh tế - Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh (UEF) đã thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên trong (HTTT BĐCL) nhằm hỗ trợ công tác tự đánh giá (TĐG) và kiểm định chất lượng (KĐCL), góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và uy tín của nhà trường.

Tuy nhiên, thực trạng quản lý HTTT BĐCL bên trong tại UEF còn tồn tại một số hạn chế như chưa tích hợp được các phần mềm quản lý riêng lẻ, hồ sơ tài liệu chưa được số hóa đầy đủ, gây khó khăn trong việc khai thác và sử dụng dữ liệu. Nghiên cứu này nhằm đánh giá thực trạng quản lý HTTT BĐCL bên trong tại UEF trong năm học 2020-2021, từ đó đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả hơn. Mục tiêu cụ thể là khảo sát nhận thức của cán bộ - giảng viên - nhân viên (CB-GV-NV) về vai trò, mức độ thực hiện và các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý HTTT BĐCL bên trong, đồng thời đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý trong thời gian tới.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý chất lượng tổng thể (TQM) và chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) của Deming, Shewhart, Juran và Feigenbaum. Chu trình PDCA được áp dụng làm nguyên tắc quản lý HTTT BĐCL bên trong, bao gồm các giai đoạn: lập kế hoạch, triển khai thực hiện, kiểm tra - giám sát và cải tiến hệ thống thông tin.

Các khái niệm chính bao gồm:

  • Hệ thống thông tin (HTTT): Tập hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và thủ tục nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin hỗ trợ ra quyết định và kiểm soát hoạt động trong tổ chức.
  • Bảo đảm chất lượng bên trong (BĐCL bên trong): Hệ thống các chính sách, quy trình, thủ tục và hành động nhằm duy trì và nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường.
  • Quản lý hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên trong: Quá trình tổ chức, điều hành và kiểm soát HTTT BĐCL nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời, bảo mật và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu và quản lý.

Mô hình HTTT BĐCL bên trong trường đại học được cấu thành từ năm thành phần cơ bản: con người, phần cứng, phần mềm, nguồn dữ liệu và thủ tục. Vai trò của HTTT là hỗ trợ việc ra quyết định, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và bảo đảm tính bảo mật, đồng thời hỗ trợ các hoạt động chuyên môn và nghiệp vụ trong nhà trường.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phối hợp giữa nghiên cứu lý luận và thực tiễn:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập dữ liệu định lượng từ khảo sát bằng bảng hỏi với mẫu gồm CB-GV-NV phụ trách công tác bảo đảm chất lượng và thành viên các nhóm chuyên trách TĐG tại UEF. Dữ liệu định tính được thu thập qua phỏng vấn sâu các cán bộ chuyên trách công tác BĐCL và quản lý công nghệ thông tin. Ngoài ra, nghiên cứu còn phân tích các sản phẩm hoạt động như báo cáo TĐG, biên bản họp và phần mềm quản lý minh chứng.
  • Phương pháp phân tích: Dữ liệu định lượng được xử lý bằng phần mềm SPSS 20, sử dụng các thống kê mô tả như tỉ lệ phần trăm, điểm trung bình và độ lệch chuẩn. Dữ liệu định tính được phân tích nội dung nhằm bổ sung và làm rõ các kết quả định lượng.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm học 2020-2021, tập trung khảo sát thực trạng và đề xuất biện pháp quản lý HTTT BĐCL bên trong tại UEF.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Nhận thức về mục tiêu và vai trò của HTTT BĐCL bên trong: Khoảng 85% CB-GV-NV đánh giá HTTT BĐCL bên trong tại UEF có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công tác TĐG và KĐCL. Tuy nhiên, chỉ khoảng 70% cho rằng mục tiêu thiết lập HTTT được thực hiện đầy đủ và rõ ràng.

  2. Mức độ thường xuyên thực hiện và sử dụng HTTT: 65% CB-GV-NV cho biết họ thường xuyên sử dụng HTTT BĐCL trong công việc, trong khi 35% còn lại gặp khó khăn do hệ thống chưa tích hợp đồng bộ và thiếu tính thân thiện với người dùng.

  3. Đánh giá về các thành phần của HTTT: Phần mềm quản lý minh chứng (Proofman) được đánh giá có tính năng hỗ trợ tốt nhưng còn hạn chế về giao diện và khả năng tích hợp với các phần mềm khác. Khoảng 60% người dùng cho rằng phần mềm cần được hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý minh chứng.

  4. Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý HTTT: Các yếu tố nội bộ như chính sách quản lý, năng lực cán bộ và hạ tầng công nghệ được đánh giá có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả quản lý HTTT. Ngoài ra, việc chưa có quy định rõ ràng về ứng dụng CNTT trong quản lý HTTT cũng là một hạn chế đáng kể.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy HTTT BĐCL bên trong tại UEF đã được xây dựng và vận hành tương đối đồng bộ, góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo đảm chất lượng. Tuy nhiên, việc thiếu sự tích hợp giữa các phần mềm quản lý riêng lẻ và hạn chế trong công tác số hóa hồ sơ tài liệu gây khó khăn trong khai thác và sử dụng dữ liệu. Điều này phù hợp với các nghiên cứu trong ngành giáo dục đại học cho thấy sự cần thiết của việc phát triển hệ thống thông tin tích hợp và hiện đại để đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng ngày càng cao.

Việc áp dụng nguyên tắc PDCA trong quản lý HTTT BĐCL giúp nhà trường có thể kiểm soát và cải tiến liên tục hệ thống, từ lập kế hoạch, triển khai, kiểm tra đến cải tiến. So sánh với các trường đại học trong khu vực Đông Nam Á, UEF cần tăng cường công tác đào tạo nâng cao nhận thức cho CB-GV-NV về tầm quan trọng của HTTT, đồng thời hoàn thiện phần mềm quản lý minh chứng và xây dựng phần mềm tích hợp nhằm nâng cao tính hiệu quả và bảo mật của hệ thống.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện mức độ hài lòng của CB-GV-NV về các thành phần HTTT, bảng thống kê tỉ lệ sử dụng HTTT theo các nhóm đối tượng và biểu đồ so sánh mức độ nhận thức về vai trò HTTT giữa các khoa đã thực hiện đánh giá ngoài và các khoa đang trong quá trình tự đánh giá.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao nhận thức của CB-GV-NV về tầm quan trọng của HTTT BĐCL bên trong theo nguyên tắc PDCA: Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo định kỳ nhằm nâng cao hiểu biết và kỹ năng sử dụng HTTT, dự kiến thực hiện trong vòng 6 tháng tới, do Ban Giám hiệu và Trung tâm Đảm bảo chất lượng phối hợp thực hiện.

  2. Ban hành quy định và hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng và vận hành HTTT BĐCL bên trong: Xây dựng và ban hành các quy định cụ thể về quản lý, vận hành và bảo mật thông tin, hoàn thành trong quý 3 năm 2024, do Phòng Công nghệ Thông tin và Phòng Quản lý chất lượng chủ trì.

  3. Hoàn thiện phần mềm quản lý minh chứng và tăng cường rà soát HTTT BĐCL trên phần mềm: Cải tiến giao diện, tích hợp các chức năng mới và nâng cao khả năng bảo mật, dự kiến hoàn thành trong 9 tháng, do Trung tâm Công nghệ Thông tin phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện.

  4. Xây dựng phần mềm tích hợp các phần mềm quản lý thông tin riêng lẻ vào phần mềm quản lý chung: Phát triển hệ thống tích hợp nhằm đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý, dự kiến triển khai trong vòng 12 tháng, do Ban Giám hiệu chỉ đạo và Phòng Công nghệ Thông tin thực hiện.

  5. Tăng cường công tác so chuẩn - đối sánh các kết quả thực hiện giữa các giai đoạn và các đơn vị trong và ngoài trường: Thiết lập các chỉ số chuẩn và quy trình đối sánh, nhằm nâng cao chất lượng và tính minh bạch, thực hiện liên tục hàng năm, do Trung tâm Đảm bảo chất lượng chủ trì.

  6. Tăng cường công tác thu thập phản hồi và phân tích, sử dụng phản hồi của các bên liên quan để điều chỉnh, hoàn thiện HTTT BĐCL bên trong: Xây dựng hệ thống thu thập ý kiến phản hồi trực tuyến và định kỳ, phân tích dữ liệu để cải tiến hệ thống, thực hiện từ quý 2 năm 2024, do Phòng Quản lý chất lượng phối hợp với các đơn vị liên quan.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu và lãnh đạo các đơn vị trường đại học: Giúp hiểu rõ về thực trạng và các giải pháp quản lý HTTT BĐCL bên trong, từ đó xây dựng chính sách và kế hoạch phát triển hệ thống thông tin phù hợp.

  2. Cán bộ phụ trách công tác bảo đảm chất lượng và kiểm định chất lượng: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác quản lý thông tin, hỗ trợ công tác tự đánh giá và kiểm định chất lượng.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản lý giáo dục, công nghệ thông tin: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý thuyết và phương pháp nghiên cứu quản lý hệ thống thông tin trong giáo dục đại học.

  4. Phòng Công nghệ Thông tin và các đơn vị phát triển phần mềm quản lý giáo dục: Hỗ trợ trong việc thiết kế, phát triển và hoàn thiện các phần mềm quản lý minh chứng và hệ thống tích hợp thông tin bảo đảm chất lượng.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTT BĐCL bên trong là gì và tại sao nó quan trọng?
    HTTT BĐCL bên trong là hệ thống thu thập, xử lý và phân phối thông tin phục vụ công tác bảo đảm chất lượng giáo dục trong nhà trường. Nó giúp cung cấp dữ liệu chính xác, kịp thời để hỗ trợ ra quyết định và cải tiến liên tục, từ đó nâng cao chất lượng đào tạo và uy tín của trường.

  2. Chu trình PDCA được áp dụng như thế nào trong quản lý HTTT BĐCL?
    Chu trình PDCA gồm bốn bước: Lập kế hoạch (Plan), Triển khai (Do), Kiểm tra - giám sát (Check), và Cải tiến (Act). Trong quản lý HTTT BĐCL, chu trình này giúp nhà trường xây dựng kế hoạch quản lý thông tin, thực hiện, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh hệ thống để nâng cao chất lượng.

  3. Những khó khăn chính trong quản lý HTTT BĐCL tại UEF là gì?
    Khó khăn bao gồm việc chưa tích hợp đồng bộ các phần mềm quản lý riêng lẻ, hồ sơ tài liệu chưa được số hóa đầy đủ, hạn chế về giao diện và tính thân thiện của phần mềm quản lý minh chứng, cũng như thiếu quy định rõ ràng về ứng dụng CNTT trong quản lý.

  4. Các biện pháp đề xuất nhằm cải thiện quản lý HTTT BĐCL là gì?
    Các biện pháp gồm nâng cao nhận thức CB-GV-NV, ban hành quy định về ứng dụng CNTT, hoàn thiện phần mềm quản lý minh chứng, xây dựng phần mềm tích hợp, tăng cường so chuẩn đối sánh kết quả và thu thập phản hồi để cải tiến hệ thống.

  5. Ai là đối tượng chính hưởng lợi từ nghiên cứu này?
    Ban Giám hiệu, cán bộ phụ trách bảo đảm chất lượng, nhà nghiên cứu chuyên ngành quản lý giáo dục và công nghệ thông tin, cũng như các đơn vị phát triển phần mềm quản lý giáo dục sẽ được hưởng lợi trực tiếp từ các kết quả và đề xuất của nghiên cứu.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã đánh giá thực trạng quản lý hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên trong tại Trường Đại học Kinh tế - Tài chính TP. Hồ Chí Minh, xác định các điểm mạnh và hạn chế hiện tại.
  • Áp dụng chu trình PDCA trong quản lý HTTT BĐCL giúp nhà trường kiểm soát và cải tiến liên tục hệ thống thông tin.
  • Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý HTTT bao gồm chính sách quản lý, năng lực cán bộ, hạ tầng công nghệ và quy định về ứng dụng CNTT.
  • Đề xuất các biện pháp nâng cao nhận thức, hoàn thiện phần mềm, xây dựng hệ thống tích hợp và tăng cường thu thập phản hồi nhằm nâng cao hiệu quả quản lý HTTT BĐCL.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho các nhà quản lý, cán bộ chuyên trách và các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực quản lý giáo dục và công nghệ thông tin.

Next steps: Triển khai các biện pháp đề xuất trong vòng 12 tháng tới, đồng thời tiếp tục nghiên cứu mở rộng phạm vi và ứng dụng công nghệ mới trong quản lý HTTT BĐCL.

Call to action: Các đơn vị liên quan cần phối hợp chặt chẽ để thực hiện các giải pháp, đồng thời tăng cường đào tạo và nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý nhằm đảm bảo hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng vận hành hiệu quả và bền vững.