Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác quản trị trường học, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý vận hành cơ sở vật chất và dữ liệu học thuật là yêu cầu cấp thiết. Tại Trường Đại học Mỏ - Địa chất, hoạt động quản lý thư viện trước đây chủ yếu được thực hiện bằng các phương thức thủ công kết hợp với các công cụ văn phòng rời rạc như Microsoft Word và Microsoft Excel. Thực trạng này dẫn đến nhiều bất cập trong vận hành: cơ sở dữ liệu tổ chức thiếu tính liên kết chặt chẽ, chi phí quản lý vận hành cao, tốc độ truy xuất và tra cứu thông tin sinh viên cũng như tài liệu học thuật mất nhiều thời gian, đồng thời thiếu tính năng kiểm soát luân chuyển sách tự động.

Nhằm khắc phục các tồn tại trên, nhóm nghiên cứu thuộc Khoa Công nghệ Thông tin đã thực hiện đề tài "Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện" dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Lê Thanh Huệ. Đề tài hướng đến việc áp dụng các nguyên lý quản trị dự án công nghệ thông tin chuyên nghiệp để xây dựng một hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ công tác thư viện.

Mục tiêu nghiên cứu và triển khai dự án:

  1. Áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật quản lý dự án để định nghĩa, lập kế hoạch, triển khai, kiểm soát và kết thúc dự án theo ba ràng buộc cốt lõi: Kỹ thuật – Tài chính – Thời gian.
  2. Thiết lập quy trình làm việc nhóm, phân rã công việc (WBS), dự toán ngân sách và quản trị rủi ro thay thế phương thức quản lý hành chính mệnh lệnh.
  3. Xây dựng một phần mềm quản lý thư viện hoàn chỉnh cho Trường Đại học Mỏ - Địa chất nhằm nâng cao năng suất lao động, tin học hóa việc lưu trữ, tìm kiếm, mượn trả và báo cáo thống kê chính xác.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng: Quy trình quản trị dự án phần mềm và các nghiệp vụ quản lý thư viện đại học (quản lý độc giả, quản lý kho sách, ấn chỉ, mượn/trả, quản lý thiết bị và dịch vụ bổ trợ).
  • Phạm vi không gian: Thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất Hà Nội (Phố Viên, Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Tổng thời gian thực hiện dự án là 03 tháng, bắt đầu từ ngày 28/11/2019 đến ngày 28/02/2020 (không làm việc vào thứ Bảy và Chủ nhật).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài kết hợp giữa lý thuyết quản trị dự án phần mềm và các phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin để xây dựng giải pháp toàn diện.

1. Khung lý thuyết và mô hình quản trị

  • Lý thuyết quản trị dự án: Áp dụng hệ thống kiến thức quản lý dự án từ giai đoạn khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi, kiểm soát đến đóng dự án. Dự án ứng dụng phương pháp Quản lý giá trị thu được (Earned Value Method - EVM) thông qua phần mềm Microsoft Project nhằm theo dõi sát sao tiến độ và chi phí so với kế hoạch ban đầu.
  • Tiêu chuẩn quản lý rủi ro ISO 31000: Định nghĩa rủi ro là ảnh hưởng của sự không chắc chắn đối với mục tiêu. Khung quản lý rủi ro của dự án được triển khai theo quy trình 4 bước: Dự đoán rủi ro $\rightarrow$ Khử bỏ rủi ro $\rightarrow$ Giảm bớt tác động của rủi ro $\rightarrow$ Kiểm soát khi có trục trặc. Nhóm tác giả sử dụng thang đo ma trận tích số giữa Xác suất ($X$) và Mức độ tác động ($T$) từ 1 đến 10 để xác định thứ tự ưu tiên xử lý.

2. Phương pháp nghiên cứu thực tế

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Thực hiện quan sát trực tiếp hoạt động nghiệp vụ tại thư viện, phỏng vấn cán bộ quản lý (thủ thư) và thăm dò nhu cầu mượn/trả tài liệu của sinh viên, giảng viên.
  • Phương pháp phân tích và đặc tả hệ thống: Tổng hợp yêu cầu người dùng để xây dựng các mô hình chức năng, phân tích luồng dữ liệu nghiệp vụ và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ.
  • Phương pháp phân rã cấu trúc công việc (WBS): Phân chia toàn bộ khối lượng công việc thành các gói công việc cụ thể có gán mã quản lý và ước lượng thời gian (ngày công).
  • Phương pháp kiểm thử phần mềm: Áp dụng quy trình kiểm thử nhiều mức gồm kiểm thử đơn vị (Unit Test), kiểm thử tích hợp (Integration Test), kiểm thử hệ thống (System Test) và kiểm thử giao diện người dùng (UI Test).

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế nhằm đáp ứng đầy đủ các luồng nghiệp vụ thư viện đại học và các dịch vụ hỗ trợ mở rộng.

1. Lựa chọn công nghệ

  • Môi trường phát triển tích hợp (IDE): Microsoft Visual Studio, cung cấp môi trường soạn thảo, biên dịch và gỡ lỗi phục vụ phát triển ứng dụng.
  • Ngôn ngữ lập trình: C# trên nền tảng Windows Forms (Winform), tối ưu cho các phần mềm thực thi trên hệ điều hành Windows, hỗ trợ bảo trì và khắc phục sự cố thuận tiện.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (RDBMS): Microsoft SQL Server, sử dụng ngôn ngữ Transact-SQL (T-SQL) để trao đổi dữ liệu mô hình khách/chủ (Client/Server), có khả năng mở rộng lưu trữ dung lượng lớn và xử lý truy vấn đồng thời cho nhiều người dùng.
  • Công cụ hỗ trợ quản lý dự án: Microsoft Project (MSP) phục vụ lập tiến độ, gán tài nguyên, cân đối ngân sách và kết xuất báo cáo tiến độ.

2. Cấu trúc các phân hệ chức năng

Phần mềm quản lý thư viện được tổ chức thành các phân hệ (module) nghiệp vụ:

Tên phân hệ Các tính năng chi tiết
Quản lý Thống kê dữ liệu thư viện; theo dõi việc đóng phí và làm mới thẻ; quản lý danh mục phân loại sách; thống kê dữ liệu sinh viên.
Công tác sinh viên Nhập danh sách sinh viên từ tệp tin Excel; tiếp nhận sinh viên; hỗ trợ chụp ảnh trực tiếp; in và phát hành thẻ thư viện.
Trưởng nhà / Thủ thư Lập phiếu mượn sách; xử lý tiếp nhận trả sách; quản lý danh mục mua mới sách; gửi các yêu cầu sửa chữa và mua mới tài liệu.
Kế toán tài vụ Thu các loại phí (làm thẻ, tiền phạt); quản lý biểu mẫu biên lai, hóa đơn; theo dõi các khoản hoàn trả chi phí.
Quản trị thiết bị Quản lý nhập, xuất, tồn kho vật tư phục vụ sửa chữa; tiếp nhận yêu cầu sửa chữa; lập biên bản nghiệm thu và phê duyệt sửa chữa.
An ninh sinh viên Kiểm soát dữ liệu sinh viên ra vào cổng và tòa nhà; tự động đưa ra cảnh báo sinh viên mượn sách quá hạn; đồng bộ cơ sở dữ liệu về máy trạm.
Thống kê - Báo cáo Kết xuất báo cáo thống kê các nguồn thu/phí; thống kê tần suất sử dụng của sinh viên; báo cáo các khoản hoàn trả.
Quản trị người dùng & an ninh Quản lý tài khoản người dùng; phân quyền hệ thống chi tiết theo từng module và tính năng; sao lưu và phục hồi dữ liệu hệ thống.
Dịch vụ bãi xe thông minh Quản lý phương tiện ra vào; theo dõi khách hàng đăng ký vé tháng và khách vãng lai; kết nối cơ sở dữ liệu sinh viên; thống kê doanh thu bãi xe.

3. Quy trình vận hành nghiệp vụ cốt lõi

  • Nghiệp vụ làm thẻ: Sinh viên/giảng viên nộp đơn đăng ký; thủ thư kiểm tra thông tin, nhập dữ liệu vào hệ thống và thu lệ phí làm thẻ 30.000 VNĐ. Hệ thống cấp mã thẻ định danh, tạo hóa đơn (mã hóa đơn, ngày lập, chi phí, họ tên) và cấp thẻ có thời hạn sử dụng 01 năm.
  • Nghiệp vụ mượn sách: Thủ thư kiểm tra thẻ thư viện hợp lệ; ghi nhận thông tin mã thẻ, tên người mượn, mã sách, tên sách, số lượng, đầu mục, loại sách, ngày mượn và hạn trả vào phiếu mượn cũng như cập nhật trên phần mềm để trừ số lượng sách khả dụng trong kho.
  • Nghiệp vụ trả sách: Thủ thư đối chiếu thẻ, phiếu mượn và tình trạng sách thực tế. Nếu đúng hạn và nguyên vẹn, hệ thống cập nhật tăng số lượng sách tồn. Trường hợp quá hạn hoặc hư hỏng, thủ thư chuyển sang quy trình lập phiếu phạt vi phạm.
  • Nghiệp vụ nhập bổ sung sách: Thủ thư lập danh mục đề xuất, trình lãnh đạo phê duyệt, nhận kinh phí từ phòng tài vụ, tiếp nhận sách mới, tiến hành gắn mã, phân loại và cập nhật số lượng vào cơ sở dữ liệu.

Nội dung chính theo từng chương

Giới thiệu dự án và Tổ chức nhân sự

Dự án xác định rõ thông tin pháp nhân chủ đầu tư là Trường Đại học Mỏ - Địa chất và cơ cấu tổ chức nhóm triển khai gồm 05 thành viên (Nhóm 20, các lớp DCCTMM62B và DCCTMM61) với trách nhiệm và vai trò chuyên trách:

Thành viên Lớp Vai trò đảm nhiệm trong dự án
Đinh Việt Anh DCCTMM62B Trưởng nhóm (Project Manager - PM), Lập trình viên
Nguyễn Thái Hà DCCTMM62B Lập trình viên, Quản trị cơ sở dữ liệu (DBA)
Hoàng Anh Đức DCCTMM61 Kỹ sư phân tích thiết kế, Kỹ sư đảm bảo chất lượng (QA)
Bùi Thị Hà DCCTMM62B Nhà phân tích nghiệp vụ kinh doanh (BA), Lập trình viên
Hoàng Thị Thu Huyền DCCTMM62B Kỹ sư phân tích thiết kế, Kỹ sư đảm bảo chất lượng (QA)

Dự án thiết lập bộ quy tắc làm việc nội bộ: phân công công việc công khai theo năng lực sở trường; chấp hành nghiêm túc tiến độ; trao đổi thông tin đa kênh qua email, điện thoại, Skype; và duy trì kỷ luật hội họp nghiêm ngặt.

Ước tính chi phí và Dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách được nhóm nghiên cứu xây dựng dựa trên việc phân rã thành hai hạng mục: chi phí tổng quan và chi phí chi tiết theo công việc.

Bảng chi phí tổng quan dự án:

STT Nội dung công việc / Hạng mục chi phí Chi phí (VNĐ)
1 Bắt đầu dự án 5.000
2 Đi khảo sát thực tế 2.000
3 Thực hiện phân tích và xác định yêu cầu của hệ thống 8.000
4 Thiết kế một CSDL cho dự án 5.000
5 Thiết kế giao diện 4.000
6 Viết Code, lập trình 12.000
7 Kiểm thử và chuẩn bị tài liệu 11.000
8 Cài đặt, hướng dẫn sử dụng 2.000
9 Chi phí cho đội dự án 50.000
10 Chi phí dự phòng cho những phát sinh 10.000
11 Chi phí đầu tư trang thiết bị, máy móc 100.000
12 Chi phí cho hội họp 2.000
13 Chi phí cho các vấn đề công nghệ kỹ thuật thực hiện dự án 10.000
Tổng Tổng chi phí dự toán 220.000

Trong bảng chi phí chi tiết, chi phí nhân công cho 05 thành viên nhóm dự án được định mức đồng đều 10.000 VNĐ/người (tổng cộng 50.000 VNĐ). Khoản chi phí dự phòng 10.000 VNĐ bao gồm: chi phí đi lại (5.000 VNĐ), chi phí hội họp (2.000 VNĐ) và chi phí phát sinh khác (3.000 VNĐ).

Lịch trình thực hiện và Cấu trúc phân rã công việc (WBS)

Kế hoạch tiến độ tổng thể được chuẩn hóa thông qua hệ thống mã hóa công việc và khối lượng ngày công thực hiện:

Giai đoạn / Nhóm công việc Mã công việc Khối lượng (Ngày công)
1. Khởi động dự án — 1
2. Khảo sát thực tế KH.01 - KH.04 5
- Đi khảo sát thực tế KH.01 2
- Quan sát tham khảo KH.02 1
- Phỏng vấn xung quanh KH.03 1
- Thăm dò nhu cầu KH.04 1
3. Phân tích & xác định yêu cầu YC.01 - YC.5 10
- Quản lý thông tin nguồn nhập sách YC.01 2
- Quản lý thông tin người mượn sách YC.1 1
- Quản lý nhân viên YC.02 4
- Quản lý hợp đồng, kho sách, ấn chỉ, tạo in thẻ YC.1, YC.2, YC.3, YC.4 4 (mỗi mục 1)
- Báo cáo thống kê YC.5 2
4. Thiết kế CSDL hệ thống TK.01 - TK.2 20
- Bảng ấn chỉ TK.01 10
- Bảng họ tên độc giả, ngày mượn, ngày trả, nhân viên, chức vụ TK.1 - TK.5 10 (mỗi bảng 2)
- Bảng hợp đồng, giới tính, số điện thoại/email TK.02, TK.1, TK.2 12 (6, 4, 2)
5. Thiết kế giao diện & Lập trình CN.01 - CN.05 20
- Module hệ thống, module quản lý, thống kê báo cáo CN.01, CN.02, CN.1 10 (3, 4, 3)
- Lập trình tích hợp, xây dựng bảng CSDL, quản trị người dùng CN.2, CN.03, CN.04, CN.05 10 (4, 4, 1, 1)
6. Kiểm thử và sửa lỗi KT.01 - KT03 7
- Dữ liệu kiểm thử, kiểm thử đơn vị, tích hợp, hệ thống, UI KT.01, KT.02, KT.1, KT.2, KT.3 9 (1, 4, 1, 1, 1)
- Kết quả kiểm thử và kiểm tra lần cuối KT.4, KT03 3 (1, 2)
7. Kết thúc dự án TL 1

Hệ thống kiểm soát mốc dự án và Biên bản họp

Dự án thiết lập 07 mốc kiểm soát chính tương ứng với các biên bản họp định kỳ để đánh giá tiến độ và bàn giao sản phẩm:

  1. Mốc 1 (28/11/2019): Khởi động dự án, công bố quyết định nhận dự án (Mã biên bản: QĐ/NT01-1, QĐ/NT01-2; Mã dự án: TV01).
  2. Mốc 2 (29/11/2019): Phê duyệt bản kế hoạch thực hiện dự án chi tiết (Mã biên bản: KH/NT01-1, QĐ/NT01-3; Mã dự án: VT01).
  3. Mốc 3 (29/11/2019): Hoàn thành báo cáo khảo sát và bản đặc tả yêu cầu khách hàng (Mã tài liệu: KH/NT01-2, QĐ/NT01-4).
  4. Mốc 4 (30/11 - 10/12/2019): Hoàn thành hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống và thiết kế khung giao diện (Mã tài liệu: KH/NT01-3, QĐ/NT01-5).
  5. Mốc 5 (10/12 - 19/12/2019): Hoàn thành lập trình các module chức năng phần mềm (Mã tài liệu: KH/NT01-4, QĐ/NT01-6).
  6. Mốc 6 (19/12 - 15/01/2020): Thực hiện kế hoạch kiểm thử, hoàn thiện kịch bản kiểm thử, sửa lỗi và soạn thảo tài liệu hướng dẫn sử dụng (Mã tài liệu: KH/NT01-5, QĐ/NT01-7).
  7. Mốc 7 (24/01/2020): Họp tổng kết toàn diện, thông qua báo cáo tổng kết, bàn giao sản phẩm và thanh lý hợp đồng (Mã tài liệu: KH/NT01-6, QĐ/NT01-8).

Đánh giá và Kiểm soát rủi ro

Nhóm nghiên cứu đã phân tích ma trận rủi ro theo ba nhóm nguyên nhân:

Nhóm rủi ro Mô tả sự kiện rủi ro Xác suất Hậu quả tác động Biện pháp phản ứng và kiểm soát
Rủi ro kế hoạch Không tạo được sự đồng bộ, nhất quán khi ghép nối module 10% Dự án không hoàn chỉnh, phát sinh lỗi tích hợp Tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp khắc phục nhanh nhất.
Ước lượng thời gian không chính xác 5% Thiếu hụt thời gian hoàn thành theo kế hoạch Liên tục điều chỉnh kế hoạch phù hợp với thực tế phát sinh.
Ước lượng ngân sách không chính xác 2% Thiếu ngân sách chi trả cho các hoạt động Nâng chi phí dự kiến, nâng trợ cấp hoạt động cần thiết.
Lập lịch biểu không hợp lý / Thay đổi tiến độ 5% / 2% Không hoàn thành đúng tiến độ cam kết Sắp xếp lại trình tự công việc khoa học, điều chỉnh tiến trình.
Chất lượng sản phẩm chưa đạt yêu cầu khách hàng 5% Ảnh hưởng kết quả dự án và uy tín nhóm Hướng dẫn chuyên môn cho thành viên hoặc tuyển thêm nhân sự.
Người quản lý dự án thiếu sát sao trong giám sát 1% Dự án có nguy cơ đổ vỡ, gián đoạn PM tập trung toàn bộ thời gian, bám sát từng giai đoạn.
Rủi ro nội bộ Phân chia công việc không hợp lý 5% Kết quả công việc thấp, không phát huy thế mạnh Điều chỉnh kế hoạch giao việc theo đúng năng lực cá nhân.
Thiếu hụt nhân sự do ốm đau hoặc nghỉ việc 2% Không hoàn thành các phần việc được giao Bổ sung nhân lực kịp thời và phân bổ lại công việc.
Phối hợp nội bộ kém, thiếu đoàn kết 1% Tiến độ bị phá vỡ, suy giảm hiệu suất Giao lưu nội bộ, yêu cầu báo cáo định kỳ, PM điều chỉnh kịp thời.
Chuyển giao công việc giữa các nhóm không ăn khớp 5% Chậm tiến độ phần việc giao thoa Xây dựng quy trình làm việc và bàn giao thống nhất giữa các tổ.
Rủi ro quá trình Xác định yêu cầu sản phẩm chưa đúng 1% Sản phẩm không đúng nhu cầu thực tế Liên tục trao đổi trực tiếp với khách hàng để hiệu chỉnh.
Không tiếp cận được khách hàng khi cần trao đổi 5% Chậm trễ làm rõ các yêu cầu nghiệp vụ Thu thập đầy đủ kênh liên lạc, bám sát các đầu mối khách hàng.
Không lấy được dữ liệu mẫu và mẫu biểu nghiệp vụ 5% Thiết kế sai CSDL, không kết xuất được báo cáo Đề nghị khách hàng cung cấp mẫu biểu chuẩn để kiểm thử.
Thiếu kỹ thuật công nghệ khi triển khai sản phẩm 10% Mất thời gian tìm hiểu, chậm tiến độ PM và nhóm phải nắm chắc công nghệ, kỹ thuật ngay từ đầu.
Biến động giá cả thiết bị, máy móc tăng cao 2% Chi phí mua sắm vượt dự kiến Tiết kiệm chi phí, tận dụng thiết bị sẵn có, hạn chế mua mới.
Không ghi nhận được lỗi từ phía người dùng cuối 5% Sản phẩm hoàn thành không đảm bảo chất lượng Tăng cường thử nghiệm từng module chức năng với khách hàng.
Chậm bàn giao và nghiệm thu sản phẩm 5% Thanh lý hợp đồng chậm hơn so với dự kiến Căn cứ hợp đồng và kế hoạch để đề nghị nghiệm thu đúng hạn.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả đạt được

  • Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm quản lý thư viện đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đặt ra, sẵn sàng đưa vào vận hành thử nghiệm tại Trường Đại học Mỏ - Địa chất.
  • Hệ thống giải quyết được bài toán quản lý dữ liệu bạn đọc, quản lý kho sách, tự động hóa quy trình mượn - trả và thống kê báo cáo thay thế cho công tác thủ công bằng Word và Excel.
  • Hoàn thành dự án trong phạm vi thời gian 03 tháng (28/11/2019 – 28/02/2020) và nằm trong giới hạn tổng dự toán kinh phí 220.000 VNĐ.

2. Đóng góp của đề tài

  • Về mặt quản lý dự án: Chuẩn hóa quy trình thực hiện một dự án CNTT quy mô nhóm sinh viên; thiết lập bộ tài liệu quản trị bao gồm WBS mã hóa chi tiết, hệ thống 08 biên bản họp mốc kiểm soát, bảng phân bổ ngân sách và bảng ma trận quản trị 17 rủi ro cụ thể.
  • Về mặt kỹ thuật và nghiệp vụ: Thiết kế mô hình phần mềm Winform kết nối SQL Server tích hợp đầy đủ các luồng nghiệp vụ thư viện truyền thống kết hợp mở rộng các tính năng quản lý an ninh và bãi xe thông minh.

Hạn chế và bài học kinh nghiệm

1. Hạn chế của dự án

  • Các thành viên trong nhóm thực hiện dự án chưa có nhiều kinh nghiệm thực tiễn về quản trị dự án phần mềm chuyên nghiệp.
  • Khi gặp một số bài toán kỹ thuật phức tạp, nhóm vẫn phải tham vấn ý kiến từ các chuyên gia bên ngoài.
  • Quy mô dự án chưa đủ lớn nên chưa tạo ra áp lực thử thách toàn diện về môi trường vận hành công nghiệp.
  • Một số thành viên bị chi phối thời gian do trùng lịch học tập và các công việc khác phát sinh.

2. Bài học kinh nghiệm được rút ra

  • Người quản lý dự án (PM) cần theo dõi, giám sát sát sao hơn nữa tiến độ của từng vị trí nhân sự trong từng giai đoạn.
  • Cần xây dựng các cơ chế, chính sách khích lệ tinh thần làm việc để nâng cao trách nhiệm và phát huy tối đa năng lực cá nhân của mỗi thành viên.
  • Cân đối và phân bổ khối lượng công việc đồng đều hơn giữa các vị trí nhằm hạn chế tình trạng quá tải hoặc áp lực tiến độ cục bộ.

Giá trị tham khảo

Báo cáo bài tập lớn này có giá trị tham khảo thiết thực đối với:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin và Quản lý dự án CNTT: Cung cấp tài liệu mẫu về cách lập kế hoạch dự án, phân rã công việc WBS, xây dựng bảng dự toán chi phí và lập biên bản họp theo từng mốc kiểm soát (Milestones).
  • Các nhóm phát triển phần mềm ứng dụng quản lý: Cung cấp tài liệu tham khảo về phân tích yêu cầu nghiệp vụ thư viện đại học, thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ trên SQL Server và lập trình giao diện Windows Forms trên nền tảng .NET/C#.
  • Người nghiên cứu quản trị rủi ro: Bản phân tích 17 rủi ro dự án kèm tỷ lệ xác suất, mức độ ảnh hưởng và kế hoạch ứng phó là biểu mẫu trực quan cho các dự án phát triển phần mềm vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Chủ đầu tư và các mốc thời gian chính của dự án được xác định như thế nào?
Chủ đầu tư của dự án là Trường Đại học Mỏ - Địa chất Hà Nội (Phố Viên, Phường Đức Thắng, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội). Dự án được triển khai trong tổng thời gian 03 tháng (không làm việc thứ Bảy và Chủ nhật), bắt đầu từ ngày 28/11/2019 và kết thúc vào ngày 28/02/2020.

2. Tổng kinh phí dự toán tổng quan của dự án là bao nhiêu và được phân bổ cho những mục nào?
Tổng chi phí dự toán tổng quan của dự án là 220.000 VNĐ. Trong đó bao gồm các khoản mục: đầu tư trang thiết bị máy móc (100.000 VNĐ), chi phí cho đội dự án (50.000 VNĐ cho 5 thành viên), viết code và lập trình (12.000 VNĐ), kiểm thử và chuẩn bị tài liệu (11.000 VNĐ), chi phí công nghệ kỹ thuật (10.000 VNĐ), chi phí dự phòng phát sinh (10.000 VNĐ), phân tích yêu cầu (8.000 VNĐ), khởi động dự án (5.000 VNĐ), thiết kế CSDL (5.000 VNĐ), thiết kế giao diện (4.000 VNĐ), khảo sát thực tế (2.000 VNĐ), cài đặt hướng dẫn (2.000 VNĐ) và hội họp (2.000 VNĐ).

3. Phần mềm sử dụng nền tảng công nghệ và công cụ phát triển nào?
Hệ thống được xây dựng bằng môi trường phát triển tích hợp Microsoft Visual Studio với ngôn ngữ lập trình C# (Windows Forms). Cơ sở dữ liệu được quản trị bằng Microsoft SQL Server sử dụng ngôn ngữ Transact-SQL. Tiến độ và kế hoạch dự án được quản lý bằng phần mềm Microsoft Project.

4. Phần mềm bao gồm những phân hệ (module) chức năng nào?
Phần mềm gồm 09 phân hệ: Quản lý; Công tác sinh viên; Trưởng nhà / Thủ thư; Kế toán tài vụ; Quản trị thiết bị; An ninh sinh viên; Thống kê - Báo cáo; Quản lý người dùng và an ninh hệ thống; và Dịch vụ (quản lý bãi xe thông minh).

5. Nhóm tác giả đã xác định những nhóm rủi ro nào và quy trình kiểm soát ra sao?
Dự án áp dụng khung quản lý rủi ro 4 bước theo tiêu chuẩn ISO 31000 (Dự đoán $\rightarrow$ Khử bỏ $\rightarrow$ Giảm bớt tác động $\rightarrow$ Kiểm soát khi trục trặc). Nhóm đã phân tích 17 rủi ro cụ thể chia thành 3 nhóm: Rủi ro về kế hoạch (đồng bộ hệ thống, sai lệch thời gian/ngân sách, chất lượng...), Rủi ro về nội bộ (phân công việc, thiếu nhân lực, phối hợp kém...) và Rủi ro về quá trình thực hiện (sai lệch yêu cầu, thiếu dữ liệu mẫu, công nghệ, biến động giá...).

Kết luận

Đề tài bài tập lớn "Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện" do Nhóm 20 thuộc Khoa Công nghệ Thông tin - Trường Đại học Mỏ - Địa chất thực hiện đã hoàn thành toàn diện các mục tiêu quản trị dự án và xây dựng phần mềm. Nhóm nghiên cứu đã chuẩn hóa được quy trình quản lý dự án thông qua cấu trúc phân rã công việc WBS, lập dự toán kinh phí, kiểm soát tiến độ qua 07 mốc kiểm soát và xây dựng ma trận quản trị rủi ro khoa học. Sản phẩm phần mềm C# Winform kết nối SQL Server đã tin học hóa thành công các nghiệp vụ quản lý thư viện và các dịch vụ bổ trợ, mang lại giải pháp thay thế hiệu quả cho phương thức quản lý thủ công truyền thống tại nhà trường.