Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện (ĐH Mỏ Địa Chất)

Quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện hiệu quả. Tìm hiểu quy trình, công cụ và bí quyết để dự án thành công, đúng tiến độ.

• Tác giả: Đinh Việt Anh
• Người hướng dẫn: PGS.TS Lê Thanh Huệ
• Trường học: Trường Đại Học Mỏ Địa Chất
• Chuyên ngành: Quản lý dự án công nghệ thông tin
• Đề tài: Quản Lý Dự Án Xây Dựng Phần Mềm Quản Lý Thư Viện
• Loại tài liệu: Bài tập lớn
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. GIỚI THIỆU DỰ ÁN
• 2. Người quản lý dự án(PM)
• 3. Danh sách tổ dự án
• 4. Tổng mức đầu tư
• 5. Thời gian thực hiện dự án
• 6. Đề xuất giải pháp
• 7. Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự
• 8. Tự tay sắp xếp và quản lý
• 9. Thường xuyên rà soát và kiểm tra
• 10. Xây dựng phần mềm mới
• 11. Lựa chọn công nghệ
• 12. Microsoft Visual Studio
• 13. Ước tính chi phí
• 14. Ước tính chi phí là gì
• 15. Lịch trình thực hiện
• 16. Công tác thực hiện
• 17. Quản lí rủi ro
• 18. TỔNG KẾT DỰ ÁN
• 19. Lý do phát triển dự án
• 20. Những kết quả đã đạt được
• 21. Đánh giá và kết quả của dự án
• 22. Đánh giá về nhân lực
• 23. Ưu điểm của dự án
• 24. Nhược điểm của dự án
• 25. Bài học kinh nghiệm
• LỜI MỞ ĐẦU

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Dự Án Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Cách Tiếp Cận

Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện là một xu hướng tất yếu. Phần mềm quản lý thư viện không chỉ giúp tự động hóa thư viện các quy trình nghiệp vụ mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí. Các thư viện hiện đại đang dần chuyển đổi sang phần mềm thư viện điện tử, tạo ra một môi trường tra cứu và sử dụng tài liệu tiện lợi cho người dùng. Dự án xây dựng phần mềm quản lý thư viện không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng giáo dục và nghiên cứu. Nó cho phép quản lý cơ sở dữ liệu thư viện một cách hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Việc số hóa tài liệu thư viện cũng đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và phổ biến tri thức. Tuy nhiên, việc triển khai một dự án phần mềm quản lý tài liệu thư viện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc xác định yêu cầu đến lựa chọn công nghệ và quy trình quản lý dự án phù hợp. Theo tài liệu gốc, "Mỗi trường học, bệnh viện… đều muốn xây dựng riêng cho mình một phần mềm quản lý", điều này cho thấy nhu cầu cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ vào quản lý thư viện. Việc quản lý người dùng thư viện, quản lý kho sách, và báo cáo thống kê thư viện đều trở nên dễ dàng và chính xác hơn nhờ vào phần mềm quản lý mượn trả sách. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc, giúp tiết kiệm chi phí và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể.

1.1. Giới Thiệu Chi Tiết Về Hệ Thống Quản Lý Thư Viện Điện Tử

Hệ thống phần mềm quản lý thư viện điện tử là một giải pháp toàn diện giúp các thư viện số hóa quy trình làm việc, từ việc nhập liệu, sắp xếp, lưu trữ đến việc quản lý mượn trả và thống kê báo cáo. Hệ thống này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn tăng cường khả năng truy cập thông tin cho người dùng. Các tính năng chính của hệ thống bao gồm quản lý tài liệu, quản lý người dùng, quản lý mượn trả, và báo cáo thống kê. Ngoài ra, hệ thống còn có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và hiệu quả.

1.2. Lợi Ích Thiết Thực Của Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Cho Trường Học

Việc triển khai phần mềm quản lý thư viện mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho các trường học. Đầu tiên, nó giúp quản lý kho sách một cách khoa học và hiệu quả, giảm thiểu tình trạng thất lạc và hư hỏng. Thứ hai, nó giúp quản lý người dùng dễ dàng hơn, từ việc đăng ký thành viên đến việc theo dõi lịch sử mượn trả. Thứ ba, nó cung cấp các công cụ báo cáo thống kê mạnh mẽ, giúp nhà trường nắm bắt được tình hình sử dụng thư viện và đưa ra các quyết định phù hợp.

II. Thách Thức Trong Triển Khai Dự Án Phần Mềm Quản Lý Thư Viện

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, việc triển khai dự án phần mềm quản lý thư viện cũng đối mặt với không ít thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là việc xác định yêu cầu của người dùng và chuyển đổi chúng thành các chức năng cụ thể của phần mềm. Việc lựa chọn công nghệ phù hợp và xây dựng cơ sở dữ liệu hiệu quả cũng là một yếu tố quan trọng. Ngoài ra, việc đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu, cũng như việc đào tạo người dùng sử dụng phần mềm một cách hiệu quả cũng đòi hỏi sự quan tâm đặc biệt. Bên cạnh đó, vấn đề chi phí cũng là một yếu tố cần cân nhắc, đặc biệt đối với các thư viện có nguồn lực hạn chế. Tài liệu gốc đề cập đến vấn đề quản lý thủ công bằng Word và Excel, dẫn đến "cơ sở dữ liệu tổ chức chưa chặt chẽ, chi phí quản lý cao, việc truy xuất tìm kiếm thông tin học sinh, sinh viên mất nhiều thời gian…", cho thấy rõ những hạn chế của phương pháp quản lý truyền thống. Vì vậy, việc tìm kiếm một giải pháp quản lý thư viện thông minh là vô cùng cần thiết. Những vấn đề như quy trình quản lý dự án phần mềm, lựa chọn phần mềm quản lý thư viện mã nguồn mở phù hợp, và đảm bảo quản lý chất lượng phần mềm trong suốt quá trình phát triển đều cần được xem xét kỹ lưỡng.

2.1. Vấn Đề Về Xác Định Yêu Cầu Chức Năng Cho Phần Mềm Thư Viện

Việc xác định chính xác các yêu cầu chức năng của phần mềm thư viện là một bước quan trọng để đảm bảo dự án thành công. Điều này đòi hỏi sự tham gia tích cực của người dùng cuối, bao gồm cả thủ thư và người đọc. Các yêu cầu cần được thu thập, phân tích và ưu tiên hóa một cách cẩn thận để đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng được nhu cầu thực tế của thư viện.

2.2. Rủi Ro Về Chi Phí và Ngân Sách Trong Quá Trình Xây Dựng Phần Mềm

Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần được quản lý trong dự án phần mềm quản lý thư viện. Việc ước tính chi phí một cách chính xác và theo dõi chi tiêu trong suốt quá trình phát triển là rất quan trọng để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách. Cần xem xét các chi phí liên quan đến phần cứng, phần mềm, nhân công, đào tạo và bảo trì.

2.3. Những khó khăn liên quan đến rủi ro về nội bộ

Rủi ro về nội bộ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, vì thế chúng ta cần có những giải pháp tốt nhất có thể giảm thiểu rủi ro này. Có các loại rủi ro như Phân việc không hợp lý, Nguồn nhân lực thực hiện, Sự phối hợp giữa các cá nhân không tốt. Cần có một quy trình làm việc các nhóm không ăn khớp để có thể đem lại dự án thành công.

III. Phương Pháp Quản Lý Dự Án Phần Mềm Thư Viện Hiệu Quả Nhất

Để vượt qua các thách thức và đảm bảo thành công cho dự án phần mềm quản lý thư viện, việc áp dụng các phương pháp quản lý dự án hiệu quả là rất quan trọng. Các phương pháp Agile và Scrum có thể giúp tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng của dự án. Việc sử dụng các công cụ quản lý dự án như Microsoft Project cũng giúp theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc thiết lập một quy trình kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt cũng đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng. Theo tài liệu gốc, "Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kĩ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án", cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý dự án trong quá trình phát triển phần mềm. Các bước quan trọng bao gồm: xác định mục tiêu dự án, lập kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ, quản lý rủi ro, và theo dõi tiến độ. Việc tự động hóa thư viện và quản lý tài liệu hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào việc quản lý dự án một cách chuyên nghiệp.

3.1. Áp Dụng Phương Pháp Agile Trong Phát Triển Phần Mềm Thư Viện

Phương pháp Agile là một cách tiếp cận linh hoạt và lặp đi lặp lại để phát triển phần mềm. Nó tập trung vào việc cung cấp giá trị cho khách hàng một cách nhanh chóng và liên tục. Trong dự án phần mềm quản lý thư viện, Agile có thể giúp đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng được nhu cầu thay đổi của người dùng và thư viện.

3.2. Sử Dụng Microsoft Project Để Quản Lý Tiến Độ và Tài Nguyên

Microsoft Project là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ có thể giúp theo dõi tiến độ, quản lý tài nguyên và phân tích khối lượng công việc trong dự án phần mềm quản lý thư viện. Nó cho phép tạo ra các kế hoạch chi tiết, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và quản lý ngân sách.

3.3. Xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng nghiệm ngặt.

Để kiểm soát chất lượng trong dự án, ta cần xác định các tiêu chí kiểm tra phần mềm, và làm test các tính năng sau khi code. Đồng thời khi phát hiện ra lỗi cần sửa chữa và báo cáo lên cấp trên để điều chỉnh dự án.

IV. Ứng Dụng Thực Tế và Kết Quả Nghiên Cứu Phần Mềm Thư Viện

Nhiều thư viện trên thế giới đã triển khai thành công phần mềm quản lý thư viện và thu được những kết quả đáng khích lệ. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc sử dụng phần mềm giúp tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao sự hài lòng của người dùng. Ví dụ, việc quản lý mượn trả sách trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, giúp giảm thiểu tình trạng sách bị mất hoặc trả muộn. Việc quản lý cơ sở dữ liệu thư viện cũng trở nên dễ dàng hơn, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Tài liệu gốc đề cập đến các modul cần có trong phần mềm, bao gồm: "Quản lý, Công tác sinh viên, Trưởng nhà, Kế toán tài vụ, Quản trị thiết bị, An ninh sinh viên, Thống kê, báo cáo, Quản lý người dùng, an ninh hệ thống, Dịch vụ", cho thấy sự toàn diện của phần mềm trong việc đáp ứng nhu cầu quản lý thư viện. Việc số hóa tài liệu thư viện và cung cấp truy cập trực tuyến cũng giúp mở rộng phạm vi tiếp cận của thư viện và nâng cao giá trị của tài liệu.

4.1. Nghiên Cứu Về Hiệu Quả Của Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Trong Thực Tế

Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc sử dụng phần mềm quản lý thư viện mang lại nhiều lợi ích thiết thực, bao gồm tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, nâng cao sự hài lòng của người dùng và mở rộng phạm vi tiếp cận của thư viện.

4.2. Các Trường Hợp Triển Khai Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Thành Công

Nhiều thư viện trên thế giới đã triển khai thành công phần mềm quản lý thư viện và thu được những kết quả đáng khích lệ. Các trường hợp này cung cấp những bài học kinh nghiệm quý giá cho các thư viện khác đang có kế hoạch triển khai phần mềm.

4.3. Các vấn đề bảo mật an ninh trong phần mềm thư viện

Ngoài những ưu điểm, phần mềm cũng có những hạn chế về an ninh. Vì vậy, chúng ta cần có những giải pháp như mã hóa dữ liệu, có user login chặt chẽ để có thể bảo vệ được thông tin của thư viện.

V. Kết Luận và Tương Lai Của Quản Lý Dự Án Phần Mềm Thư Viện

Quản lý dự án phần mềm quản lý thư viện là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp và kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ và các phương pháp quản lý dự án, việc triển khai thành công một dự án phần mềm quản lý thư viện là hoàn toàn khả thi. Trong tương lai, chúng ta có thể kỳ vọng vào sự ra đời của các phần mềm quản lý thư viện thông minh hơn, tích hợp nhiều tính năng mới và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng. Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo và học máy cũng có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình nghiệp vụ và nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện. Để tiến xa hơn, các phần mềm thư viện điện tử cần chú trọng đến trải nghiệm người dùng, khả năng tương thích với nhiều thiết bị và nền tảng, cũng như việc bảo mật thông tin cá nhân. Báo cáo thống kê thư viện chi tiết và trực quan cũng sẽ giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác hơn.

5.1. Xu Hướng Phát Triển Của Phần Mềm Quản Lý Thư Viện Trong Tương Lai

Trong tương lai, phần mềm quản lý thư viện sẽ ngày càng thông minh hơn, tích hợp nhiều tính năng mới và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng. Các xu hướng phát triển chính bao gồm áp dụng trí tuệ nhân tạo và học máy, cải thiện trải nghiệm người dùng, tăng cường khả năng tương thích và bảo mật.

5.2. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Dự Án Trong Phát Triển Phần Mềm Thư Viện

Quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công cho dự án phần mềm quản lý thư viện. Việc áp dụng các phương pháp quản lý dự án hiệu quả giúp vượt qua các thách thức, kiểm soát chi phí và đảm bảo chất lượng.

Trích đoạn nội dung tài liệu

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, với sức mạnh công nghệ hiện đại nhanh chóng giúp con người thoát khỏi những khó khăn trong công việc, cuộc sống tấp nập và hối hả ta cần phải nhanh chóng gia nhập vào thế giới, chủ động hội nhập. Với sự phát triển nhanh chóng đó rất có nhiều công cụ hữu ích giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí. Nhiều phần mềm trong lĩnh vực công nghệ thông tin nhanh chóng ra đời đã góp phần đáng kể. “Công Nghệ Thông Tin ” một lĩnh vực đầy tiềm năng đã đem lại cho con người những ứng dụng thật tiện lợi và hữu ích.

Một trong những ứng dụng thiết thực mà nó đem lại là việc ứng dụng tin học vào nhiều lĩnh vực của đời sống như trong các trường học, công ty, cơ quan, xí nghiệp, bệnh viện… phần lớn đều ứng dụng tin học để giúp cho việc quản lý được dễ dàng và thuận tiện hơn. Chính vì vậy, mỗi trường học, bệnh viện… đều muốn xây dựng riêng cho mình một phần mềm quản lý. Vấn đề quản lý thư viện của các trường học hiện nay, việc quản lý được thực hiện bằng thủ công với công cụ hỗ trợ chủ yếu là Word và Excel, nên cơ sở dữ liệu tổ chức chưa chặt chẽ, chi phí quản lý cao, việc truy xuất tìm kiếm thông tin học sinh, sinh viên mất nhiều thời gian,…Do chưa có một phần mềm chuyên dụng đáp ứng tốt nhu cầu quản lý thư viện tại nhà trường. Xuất phát từ nhu cầu thực tế, các nhà trường rất cần phần mềm để giải quyết tốt những vấn đề trên.

Chính những yêu cầu thực tế này nhóm em muốn xây dựng dự án xây dựng phần mềm “Quản lý thư viện” mong rằng sẽ giúp ích một phần nào đó. Nhưng bên cạnh việc xây dựng được một chương trình quản lý hoàn thiện còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Việc quản lý dự án phần mềm là bước quan trọng đầu tiên trong xây dựng một đề tài lớn. Mặc dù nhóm chúng em đã có sự cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn, cũng như khả năng quản lý dự án chưa có nên trong bài báo cáo này chúng em không tránh khỏi thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự giúp đỡ từ phía các thầy cô và các bạn.

GIỚI THIỆU DỰ ÁN. Tên dự án: Xây dựng phần mềm Quản lý thư viện Trường Đại Học Mỏ Địa Chất 2. Người quản lý dự án(PM): Đinh Việt Anh 2. Danh sách tổ dự án: Gồm các thành viên sau:  Nguyễn Thái Hà  Hoàng Thị Thu Huyền  Hoàng Anh Đức  Bùi Thị Hà 2.

Chủ đầu tư : Trường Đại Học Mỏ Địa Chất Hà Nội. Địa chỉ: Phố Viên – Phường Đức Thắng – Bắc Từ Liêm –Hà Nội Số điện thoại: [phone] Email: humg@gmail. Tổng mức đầu tư: 104. Thời gian thực hiện dự án: Tổng thời gian: 3 Tháng (Trừ thứ 7 và chủ nhật không làm việc) Ngày bắt đầu: 28/11/2019 Ngày kết thúc: 28/02/2019 2 3.

Mục tiêu Hoàn thành công việc của dự án theo đúng yêu cầu kĩ thuật, trong phạm vi ngân sách, đúng tiến độ ( Kĩ Thuật – Tài Chính – Thời Gian ) Quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kĩ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án Quản lý dự án hiện đang trở thành cách quản lý chính chính thay thế cho quản lý hành chính mệnh lệnh, quan liêu Xây dựng một phần mềm để “quản lý thư viện cho Trường Đại Học Mỏ Địa Chất” nhằm nâng cao chất lượng quản lý một cách có hệ thống, nâng cao năng xuất lao động con người, tìm kiếm, lưu trữ và báo cáo thống kê thông tin một cách dễ dàng và chính xác. Đề xuất giải pháp  Quản lý thư viện sách là một công việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý cần phải có sự tỉ mỉ, chu đáo và một phương pháp quản lý khoa học. Tuy nhiên, khi quy mô thư viện tăng lên, số lượng sách nhiều thêm và bạn đọc cũng có thêm nhiều nhu cầu khác nhau, công việc của người quản lý lại càng gặp thêm nhiều vấn đề. Vậy đâu là giải pháp để bạn có thể quản lý thư viện sách hiệu quả? Người quản lý sách cần có những yêu cầu, phẩm chất nào để thư viện có thể vận hành khoa học.

Sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự  Sinh viên và giáo viên sẽ rất khó khăn trong việc tìm kiếm một cuốn trong số hàng ngàn đầu sách khác nhau có trong thư viện. Chính vì vậy, việc sắp xếp sách theo đúng nguyên tắc, trật tự tuy mất nhiều thời gian nhưng lại tạo điều kiện cho mỗi người có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm sau này. Mỗi một cuốn sách sẽ có một số thứ tự nhất định trên giá sách, người quản lý thư viện cần sắp xếp vào đúng vị trí của nó sau khi được sử dụng. Công việc này khá mất thời gian, nhưng lại rất cần thiết để đảm bảo nhu cầu sử dụng của sinh viên và giáo viên 4.

Tự tay sắp xếp và quản lý 3  Người quản lý sách của thư viện hãy tự tay sắp xếp nó lên kệ và quản lý từng vị trí, từng đầu mục sách. Hãy sắp xếp theo mong muốn và theo cách khoa học. Khi đó, sẽ dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm một cuốn sách theo yêu cầu của sinh viên và giáo viên, rà soát số lượng và tình trạng của từng đầu mục sách cụ thể. Cần cẩn trọng khi rà soát và sắp xếp từng cuốn sách, cố gắng nắm vững vị trí của từng cuốn sách cụ thể để có thể quản lý sách hiệu quả.

Thường xuyên rà soát và kiểm tra Trong lúc chọn sách, sinh viên và giáo viên có thể làm đảo lộn vị trí của từng cuốn sách. Chính vì vậy, để có thể đảm bảo vị trí từng cuốn sách trong thư viện, hãy thường xuyên rà soát, kiểm tra từng đầu mục để phát hiện những vấn đề nảy sinh, tìm cách khắc phục kịp thời. Khi có sách mới được mang đến thư viện, người quản lý sẽ phân loại sách theo đầu mục sách, loại sách rồi ghi mã sách vào từng quyển sách và xếp sách mới lên trên giá sách. Trong phần mềm, người quản lý sẽ nhập tên sách, mã sách, đầu mục sách, loại sách vào từng mục trong phần nhập của phần mềm và cập nhật số lượng sách còn lại trong thư viện.

Mỗi sinh viên và giáo viên nếu muốn mượn sách phải làm thẻ thư viện đăng kí tại thư viện. Sinh viên và giáo viên phải điền đấy đủ thông tin vào đơn đăng kí làm thẻ thư viện. Người quản lý sẽ kiểm tra thông tin nếu đúng sẽ tiến hành lưu thông tin vào trong hệ thống, cấp thẻ thư viện và hóa đơn làm thẻ. Mỗi thẻ sẽ có mã thẻ (là kí tự) để phân biệt các thẻ với nhau, thời gian cấp và thời gian sử dụng thẻ (thời gian sử dụng là 1 năm).

Chi phí làm thẻ là 30. Hóa đơn làm thẻ gốm mã hóa đơn, ngày lập, chi phí, họ tên người làm thẻ. Khi sinh viên /giáo viên mang sách đến cho thủ thư để đăng ký mượn sách, người quản lý kiểm tra thẻ thư viện của học sinh/giáo viên đó sau đó sẽ ghi mã thẻ thư viện, tên sinh viên /giáo viên, mã sách, tên sách, số lượng sách, đầu mục sách, loại sách mà sinh viên đã mượn và kèm theo ngày, tháng, năm thời điểm hiện tại và ngày, tháng, năm thời hạn trả 4 sách vào phiếu mượn - trả sách, đồng thời ở trên phần mềm người quản lý cũng sẽ ghi các thông tin trên vào phần mềm để có thể kiểm soát được số lượng sách còn lại trong thư viện. Khi sinh viên /giáo viên đến trả sách, người quản lý sẽ yêu cầu sinh viên /giáo viên xuất trình thẻ thư viện và phiếu mượn – trả để kiểm tra tên sinh viên /giáo viên, mã sách, tên sách, số lượng sách, đầu mục sách, loại sách đã mượn xem có đúng với thông tin trên phần mềm và tên sách, số lượng sách, đầu mục sách, loại sách mà sinh viên /giáo viên mang đến trả hay không và kiểm tra ngày, tháng, năm xem có quá hạn trả hay không, nếu quá hạn trả sách thì người quản lý sẽ đề nghị sinh viên /giáo viên điền thông tin vào trong phiếu phạt, còn nếu đúng hạn người quản lý sẽ nhập mã sách, tên sách, đầu mục sách, loại sách đã được nhập vào phần mềm để cập nhật lại số lượng sách.

Khi thư viện cần bổ sung sách mới người quản lý sẽ tìm hiểu thông tin sách cần nhập, lập danh sách sách cần nhập và trình cho ban lãnh đạo nhà trường phê duyệt. Nếu yêu cầu nhập sách được phê duyệt người quản lý sẽ tiến hành liên hệ tài vụ lấy tiền và đặt mua sách. Khi có sách mới người quản lý tiến hành phân loại, làm mã sách, cập nhập tình trạng sách vào hệ thống. Người quản lý lập báo cáo trình cho lãnh đạo nhà trường về tình trạng sách, số sinh viên /giáo viên đăng kí thẻ, danh sách, số lượng sách được mượn trả, số lượng vi phạm, số lượng sách nhập và xử lí sách hỏng, quá hạn.

Xây dựng phần mềm mới Xây dựng phần mềm mới để quản lý thư viện do hiện tại chưa có phần mềm quản lý nào thực sự hiệu quả và đây là nhu cầu cần thiết.  Các modul cần có:  Quản lý o Thống kê thư viện. o Theo dõi đóng phí làm mới thẻ. o Theo dõi các loại sách.

5 o Thống kê các thông tin về sinh viên  Công tác sinh viên o Import danh sách thí sinh từ excel. o Tiếp nhận sinh viên o Chụp hình sinh viên o Làm thẻ thư viện o Phát thẻ cho sinh viên  Trưởng nhà o Ghi phiếu mượn o Trả sách o Mua mới sách o Gởi yêu cầu sửa chữa , mua mới  Kế toán tài vụ o Thu các loại phí o Hoàn trả các loại phí  Quản trị thiết bị o Nhập, xuất, tồn kho vật dụng phục vụ sửa chữa o Tiếp nhận yêu cầu sửa chữa o Yêu cầu nghiệm thu o Phê duyệt yêu cầu sửa chữa.  An ninh sinh viên o Kiểm soát thông tin sinh viên ra vào cổng, tòa nhà o Cảnh báo sinh viên mượn quá hạn sách. 6 o Đồng bộ dữ liệu sinh viên từ hệ thống xuống máy trạm  Thống kê, báo cáo o Thống kê các loại phí o Thống kê sinh viên.