Quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số thành phố Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng

Đề án quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã thời kỳ chuyển đổi số tại TP. Thủy Nguyên

• Tác giả: Nguyễn Đức Mạnh
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Đình Yên
• Trường học: Trường Đại học Khoa học - Đại học Thái Nguyên
• Chuyên ngành: Khoa học quản lý
• Đề tài: Quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số thành phố Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng
• Loại tài liệu: Đề án thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Thái Nguyên

Tóm tắt

I. Tổng quan quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã

Dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã là cầu nối trực tiếp giữa Nhà nước và công dân. Hoạt động này bao gồm đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử và chứng thực giấy tờ. Tại thành phố Thủy Nguyên, công tác quản lý dịch vụ hành chính tư pháp giữ vai trò nền tảng. Chính quyền địa phương trực tiếp thiết lập tính pháp lý cho các quyền nhân thân của nhân dân. Trong bối cảnh đô thị hóa nhanh, nhu cầu giải quyết thủ tục tư pháp ngày càng gia tăng. Thành phố Thủy Nguyên đang chuyển đổi mô hình từ huyện lên đô thị trực thuộc thành phố Hải Phòng. Quá trình này đòi hỏi một nền hành chính chuyên nghiệp, chuẩn hóa và minh bạch. Việc quản lý dịch vụ công tại cơ sở phải thay đổi mạnh mẽ. Quản lý nhà nước không chỉ đơn thuần là việc xét duyệt hồ sơ giấy tờ truyền thống. Mục tiêu cốt lõi hiện nay là xây dựng nền hành chính phục vụ hiện đại. Cơ chế một cửa điện tử được thiết lập tại tất cả các xã, phường. Các tiêu chuẩn chất lượng ISO từng bước được áp dụng vào quy trình xử lý công việc. Sự chuyển dịch này bảo đảm quyền lợi hợp pháp của công dân, đồng thời thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương bền vững.

1.1. Phạm vi của dịch vụ hành chính tư pháp cấp cơ sở

Dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã tập trung vào hai mảng chính: công tác hộ tịch và công tác chứng thực. Đăng ký hộ tịch xác lập các sự kiện pháp lý quan trọng suốt vòng đời con người. Các sự kiện này gồm khai sinh, kết hôn, giám hộ, nhận cha mẹ con và khai tử. Công tác chứng thực bao gồm chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực hợp đồng giao dịch dân sự. Tại các đơn vị cấp xã của Thủy Nguyên, số lượng hồ sơ phát sinh hàng ngày rất lớn. Hoạt động quản lý đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối nhằm bảo vệ quyền và nghĩa vụ hợp pháp của công dân.

1.2. Mục tiêu chuyển đổi số tư pháp tại Thủy Nguyên

Mục tiêu hàng đầu của thành phố Thủy Nguyên là hiện đại hóa toàn diện quy trình xử lý tư pháp. Địa phương đẩy mạnh triển khai dịch vụ công trực tuyến mức độ toàn trình. Hệ thống hướng tới việc giảm thiểu thời gian đi lại cho người dân. Các cơ quan tư pháp xã kết nối thông suốt với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Quá trình tiếp nhận hồ sơ được giám sát chặt chẽ qua môi trường số. Cán bộ tư pháp giảm thiểu các thao tác thủ công, hạn chế tối đa sai sót chuyên môn. Hệ thống số hóa giúp dữ liệu tư pháp lưu trữ an toàn, phục vụ tra cứu lâu dài.

II. Phân tích thực trạng quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã

Công tác quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã tại thành phố Thủy Nguyên đã ghi nhận nhiều bước tiến lớn. Các xã, phường trang bị hệ thống máy tính kết nối internet tốc độ cao. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện nghiêm túc quy trình một cửa. Tỷ lệ hồ sơ trả đúng hẹn đạt mức cao qua từng năm. Sự hài lòng của tổ chức và người dân đối với cán bộ cơ sở có chuyển biến tích cực. Việc ứng dụng phần mềm hộ tịch điện tử dùng chung mang lại hiệu quả rõ rệt. Tuy nhiên, nhiều điểm nghẽn vẫn tồn tại trong quá trình vận hành thực tế. Hạ tầng công nghệ thông tin tại một số xã vùng xa chưa thực sự đồng bộ. Tốc độ đường truyền đôi khi bị gián đoạn, làm chậm việc đồng bộ dữ liệu dân cư. Áp lực công việc đè nặng lên đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp cơ sở. Một cán bộ thường phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ hành chính phức tạp. Ngoài ra, thói quen nộp hồ sơ giấy truyền thống của người dân vẫn còn phổ biến. Khả năng sử dụng dịch vụ công trực tuyến của người cao tuổi còn hạn chế. Những rào cản này làm giảm tốc độ hiện đại hóa nền tư pháp.

2.1. Hạn chế về năng lực số của cán bộ cơ sở

Năng lực ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ tư pháp chưa đồng đều. Một bộ phận cán bộ lớn tuổi gặp khó khăn khi thao tác trên các phần mềm chuyên ngành mới. Khối lượng hồ sơ chứng thực và hộ tịch gia tăng nhanh tạo áp lực công việc lớn. Nhiều cán bộ lúng túng khi xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trên hệ thống dịch vụ công. Việc đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng số chưa diễn ra thường xuyên và chuyên sâu. Sự thiếu hụt nhân lực chuyên trách công nghệ thông tin tại cấp xã cản trở việc hỗ trợ người dân nộp hồ sơ số hóa.

2.2. Bất cập trong kết nối dữ liệu hành chính tư pháp

Hạ tầng kỹ thuật tại một số phường xã ở Thủy Nguyên chưa đáp ứng kịp thời tiêu chuẩn số hóa. Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính đôi khi thiếu tính đồng bộ với phần mềm chuyên ngành tư pháp. Việc chia sẻ dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và phần mềm hộ tịch còn ngắt quãng. Tình trạng này khiến công chức mất nhiều thời gian kiểm tra thông tin thủ công. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tư pháp lịch sử diễn ra tương đối chậm. Kho lưu trữ hồ sơ giấy cũ dễ bị xuống cấp và khó khăn trong công tác tra cứu.

III. Giải pháp quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã hiệu quả

Để khắc phục các hạn chế, thành phố Thủy Nguyên cần triển khai đồng bộ nhiều giải pháp quản lý trọng tâm. Trước hết, chính quyền địa phương phải chuẩn hóa quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tư pháp theo hệ thống ISO số hóa. Mọi thủ tục từ khai sinh, kết hôn đến chứng thực điện tử phải có quy trình mẫu rõ ràng. Việc phân công công việc cần dựa trên năng lực chuyên môn và áp dụng chỉ tiêu KPI cụ thể. Điều này giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ hộ tịch cơ sở. Bên cạnh đó, Thủy Nguyên cần đầu tư nâng cấp hạ tầng mạng và thiết bị kỹ thuật đồng bộ. Địa phương cần tích hợp sâu rộng cổng dịch vụ công với ứng dụng VNeID. Công tác kiểm tra chuyên đề về hộ tịch điện tử phải diễn ra định kỳ. Chính quyền cần tổ chức các lớp tập huấn thường xuyên về kỹ năng xử lý dữ liệu cho công chức xã. Công tác tuyên truyền lưu động và hướng dẫn người dân cài đặt tài khoản số cần được đẩy mạnh. Việc hỗ trợ trực tiếp người dân nộp hồ sơ trực tuyến sẽ tạo sự đồng thuận xã hội cao.

3.1. Chuẩn hóa quy trình và số hóa hồ sơ lưu trữ

Chính quyền cơ sở cần rà soát và cắt giảm tối đa các khâu trung gian trong quy trình xử lý tư pháp. Ủy ban nhân dân các xã tại Thủy Nguyên cần hoàn thành sớm dự án số hóa toàn bộ sổ hộ tịch cũ. Dữ liệu lịch sử phải được làm sạch và nạp đầy đủ vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Các biểu mẫu điện tử cần được thiết kế tối giản, dễ thao tác trên thiết bị di động thông minh. Việc chứng thực bản sao điện tử phải được đẩy mạnh để thay thế giấy tờ truyền thống. Điều này giúp giảm chi phí in ấn và tiết kiệm thời gian đáng kể cho nhân dân.

3.2. Bồi dưỡng năng lực công nghệ cho cán bộ tư pháp

Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ tư pháp là chìa khóa then chốt quyết định thành công của công tác cải cách. Phòng Tư pháp thành phố Thủy Nguyên cần phối hợp tổ chức các khóa bồi dưỡng công nghệ định kỳ. Nội dung đào tạo tập trung vào kỹ năng xử lý lỗi phần mềm và quản trị dữ liệu số. Cán bộ cơ sở cần được trang bị kỹ năng an toàn thông tin mạng trong môi trường chính quyền điện tử. Cơ quan quản lý nên áp dụng tiêu chí đánh giá mức độ hài lòng của công dân vào xếp loại thi đua hàng năm. Việc khen thưởng công khai các sáng kiến số hóa sẽ tạo động lực làm việc tích cực.

IV. Kết luận đổi mới quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã

Đổi mới quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã là xu thế tất yếu của thành phố Thủy Nguyên. Mô hình quản trị hành chính hiện đại đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa công nghệ số và năng lực công chức. Thành công trong công tác tư pháp tại cơ sở góp phần tạo nền tảng vững chắc cho đô thị mới. Mọi quyền lợi nhân thân và tài sản của nhân dân được xác lập công khai, nhanh chóng và chính xác. Sự tương tác giữa cơ quan hành chính với người dân trở nên thông suốt và thuận tiện hơn. Những kết quả từ nghiên cứu quản lý tư pháp tại Thủy Nguyên mang lại giá trị thực tiễn sâu sắc. Đây là bài học kinh nghiệm quan trọng cho các địa phương đang trong tiến trình đô thị hóa tương tự. Mô hình kết hợp chuẩn hóa quy trình ISO và chuyển đổi số chứng minh tính hiệu quả vượt trội. Trong giai đoạn tới, việc hoàn thiện chính quyền số cấp xã sẽ tiếp tục là nhiệm vụ then chốt. Nền hành chính chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân là thước đo chuẩn mực cho sự phát triển của thành phố Thủy Nguyên.

4.1. Khả năng nhân rộng mô hình tại các đô thị mới

Kinh nghiệm quản lý tư pháp tại Thủy Nguyên có tính ứng dụng thực tiễn rất cao. Các địa phương đang trong quá trình chuyển đổi từ huyện lên quận có thể áp dụng mô hình này. Quy trình chuẩn hóa theo tiêu chuẩn ISO kết hợp dịch vụ công trực tuyến giúp giải quyết tình trạng quá tải hồ sơ. Việc phân định rõ trách nhiệm của cán bộ một cửa tạo tiền đề kiểm soát chất lượng dịch vụ minh bạch. Bên cạnh đó, bài học về số hóa hồ sơ tịch cũ tại Thủy Nguyên giúp các đơn vị khác rút ngắn thời gian chuẩn bị dữ liệu và tiết kiệm ngân sách địa phương.

4.2. Định hướng xây dựng chính quyền số tại cơ sở

Trong tương lai, thành phố Thủy Nguyên sẽ hoàn thiện hệ sinh thái quản lý tư pháp số thông minh. Mọi thủ tục hành chính tư pháp đều được xử lý phi giấy tờ trên môi trường mạng. Việc khai thác dữ liệu từ căn cước công dân gắn chip và tài khoản VNeID sẽ thay thế hoàn toàn giấy tờ tùy thân. Cán bộ tư pháp cơ sở chuyển từ vai trò giải quyết thủ tục trực tiếp sang hướng dẫn và giám sát dữ liệu số. Sự đổi mới này hướng tới việc tạo lập môi trường hành chính phục vụ hiện đại, văn minh, thúc đẩy sự hài lòng tối đa của toàn xã hội.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Chuyển đổi số trong khu vực hành chính công đang là trọng tâm cải cách nhằm nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và chất lượng phục vụ nhân dân. Tại Thành phố Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng – đơn vị hành chính mới được thành lập theo Nghị quyết số 1232/NQ-UBTVQH15 với diện tích 269,10 km2, quy mô dân số 397.570 người cùng 21 đơn vị hành chính cấp xã – yêu cầu hiện đại hóa dịch vụ công đang diễn ra mạnh mẽ. Mặc dù tỷ lệ dịch vụ công trực tuyến tại địa phương giai đoạn 2022 - 2024 đã đạt 94%, tăng 36% so với giai đoạn trước, nhưng công tác quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã vẫn đối mặt với nhiều rào cản từ hạ tầng kỹ thuật, trình độ tin học của công chức và thói quen giải quyết thủ tục trực tiếp của người dân.

Nghiên cứu tập trung giải quyết vấn đề bất cập giữa yêu cầu số hóa quy trình tư pháp hộ tịch với năng lực quản trị thực tiễn tại chính quyền cơ sở. Mục tiêu cụ thể là làm rõ cơ sở lý luận, khảo sát thực trạng năng lực đội ngũ và quy trình vận hành, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào 21 xã, phường thuộc Thành phố Thủy Nguyên với dữ liệu thực tế thu thập từ năm 2020 đến năm 2024. Đề án có ý nghĩa thiết thực trong việc cung cấp cơ sở khoa học để chuẩn hóa 100% quy trình tư pháp điện tử, gia tăng chỉ số hài lòng của người dân (SIPAS) và cải thiện rõ rệt chỉ số cải cách hành chính (PAR INDEX) của địa phương trong giai đoạn phát triển mới.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng lý thuyết quản trị dịch vụ công hiện đại và mô hình chất lượng dịch vụ SERVQUAL của Parasuraman cùng các cộng sự, gồm 5 thành phần cốt lõi: sự tin cậy, khả năng đáp ứng, năng lực phục vụ, sự đồng cảm và phương diện hữu hình. Bên cạnh đó, đề án kết hợp lý thuyết hành chính công phục vụ và mô hình đánh giá sự hài lòng của công dân theo Fornell, xác định chất lượng dịch vụ là khoảng cách giữa kỳ vọng và cảm nhận thực tế của người dân khi thụ hưởng thủ tục hành chính.

Hệ thống khái niệm trọng tâm bao gồm ba trụ cột chính:

1. Dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã: Các hoạt động mang tính quyền lực pháp lý do chính quyền cơ sở thực hiện phi lợi nhuận nhằm công nhận các sự kiện pháp lý cho công dân (hộ tịch, chứng thực, khai sinh, kết hôn, khai tử).
2. Quản lý dịch vụ hành chính tư pháp trong giai đoạn chuyển đổi số: Quá trình định hướng, tổ chức thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh các khâu cung ứng dịch vụ tư pháp trên nền tảng số hóa, kết nối dữ liệu liên thông và tái cấu trúc quy trình theo hướng không giấy tờ.
3. Chuyển đổi số khu vực công: Sự đổi mới phương thức làm việc từ truyền thống sang môi trường điện tử dựa trên dữ liệu dân cư, chữ ký số và các cổng dịch vụ công trực tuyến theo tinh thần Đề án 06/CP và Nghị định 104/2022/NĐ-CP. Nghiên cứu cũng tích hợp 8 tiêu chí và 13 chỉ số thành phần từ Bộ Nội vụ nhằm đo lường hiệu quả quản lý nhà nước một cách toàn diện.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp khảo sát thực tiễn kết hợp phân tích định lượng và định tính. Cỡ mẫu nghiên cứu gồm 136 cán bộ, công chức đang công tác tại Ủy ban nhân dân các xã, phường thuộc Thành phố Thủy Nguyên, trong đó bao gồm toàn bộ 69 công chức chuyên trách Tư pháp - Hộ tịch trên địa bàn. Phương pháp chọn mẫu là chọn mẫu toàn bộ đối với đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch và chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng đối với cán bộ phụ trách bộ phận Một cửa tại 17 phường và 4 xã.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích này là nhằm thu thập góc nhìn đa chiều, phản ánh chính xác thực tế triển khai ở cơ sở thông qua thang đo Likert 5 mức độ (từ 1,00 đến 1,80: Kém; 1,81 đến 2,60: Yếu; 2,61 đến 3,40: Trung bình; 3,41 đến 4,20: Khá; 4,21 đến 5,00: Tốt). Toàn bộ dữ liệu khảo sát được tổng hợp và phân tích bằng phần mềm thống kê chuyên dụng nhằm kiểm định mức độ tương quan giữa các yếu tố thể chế, năng lực cán bộ, hạ tầng công nghệ và sự hài lòng của đối tượng thụ hưởng. Quá trình thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp được tiến hành từ tháng 01/2022 đến tháng 12/2024, hoàn thiện xử lý dữ liệu phục vụ đề án vào giữa năm 2025.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực tiễn tại Thành phố Thủy Nguyên giai đoạn 2022 - 2024 chỉ ra 4 phát hiện quan trọng:

Thứ nhất, trình độ học vấn của đội ngũ công chức tư pháp đạt chuẩn cao nhưng thiếu hụt chuyên môn sâu về công nghệ và quản trị công. Đến năm 2024, toàn thành phố có 68/69 cán bộ đạt trình độ đại học, chiếm tỷ lệ 98,55% (tăng từ 95,55% năm 2022), trình độ trung cấp giảm xuống chỉ còn 1 người (chiếm 1,45%). Tuy nhiên, tỷ lệ cán bộ có trình độ trên đại học đạt mức 0%, cho thấy sự vắng bóng nguồn nhân lực chất lượng cao có khả năng hoạch định chính sách số hóa dài hạn.

Thứ hai, cơ cấu đội ngũ xuất hiện xu hướng già hóa rõ rệt. Nhóm cán bộ trên 50 tuổi tăng vọt từ 3 người năm 2022 lên 13 người vào năm 2024, chiếm tỷ trọng 18,84%. Trái lại, nhóm nhân sự trẻ dưới 30 tuổi giảm dần từ 1,84% năm 2022 xuống 0% từ năm 2023 đến nay. Lực lượng nòng cốt từ 30 đến 40 tuổi cũng giảm sút từ 33 người xuống còn 25 người (chiếm 36,23% tổng nhân lực năm 2024). Tình trạng thiếu vắng nhân sự trẻ tạo ra sức ì lớn trong việc làm chủ các nền tảng công nghệ mới.

Thứ ba, công tác đào tạo kỹ năng số có bước nhảy vọt nhưng phân bổ không đồng đều. Tỷ lệ cán bộ được đào tạo chuyển đổi số tăng mạnh từ 18,84% (13 người) năm 2022 lên 63,77% (44 người) năm 2024. Dẫu vậy, vẫn còn tới 36,23% (25 người) chưa từng qua đào tạo kỹ năng số. Riêng mảng hộ tịch ghi nhận tốc độ đào tạo tăng gần 4 lần (từ 4 lên 17 người), trong khi mảng chứng thực và công tác tư pháp khác tiến triển chậm, với trên 20% nhân sự chưa được bồi dưỡng.

Thứ tư, hạ tầng công nghệ và hiệu quả số hóa quy trình bước đầu đạt nhiều chỉ số ấn tượng. Thành phố đã tổ chức 20 lớp tập huấn chuyển đổi số với 2.256 lượt người tham gia và 215 buổi hướng dẫn người dân kích hoạt tài khoản định danh VNeID. Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan hành chính đạt 100%, tỷ lệ ký số cá nhân đạt 60%, tỷ lệ hồ sơ xử lý trực tuyến đạt 94%.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu thu thập được từ đề án có thể được trực quan hóa rất hiệu quả thông qua biểu đồ cột chồng minh họa xu hướng già hóa độ tuổi qua từng năm, kết hợp cùng biểu đồ tròn thể hiện cơ cấu đào tạo giữa các mảng Hộ tịch - Chứng thực - Tư pháp khác. Bảng so sánh chéo giữa thâm niên công tác và tỷ lệ thành thạo phần mềm chuyên ngành cũng làm nổi bật sự phân hóa kỹ năng số trong nội bộ đội ngũ.

Nguyên nhân sâu xa của những hạn chế xuất phát từ giai đoạn chuyển giao mô hình hành chính từ huyện lên thành phố, tạo áp lực công việc gia tăng đột biến trong khi định biên nhân sự giữ nguyên ở mức 69 người. Cơ chế tuyển dụng thiếu tính linh hoạt khiến nguồn nhân lực trẻ am hiểu công nghệ không được bổ sung kịp thời. Thêm vào đó, việc tập huấn kỹ năng số tại một số thời điểm còn nặng về lý thuyết, chưa theo phương thức "cầm tay chỉ việc" gắn liền với phần mềm hộ tịch 158 và Cổng dịch vụ công liên thông. Kết quả nghiên cứu này tương đồng với các công trình thực nghiệm trước đây tại Đà Lạt và Thừa Thiên Huế, khẳng định rằng yếu tố con người và kỹ năng số thực tiễn luôn đóng vai trò quyết định, vượt trên cả sự sẵn có của trang thiết bị vật chất trong cải cách hành chính.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực tế, đề án đề xuất 4 nhóm giải pháp đột phá nhằm tối ưu hóa công tác quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã tại Thành phố Thủy Nguyên:

1. Nâng cao nhận thức và chuẩn hóa quy trình tiếp nhận thể chế số: Ban chỉ đạo chuyển đổi số Thành phố Thủy Nguyên cần ban hành quy chế phối hợp liên thông điện tử bắt buộc cho 21 xã, phường. Đặt mục tiêu 100% văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ tư pháp được phổ biến trực tuyến qua hệ thống điều hành nội bộ trước quý II/2026. Chủ thể thực hiện là Phòng Tư pháp phối hợp cùng Văn phòng HĐND và UBND thành phố, bảo đảm 100% cán bộ nắm vững quy trình xử lý hồ sơ khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn trên môi trường số.

2. Tái cơ cấu và nâng cao năng lực số cho đội ngũ công chức tư pháp: Xây dựng lộ trình chuẩn hóa năng lực, bảo đảm đến hết năm 2026 đạt mục tiêu 100% công chức Tư pháp - Hộ tịch được cấp chứng chỉ chuẩn kỹ năng số ứng dụng. Triển khai mô hình đào tạo thực hành trực tiếp tại đơn vị, gắn liền với việc vận hành phần mềm chuyên ngành và cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Thành phố cần xây dựng chính sách ưu tiên tuyển dụng bổ sung tối thiểu 10 cán bộ trẻ dưới 30 tuổi có bằng cử nhân Luật song bằng Công nghệ thông tin từ nay đến năm 2027 để tạo lực lượng kế cận.

3. Hiện đại hóa hạ tầng kỹ thuật và giải pháp an toàn thông tin: Ủy ban nhân dân thành phố cần phân bổ ngân sách nâng cấp 100% máy tính chuyên dụng có cấu hình cao, trang bị máy quét tài liệu tốc độ cao và chữ ký số đồng bộ tại bộ phận Một cửa của 21 xã, phường trước năm 2026. Phối hợp với các đơn vị viễn thông tối ưu hóa đường truyền internet chuyên dùng, bảo đảm tỷ lệ sẵn sàng của hệ thống đạt 99,9% và tuyệt đối bảo mật dữ liệu công dân.

4. Thiết lập hệ thống kiểm tra, đánh giá chất lượng qua ISO điện tử và chỉ số hài lòng: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 điện tử trong kiểm soát từng khâu giải quyết hồ sơ. Phòng Tư pháp định kỳ tổ chức thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ tối thiểu 2 cuộc/năm đối với mỗi đơn vị xã, phường. Đồng thời, thiết lập cơ chế đo lường sự hài lòng qua quét mã QR tại bàn tiếp nhận hồ sơ, đặt chỉ tiêu duy trì tỷ lệ giải quyết hồ sơ đúng và trước hạn trên 98%, tỷ lệ hài lòng của công dân đạt trên 95% vào năm 2026.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Luận văn là tài liệu tham khảo giàu giá trị lý luận và thực tiễn cho 4 nhóm đối tượng sau:

1. Lãnh đạo và chuyên viên quản lý nhà nước tại UBND cấp huyện, cấp xã: Đặc biệt hữu ích cho các địa phương đang trong tiến trình đô thị hóa, chuyển đổi từ huyện lên quận hoặc thành phố trực thuộc. Luận văn cung cấp khung tham chiếu thực tiễn để tái cấu trúc bộ máy và phân bổ nguồn lực chuyển đổi số phù hợp.
2. Cán bộ ngành Tư pháp và cơ quan cải cách hành chính: Cung cấp bài học kinh nghiệm thực tế về số hóa sổ hộ tịch lịch sử, quy trình liên thông khai sinh - bảo hiểm y tế và phương thức xử lý các điểm nghẽn kỹ năng của đội ngũ công chức cơ sở.
3. Giảng viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh chuyên ngành Khoa học Quản lý, Quản lý công và Luật học: Cung cấp nguồn tư liệu học thuật giá trị với cỡ mẫu thực tế 136 cán bộ, bộ câu hỏi khảo sát thang đo Likert chuẩn hóa và phương pháp luận rõ ràng về đo lường chất lượng dịch vụ công.
4. Chuyên gia tư vấn và doanh nghiệp công nghệ phát triển giải pháp Chính phủ số: Nắm bắt sâu sắc các rào cản thao tác thực tế của người dùng công vụ (với 18,84% nhân sự lớn tuổi và 36,23% chưa qua đào tạo) để thiết kế giao diện phần mềm trực quan, tinh gọn và tối ưu trải nghiệm người dùng.

Câu hỏi thường gặp

1. Tình trạng già hóa của đội ngũ cán bộ tác động như thế nào đến tiến độ chuyển đổi số tại Thủy Nguyên? Việc có tới 18,84% cán bộ trên 50 tuổi và hoàn toàn không có nhân sự dưới 30 tuổi khiến khả năng tiếp thu công nghệ mới bị chậm lại. Trong thực tế, nhiều công chức lớn tuổi gặp lúng túng khi xử lý các lỗi phần mềm liên thông, dẫn đến xu hướng quay lại cách làm thủ công song song với nhập liệu số.

2. Luận văn sử dụng khung lý thuyết nào để đo lường chất lượng dịch vụ hành chính tư pháp? Tác giả đã ứng dụng mô hình SERVQUAL gồm 5 khía cạnh cốt lõi kết hợp cùng chỉ số đo lường sự hài lòng SIPAS và chỉ số PAR INDEX của Bộ Nội vụ. Khung lý thuyết này giúp lượng hóa toàn diện từ thái độ phục vụ, tính kịp thời, cơ sở vật chất đến mức độ an toàn dữ liệu trên môi trường số.

3. Điểm nghẽn lớn nhất trong quản lý dữ liệu hộ tịch giai đoạn 2022 - 2024 là gì? Điểm nghẽn chính là tính đồng bộ dữ liệu giữa phần mềm hộ tịch 158 với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Mặc dù địa phương đã tổ chức số hóa toàn bộ sổ hộ tịch lịch sử, nhưng việc rà soát, đối chiếu thông tin công dân vẫn đòi hỏi nhiều thời gian do hạ tầng mạng cơ sở đôi lúc thiếu ổn định.

4. Giải pháp nào mang tính quyết định để nâng tỷ lệ cán bộ thành thạo kỹ năng số lên 100%? Phương pháp đào tạo "cầm tay chỉ việc" ngay tại máy làm việc được xác định là giải pháp then chốt. Thay vì tổ chức hội nghị tập huấn lý thuyết chung, thành phố cần đào tạo thực chiến trên các tình huống lỗi thực tế của hồ sơ điện tử, kết hợp kiểm tra sát hạch đầu ra gắn với đánh giá thi đua công chức hàng quý.

5. Làm thế nào để khuyến khích người dân vùng nông thôn từ bỏ thói quen nộp hồ sơ giấy truyền thống? Địa phương đã phát huy hiệu quả của 215 buổi hướng dẫn cộng đồng và mô hình Tổ công nghệ số cộng đồng tại từng thôn, xóm. Bằng cách hỗ trợ người dân tự tạo tài khoản định danh VNeID, nộp thử hồ sơ mẫu và cảm nhận được sự tiện lợi khi không phải đi lại, tỷ lệ sử dụng dịch vụ số đã tăng trưởng rõ rệt.

Kết luận

• Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về quản lý dịch vụ hành chính tư pháp cấp xã trong bối cảnh chuyển đổi số, làm rõ các đặc trưng pháp lý và vai trò phụng sự nhân dân của chính quyền cơ sở.
• Phản ánh trung thực bức tranh nhân sự tư pháp tại Thành phố Thủy Nguyên với 98,55% có trình độ đại học nhưng đối mặt với thách thức già hóa khi có tới 18,84% cán bộ trên 50 tuổi và 0% nhân sự dưới 30 tuổi.
• Chỉ ra điểm nghẽn nghiệp vụ quan trọng khi vẫn còn 36,23% công chức chưa qua đào tạo kỹ năng số chuyên sâu, tạo ra sự chênh lệch chất lượng giải quyết thủ tục giữa các phân mảng hộ tịch và chứng thực.
• Ghi nhận những bước tiến vượt bậc của địa phương với 94% dịch vụ công trực tuyến, 100% văn bản điện tử liên thông và việc số hóa thành công toàn bộ dữ liệu hộ tịch lịch sử.
• Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, bao gồm chuẩn hóa thể chế, đào tạo thực chiến cho 100% cán bộ trước năm 2026, nâng cấp hạ tầng mạng băng thông rộng và đo lường sự hài lòng qua hệ thống ISO điện tử.

Lộ trình thực hiện các giải pháp cần được triển khai quyết liệt theo hai giai đoạn: giai đoạn 2025 - 2026 tập trung chuẩn hóa năng lực nhân lực và quy trình số; giai đoạn 2026 - 2027 hoàn thiện đồng bộ hạ tầng và tích hợp dữ liệu dùng chung. Đây là thời điểm vàng để chính quyền Thành phố Thủy Nguyên vận dụng các đề xuất khoa học này nhằm bứt phá mạnh mẽ, xây dựng thành công nền hành chính số phục vụ, hiện đại và công tâm.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị và tài liệu tham khảo đề án với 3 chƣơng: Chƣơng 1. Cơ sở lí luận về quản lý dịch vụ hành chính tƣ pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số. Chƣơng 2: Thực trạng quản lý dịch vụ hành chính tƣ pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số thành phố Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng. Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dịch vụ hành chính tƣ pháp cấp xã trong giai đoạn chuyển đổi số thành phố Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng.

8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH TƢ PHÁP CẤP XÃ TRONG GIAI ĐOẠN CHUYỂN ĐỔI SỐ 1. Một số khái niệm liên quan đến đề tài Khái niệm quản lý Đời sống xã hội có muôn vàn các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên ở bất kì một lĩnh vực nào khi muốn đạt đƣợc kết quả tốt đều cần và chịu sự quản lý. [4] Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hƣớng đích của chủ thể quản lý tới đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đề ra.

[1] Quản lý bao gồm nhiều chức năng cơ bản nhƣ: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều hành, kiểm tra và đánh giá, trong đó ngƣời quản lý có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ các chức năng này, tùy theo quyền hạn đƣợc giao và cấp độ quản trị. Quản lý có thể là tự quản lý bản thân hoặc quản lý tổ chức, con ngƣời trong thể chế chính trị - hành chính nào đó. [4] Quản lý khác với lãnh đạo ở chỗ: nếu lãnh đạo mang tính chiến lƣợc, định hƣớng, tạo ảnh hƣởng và chịu trách nhiệm cuối cùng đối với toàn bộ hoạt động tổ chức, thì quản lý tập trung vào việc tổ chức thực hiện các quyết định, chính sách và kiểm soát hiệu quả của quá trình triển khai. Tuy nhiên, trong thực tế, quản lý và lãnh đạo luôn có mối quan hệ gắn bó và bổ sung cho nhau, cùng hƣớng đến việc đạt đƣợc mục tiêu chung của tổ chức hay đơn vị quản lý.

[1] Nhƣ vậy, theo tác giả Đề án: “QL là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục tiêu của chủ thể QL đối với đối tượng QL, nhằm huy động, phân bổ và sử dụng hợp lý các nguồn lực để đạt được những mục tiêu đã đề ra trong một bối cảnh tổ chức, hệ thống hay xã hội cụ thể. Quản lý tồn tại trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, ở mọi cấp độ và giai đoạn phát triển, bởi tính chất tổ chức và phân công lao động trong xã hội hiện đại luôn đòi hỏi sự điều hành, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động”. Khái niệm dịch vụ hành chính Lehtinen J., 1982: “Dịch vụ là mọi hành động và kết quả mà một bên có thể cung cấp cho bên kia và chủ yếu là vô hình và không dẫn đến quyền sở hữu một cái gì đó” [30]. 9 Nguyễn Cảnh Chất, 2005: “Hành chính công có liên quan đến mức độ thoả mãn các nhu cầu công cộng của xã hội, liên quan đến tiến bộ kinh tế, xã hội của một quốc gia.

Tác dụng của hành chính công chủ yếu là tác dụng: dẫn đƣờng, quản chế, phục vụ và giúp đỡ” [4]., 1982 cho rằng: “chất lƣợng dịch vụ là đo lƣờng sự khác biệt giữa những dịch vụ đƣợc cung cấp với sự mong đợi về dịch vụ của khách hàng” [30]. Sự hài lòng đƣợc xem nhƣ một khái niệm tổng thể (Bitner, 1993) [25], trong khi chất lƣợng dịch vụ là một khái niệm nhiều thành phần [33], chất lƣợng dịch vụ đƣợc xem là nguyên nhân của sự hài lòng khách hàng [26]., 1982 liệt kê 7 đặc tính mà họ tin là bao quát đầy đủ khái niệm chất lƣợng dịch vụ: “(1) Đảm bảo sự tin tƣởng; (2) Tính nhất quán; (3) Thái độ lịch sự; (4) sự sẵn có của các dịch vụ phụ trợ; (5) Điều kiện của cơ sở vật chất; (6) không gian và thời gian khách hàng tiếp xúc với dịch vụ; (7) Đào tạo và bồi dƣỡng liên tục” [30]. Parasuraman và cộng sự (1985) đề xuất mô hình SERVQUAL rất nổi tiếng với 5 nhân tố cấu thành chất lƣợng dịch vụ: “(1) Sự tin cậy; (2) Khả năng đáp ứng; (3) Năng lực phục vụ hay sự bảo đảm; (4) Sự đồng cảm và (5) Phƣơng diện hữu hình” [32]. Chất lƣợng của các hoạt động dịch vụ nội bộ đã đƣợc phát hiện nhƣ là một trong những yếu tố quan trọng trong chiến lƣợc chất lƣợng dịch vụ toàn diện [32], dẫn đến tiết kiệm chi phí dài hạn và tăng lợi nhuận tài chính [33].

Dịch vụ hành chính có những đặc trƣng riêng biệt: việc cung ứng DVHC luôn gắn với thẩm quyền mang tính quyền lực pháp lý; phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nƣớc; DVHC là những hoạt động không vụ lợi; mọi ngƣời dân có quyền ngang nhau trong việc tiếp nhận và sử dụng các dịch vụ này với tƣ cách là đối tƣợng phục vụ của chính quyền. Nâng cao chất lƣợng DVHC là một vấn đề trọng tâm, đồng thời cũng là vấn đề về tổ chức thực thi của nhiều cơ quan, tổ chức hơn là cách tiếp cận từ phía những kết quả đạt đƣợc của một tổ chức đơn lẻ. Đặc điểm cơ bản của chất lƣợng DVHC: mối quan hệ giữa cung cấp dịch vụ cơ sở và dịch vụ thích ứng; cam kết cung ứng DVHC có chất lƣợng; thách thức về 10 chất lƣợng DVHC ngày càng trở nên rõ nét đối với các cơ quan quản lý hành chính; lĩnh vực DVHC, chất lƣợng DVHC có vai trò đặc biệt quan trọng. Tóm lại theo tác giả Đề án: “dịch vụ hành chính là một bộ phận của khu vực hành chính, tập hợp những dịch vụ cung cấp nhằm đảm bảo cho người sử dụng/công dân trong khung cảnh phát triển của sự đoàn kết xã hội”.

Khái niệm về tư pháp, dịch vụ hành chính tư pháp Khái niệm “Tƣ pháp” đƣợc hiểu dƣới nhiều góc độ khác nhau, theo nghĩa rộng nhất, tƣ pháp là sự công bằng, công lý và các thiết chế nhằm duy trì, bảo đảm sự công bằng, bảo vệ nền công lý. “Tƣ pháp là một lĩnh vực quyền lực nhà nƣớc, đƣợc thực hiện thông qua hoạt động phân xử và phán xét tính đúng đắn, tính hợp pháp của các hành vi, các quyết định pháp luật khi có sự tranh chấp về các quyền và lợi ích giữa các chủ thể pháp luật” (trích trong Thể chế tƣ pháp trong nhà nƣớc pháp quyền, Nxb. Theo chủ thuyết tam quyền phân lập, cơ quan tƣ pháp là phân nhánh chính của một chính thể, có trách nhiệm chính về việc diễn giải luật. Cơ quan QLNN về tƣ pháp là Chính phủ, ủy ban nhân dân các cấp, Bộ Tƣ pháp, Sở Tƣ pháp, Phòng Tƣ pháp.

Các cơ quan này sẽ định hƣớng, chỉ đạo, tác động tới lĩnh vực tƣ pháp ngoài phần quản lý của Tòa án để đảm bảo quyền lợi của công dân. Nhƣ vậy, theo tác giả “"Dịch vụ hành chính tƣ pháp" là các dịch vụ cung cấp bởi các tổ chức, cá nhân có thẩm quyền pháp lý để thực hiện các hoạt động quản lý nhà nƣớc liên quan đến tƣ pháp, góp phần tạo điều kiện cho việc giải quyết các vụ việc dân sự, hình sự, và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân. Các dịch vụ này bao gồm nhiều lĩnh vực, nhƣ giám định tƣ pháp, thừa phát lại, đấu giá tài sản, công chứng, quản tài viên, và nhiều dịch vụ khác. Đặc điểm của Dịch vụ hành chính tư pháp: Thẩm quyền pháp lý, các dịch vụ này đƣợc thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền pháp lý theo quy định của pháp luật.

Phục vụ lợi ích công dân, dịch vụ hành chính tƣ pháp đặt lợi ích của ngƣời dân lên hàng đầu, hƣớng tới việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của họ. Tính không vụ lợi, hoạt động này thƣờng không nhằm mục đích thu lợi nhuận, mà thu phí và lệ phí để nộp vào ngân sách nhà nƣớc theo quy định. 11 Mọi công dân và tổ chức đều có quyền tiếp cận và sử dụng các dịch vụ hành chính tƣ pháp một cách bình đẳng. Bao gồm các lĩnh vực nhƣ giám định y khoa, pháp y, dịch vụ thừa phát lại (thực hiện các văn bản của thừa phát lại), đấu giá tài sản, công chứng (chứng nhận các văn bản, giao dịch), quản tài viên (quản lý tài sản, điều hành phá sản).” Chuyển đổi số Microsoft cho rằng: “chuyển đổi số là việc tƣ duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi ngƣời, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới”.

Còn theo quan điểm của FPT: “chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới nhƣ dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phƣơng thức quản lý và thực hiện công việc thuận tiện hơn”. Theo Bộ Thông tin và Truyền thông: “chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phƣơng thức sản xuất dựa trên các công nghệ số” [2, tr. Như vậy, theo tác giả Đề án: “chuyển đổi số là sự đổi mới, chuyển đổi từ cách sống, cách làm việc truyền thống sang cách sống và làm việc mới dựa trên các nền tảng, công nghệ số, ứng dụng số, nguồn dữ liệu số và sự kết nối của chúng trên không gian số, từ đó tạo ra phương thức mới, những cơ hội và giá trị mới cho hoạt động quản lý, điều hành, phục vụ người dân”. Đặc điểm, vai trò của dịch vụ hành chính tư pháp Dịch vụ hành chính tƣ pháp nhằm thực hiện chức năng bảo đảm pháp quyền, phục vụ nhân dân và nâng cao hiệu lực hành chính.

Trong giai đoạn chuyển đổi số, vai trò của dịch vụ hành chính tƣ pháp càng trở nên quan trọng, là một trong những trụ cột cơ bản để hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng chính quyền số và phát triển xã hội số. Đặc điểm của dịch vụ hành chính tư pháp Tính pháp lý cao, dịch vụ hành chính tƣ pháp liên quan trực tiếp đến các quyền nhân thân, tài sản của công dân, tổ chức nhƣ: hộ tịch, quốc tịch, công chứng, chứng thực, lý lịch tƣ pháp, đăng ký giao dịch bảo đảm,…Mọi hoạt động phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. 12 Tính công vụ do cơ quan nhà nƣớc hoặc tổ chức đƣợc Nhà nƣớc ủy quyền thực hiện (nhƣ Phòng Tƣ pháp, Ủy ban nhân dân xã/phƣờng/thị trấn, các tổ chức hành nghề công chứng, luật sƣ. Nhân sự thực hiện là công chức hoặc ngƣời hành nghề có trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp.