Giáo trình quản lý chi phí dự án CNTT nghề kỹ thuật sửa chữa máy tính

Giáo trình quản lý dự án CNTT nghề sửa chữa lắp ráp máy tính, trình độ cao đẳng. Phần 2 bao gồm kiến thức nâng cao, kỹ năng thực hành chuyên sâu.

• Chuyên ngành: Công nghệ thông tin
• Đề tài: Quản Lý Chi Phí Dự Án
• Loại tài liệu: Giáo trình cao đẳng

Mục lục chi tiết

• 5. Chương 5: Quản lý chi phí dự án
• 5.1. Giới thiệu
• 5.1.1. Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí
• 5.1.2. Khái niệm quản lý chi phí dự án
• 5.1.3. Qui trình quản lý chi phí dự án
• 5.2. MỤC TIÊU
• 5.3. NỘI DUNG
• 5.4. 5. Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên
• 5.4.1. Mục tiêu
• 5.4.2. Nguyên tắc ước lượng chi phí
• 5.4.3. Chi phí nguyên vật liệu
• 5.4.4. Chi phí cơ sở vật chất
• 5.5. 2 Ước tính chi phí
• 5.5.1. Mục tiêu
• 5.5.2. Ước lượng chính quy
• 5.5.3. Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án
• 5.5.4. Ước lượng theo giai đoạn
• 5.5.5. Ước lượng theo tham số
• 5.5.6. Ước lượng dưới lên
• 5.5.7. Ước lượng trên xuống
• 5.5.8. Độ tin cậy trong ước lượng
• 5.6. 5.Ước lượng chính quy

Tóm tắt

I. Tổng quan về Quản lý chi phí dự án CNTT Giáo trình Cao đẳng 55

Quản lý chi phí dự án CNTT là một lĩnh vực then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của mọi dự án công nghệ thông tin. Các dự án CNTT thường xuyên đối mặt với tình trạng vượt ngân sách, do đó việc hiểu rõ và áp dụng các phương pháp quản lý chi phí hiệu quả là vô cùng quan trọng. Theo nghiên cứu của CHAOS, chi phí trung bình vượt dự toán ban đầu lên tới 189% vào năm 1995. Tuy nhiên, con số này đã giảm xuống 145% trong nghiên cứu năm 2001, cho thấy sự tiến bộ trong lĩnh vực này. Tại Mỹ, các dự án CNTT bị hủy bỏ gây thiệt hại hơn 81 tỷ đô la vào năm 1995, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí dự án CNTT. Quản lý chi phí dự án không chỉ là việc theo dõi số liệu mà còn bao gồm các quy trình đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép. Nó bao gồm lập kế hoạch chi phí dự án CNTT, ước tính chi phí dự án CNTT, dự toán chi phí dự án CNTT và kiểm soát điều chỉnh chi phí khi cần thiết. Mục tiêu là giải thích tầm quan trọng của quản lý chi phí, trình bày quy trình quản lý chi phí, ước lượng, quản lý và kiểm soát được chi phí, rèn luyện tinh thần tuân thủ kỷ luật trong công việc.

1.1. Khái niệm cơ bản về Quản lý Chi phí Dự án CNTT

Chi phí trong dự án CNTT được định nghĩa là các tài nguyên được sử dụng, tiêu hao và chuyển giá trị vào sản phẩm mong đợi. Mọi chi phí cần được tính toán kỹ lưỡng trước khi sử dụng để đạt được mục tiêu rõ ràng. Quản lý chi phí dự án CNTT là quá trình đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt. Nó bao gồm lập kế hoạch nguồn tài nguyên, ước lượng chi phí, dự toán chi phí và kiểm soát chi phí.

1.2. Các giai đoạn chính trong Quy trình Quản lý Chi phí

Quy trình quản lý chi phí dự án CNTT bao gồm nhiều giai đoạn quan trọng, từ lập kế hoạch nguồn tài nguyên đến ước lượng chi phí. Sau khi ước tính, chi phí được phân bổ vào từng hạng mục công việc để tạo đường cơ sở cho việc đo lường hiệu suất. Giai đoạn cuối cùng là kiểm soát chi phí, nơi các thay đổi về chi phí được điều chỉnh và quản lý.

1.3. Tầm quan trọng của Quản lý chi phí dự án công nghệ thông tin

Quản lý chi phí đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thành công cho dự án CNTT, từ ước tính chi phí dự án CNTT đến kiểm soát chi phí dự án CNTT. Nếu không có quy trình quản lý chi phí hiệu quả, dự án có thể vượt quá ngân sách ban đầu, dẫn đến thất bại. Việc hiểu rõ và áp dụng các kỹ năng quản lý ngân sách dự án CNTT là vô cùng quan trọng đối với sinh viên cao đẳng CNTT.

II. Cách Lập Kế hoạch nguồn tài nguyên hiệu quả cho dự án CNTT 60

Lập kế hoạch nguồn tài nguyên là một bước quan trọng trong quản lý chi phí dự án CNTT. Nhiều dự án CNTT chịu ảnh hưởng lớn bởi kỹ năng và chi phí hơn là lịch trình. Do đó, việc xây dựng ước tính chi phí khả thi là điều cần thiết. Việc lập kế hoạch ngân sách phụ thuộc vào bản chất dự án và tổ chức, đòi hỏi phải xem xét các khó khăn tiềm ẩn, phạm vi ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên và kinh nghiệm trước đây của tổ chức với các công việc tương tự. Các giả định không hoàn thiện có thể dẫn đến thảm họa cho dự án. Để lập kế hoạch hiệu quả, cần đánh giá các tài liệu yêu cầu một cách cẩn trọng, đảm bảo các yêu cầu nghiệp vụ, chức năng và kỹ thuật được phác thảo rõ ràng và đầy đủ. Nguyên tắc ước lượng chi phí bao gồm đánh giá các tài liệu yêu cầu với con mắt phê bình về những sai lầm và bỏ sót. Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ước tính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không. Chi phí nguyên vật liệu là chi phí cho các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp được dùng trong dự án. Chi phí cơ sở vật chất bao gồm chi phí cho các công cụ, thiết bị vật chất hoặc cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án.

2.1. Nguyên tắc ước lượng chi phí dự án CNTT chuẩn xác LSI

Để đảm bảo ước tính chi phí chính xác, cần có danh sách các giả định, phạm vi biến động và giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực. Các chuyên gia về nội dung chuyên ngành cần xem xét cẩn thận các ước tính về nguồn lực, hiểu rõ các yêu cầu nguồn lực và kỹ thuật liên quan đến việc thực hiện hoạt động thực tế. Cần trình bày nỗ lực cần thiết bằng các thuật ngữ cụ thể và tính cả chi phí nguồn lực bên trong.

2.2. Xác định chi phí Nguyên Vật Liệu và Cơ sở Vật Chất LSI

Chi phí nguyên vật liệu bao gồm tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp được dùng trong dự án hoặc trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Chi phí cơ sở vật chất bao gồm các công cụ, thiết bị vật chất hoặc cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án mà không trở thành bộ phận của các phần có thể chuyển giao. Cần lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trường và lập hóa đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án.

2.3. Ví dụ minh họa về Lập kế hoạch chi phí dự án CNTT Ví dụ

Một ví dụ điển hình là dự án tự động hóa lực lượng bán hàng. Ước tính ban đầu là 1,5 triệu USD, nhưng sau khi chuyên gia về nội dung chuyên ngành đánh giá, ước tính sửa đổi là 4,0 triệu USD. Ước tính này bao gồm tất cả chi phí liên quan đến nỗ lực, nguyên vật liệu và cơ sở vật chất, đảm bảo tính chính xác và toàn diện.

III. Ước tính Chi phí dự án CNTT Hướng dẫn chi tiết cho Cao Đẳng 58

Ước tính chi phí là một đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án. Có nhiều phương pháp ước tính chi phí khác nhau, đòi hỏi các công cụ và kỹ thuật phù hợp. Một kế hoạch quản lý chi phí mô tả cách thức quản lý sự dao động chi phí trong dự án là điều cần thiết. Các phương pháp ước tính bao gồm ước lượng chính quy, ước tính sử dụng kết quả chào thầu, thông tin lịch sử, ước lượng theo giai đoạn, ước lượng theo tham số, ước lượng dưới lên và ước lượng trên xuống. Ước lượng theo tham số là kỹ thuật ưu tiên cho các dự án CNTT chưa từng được thực hiện trước đây hoặc không có dữ liệu lịch sử. Các phương pháp ước lượng theo tham số phổ biến hiện nay là COCOMO, điểm chức năng (Function Point), điểm trường hợp sử dụng (UseCase Point), COSMIC FFP, v.v.

3.1. Các phương pháp Ước lượng chi phí dự án CNTT phổ biến

Có nhiều phương pháp ước tính chi phí, bao gồm ước lượng chính quy, ước tính sử dụng kết quả chào thầu, thông tin lịch sử, ước lượng theo giai đoạn, ước lượng theo tham số, ước lượng dưới lên và ước lượng trên xuống. Mỗi phương pháp có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các loại dự án và giai đoạn khác nhau.

3.2. Ước lượng chính quy tham số và ứng dụng thực tế

Ước lượng chính quy được dùng để chỉ ước lượng gần đúng, dựa trên sự phân tích. Ước lượng theo tham số lấy kiến thức từ các dự án tương tự và sử dụng các tham số như chi phí trên đơn vị. Phương pháp ước lượng này có hiệu quả nhất khi dữ liệu lịch sử đúng có sẵn ở mức độ nhiệm vụ.

3.3. Ước lượng dưới lên và trên xuống trong quản lý chi phí CNTT

Ước lượng dưới lên là một kỹ thuật mất nhiều thời gian nhưng cực kỳ chính xác, ước tính chi phí và lịch trình ở mức độ gói công việc và tổng hợp để tính tổng số cho dự án. Ước lượng trên xuống bắt đầu bằng một ước tính cho toàn bộ dự án và sau đó chia ra thành tỉ lệ phần trăm trong tổng số đối với mỗi giai đoạn.

IV. Dự toán Ngân sách chi phí dự án CNTT Bí quyết thành công 56

Dự toán ngân sách là hoạt động nghiệp vụ theo dõi tất cả các chi phí trực tiếp và gián tiếp cho công ty bằng dự án. Doanh thu cho dự án được so sánh với chi phí để tính toán lợi nhuận của từng dự án. Hoạt động này phổ biến trong ngành xây dựng và được xem như kế toán công việc. Kiểm soát chi phí bao gồm theo dõi kinh phí qua các chỉ tiêu và điều chỉnh chi phí khi cần thiết. Các chỉ tiêu quan trọng bao gồm CV (Biến động chi phí) và CPI (Hiệu suất chi phí). CV là độ chênh lệch giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế. CPI là tỷ số giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế.

4.1. Cách tính toán và phân tích chỉ số Biến động chi phí CV

Biến động chi phí (CV) là độ chênh lệch giữa chi phí dự toán cho một hoạt động và chi phí thực để hoàn thành hoạt động đó. Công thức tính CV là CV = BCWP – ACWP. Nếu kết quả CV là số dương, dự án chưa sử dụng hết kinh phí. Nếu là số âm, dự án đã sử dụng vượt quá kinh phí dự toán.

4.2. Cách tính toán và phân tích chỉ số Hiệu suất chi phí CPI

Hiệu suất chi phí (CPI) là tỷ số giữa Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) và Chi phí thực của việc đã thực hiện (ACWP). Công thức để tính CPI là CPI = BCWP / ACWP. Nếu giá trị CPI lớn hơn 1, chi phí dự án chưa được sử dụng triệt để. Nếu nhỏ hơn 1, chi phí thực hiện dự án vượt quá chi phí dự toán.

4.3. Ứng dụng EMV vào quản lý chi phí dự án công nghệ thông tin

• CV cho biết sự sai biệt giữa chi phí thật sự và giá trị thu được. - SV cho biết sự sai biệt giữa hoàn thành theo lịch và giá trị thu được. - CPI là tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thật sự. Nếu bằng 1 thì phù hợp, < 1 vượt ngân sách. - SPI là tỷ số thực hiện theo lịch. Nếu bằng >1 thì hoàn thành trước lịch và <1 ngược lại.

V. Kiểm soát và Điều chỉnh Chi phí dự án CNTT hiệu quả nhất 60

Kiểm soát chi phí dự án bao gồm giám sát hoạt động chi phí, đảm bảo rằng chỉ có sự thay đổi hợp lý được ghi nhận trong đường mức (Base line) và thông báo những thay đổi đến những người có thẩm quyền. Để tiến hành cập nhật kinh phí, cần tính toán chi phí dự toán, chi phí thực tế và biến động chi phí để xác định tình hình sử dụng kinh phí của dự án. Các thành phần của Hiệu suất chi phí (CPI) và Biến động chi phí (CV) CV (Biến động chi phí) CV = BCWP – ACWP CPI (Hiệu suất chi phí ) CPI = BCWP / ACWP.

5.1. Cập nhật kinh phí dự án CNTT Các bước thực hiện chuẩn

Để tiến hành cập nhật lịch trình dự án, thực hiện theo các bước sau: 1. Tính toán chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWS) 2. Tính toán chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP) 3. Tính biến động chi phí (CV) để xác định xem dự án này chưa sử dụng triệt để kinh phí (kết quả mang số dương+) hoặc vượt quá kinh phí (kết quả mang số âm-).

5.2. Các công thức chính trong EMV và ứng dụng phân tích

4. Tính toán hiệu suất chi phí (CPI) là tỷ số xác định xem dự án sử dụng kinh phí chưa triệt để (tỷ số lớn hơn 1), hay vượt quá chi phí dự toán (tỷ số nhỏ hơn 1). 5. Xác định có nên lấn sang các khoản dự trữ dự phòng/ dự trữ cho quản lý dựa trên kế hoạch quản lý rủi ro mà bạn đưa ra hay không?

5.3. Ví dụ thực tế về Kiểm soát Chi phí dự án CNTT Báo cáo

Trong dự án phát triển phần mềm của Rides to Rent, Chi phí dự toán của việc được thực hiện (BCWP) là 18. Chi phí thực của công việc đã thực hiện (ACWP) là 17. Biến động chi phí CV là 1. Hiệu suất chi phí CPI là 1,06.

VI. Quản lý Rủi ro Chi phí dự án CNTT Giải pháp toàn diện 55

Quản lý rủi ro chi phí là một phần không thể thiếu trong quản lý chi phí dự án CNTT. Các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng lớn đến ngân sách và tiến độ dự án. Do đó, việc xác định, đánh giá và ứng phó với các rủi ro là vô cùng quan trọng. Cần phải có kế hoạch dự phòng và dự trữ để đối phó với các tình huống bất ngờ. Theo dõi và kiểm soát rủi ro chi phí liên tục giúp đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách cho phép.

6.1. Nhận diện và đánh giá Rủi ro trong Dự án CNTT Rủi ro

Việc nhận diện sớm các rủi ro chi phí là bước đầu tiên trong quản lý rủi ro. Các rủi ro có thể bao gồm sự thay đổi yêu cầu, ước tính không chính xác, vấn đề về nguồn lực và các yếu tố bên ngoài như thay đổi thị trường. Đánh giá rủi ro bao gồm xác định khả năng xảy ra và tác động của mỗi rủi ro đến ngân sách dự án.

6.2. Lập kế hoạch và Thực hiện các biện pháp Ứng phó Rủi ro

Sau khi đánh giá, cần lập kế hoạch ứng phó với từng rủi ro. Các biện pháp ứng phó có thể bao gồm tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chuyển giao rủi ro và chấp nhận rủi ro. Việc thực hiện các biện pháp này giúp giảm thiểu tác động của rủi ro đến chi phí dự án.

6.3. Theo dõi và Kiểm soát Rủi ro Chi phí dự án CNTT liên tục

Quản lý rủi ro chi phí là một quá trình liên tục, đòi hỏi phải theo dõi và kiểm soát các rủi ro trong suốt vòng đời dự án. Việc theo dõi giúp phát hiện các rủi ro mới và điều chỉnh kế hoạch ứng phó khi cần thiết. Kiểm soát rủi ro đảm bảo rằng các biện pháp ứng phó được thực hiện hiệu quả và tác động của rủi ro được giảm thiểu.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. Nhà tài trợ dự án đề nghị bạn chuẩn bị một ước tính chi phí cho dự án viễn thông. Có một lượng thông tin phạm vi chi tiết bị hạn chế. Tuy nhiên dự án tương tự như dự án đã được công ty bạn hoàn tất cách đây hai năm.

Bạn nên sử dụng kỹ thuật ước lượng nào trong tình huống này? A. Lập mô hình theo tham số. Ước lượng tương tự. Ước lượng ngẫu nhiên.

Ước lượng dưới lên. Nhân tố nào có ảnh hưởng lớn nhất tới chi phí lao động theo ước tính trên đơn vị cho dự án. Thông tin lịch sử B. Sử dụng các nhà cung cấp bên ngoài.

Các quy trình kiểm soát thay đổi. Các yêu cầu mức độ kỹ năng nguồn nhân lực. Báo cáo về phương pháp ước lượng nào là đúng? A. Ước lượng kỹ thuật cần thiết khi dữ liệu không đầy đủ, các mối quan hệ không được biết hoặc thiếu định nghĩa về sản phẩm.

Ước lượng theo tham số tương đối đơn giản và ít tốn kém để xây dựng. Ước lượng tương tự hệ thống phụ đã chính xác hơn các phương pháp khác. Ước lượng ý kiến chuyên gia bị hạn chế đối với kỹ thuật ổn định. Phát biểu nào sau đây mô tả tốt nhất ước lượng dưới lên? A.

Đó là phương pháp đơn giản nhất để ước tính chi phí trong một dự án với nhiều điểm tương đồng với các dự án thành công khác. Nó đòi hỏi người lập kế hoạch phải sử dụng càng nhiều chi tiết càng tốt nhằm phân chia dự án thành các gói công việc đủ nhỏ để cho phép ước tính chi phí chính xác. Nó có thể được mô tả bề ngoài trong Kỹ thuật duyệt và đánh giá chương trình hoặc sơ đồ Gantt. Đòi hỏi một hoạt động hay sự kiện riêng lẻ có sự phụ thuộc lẫn nhau đối với người tiền nhiệm, người thành công cũng như các hoạt động hay sự kiện song song.

Tại sao việc điều hoà chi phí cho các nhiệm vụ dự án theo ước tính so với chi phí thực lại đóng vai trò quan trọng? A. Đó là một công cụ quản lý chất lượng. Đó là phần phân tích biến động chi phí chủ yếu. Nó cung cấp nguồn vào chủ yếu cho quy trình lập kế hoạch thu mua.

76 Chương 6 Quản lý chất lượng dự án Giới thiệu Trong các chủ đề trước, chúng ta đã đề cập đến ảnh hưởng của lịch trình và ngân sách lên các dự án CNTT. Chủ đề này sẽ tập trung vào các thách thức riêng của việc quản lý chất lượng trong môi trường CNTT. Giả sử bạn hoàn thành một dự án CNTT đúng thời hạn và đúng ngân sách, thành công này không nhỏ chút nào! Tuy nhiên, ngay cả khi bạn đã đạt được thành công này thì chiến thắng sẽ chỉ là giả dối khi bạn nhận ra rằng kết quả chuyển giao của bạn không đáp ứng được yêu cầu. Hoặc có thể dự án của bạn đã chuyển giao một ứng dụng ổn định, mạnh mẽ và hiệu suất xử lý cao từ trước đến giờ nhưng doanh nghiệp đã phá sản trong khi chờ đợi sản phẩm hoàn thành.

Sự cám dỗ của việc mạ vàng một ứng dụng hoặc phình to một mạng lưới luôn là mối đe dọa bất biến cho các giám đốc dự án CNTT. Để điều hành dự án hiệu quả trong vai trò một giám đốc dự án CNTT, bạn cần phải hiểu cách thức quản lý và duy trì chất lượng trong điều kiện ràng buộc về thời gian, ngân sách và tài nguyên, là những thứ bạn sẽ phải đối mặt trong suốt quá trình triển khai dự án. Là một giám đốc CNTT, nhiệm vụ của bạn là phải bàn giao sản phẩm đạt yêu cầu, tiêu chuẩn đặt ra trước đó. Chủ đề này sẽ giới thiệu cho bạn các kỹ thuật để quản lý chất lượng của dự án mà không gây biến động lớn về tài nguyên.

Trong suốt quá trình thực hiện dự án, làm cách nào để biết được bạn đang đi đúng hướng của mục tiêu đề ra? Bạn không thể dùng quá nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng vẫn phải bàn giao sản phẩm. Thách thức của một Giám đốc dự án CNTT là phải thường xuyên cân bằng giữa chất lượng với lịch trình và chi phí. Việc cân bằng như thế không phải là một việc dễ thực hiện. Chủ đề này sẽ giới thiệu các bước để giúp bạn duy trì dự án ổn định.

a) Chất lượng là gì? - Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá (ISO=International Standart Organisation)) xác định chất lượng như tổng thể các chi tiết nhỏ của một sản phẩm mà nó phải thoả mãn những quy định đã được đề ra - Một số chuyên gia khác lại định nghĩa theo nguyên tắc cơ bản: O Yêu cầu phù hợp: thoả mãn các yêu cầu đòi hỏi O Tiện lợi cho sử dụng: chắc chắn rằng một sản phẩm có thể được sử dụng ngay từ khi có ý định sản xuất nó 77 b) Quản lý chất lượng bằng qui trình Mặc dù khó định nghĩa nhưng chất lượng sản phẩm, dịch vụ thường được hiểu là khả năng đáp ứng được hoặc vượt quá nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng/nhà tài trợ với một mức phí hợp lý, trong một khoảng thời gian cho phép. Do các dự án thường ở trong bối cảnh một công ty lớn hơn, nên chính sách chất lượng cảu công ty mẹ thường là nơi khởi đầu hợp lý khi lập kế hoạch chất lượng của dự án. Ví dụ, rất nhiều tổ chức đã áp dụng hệ thống chất lượng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 để quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng có bao gồm một vài quy trình như hình dưới đây: Hình 6-1.

Quy trình quản lý chất lượng Quy trình quản lý chất lượng bao gồm các giai đoạn sau: -Lập kế hoạch chất lượng (Quanlity Planning) – Xác định các tiêu chuẩn áp dụng cho dự án và cách thức đạt được tiêu chuẩn đó, tập trung vào thiết lập yêu cầu khách hàng/ nhà tài trợ, thiết kế sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng những yêu cầu đó; thiết lập các mục tiêu chất lượng, định nghĩa các quy trình và thiết lập các biện pháp kiểm soát dùng trong giám sát các quy trình. -Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance) – Thường xuyên đánh giá một cách có hệ thống chất lượng tổng thể của dự án trong quá trình thực hiện để các cổ đông tin rằng dự án sẽ đạt được những tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra, cũng như các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia. Đảm bảo chất lượng là hoạt động theo hướng phòng ngừa. -Kiểm soát chất lượng (Quanlity Control) – Đánh giá các kết quả chất lượng cụ thể dựa trên những tiêu chuẩn chất lượng và xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ những nguyên nhân làm chất lượng không đảm bảo, được thực hiện trong suốt qui trình kiểm soát dự án.

78 Các phương pháp giám sát chất lượng bao gồm: - Thanh tra kiểm định định kì - Kiểm thử xác minh (verification testing) - Kiểm tra chéo - Hợp duyệt chất lượng - Khảo sát những người có liên quan đến dự án /Nhóm trọng tâm MỤC TIÊU - Giải thích được tầm quan trọng của việc quản lý chất lượng dự án. - Trình bày được các qui trình quản lý chất lượng. - Nắm bắt được một số kỹ thuật kiểm soát chất lượng. - Vận dụng được các kỹ thuật kiểm soát chất lượng dự án.1 Xác định chất lượng của dự án 6.Kế hoạch quản lý chất lượng Trong vài thập kỷ gần đây, đã có một phong trào hướng tới nâng cao chất lượng và thay đổi trọng tâm từ thanh tra kiểm soát chất lượng tại địa điểm sản xuất (phát hiện vấn đề) sang đảm bảo chất lượng.

Trong đó chất lượng là một phần không thể thiếu của quá trình thiết kế (phòng tránh vấn đề). Nhiều tổ chức đã áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng tổng thể (Total Quality Management, viết tắt là TQM), trong đó coi chất lượng là một quá trình phát triển liên tục chứ không phải là một sự kiện diễn ra một lần. Những hệ thống chất lượng này không chỉ được dùng trong trong quá trình phát triển sản phẩm và dịch vụ mà còn được dùng trong các qui trình quản lý dự án. Những người đóng góp quan trọng cho thành công của phong trào chất lượng này là Joseph M, Juran, Phillip BCrosby, Genichi Taguchi.

Kế hoạch quản lý chất lượng (quality management plan) là một tài liệu dự án định ra những tiêu chuẩn chất lượng áp dụng cho dự án và cách thức đạt được những tiêu chuẩn này. Kế hoạch quản lý chất lượng được hợp nhất trong kế hoạch tổng thể của dự án. Nó được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch chất lượng và phải bao gồm các kế hoạch cho đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng, nâng cao chất lương trong vòng đời của dự án. Nó cũng cần phải bao gồm cả phương thức trao đổi thông tin được dùng để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho nhà tài trợ, đội dự án, những người có liên quan và nhà cung cấp.

Kế hoạch quản lý chất 79 lượng theo chiều sâu có vai trò rất quan trọng đối các dự án phát triển ứng dụng. Cần phải duyệt và cập nhật kế hoạch quản lý chất lượng thường xuyên nhằm đảm bảo kế hoạch phản ánh được yêu cầu của những người liên quan đến dự án.Các bước xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng 1. Kiểm duyệt các tài liệu về yêu cầu và hỏi lại nhà tài trợ nếu cần, nhằm đảm bảo tất cả các yêu cầu của nhà tài trợ đã được định nghĩa rõ ràng. Xác định thước đo (metric) chất lượng dùng cho dự án, đặt ra những tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả tuân theo những tiêu chuẩn và quy tắc.

Thiết lập lịch trình kiểm định kiểm thử dựa trên những phụ thuộc và đặc điểm kĩ thuật của dự án. Thiết lập vai trò và trách nhiệm quản ký chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án. Điều hòa báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế với tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu về hiệu quả hoạt động. Xây dựng vòng lặp cho hành động hiệu chỉnh trong việc xử lý biến động chất lượng.

Xây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên trong đội về sự phù hợp của các kết quả chuyển giao. Lập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động bằng cách xác định cơ chế phản hồi cho nhà tài trợ, người có liên quan đến dự án, và các nhà cung cấp về tiêu chuẩn chất lượng và mục tiêu hiệu quả công việc.