Chương I, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ có giải thích: “Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ là tài liệu kỹ thuật, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của cơ quan, tổ chức”. Do vậy, tôi tạm đưa ra một khái niệm khái quát về tài liệu chuyên ngành chứng khoán như sau: “Tài liệu chuyên ngành chứng khoán là tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày của các cơ quan, tổ chức chứng khoán trên thị trường chứng khoán; phản ánh bức tranh của thị trường chứng khoán tại những thời điểm, thời kỳ khác nhau”. Đặc điểm tài liệu Xuất phát từ thành phần, nội dung của tài liệu chuyên ngành chứng khoán, khi so sanh với những loại tài liệu khác, chúng tôi nhận thấy tài liệu chuyên ngành chứng khoán có một số đặc điểm nổi trội sau: Một là tài liệu thuộc nhiều loại sở hữu khác nhau. Do tài liệu chuyên ngành chứng khoán là tài liệu thuộc lĩnh vực kinh tế, hình thành từ hoạt động của nhiều đối tượng khác nhau của nền kinh tế thị trường.
Những tài liệu hình thành từ hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước như UBCKNN, các Sở giao dịch, Trung tâm Lưu ký thuộc sở hữu nhà nước. Những tài liệu hình thành từ hoạt động của các tổ chức kinh doanh chứng khoán hay nhà đầu tư thuộc sở hữu tư nhân. Các tổ chức này chỉ cung cấp những loại tài liệu nhất định cho các cơ quan quản lý theo định kỳ hoặc khi có sự cố. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới công tác quản lý tài liệu chuyên ngành chứng khoán.
Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn Thạc sỹ 13 Hai là loại hình tài liệu đa dạng, có những loại văn bản, giấy tờ đặc thù, riêng có. Bên cạnh những tài liệu được trình bày dưới dạng văn bản hành chính như báo cáo, công văn, còn có nhiều loại tài liệu, sổ sách kế toán - tài chính như báo cáo tài chính, sổ cái,.và những tài liệu đặc thù riêng. Ví dụ như Giấy khớp lệnh, Bảng tổng hợp chỉ số giá trong ngày, Lệnh mua, Lệnh bán,… Ba là tài liệu có giá trị sử dụng và thời hạn lưu giữ đa dạng. Có thể tài liệu chỉ có giá trị sử dụng tức thời như đối với các nhà đầu tư, giấy đặt lệnh hay hợp đồng thỏa thuận có thể sẽ hết giá trị nếu quyết định của nhà đầu tư thay đổi liên tục và nhanh chóng.
Có thể tài liệu có giá trị sử dụng trong thời hạn nhất định đến khi công việc đó kết thúc ví dụ một công ty chứng khoán dừng nghiệp vụ môi giới thì toàn bộ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ này có thể xem là không còn giá trị. Có thể tài liệu có giá trị sử dụng lâu dài như đối với hoạt động quản lý điều hành của UBCKNN, Sở Giao dịch,…Cho nên, tùy vào nhu cầu của từng đối tượng khác nhau, cùng một loại tài liệu có thể có những giá trị sử dụng và thời gian lưu giữ khác nhau. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới phương thức quản lý tài liệu tại từng tổ chức chứng khoán. Bốn là tài liệu có giá trị kinh tế cao.
Chứng khoán là một loại hàng hóa và thị trường chứng khoán là nơi diễn ra hoạt động mua - bán chứng khoán. Do vậy, tất cả những tài liệu hình thành từ thị trường này đều phục vụ cho việc kinh doanh chứng khoán hay nói cách khác là nó chứa đựng giá trị kinh tế lớn. Cuối cùng là tài liệu có các hình thức mang tin đa dạng. Có những loại tài liệu được trình bày trên chất liệu giấy nhưng cũng có những tài liệu được định dạng điện tử như bảng tin chỉ số gí điện tử các mã chứng khoán.
Điều này xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh chứng khoán. Thực tế hiện nay ở Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn Thạc sỹ 14 các công ty chứng khoán luôn lưu giữ thông tin dưới hai dạng: dữ liệu giấy và dữ liệu điện tử.2 Nguồn, thành phần, nội dung tài liệu chuyên ngành chứng khoán Căn cứ khái niệm về tài liệu chuyên ngành chứng khoán cũng như những nghiên cứu về thị trường chứng khoán và các hoạt động của thị trường, chúng tôi xin tổng hợp khái quát về một số loại tài liệu chuyên ngành chứng khoán cơ bản trên thị trường với nguồn, thành phần, nội dung như sau: Nguồn tài liệu: Tài liệu chuyên ngành chứng khoán được hình thành từ các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của các tổ chức tham gia thị trường chứng khoán, gồm có: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước: - 02 Sở giao dịch chứng khoán: - Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam: - Tổ chức kinh doanh chứng khoán: gồm các công ty chứng khoán và công ty quản lý quỹ. Thành phần tài liệu: Căn cứ các hoạt động cơ bản của thị trường chứng khoán, chúng tôi xác định thành phần tài liệu chuyên ngành chứng khoán gồm các nhóm chính sau: - Nhóm tài liệu quản lý thị trường; - Nhóm tài liệu về cấp, gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán; - Nhóm tài liệu về hoạt động giao dịch chứng khoán; - Nhóm tài liệu về lưu ký, thanh toán, bù trừ chứng khoán; - Nhóm tài liệu về chào bán, đăng ký, niêm yết, phát hành chứng khoán; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn Thạc sỹ 15 Nội dung tài liệu: Một là nhóm tài liệu quản lý thị trường chứng khoán: đây là những tài liệu hình thành từ hoạt động: Quản lý, giám sát hoạt động của các Sở giao dịch, Trung tâm lưu ký và các tổ chức phụ trợ như tạm đình chỉ hoạt động giao dịch, hoạt động lưu ký của sở giao dịch hoặc trung tâm lưu ký khi có dấu hiệu vi phạm; chấp thuận các quy định, quy chế của sở giao dich, trung tâm lưu ký; chấp thuận đưa vào giao dịch các loại chứng khoán mới, thay đổi và áp dụng phương thức giao dịch mới, đưa vào vận hành hệ thống giao dịch mới,. Thanh tra, giám sát, xử lý vi phạm hành chính và giải quyết khiếu nại, tố cáo trong hoạt động chứng khoán trên thị trường; Công bố thông tin của các tổ chức kinh doanh chứng khoán và các công ty đại chúng hoạt động trên thị trường; Báo cáo tình hình hoạt động của các sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng khoán hoặc các phân tích thị trường của sở giao dịch, trung tâm lưu ký chứng khoán,… Đăng ký thành lập, hoạt động, thay đổi điều lệ, vốn chủ sở hữu, địa điểm trụ sở,…của các công ty kinh doanh chứng khoán và các công ty đại chúng,… Hai là nhóm tài liệu về cấp,gia hạn, đình chỉ, thu hồi giấy phép, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động chứng khoán và thị trường chứng khoán: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với những cá nhân có nhu cầu hành nghề chứng khoán do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước thực hiện.
Theo Luật Chứng khoán, hồ sơ cấp phép gồm những loại sau: Hồ sơ cấp, thu hồi chứng chỉ hành nghề chứng khoán cho cá nhân hành nghề chứng khoán; Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn Thạc sỹ 16 Hồ sơ cấp, gia hạn, thu hồi giấy phép, thành lập, giấy chứng nhận liên quan đến hoạt động của các công ty chứng khoán, chi nhánh, văn phòng đại diện công ty chứng khoán nước ngoài tại Việt Nam, tổ chức cung cấp dịch vụ lưu ký chứng khoán. Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng của các công ty chứng khoán; phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty chứng khoán; Hồ sơ cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động công ty quản lý quỹ; Hồ sơ cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký công ty đại chúng, đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, phát hành riêng lẻ và đăng ký công ty đại chúng đối với công ty quản lý quỹ, công ty đầu tư chứng khoán; Giấy chứng nhận chào bán Chứng chỉ quỹ đầu tư chứng khoán ra công chúng, giấy đăng ký thành lập quỹ đầu tư chứng khoán; Hồ sơ thẩm định hồ sơ công ty đại chúng, công ty chứng khoán, công ty quản lý quỹ và công ty đầu tư chứng khoán; Hồ sơ thẩm định tổ chức phát hành cổ phiếu trả cổ tức, cổ phiếu thường, cổ phiếu theo chương trình lựa chọn của người lao động. Phân tích tình hình hoạt động của công ty quản lý quỹ, quỹ đầu tư chứng khoán và công ty đầu tư chứng khoán. Hai là nhóm tài liệu về đăng ký, chào bán, phát hành và niêm yết chứng khoán: Tài liệu về chào bán chứng khoán: Có hai hình thức chào bán chứng khoán trên thị trường là chào bán riêng lẻ và chào bán ra công chúng.
Trong phạm vi của thị trường chứng khoán tập trung, chúng tôi chỉ nghiên cứu và đề cập đến hình thức chào bán ra công chúng. Hoàng Thị Thanh Khóa 2009-2012 Khoa Lƣu Trữ học và QTVP LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn Thạc sỹ 17 Chào bán chứng khoán ra công chúng là việc bán chứng khoán rộng rãi ra cho một số lượng lớn công chúng đầu tư, trong đó một tỷ lệ nhất định chứng khoán được phân phối cho các nhà đầu tư nhỏ. Sau khi chào bán trên thị trường, chứng khoán sẽ được giao dịch tại Sở giao dịch chứng khoán nếu đáp ứng được các quy định của Sở giao dịch chứng khoán. Chào bán ra công chúng được phân biệt giữa chào bán cổ phiếu và chào bán trái phiếu.
Trường hợp chào bán cổ phiếu ra công chúng, việc chào bán được thực hiện theo một trong hai phương thức: chào bán lần đầu ra công chúng (IPO) và chào bán sơ cấp. Còn chào bán trái phiếu ra công chúng chỉ được thực hiện với hình thức chào bán sơ cấp.