CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM 1. Một số khái niệm cơ bản Khái niệm thông tin Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp.
Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT được thực hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TT kinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác áp dụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa… 1.
Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu 1.Các bộ phận cấu thành HTTT Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con người: 7 Luan van Hình 1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.
Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống.
Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phương tiện điện tử. Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. 8 Luan van Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT.
Trong một HTTT phần cứng và phần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định. Con người là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. Chức năng của HTTT trong tổ chức Lưu trữ Xử lý Phân phối Thu thập Phân tích Sắp xếp Tính toán Phản hồi Hình 1.
Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. (Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại) Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau.
Giai đoạn đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một sự án xây dựng HTTT quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi.
- Báo cáo đánh giá yêu cầu 9 Luan van 1. Giai đoạn phân tích chi tiết Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi đề xuất dự án - Báo cáo phân tích chi tiết 1.
Giai đoạn thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hóa cho mô hình logic 1. Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic đó.
Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗi phương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: - Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức - Xây dựng các phương án của giải pháp 10 Luan van - Đánh giá các phương án của giải pháp - Báo cáo các giai đoạn đó 1. Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Gồm những công đoạn chính sau: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện - Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa - Thiết kế các thủ tục thủ công - Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 1.
Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Tin học hóa HTTT. Các công đoạn chính ở giai đoạn này: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị tài liệu 1. Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá 1.
Xây dựng HTTT hướng chức năng Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chính thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ 11 Luan van hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt được ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc. - Đặc điểm: + Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán) + Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn.
+ Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung + Các hàm (thủ tục) truyền TT cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số. + Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàm khác. + Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể) + Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top – down) Phân tích hệ thống thông tin Phân tích chức năng: Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng, ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.
Biểu đồ phân cấp chức năng - Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Thành phần: + Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con. Biểu đồ luồng dữ liệu.
12 Luan van - Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài. - Thành phần: + Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới.