Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hải Yến (Lớp Hệ thống thông tin quản lý 58, Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân; do TS. Đoàn Quang Minh hướng dẫn vào năm 2020) tập trung giải quyết bài toán tin học hóa hoạt động quản lý kho hàng hóa và vật tư cho đơn vị thực tế là Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng (Tota Paint), kết hợp với kinh nghiệm triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp tại đơn vị thực tập là Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo.

Về bối cảnh thực tiễn, Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng được thành lập từ năm 2005, là doanh nghiệp phân phối sơn uy tín với 14 năm hoạt động, chuyên cung cấp các dòng sơn tường chính hãng như Dulux, Nippon và Jotun. Hoạt động lưu trữ và phân phối của công ty được phân bổ trên ba kho hàng độc lập tại khu vực Hà Nội:

  • Kho Văn Quán: Kho chính và là kho tổng hợp, lưu trữ toàn bộ các mặt hàng sơn cùng các thiết bị, vật tư chuyên dụng (cọ lăn, bút kẻ, máy lọc sơn), đồng thời đảm nhiệm kỹ thuật pha màu sơn và phục vụ đơn hàng bán lẻ tại cửa hàng.
  • Kho Xa La: Kho chuyên biệt lưu trữ các sản phẩm sơn Dulux, sơn Jotun cùng một số vật tư liên quan.
  • Kho Yên Xá: Kho chuyên biệt lưu trữ các sản phẩm sơn Nippon, sơn Maxilite và các thiết bị, vật tư đi kèm.

Thực trạng quản lý tại công ty trước nghiên cứu hoàn toàn phụ thuộc vào việc lập thẻ kho thủ công bằng phần mềm Microsoft Excel và hồ sơ giấy tờ lưu trữ vật lý. Do chủng loại sơn, hãng sơn đa dạng, dung tích đóng gói khác nhau cùng tần suất nhập xuất phát sinh liên tục giữa ba địa điểm, phương thức này bộc lộ nhiều điểm hạn chế: tốn kém thời gian đối chiếu dữ liệu, chi phí lưu trữ và bảo quản hồ sơ giấy cao, dễ phát sinh nhầm lẫn thông tin và gây khó khăn lớn cho việc tổng hợp số liệu tồn kho kịp thời để phục vụ quyết định kinh doanh.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể như sau:

  1. Khảo sát thực trạng quy trình nghiệp vụ xuất, nhập, điều chuyển và kiểm kê kho hàng hóa, vật tư tại Công ty Toàn Thắng;
  2. Vận dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý để xây dựng mô hình chức năng, mô hình luồng thông tin và luồng dữ liệu cho bài toán quản lý kho;
  3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ đạt chuẩn mức 3 (3NF) từ các thông tin đầu ra thực tế, đồng thời thiết kế cấu trúc giải thuật xử lý và giao diện người dùng cho hệ thống mới;
  4. Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho, giảm thiểu thiệt hại và thất thoát trong lưu trữ, tối ưu hóa việc sử dụng dòng vốn lưu động.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ quản lý kho hàng hóa, vật tư của Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng.
  • Phạm vi nội dung: Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng (từ nhà cung cấp và nhập nội bộ), xuất hàng (bán lẻ, xuất dự án và xuất điều chuyển nội bộ), kiểm kê định kỳ và báo cáo tổng hợp.
  • Phạm vi không gian: Ba cơ sở kho hàng thuộc Công ty Toàn Thắng tại khu vực Hà Đông và Thanh Trì, Hà Nội.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu khảo sát và nghiên cứu thực tế được thực hiện từ ngày 06/01/2020 đến ngày 30/05/2020.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng nghiên cứu dựa trên lý thuyết cốt lõi về Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và chu kỳ vòng đời phát triển hệ thống thông tin (System Development Life Cycle - SDLC).

Tác giả phân định rõ ràng các khái niệm nền tảng:

  • Dữ liệu (Data): Các quan sát, sự kiện hoặc giao dịch kinh doanh tồn tại dưới dạng văn bản hoặc chữ số, tự thân chưa mang lại giá trị gia tăng rõ rệt;
  • Thông tin (Information): Tập hợp các dữ liệu được tổ chức, cấu trúc hóa và xử lý theo một logic xác định để đem lại giá trị gia tăng phục vụ cho công tác quản trị và ra quyết định;
  • Hệ thống (System) và Hệ thống thông tin (HTTT): Tập hợp các thành phần tương tác lẫn nhau (con người, thủ tục, cơ sở dữ liệu, phần cứng, phần mềm) cùng phối hợp thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin theo cơ chế phản hồi nhằm đạt mục tiêu định trước của tổ chức.

Hệ thống được phát triển bám sát chu kỳ vòng đời SDLC qua 5 giai đoạn:

  1. Xác định, lựa chọn và lập kế hoạch hệ thống: Đánh giá tính khả thi, phân tích tương quan lợi ích và chi phí đầu tư;
  2. Phân tích hệ thống: Xác định các yêu cầu chức năng, phi chức năng và mô hình hóa yêu cầu;
  3. Thiết kế hệ thống: Thiết kế cơ sở dữ liệu, luồng xử lý logic, biểu mẫu, báo cáo và giao diện người dùng;
  4. Triển khai hệ thống: Viết chương trình, kiểm thử, đào tạo nhân viên và chuyển đổi hệ thống;
  5. Bảo trì hệ thống: Khắc phục sự cố phát sinh, cập nhật chức năng theo sự thay đổi của nghiệp vụ kinh doanh.

Các công cụ mô hình hóa được sử dụng bao gồm:

  • Sơ đồ phân rã chức năng (Business Function Diagram - BFD): Phân chia hệ thống tổng thể thành các phân hệ nghiệp vụ độc lập theo cấu trúc phân cấp hình cây;
  • Sơ đồ luồng thông tin (Information Flow Diagram - IFD): Mô tả khía cạnh động của quy trình nghiệp vụ vật lý, thể hiện đường đi của chứng từ và sự tham gia của con người tại từng thời điểm; sử dụng các ký pháp chuẩn về xử lý thủ công, giao tác người - máy, tin học hóa hoàn toàn, kho dữ liệu thủ công và kho dữ liệu tin học hóa;
  • Sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD): Mô tả khía cạnh tĩnh và logic của hệ thống qua các tiến trình xử lý, dòng dữ liệu, kho dữ liệu và tác nhân ngoài (nguồn/đích); thực hiện phân rã từ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram), DFD mức 0 đến DFD mức 1 cho từng chức năng chi tiết.

Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) được thực hiện theo phương pháp đi từ thông tin đầu ra gồm 5 bước logic:

  • Bước 1: Xác định và liệt kê toàn bộ các thuộc tính trên thông tin đầu ra (các phiếu nhập, xuất, kiểm kê);
  • Bước 2: Tách danh sách thuộc tính và thực hiện chuẩn hóa dữ liệu tuần tự:
    • Dạng chuẩn 1 (1NF): Loại bỏ các nhóm thuộc tính lặp;
    • Dạng chuẩn 2 (2NF): Đảm bảo các thuộc tính không khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vào toàn bộ khóa chính;
    • Dạng chuẩn 3 (3NF): Loại bỏ triệt để các phụ thuộc hàm bắc cầu;
  • Bước 3: Tích hợp các tệp dữ liệu có cùng khóa chính để tạo thành các bảng quan hệ chung;
  • Bước 4: Xác định độ dài, kiểu dữ liệu và ước lượng dung lượng bản ghi;
  • Bước 5: Thiết lập mối liên hệ logic giữa các thực thể và xây dựng sơ đồ cấu trúc dữ liệu.

Phương pháp thu thập thông tin và dữ liệu thực tế gồm ba kỹ thuật: phỏng vấn trực tiếp nhân viên và nhà quản lý (bộ phận kinh doanh, kế toán, thủ kho), nghiên cứu hệ thống tài liệu chứng từ kế toán kho mẫu, và quan sát trực tiếp các thao tác luân chuyển hàng hóa tại các cơ sở kho.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo và công ty khách hàng (Đơn vị thực hiện đề tài)

Chương 1 giới thiệu chi tiết về hai đơn vị liên quan mật thiết đến đề tài: đơn vị nơi sinh viên thực tập và đơn vị doanh nghiệp ứng dụng hệ thống thông tin.

Về Công ty Cổ phần Phần mềm Bravo:

  • Doanh nghiệp được thành lập vào tháng 10/1999, Giấy chứng nhận ĐKKD số 0100947771 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp. Đại diện pháp luật gồm Tổng giám đốc Đào Mạnh Hùng và Phó Giám đốc điều hành Phạm Trung.
  • Cơ cấu tổ chức gồm Trụ sở chính tại Hà Nội (Tầng 7, 311-313 Trường Chinh, Khương Thượng, Thanh Xuân) cùng hai chi nhánh tại Đà Nẵng (466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ) và TP. Hồ Chí Minh (116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3).
  • Bravo định vị chuyên sâu trong việc cung cấp phần mềm quản trị tài chính kế toán và giải pháp ERP toàn diện (Bravo 7 ERP-VN, Bravo 8), áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000. Doanh nghiệp liên tục đạt nhiều giải thưởng: Top 40 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam năm 2015, Top 50 các năm 2016, 2017 do VINASA bình chọn; danh hiệu Top 10 Sao Khuê các năm 2016, 2017 và Sao Khuê năm 2018.

Về Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng (Tota Paint):

  • Doanh nghiệp có trụ sở tại số 147 Trần Phú, Phường Văn Quán, Quận Hà Đông, Hà Nội; mã số thuế 0101713800; hoạt động chính là đại lý và phân phối sơn cấp 1 của ba thương hiệu Dulux, Nippon và Jotun.
  • Cơ cấu quản trị gồm: Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc (01 Giám đốc và 01 Phó Giám đốc), Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Tài chính - Kế toán và Bộ phận Kho.
  • Bộ phận Kho vận hành phân tán tại 3 địa điểm (Kho Văn Quán, Kho Xa La, Kho Yên Xá), chịu trách nhiệm nhập hàng từ nhà cung cấp, xuất bán cho khách hàng lẻ và dự án, điều chuyển nội bộ giữa các kho, kiểm kê định kỳ đối chiếu với kế toán.
  • Đánh giá thực trạng: Do việc quản lý kho đang thực hiện trên các file Excel rời rạc và hồ sơ giấy, công ty gặp trở ngại lớn trong việc nắm bắt số lượng hàng tồn tức thời, việc kiểm kê chéo hàng tháng mất nhiều thời gian tổng hợp, dễ sai sót số liệu và tiềm ẩn nguy cơ thất thoát hàng hóa.

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Nội dung chương 2 hệ thống hóa cơ sở lý luận học thuật làm kim chỉ nam cho việc khảo sát và mô hình hóa hệ thống quản lý kho:

  • Phân tích các bộ phận cấu thành một hệ thống thông tin quản lý: Con người, phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông và dữ liệu; mô hình hóa quy trình tuần hoàn từ Nguồn $\rightarrow$ Thu thập $\rightarrow$ Xử lý và lưu trữ $\rightarrow$ Phân phát $\rightarrow$ Đích.
  • Phân loại chức năng cung cấp thông tin của MIS: Bao gồm các báo cáo định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm), báo cáo theo yêu cầu bất thường, báo cáo ngoại lệ và báo cáo dạng liên kết; cung cấp báo cáo dưới dạng sao cứng (bản in giấy) và sao mềm (hiển thị màn hình hoặc kết xuất tệp trung gian phục vụ xử lý tiếp theo).
  • Chu trình 5 giai đoạn của SDLC được phân tích sâu sắc, nhấn mạnh tính lặp của quá trình phát triển hệ thống: kết quả của mỗi giai đoạn là căn cứ để thẩm định, phê duyệt tiếp tục hoặc quay lại điều chỉnh các sai sót của giai đoạn trước.
  • Làm rõ nguyên lý, công dụng và bảng ký pháp chuẩn của hai công cụ mô hình hóa cốt lõi: Sơ đồ luồng thông tin (IFD) mô tả hệ thống vật lý và Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mô tả hệ thống logic trừu tượng.
  • Trình bày tường minh 5 bước của phương pháp thiết kế CSDL quan hệ đi từ phân tích cấu trúc các thông tin đầu ra, kết hợp các quy tắc chuẩn hóa quan hệ 1NF, 2NF và 3NF nhằm loại bỏ dư thừa dữ liệu và ngăn chặn các dị thường khi cập nhật, thêm mới hoặc xóa dữ liệu.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng hóa, vật tư cho Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng

Chương 3 là phần trọng tâm ứng dụng, chi tiết hóa toàn bộ kết quả phân tích và thiết kế cho bài toán quản lý kho của Công ty Toàn Thắng:

  • Khảo sát chi tiết bài toán kho: Xác lập quy trình luân chuyển chứng từ giữa Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kho và Bộ phận Tài chính - Kế toán trong 4 nghiệp vụ chính: Nhập kho (từ nhà cung cấp và nhập nội bộ), Xuất kho (bán lẻ/dự án và xuất chuyển kho), Kiểm kê kho định kỳ hàng tháng (đếm thực tế, lập phiếu kiểm kê, tính chênh lệch, xử lý thừa thiếu), và Lập báo cáo quản trị.
  • Mô hình hóa chức năng (BFD): Hệ thống Quản lý kho được phân rã thành 5 phân hệ cấp 1:
    • 1. Quản lý danh mục: Cập nhật danh mục hàng hóa vật tư, danh mục kho, danh mục nhà cung cấp, danh mục khách hàng;
    • 2. Nhập kho: Lập phiếu nhập kho, tra cứu phiếu nhập, thêm chi tiết phiếu nhập, quản lý phiếu nhập kho nội bộ;
    • 3. Xuất kho: Lập phiếu xuất kho bán hàng, quản lý yêu cầu xuất hàng, tạo lệnh yêu cầu chuyển kho, quản lý yêu cầu xuất kho nội bộ;
    • 4. Kiểm kê: Lập phiếu nhập kiểm kê, kiểm tra phiếu nhập kiểm kê, điều chỉnh chênh lệch kiểm kê (tạo phiếu nhập/xuất điều chỉnh);
    • 5. Báo cáo: Báo cáo nhập - xuất theo thời gian và mặt hàng, báo cáo tồn kho tổng hợp, báo cáo tồn theo từng kho.
  • Xây dựng hệ thống sơ đồ luồng thông tin (IFD): Thiết lập sơ đồ IFD cho chức năng nhập kho từ nhà cung cấp, xuất kho bán hàng, xuất - nhập kho nội bộ giữa các kho và quy trình kiểm kê định kỳ cuối tháng.
  • Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) tương tác với 4 tác nhân ngoài (Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Kho, Bộ phận Kế toán, Giám đốc); Sơ đồ DFD mức 0 tích hợp 4 tiến trình chính kết nối với 3 kho dữ liệu (D1: Phiếu nhập kho chi tiết, D2: Phiếu xuất kho đã xác nhận, D3: Phiếu kiểm kê); Sơ đồ DFD mức 1 cho 3 tiến trình nghiệp vụ cốt lõi: Nhập kho, Xuất kho và Kiểm kê.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ: Áp dụng phương pháp phân tích từ 3 biểu mẫu đầu ra (Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu kiểm kê), thực hiện chuẩn hóa qua 1NF, 2NF, 3NF để hình thành mô hình dữ liệu quan hệ gồm 10 bảng dữ liệu.
  • Thiết kế giải thuật và giao diện: Xây dựng lưu đồ giải thuật cho chức năng Đăng nhập hệ thống, Thêm mới dữ liệu, Tìm kiếm thông tin; thiết kế hệ thống màn hình chức năng và biểu mẫu tương ứng.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế hướng tới việc cài đặt nội bộ trên hạ tầng máy tính sẵn có của Công ty Toàn Thắng, tương thích hoàn toàn với hệ điều hành Microsoft Windows 7 và Windows 10.

Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ

Từ kết quả chuẩn hóa 3NF của ba loại phiếu chứng từ đầu ra, hệ thống tích hợp thành các bảng dữ liệu có cấu trúc chi tiết như sau:

Tên bảng Tên trường (Thuộc tính) Kiểu dữ liệu Độ dài Khóa / Ràng buộc Diễn giải chức năng
DmDt MaDt Nvarchar 16 Primary Key Mã đối tượng hàng hóa, vật tư
TenDt Nvarchar 100 Not Null Tên đối tượng hàng hóa, vật tư
Dvt Nvarchar 20 Đơn vị tính
MaNcc Nvarchar 16 Foreign Key Mã nhà cung cấp
DmNcc MaNcc Nvarchar 16 Primary Key Mã nhà cung cấp
TenNcc Nvarchar 100 Not Null Tên nhà cung cấp
Sdt Nvarchar 20 Số điện thoại nhà cung cấp
Email Nvarchar 30 Thư điện tử nhà cung cấp
GhiChu Nvarchar 100 Ghi chú bổ sung
DmKh Makh Nvarchar 16 Primary Key Mã khách hàng
Tenkh Nvarchar 100 Not Null Tên khách hàng
DiaChi Nvarchar 100 Địa chỉ khách hàng
Sdt Nvarchar 20 Số điện thoại khách hàng
DmKho MaKho Nvarchar 16 Primary Key Mã kho hàng
TenKho Nvarchar 100 Not Null Tên kho hàng (Văn Quán, Xa La, Yên Xá)
PhieuNhap MaPn Nvarchar 16 Primary Key Mã phiếu nhập kho
MaNcc Nvarchar 16 Foreign Key Mã nhà cung cấp giao hàng
NgayNhap Datetime Not Null Ngày lập phiếu nhập
MaKho Nvarchar 16 Foreign Key Kho tiếp nhận hàng hóa
HangNhap MaPn Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã phiếu nhập kho
MaDt Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã hàng hóa, vật tư nhập
SoLuong Int Not Null Số lượng hàng nhập
PhieuXuat MaPx Nvarchar 16 Primary Key Mã phiếu xuất kho
Makh Nvarchar 16 Foreign Key Mã khách hàng nhận hàng
NgayXuat Datetime Not Null Ngày xuất hàng khỏi kho
MaKho Nvarchar 16 Foreign Key Kho xuất hàng
HangXuat MaPx Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã phiếu xuất kho
MaDt Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã hàng hóa, vật tư xuất
SoLuong Int Not Null Số lượng hàng xuất
PhieuKiemKe MaKk Nvarchar 16 Primary Key Mã phiếu kiểm kê kho
NgayKk Datetime Not Null Ngày thực hiện kiểm kê
Makho Nvarchar 16 Foreign Key Kho được kiểm kê
PhieuKiemKeCt MaKk Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã phiếu kiểm kê
MaDt Nvarchar 16 Primary Key, FK Mã hàng hóa kiểm kê
SlTon Int Not Null Số lượng tồn theo chứng từ/hệ thống
SlThucTe Int Not Null Số lượng đếm thực tế tại kho
ChenhLech Int Calculated Chênh lệch (SlThucTe - SlTon)

Thiết kế cấu trúc giải thuật xử lý

Hệ thống thiết lập 3 lưu đồ giải thuật logic căn bản phục vụ cho các tương tác trên phần mềm:

  • Giải thuật chức năng Đăng nhập:
    • Bước 1: Người dùng nhập tài khoản (username) và mật khẩu (password);
    • Bước 2: Hệ thống truy vấn CSDL để đối soát thông tin xác thực. Nếu thông tin khớp đúng, hệ thống cấp quyền truy cập vào màn hình làm việc chính và kết thúc tiến trình. Nếu thông tin không chính xác, hệ thống hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại;
    • Ràng buộc kiểm soát: Người dùng không được phép nhập sai quá 3 lần liên tiếp; nếu vượt quá ngưỡng này, tài khoản sẽ bị tạm khóa thao tác nhằm ngăn ngừa hành vi dò mật khẩu trái phép.
  • Giải thuật chức năng Thêm mới dữ liệu:
    • Bước 1: Khởi tạo và mở giao diện biểu mẫu cần thêm mới bản ghi;
    • Bước 2: Người dùng nhấn nút "Thêm mới" và điền các thuộc tính dữ liệu vào các trường tương ứng;
    • Bước 3: Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu (ràng buộc khóa, kiểu dữ liệu, các trường bắt buộc). Nếu hợp lệ, hệ thống thực thi lưu bản ghi vào CSDL, hiển thị thông báo thành công và cho phép tiếp tục nhập; nếu không hợp lệ, hệ thống báo lỗi chi tiết để người dùng chỉnh sửa.
  • Giải thuật chức năng Tìm kiếm thông tin:
    • Bước 1: Mở biểu mẫu tìm kiếm tương ứng của phân hệ;
    • Bước 2: Người dùng nhập từ khóa tìm kiếm vào ô tiếp nhận;
    • Bước 3: Hệ thống thực hiện câu truy vấn đối soát dữ liệu với CSDL. Nếu có dữ liệu thỏa mãn, thông tin kết quả được hiển thị lên lưới dữ liệu; nếu không có bản ghi phù hợp, hệ thống xuất thông báo không tìm thấy dữ liệu và cho phép tiếp tục tìm kiếm.

Thiết kế giao diện và kế hoạch cài đặt, kiểm thử

Tác giả đã hoàn thiện hệ thống mẫu giao diện đồ họa người dùng phục vụ toàn diện các phân hệ:

  • Màn hình Đăng nhập và Màn hình chính điều hướng chức năng;
  • Giao diện cập nhật các danh mục (Vật tư, Kho, Nhà cung cấp, Khách hàng);
  • Giao diện tác nghiệp Nhập kho: Tạo phiếu nhập từ nhà cung cấp, tạo phiếu nhập kho nội bộ, tra cứu và tìm kiếm phiếu nhập kho;
  • Giao diện tác nghiệp Xuất kho: Tạo phiếu xuất kho bán hàng, tạo lệnh xuất chuyển kho nội bộ, tìm kiếm phiếu xuất kho;
  • Giao diện Kiểm kê: Màn hình lập phiếu kiểm kê chi tiết theo kho, tự động tính chênh lệch tồn sổ sách và thực tế;
  • Giao diện Báo cáo: Kết xuất báo cáo nhập kho, xuất kho, báo cáo xuất - nhập - tồn tổng hợp và chi tiết theo từng mặt hàng.

Về cài đặt và kiểm thử, tài liệu nêu rõ kế hoạch triển khai nội bộ, thử nghiệm chương trình đối với các luồng nghiệp vụ phát sinh thực tế tại 3 kho và lập kế hoạch đào tạo thao tác trực tiếp cho nhân sự thuộc Bộ phận Kho, Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã hoàn thành các mục tiêu đề ra và ghi nhận các đóng góp chuyên môn cụ thể:

  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ kho đa điểm: Xây dựng hoàn chỉnh mô hình luồng thông tin (IFD) liên kết nhịp nhàng giữa ba bộ phận chức năng (Kinh doanh, Kế toán, Kho), giải quyết triệt để sự đứt gãy thông tin khi điều chuyển hàng hóa qua lại giữa 3 cơ sở (Kho Văn Quán, Kho Xa La, Kho Yên Xá).
  • Mô hình hóa hệ thống logic toàn diện: Xây dựng đầy đủ sơ đồ phân rã chức năng (BFD), sơ đồ ngữ cảnh và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 và mức 1 cho toàn bộ các khâu nhập kho, xuất kho, kiểm kê và báo cáo.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn mức 3 (3NF): Xử lý chuyển đổi thành công từ 3 mẫu chứng từ thực tế (phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kiểm kê) thành mô hình CSDL gồm 10 bảng dữ liệu tối ưu, loại bỏ hoàn toàn các nhóm thuộc tính lặp và phụ thuộc bắc cầu, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu khi mở rộng quy mô danh mục sơn và thiết bị vật tư.
  • Khắc phục triệt để hạn chế của phương pháp thủ công: Thay thế hoàn toàn cơ chế ghi chép thẻ kho đơn lẻ trên Excel bằng mô hình dữ liệu tập trung, cho phép tự động tính toán số lượng chênh lệch kiểm kê (tồn thực tế so với sổ sách) để hỗ trợ bộ phận kế toán xử lý kịp thời các trường hợp thiếu/thừa hàng hóa, giảm thiểu tối đa tổn thất lưu trữ và hỗ trợ ban giám đốc theo dõi mức độ luân chuyển dòng vốn chính xác.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận được hoàn thành trong khuôn khổ chuyên đề thực tập tốt nghiệp với một số hạn chế gắn liền với phạm vi khảo sát:

  • Đề tài tập trung chủ yếu vào khâu phân tích và thiết kế mô hình hệ thống (thiết kế CSDL logic, giải thuật và mẫu giao diện người dùng), việc lập trình phần mềm mới dừng lại ở mức độ thử nghiệm giao diện chức năng và cài đặt thử nghiệm cục bộ, chưa đưa vào vận hành thực tế toàn diện trong thời gian dài để kiểm nghiệm hiệu năng xử lý lượng giao dịch lớn.
  • Phạm vi khảo sát dữ liệu nghiệp vụ chỉ giới hạn trong khung thời gian 5 tháng (từ 06/01/2020 đến 30/05/2020) tại 3 kho của Công ty Toàn Thắng tại Hà Nội, chưa bao quát được toàn bộ các kịch bản phát sinh phức tạp trong mùa kinh doanh cao điểm của ngành sơn và vật liệu hoàn thiện.

Hướng nghiên cứu và phát triển tiếp theo được đề xuất:

  • Tiếp tục hoàn thiện mã nguồn và kiểm thử tích hợp sâu với phân hệ kế toán tài chính Bravo 8 để kế thừa đồng bộ dữ liệu hóa đơn, công nợ khách hàng và nhà cung cấp;
  • Bổ sung thuật toán tính toán tự động mức dự trữ an toàn (mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa) cho từng mã sơn theo mùa vụ, tự động kích hoạt cảnh báo đặt hàng khi số lượng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng dự trữ;
  • Mở rộng chức năng quản lý chi tiết vị trí lưu kho (kệ hàng, ô chứa) đối với các kho có diện tích lớn nhằm tối ưu hóa đường đi của nhân viên khi thực hiện bốc dỡ và đóng gói đơn hàng.

Giá trị tham khảo

Bản khóa luận có giá trị thực tiễn và học thuật rõ ràng:

  • Đối tượng tham khảo: Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin kinh tế, Tin học quản trị khi thực hiện đồ án môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống; các chuyên viên phân tích nghiệp vụ (Business Analyst) và cán bộ quản lý kho tại các doanh nghiệp thương mại phân phối quy mô vừa và nhỏ.
  • Nội dung giá trị nhất: Quy trình 5 bước thiết kế CSDL đi từ thông tin đầu ra kết hợp chuẩn hóa dữ liệu từng bước từ 1NF, 2NF lên 3NF tại Chương 2 và Chương 3; bộ sơ đồ IFD và DFD mẫu phản ánh đúng nghiệp vụ luân chuyển nội bộ giữa mô hình kho chính và các kho phụ phân tán.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu trên mô hình kho thực tế nào và đặc thù của các kho đó ra sao?
Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Thương mại, Dịch vụ và Xây dựng Toàn Thắng (Tota Paint), đơn vị có 3 kho phân tán tại Hà Nội: Kho Văn Quán (kho chính tổng hợp, lưu trữ sơn, thiết bị vật tư cọ lăn, bút kẻ, máy lọc sơn, chuyên pha màu sơn), Kho Xa La (chuyên sơn Dulux và Jotun), và Kho Yên Xá (chuyên sơn Nippon, Maxilite và thiết bị vật tư khác).

2. Hệ thống quản lý kho mới được phân rã thành những phân hệ chức năng cấp 1 nào?
Căn cứ sơ đồ phân rã chức năng (BFD), hệ thống gồm 5 phân hệ chính: (1) Quản lý danh mục (đối tượng, kho, nhà cung cấp, khách hàng); (2) Quản lý nhập kho (từ nhà cung cấp và nhập nội bộ); (3) Quản lý xuất kho (xuất bán hàng và xuất chuyển kho); (4) Quản lý kiểm kê (lập phiếu, kiểm tra và điều chỉnh chênh lệch); (5) Quản lý báo cáo (báo cáo nhập, xuất và báo cáo tồn kho tổng hợp/chi tiết).

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xây dựng từ những chứng từ đầu ra nào và bao gồm bao nhiêu bảng?
Cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa từ ba mẫu chứng từ đầu ra thực tế của công ty gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Phiếu kiểm kê. Sau quá trình chuẩn hóa qua các dạng 1NF, 2NF và 3NF, hệ thống đã thiết lập 10 bảng dữ liệu quan hệ: DmDt, DmNcc, DmKh, DmKho, PhieuNhap, HangNhap, PhieuXuat, HangXuat, PhieuKiemKe và PhieuKiemKeCt.

4. Giải thuật đăng nhập của hệ thống kiểm soát tính bảo mật bằng cơ chế nào?
Giải thuật kiểm tra tài khoản và mật khẩu người dùng đối chiếu với CSDL; nếu nhập sai, hệ thống yêu cầu nhập lại nhưng giới hạn không được nhập sai quá 3 lần liên tiếp nhằm ngăn chặn việc dò tìm mật khẩu trái phép.

5. Quy trình phối hợp kiểm kê kho định kỳ giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán diễn ra như thế nào?
Đến kỳ kiểm kê hàng tháng, bộ phận kho thực hiện kiểm đếm thực tế (có kiểm kê chéo giữa các kho để đảm bảo tính trung thực) và lập phiếu nhập kiểm kê. Hệ thống tự động so khớp với số tồn sổ sách để tính chênh lệch. Kết quả được chuyển sang bộ phận kế toán kiểm tra để điều chỉnh lại số lượng tồn kho trên phần mềm hoặc thực hiện các biện pháp truy thu nếu xảy ra thất thoát vô lý.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Hải Yến đã giải quyết trọn vẹn yêu cầu tin học hóa nghiệp vụ quản lý kho hàng hóa, vật tư cho Công ty Toàn Thắng dựa trên phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bài bản. Tác giả đã chuyển đổi thành công mô hình quản lý thủ công trên Excel thành hệ thống thông tin logic hoàn chỉnh, từ mô hình phân rã chức năng BFD, sơ đồ luồng dữ liệu DFD đến thiết kế CSDL quan hệ chuẩn mức 3NF và prototype giao diện người dùng. Công trình phản ánh đúng đặc thù luân chuyển hàng hóa phân tán tại 3 kho thực tế, cung cấp giải pháp khả thi giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tồn kho, ngăn ngừa thất thoát và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn lưu động.