CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Khái niệm, vai trò, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ của hoạt động bán hàng và các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại.1 Khái niệm, vai trò, nhiệm của hoạt động bán hàng.1 Khái niệm Hàng hóa là sản phẩm của lao động, có thể thỏa mãn nhu cầu nào của con người và đem ra trao đổi, đem bán. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Với doanh nghiệp thương mại, hàng bán là các loại vật tư, hàng hóa có hình thái vật chất hay không có hình thái vật chất mà mua vào với mục đích để bán ra thu lợi nhuận.
Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm trị giá vốn hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Kết quả Tổng doanh Giá vốn Chi phí bán hàng hoạt động thu thuần về của hàng và chi phí quản lý (1.1) = - - bán hàng bán hàng xuất bán doanh nghiệp 1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Trong kế toán của doanh nghiệp thương mại, phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng cung cấp các thông tin phục vụ Sv: Lê Thiên Vương 3 Lớp:CQ50/21.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính cho việc lập báo cáo tài chính, đặc biệt là báo cáo kết quả kinh doanh, từ đó giúp cho nhà quản trị có thể đánh giá được một cách tương đối đồng bộ hiệu quả họat động tổ chức kinh doanh cũng như xu hướng phát triển của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc hoạch định các chính sách ngắn và dài hạn phù hợp dể đạt được mục tiêu cuối cùng.3 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng có vai trò rất quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động bán hàng, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động đó. Để thực hiện được vai trò đó, kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tính hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ, cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng.
- Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra, bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng. - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tính hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tính hình trả nợ. - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh.
Sv: Lê Thiên Vương 4 Lớp:CQ50/21.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng phải thực hiện tốt các nội quy sau: - Tổ chức tốt việc luân chuyển chứng từ, hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán về doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. - Tổ chức thiết kế, sử dụng hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp về nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả hoạt động bán hàng.
- Tổ chức lập báo cáo doanh thu, báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo yêu cầu của doanh nghiệp và của các cơ quan quản lý cấp trên. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng không chỉ với doanh nghiệp mà còn đối vối toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Đối với bản thân doanh nghiệp có bán hàng thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận, từ đó có điều kiện mở rộng qui mô kinh doanh, nâng cao đời sống cho người lao động. Việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp giúp các nhà quản trị có cái nhìn tổng quát về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp. Bên cạnh đó, việc xác định kết quả bán hàng còn nhằm thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, phí và lệ phí cho nhà nước, đảm bảo hài hòa giũa các lợi ích kinh tế: nhà nước, tập thể và người lao động. Sv: Lê Thiên Vương 5 Lớp:CQ50/21.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính 1.2 Các phương thức bán hàng và thanh toán.1 Các phương thức bán hàng. Hoạt động bán hàng được chia thành hai hoạt động: Bán hàng trong nước và bán hàng ra nước ngoài ( xuất khẩu).
Bán hàng trong nước: hoạt động bán hàng trong nước thực hiện dưới 2 hình thức bán buôn và bán lẻ. Bán buôn: Là sự vận động ban đầu của sản phẩm, hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, trong khâu này hàng hóa mới chỉ thực hiện được một phần giá trị, chưa thực hiện được giá trị sử dụng. Bán buôn thường áp dụng đối với trường hợp bán hàng với khối lượng lớn và được thực hiện bởi hai hình thức: Hình thức bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. - Bán buôn qua kho: Theo hình thức này sản phẩm, hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của doanh nghiệp theo hai cách: Xuất bán trực tiếp và xuất gửi đi bán.
Hình thức xuất bán trực tiếp: Doanh nghiệp xuất hàng giao trực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc nơi bảo quản sản phẩm của doanh nghiệp. Sản phẩm được coi là bán và hình thành doanh thu bán hàng khi khách hàng nhận đủ hàng và ký xác nhận trên Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT. Hình thức chuyển hàng: Định kỳ căn cứ vào hợp đồng kinh tế và kế hoạch giao hàng, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi cho khách hàng và giao tại địa điểm đã ký trong hợp đồng. Sản phẩm gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chỉ khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền hàng ngay thì khi đó mới chuyển quyền sở hữu và được xác định là bán hàng và được ghi nhận doanh thu bán hàng.
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Là hình thức bán hàng mà bên bán mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng, hàng hóa không qua kho của bên bán.Sau khi giao hàng, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng. Bên mua thanh toán Sv: Lê Thiên Vương 6 Lớp:CQ50/21.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng thì hàng hóa đó được chấp nhận là tiêu thụ. Phương thức bán buôn này được thực hiện theo hai hình thức: Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp và bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp ( bán hàng giao tay ba): là hình thức bán buôn mà doanh nghiệp nhận hàng từ bên bán và giao trực tiếp cho khách hàng của mình. Khi bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng thì hàng đó được coi là bán Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệp thương mại nhận hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình.
Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì được coi là bán. Bán lẻ: Bán lẻ là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Tại khâu này, sản phẩm,hàng hóa kết thúc lưu thông, thực hiện được toàn bộ giá trị và giá trị sử dụng. Bán lẻ thường bán với khối lượng ít, giá bán ổn định.
Bán lẻ thường áp dụng các phương pháp sau: Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng cho khách và thu tiền. Việc thừa, thiếu hàng hóa ở quầy và tiền thu về từ bán hàng do nhân viên bán hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm. Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Khách hàng nhận giấy thu tiền, hoá đơn hoặc tích kê của nhân viên bán hàng rồi đến nhận hàng ở quầy hàng hoặc kho. Nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn, tích kê để kiểm kê số hàng bán ra trong ngày.
Hình thức bán hàng tự phục vụ: Khách hàng tự chọn hàng hóa và trả tiền cho nhân viên bán hàng. Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền vào quỹ. Hình thức bán hàng trả góp: Người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản tiền lãi trả chậm của khách.
Sv: Lê Thiên Vương 7 Lớp:CQ50/21.05 Luan van Luận văn tốt nghiệp Học viện Tài chính Hình thức bán hàng theo phương thức đại lý: Doanh nghiệp bán ký hợp đồng với cơ sở đại lý, giao hàng cho các cơ sở này bán và trích hoa hồng bán hàng cho họ. Ngoài ra còn có các hình thức bán hàng khác: Bán qua mạng, truyền hình… Bán hàng ra nước ngoài (xuất khẩu hàng hóa): theo hai phương thức: Xuất khẩu trực tiếp: Đơn vị tham gia đàm phán có thể trực tiếp đàm phán, kí kết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp giao hàng, nhận tiền hàng.