Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gắn liền với mạng lưới quan hệ thanh toán đa dạng, bao gồm nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước, thanh toán nội bộ với cán bộ công nhân viên, quan hệ với nhà cung cấp và đặc biệt là quan hệ thanh toán với người mua hàng. Quan hệ với khách hàng mua hàng chiếm mật độ cao, diễn ra thường xuyên và trực tiếp quyết định tốc độ chu chuyển hàng hóa cũng như khả năng tạo lập dòng tiền của doanh nghiệp.

Các nghiệp vụ bán hàng và phương thức thanh toán thường xuyên biến động, tác động trực tiếp lên các chỉ tiêu vốn bằng tiền, nợ phải thu và nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán. Điều này đặt ra yêu cầu ngày càng cao đối với kế toán thanh toán: không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ ghi chép, phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà còn phải tham gia kiểm soát công nợ, đôn đốc thu hồi nợ nhanh chóng nhằm giảm thiểu rủi ro bị chiếm dụng vốn và hạn chế nguy cơ phát sinh nợ xấu.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Ngọc Diệu (Khoa Kinh tế, Trường Đại học Thủ Dầu Một) tập trung phân tích chuyên sâu công tác hạch toán và quản lý nợ phải thu tại đơn vị thực tập với các nội dung nghiên cứu cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:

    • Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải.
    • Phát hiện các vấn đề còn tồn đọng và hạn chế trong công tác quản lý, hạch toán công nợ tại doanh nghiệp.
    • Đưa ra nhận xét, đánh giá thực tế và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu khách hàng, góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính và hoạt động sản xuất kinh doanh.

  2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

    • Đối tượng nghiên cứu: Nghiệp vụ kế toán phải thu khách hàng (Tài khoản 131), các chứng từ kế toán liên quan, hệ thống sổ sách kế toán, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
    • Phạm vi không gian: Công tác kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải – Chi nhánh Bình Dương (Thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương).
    • Phạm vi thời gian và dữ liệu: Số liệu báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019 và các chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh trong năm 2020 (trọng tâm là tháng 03/2020).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chế độ kế toán áp dụng

Tài liệu hệ thống hóa các nguyên tắc kế toán theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính Việt Nam (Thông tư 200/2014/TT-BTC và Quyết định 48/2006/QĐ-BTC):

  • Khái niệm và đặc điểm nợ phải thu: Phải thu khách hàng là các khoản nợ phải thu phát sinh từ giao dịch bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định hoặc cung cấp dịch vụ chưa thu tiền. Khoản phải thu được ghi nhận là tài sản của doanh nghiệp, thể hiện quyền đòi tiền trong tương lai nhưng đồng thời cũng là bộ phận vốn bị đối tác chiếm dụng tạm thời.
  • Nguyên tắc hạch toán Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng):
    • Hạch toán chi tiết theo từng khách nợ, từng nội dung và từng lần thanh toán; phân loại kỳ hạn nợ (ngắn hạn không quá 12 tháng hoặc dài hạn trên 12 tháng).
    • Phân loại nợ để xác định căn cứ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp) hoặc ghi nhận vào thu nhập khác khi các khoản nợ khó đòi đã xử lý được thu hồi.
    • Xử lý các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu (hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán).
    • Quy tắc hạch toán ngoại tệ: Quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (bên Nợ), tỷ giá ghi sổ đích danh hoặc bình quân gia quyền di động khi thu hồi nợ (bên Có), và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản giao dịch thường xuyên.

Phương pháp nghiên cứu

  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Thu thập thông tin, quy trình luân chuyển chứng từ và cách thức tổ chức bộ máy thông qua trao đổi trực tiếp với nhân viên kế toán và cán bộ quản lý tại doanh nghiệp.
  • Phương pháp thống kê: Liệt kê, thu thập và tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ gốc, sổ kế toán và báo cáo tài chính để lập các bảng biểu phân tích.
  • Phương pháp phân tích kinh doanh: Sử dụng phương pháp so sánh theo chiều dọc (phân tích tỷ trọng kết cấu) và theo chiều ngang (phân tích tốc độ tăng trưởng, biến động tuyệt đối và tương đối) nhằm đánh giá biến động công nợ và tình hình tài chính tổng thể qua các năm.

Nguồn dữ liệu sử dụng

  • Chứng từ kế toán gốc: Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), Phiếu thu, Phiếu chi.
  • Hệ thống sổ kế toán: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái Tài khoản 131, Sổ chi tiết công nợ khách hàng.
  • Báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019 và năm 2020.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải

Chương này trình bày toàn diện về lịch sử thành lập, cơ cấu tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Thông tin pháp lý: Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải (tên giao dịch: HANVIETHAI CO.,LTD; Mã số thuế: 0303379563), thành lập ngày 01/08/2004 theo giấy phép cấp ngày 07/07/2004; trụ sở chính đặt tại 149 Lê Đức Thọ, Phường 17, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh; đại diện pháp luật là bà Hoàng Thanh Nga.
  • Chi nhánh hoạt động: Công ty có 2 chi nhánh gồm Chi nhánh 1 tại Quận 12, TP.HCM (cấp phép 22/07/2004) và Chi nhánh 2 tại Thửa đất số 1217, Tờ bản đồ số 16, Khu phố Khánh Long, Phường Tân Phước Khánh, Thị xã Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương (cấp phép 28/12/2015).
  • Cơ cấu vốn điều lệ: Vốn điều lệ do 2 thành viên đóng góp:
    • Bà Hoàng Thanh Nga: Tỷ lệ góp vốn 70%.
    • Ông Nguyễn Hữu Quang: Tỷ lệ góp vốn 30%.
  • Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Sản xuất và phân phối các sản phẩm chăm sóc giấc ngủ như nệm lò xo, nệm bông ép, nệm mousse, nệm cao su mang thương hiệu Kim Cương (thương hiệu ra mắt từ năm 2010); chăn ga gối (vải satin, Everon, hàng thêu tay); cung cấp nguyên phụ liệu công nghiệp gồm bông sợi, bông gòn bi, gòn tấm, mút cách âm, mút kháng cháy. Đơn vị sở hữu 2 nhà máy với tổng diện tích 30 hecta, vận hành theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cùng các chứng nhận quốc tế (SGS, STR, KSA, OEKO-TEX).
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Đứng đầu là Giám đốc điều hành, trực tiếp chỉ đạo các phòng ban chức năng gồm: Phòng Kinh doanh, Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Bán hàng, Bộ phận Sản xuất, Bộ phận Kho và Vận chuyển.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tổ chức gồm Kế toán trưởng phụ trách chung và các kế toán viên phần hành chuyên trách: Kế toán công nợ, Kế toán kho, Kế toán bán hàng, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
    • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm; kỳ kế toán theo tháng.
    • Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho: Bình quân gia quyền; nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
    • Khấu hao tài sản cố định: Phương pháp đường thẳng.

Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng của Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải

Nội dung chương 2 tập trung vào việc mô tả quy trình hạch toán nghiệp vụ thực tế và phân tích các chỉ tiêu tài chính liên quan đến công nợ phải thu của công ty:

  • Quy trình luân chuyển chứng từ và sổ sách kế toán: Trình bày chi tiết mẫu biểu và nội dung của Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT, Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 131.
  • Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế (tháng 03/2020):
    • Nghiệp vụ 1 (04/03/2020): Bán hàng chưa thu tiền cho Công ty TNHH Một thành viên Gia Khang (Hóa đơn GTGT số 0009271), ghi nhận Nợ TK 1311: 44.181.000 đồng / Có TK 5112: 40.808.000 đồng, Có TK 33311: 4.181.000 đồng.
    • Nghiệp vụ 2 (04/03/2020): Bán hàng chưa thu tiền cho Công ty TNHH MTV Sản xuất Thương mại An Việt Phát (Hóa đơn GTGT số 0009272), ghi nhận Nợ TK 1311: 23.284.000 đồng / Có TK 5112: 21.641.000 đồng, Có TK 33311: 2.284.000 đồng.
    • Nghiệp vụ 3 (04/03/2020): Bán hàng chưa thu tiền cho Công ty TNHH Nasaco (Hóa đơn GTGT số 0009273), ghi nhận Nợ TK 1311: 18.000.000 đồng / Có TK 5112: 16.000.000 đồng, Có TK 33311: 1.000.000 / 2.000.000 đồng.
    • Nghiệp vụ 4 (17/03/2020): Bán hàng chưa thu tiền cho Công ty TNHH Nội thất Quốc Dương (Hóa đơn GTGT số 0009441), ghi nhận Nợ TK 1311: 19.200.000 đồng / Có TK 5112: 17.000.000 đồng, Có TK 33311: 1.200.000 đồng.
    • Nghiệp vụ 5 (20/03/2020): Công ty TNHH Nội thất Quốc Dương thanh toán tiền hàng của Hóa đơn 0009441 bằng tiền mặt, kế toán lập Phiếu thu và hạch toán Nợ TK 1111: 19.200.000 đồng / Có TK 1311: 19.200.000 đồng.
  • Phân tích biến động khoản phải thu khách hàng giai đoạn 2017 – 2019:
Chỉ tiêu Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Giá trị phải thu khách hàng (đồng) 1.619 4.491 15.291
Tỷ trọng trong Tổng tài sản (%) 2,00% 8,54% 13,68%
Biến động theo chiều ngang so với năm trước - +2.800 đồng (+137,00%) +10.800 đồng (+230,00%)

Đánh giá biến động: Khoản phải thu khách hàng liên tục tăng mạnh cả về giá trị tuyệt đối lẫn tỷ trọng trong tổng tài sản qua các năm (từ 2% năm 2017 lên 8,54% năm 2018 và đạt 13,68% năm 2019). Tốc độ tăng nợ phải thu năm 2018 đạt 137% và năm 2019 lên tới 230%, cho thấy lượng vốn của công ty bị khách hàng chiếm dụng ngày càng lớn, tốc độ thu hồi nợ chậm lại.

  • Phân tích biến động kết cấu tài sản và nguồn vốn (2017 – 2019):
    • Về quy mô tài sản: Năm 2018, tổng tài sản của công ty giảm 27.307 đồng (-33,7%) so với năm 2017 do tài sản ngắn hạn giảm 35,7% (trong đó hàng tồn kho giảm mạnh 31.390 đồng, tương ứng giảm 44%). Bước sang năm 2019, quy mô tài sản phục hồi tăng 58.540 đồng (+106,1%) so với năm 2018 nhờ sự gia tăng của tiền mặt (+29%), tài sản cố định (+14%), hàng tồn kho và các khoản phải thu ngắn hạn (+187%).
    • Về nguồn vốn: Năm 2018, nợ phải trả giảm 26.648 đồng (-36%) và vốn chủ sở hữu giảm nhẹ. Đến năm 2019, nợ phải trả tăng thêm 57... đồng và vốn chủ sở hữu tăng thêm 537... đồng, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh.

Chương 3: Nhận xét – Giải pháp

Chương 3 tổng kết các mặt ưu điểm và những tồn tại chính trong công tác kế toán công nợ tại đơn vị, từ đó đề xuất định hướng:

  • Doanh nghiệp duy trì hệ thống sổ sách kế toán khoa học, tuân thủ đúng trình tự ghi chép của hình thức Nhật ký chung và cập nhật nghiệp vụ kịp thời.
  • Tồn tại lớn nhất là công tác quản lý công nợ chưa chặt chẽ, dẫn đến tình trạng các khoản phải thu tăng trưởng quá nhanh so với quy mô tài sản, làm giảm hiệu quả luân chuyển dòng tiền.
  • Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát thời hạn nợ, phân loại độ tuổi nợ chi tiết, áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán hợp lý để khuyến khích khách hàng trả nợ sớm và nâng cao quy trình đôn đốc thu hồi công nợ.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tế:
    • Làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu xuất hóa đơn bán hàng đến khâu ghi nhận Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái TK 131 tại Chi nhánh Bình Dương.
    • Xác định cụ thể sự gia tăng của chỉ tiêu phải thu khách hàng qua 3 năm: từ 1.619 đồng (năm 2017) lên 4.491 đồng (năm 2018) và đạt 15.291 đồng (năm 2019).
    • Phản ánh thực trạng cơ cấu nguồn vốn và tài sản giai đoạn 2017 – 2019, chỉ ra sự sụt giảm tài sản năm 2018 (-33,7%) và đà phục hồi năm 2019 (+106,1%).
  • Đóng góp của đề tài:
    • Cung cấp bức tranh thực tế về công tác hạch toán kế toán công nợ tại một doanh nghiệp sản xuất và thương mại ngành nệm, chăn ga gối.
    • Đóng vai trò là tài liệu tổng hợp dữ liệu thực tế phục vụ cho ban quản lý công ty trong việc nhìn nhận các rủi ro liên quan đến dòng vốn bị chiếm dụng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:
    • Phạm vi khảo sát không gian chỉ giới hạn tại đơn vị thực tập là Chi nhánh Công ty tại Tân Uyên, Bình Dương; chưa bao quát toàn bộ hoạt động của Trụ sở chính và Chi nhánh Quận 12.
    • Chuỗi số liệu phân tích tài chính tập trung trong giai đoạn 2017 – 2019 và một số nghiệp vụ mẫu phát sinh trong tháng 03/2020.
    • Tác giả tự nhìn nhận kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên chưa đi sâu phân tích toàn diện các rủi ro tín dụng khách hàng phức tạp.
  • Hướng nghiên cứu tiếp:
    • Mở rộng phạm vi phân tích số liệu công nợ trên toàn bộ hệ thống chi nhánh và tổng công ty trong các năm tiếp theo.
    • Nghiên cứu sâu hơn về quy trình trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng trong quản trị công nợ tự động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo thực tập là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp chuẩn mực, từ phần giới thiệu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đến quy trình hạch toán thực tế nghiệp vụ phải thu khách hàng.
  • Người làm đề tài về Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Có thể tham khảo phương pháp kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ kế toán chi tiết (định khoản, chứng từ, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái) với phương pháp phân tích báo cáo tài chính (phân tích biến động theo chiều dọc và chiều ngang).

Câu hỏi thường gặp

1. Đơn vị thực tập trong báo cáo là doanh nghiệp nào và hoạt động trong lĩnh vực gì?
Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải (thành lập năm 2004), hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các loại nệm (nệm lò xo, nệm bông, mousse, cao su mang nhãn hiệu Nệm Kim Cương), chăn ga gối và các nguyên phụ liệu công nghiệp (bông sợi, gòn cuộn, mút cách âm).

2. Công ty áp dụng chế độ và hình thức kế toán nào?
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (kế thừa các quy định phù hợp từ Quyết định 48/2006/QĐ-BTC), sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền).

3. Tỷ trọng khoản phải thu khách hàng trong tổng tài sản của công ty biến động như thế nào qua các năm 2017 – 2019?
Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản tăng liên tục qua 3 năm: chiếm 2,00% trong năm 2017, tăng lên 8,54% trong năm 2018 và đạt 13,68% trong năm 2019. Tốc độ tăng trưởng nợ phải thu đạt 137% ở năm 2018 và 230% ở năm 2019.

4. Kế toán công ty sử dụng những chứng từ và tài khoản nào để phản ánh nghiệp vụ phải thu khách hàng?
Kế toán sử dụng Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng) cùng các tài khoản đối ứng (TK 5112, TK 33311, TK 1111); hệ thống chứng từ thực tế bao gồm Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng), Phiếu thu và Phiếu chi tiền mặt.

5. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình nào?
Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ dưới sự điều hành của Kế toán trưởng, phụ trách các vị trí kế toán phần hành gồm: Kế toán công nợ, Kế toán kho, Kế toán bán hàng, Kế toán tiền lương và Thủ quỹ.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Ngọc Diệu đã phản ánh chân thực và chi tiết thực trạng công tác kế toán nợ phải thu khách hàng tại Chi nhánh Bình Dương của Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hàn Việt Hải. Thông qua việc phân tích chứng từ thực tế, hạch toán sổ sách và đánh giá số liệu báo cáo tài chính giai đoạn 2017 – 2019, đề tài đã chỉ ra sự gia tăng nhanh chóng của khoản phải thu khách hàng và lượng vốn bị chiếm dụng. Đây là công trình nghiên cứu mang tính thực tiễn cao, cung cấp cơ sở dữ liệu xác thực cho việc hoàn thiện quản trị công nợ và chu chuyển dòng tiền tại doanh nghiệp sản xuất.