CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH TM DV TỨ TRỤ 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM DV TỨ TRỤ 1. Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Dịch Vụ Tứ Trụ. Địa chỉ: 388/10 Huỳnh Tấn Phát, Phường Bình Thuận, Quận 7, TP Hồ Chí Minh.
Người đại diện pháp luật: Lê Lâm Hải Long. Ngày hoạt động: 05/09/2016. Vốn điều lệ: 1. Lĩnh vực kinh doanh: Cung cấp hàng hóa và dịch vụ liên quan đến hành chính văn phòng tổng hợp.
Quá trình hình thành Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tứ Trụ được thành lập từ ngày 05/09/2016, là một loại hình kinh doanh nhỏ, trong lĩnh vực cung cấp hàng hóa, dịch vụ liên quan đến hành chính văn phòng.Với các mặt hàng chủ yếu là văn phòng phẩm và các dịch vụ biểu diễn.Với sự năng động, nhiệt huyết, luôn chủ động tìm nguồn khách hàng và các chính sách dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình. Công ty dần dần khắc phục khó khăn thiếu thốn ban đầu để việc kinh doanh ổn định, chiếm được lòng tin của khách hàng, có thị phần ổn định trên thị trường. Công ty không ngừng cải thiện, sáng tạo phương thức kinh doanh để cung cấp dịch vụ một các tốt nhất cho khách hàng về chất lượng, thời gian, giá cả hợp lý, mở rộng thị trường, đạt kết quả kinh doanh tốt nhất. Chức năng và nhiệm vụ Chức năng và lĩnh vực hoạt động Công ty chuyên kinh doanh các dịch vụ thương mại và các mặt hàng thuộc văn phòng phẩm như: giấy, bấm kim, kẹp giấy, bìa kiếng, lưỡi dao rọc giấy, viết mực, kim bấm số…của nhiều nhãn hàng, với nhiều mức giá, chất lượng khác nhau.Bên cạnh đó còn cung cấp các dịch vụ biểu diễn, tổ chức sự kiện.
3 do an Nhiệm vụ của công ty Hoạt động kinh doanh những mặt hàng, ngành nghề pháp luật cho phép. Tổ chức hoạt động kinh doanh có hiệu quả, đem đến cho khách hàng các sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng kinh tế trong quá trình kinh doanh. Lập sổ kế toán, ghi chép sổ kế toán, chứng từ, hóa đơn, lập báo cáo tài chính chính xác, trung thực, theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài Chính.
Đăng kí thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ theo quy định của pháp luật về công ty. Tuân thủ các quy định về công tác phòng cháy chữa cháy, đảm bảo trật tự xã hội, bảo vệ môi trường, bảo vệ tài nguyên. Tạo việc làm cho người lao động, đảm bảo quyền và lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật về lao động. Tầm nhìn, sứ mệnh Tầm nhìn Công ty TNHH TM DV Tứ Trụ đang từng bước phấn đầu cung cấp dịch vụ, hàng hóa trong lĩnh vực kinh doanh của công ty lớn tại thành phố Hồ Chí Minh.Đạt sự tín nhiệm 100% của khách hàng.
Tạo nhiều cơ hội phát triển cùng môi trường làm việc chuyên nghiệp nhất cho đội ngũ nhân viên trong công ty. Sứ mệnh:Cung cấp đa dạng dịch vụ và sản phẩm văn phòng phẩm chất lượng cao, giá rẻ nhất nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Phương hướng hoạt động trong tương lai Xác định thị phần công ty hướng tới, từ đó tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng và ổn định. Tổ chức lại bộ máy hoạt động của công ty một cách khoa học để đáp ứng được lượng công việc lớn và hiệu quả.
Đa dạng hóa sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng về mẫu mã, chất lượng, công dụng, giá thành hợp lý. Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN TỔNG HỢP KHO HÀNG VẬN CHUYỂN (Nguồn: Phòng Kế Toán) 1. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận Giám đốc Có quyền, nghĩa vụ cao nhất và chịu trách nhiệm chính về mọi hoạt động của công ty.Đồng thời, là người đại diện chính cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật.Giám đốc là người có nhiệm vụ hạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh, đưa ra quyết định cuối cùng về các hoạt động kinh doanh của công ty.Bên cạnh đó, Giám đốc cũng ban hành các quy chế, nội quy của của công ty. Phòng kinh doanh Chức năng: đề xuất các phương án, chiến lược, tham mưu giúp cho Giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ Xác định kế hoạch kinh doanh, tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kinh doanh. Tổ chức công táctiếp thị, quảng cáo, đánh giá thị trường xây dựng chiến lược kinh doanh theo từng thời kỳ. Ngoài ra, phòng Kinh Doanh còn tổng hợp ý kiến khách hàng về hàng hóa, dịch vụ của công ty. Đề xuất phương án cải thiện, nâng cấp sản phẩm, dịch vụ vàduy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, tìm hiểu thị trường để tìm nguồn khách hàng tiềm năng mới.
5 do an Thường xuyên tổ chức nghiên cứu khảo sát, nắm bắt nhu cầu thị trường, thị hiếu, giá cả dự tính và lập hợp đồng, ký kết thỏa thuận các hợp đồng kinh doanh,tìm nhà cung cấp hàng hóa phù hợp về giá cả và chất lượng. Phòng kế toán Chức năng: tổ chức công tác kế toán, quản lý, kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán của công ty theo chế độ hiện hành. Ngoài ra còn quản lý hồ sơ nhân sự. Nhiệm vụ Phòng Kế toán tổ chức thực hiện công tác kế toán theo đúng quy định hiện hành của Nhà Nước như: Lập các báo cáo xác định kết quả, lưu chuyển tiền tệ, cân đối kế toán, cân đối tài khoản theo chế độ kế toán công ty áp dụng; Nộp thuế, các khoản liên quan đến nghĩa vụ của công ty cho Nhà nước; Theo dõi, hệ thống việc xuất hóa đơn bán hàng, thanh toán các khoản thu chi của công ty, quản lý công nợ của khách hàng; Theo dõi phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa của công ty; Tính lương, thưởng, các khoản trợ cấp, các khoản trích theo lương theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.
Thanh toán, trả lương cho nhân viên đúng thời gian. Phòng tổng hợp Bộ phận kho: quản lý nhập, xuất, tồn của hàng hóa. Định kỳ, kiểm tra đối chiếu số lượng hàng hóa với phòng kế toán.Bảo quản hàng hóa không bị hư hỏng một cách tốt nhất. Thống kế hàng hóa không còn sử dụng được do hư hỏng, lỗi thời,…phân tích, đề xuất phương án cải thiện.
Bộ phận vận tải: có nhiệm vụ điều phối xe và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của phòng kinh doanh. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Tổ chức công tác kế toán gồm việc xây dựng quy trình hạch toán, phân công quy định mối liên hệ giải quyết công việc giữa các nhân viên kế toán cũng như với các bộ phận khác trong công ty. Tổ chức công tác, bộ máy kế toán khoa học, gọn nhẹ để thực hiện tốt công việc hạch toán, quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho quản lý với chi phí thấp nhất.
Công ty là một doanh nghiệp nhỏ, vì vậy đã chọn tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Toàn công ty chỉ có một phòng kế toán, mọi công việc kế toán 6 do an đều được thực hiện tại phòng kế toán. Các bộ phận khác sẽ được hướng dẫn lập, thu thập và kiểm tra chứng từ rồi định kỳ chuyển về phòng kế toán. Phòng kế toán có nhiệm vụ lưu trữ và ghi chép vào sổ sách.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN MUA KẾ TOÁN KẾ TOÁN KẾ TOÁN THỦ QUỸ BÁN TÀI SẢN HÀNG CÔNG NỢ KHO LƯƠNG HÀNG CỐ ĐỊNH (Nguồn: Phòng Kế Toán) 1.
Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí Kế toán trưởng Tổ chức quản lý, điều hành, triển khai các công việc của phòng kế toán theo kế hoạch. Tổng hợp tình hình và kết quả hoạt động của phòng trong từng tháng, từng quý, từng năm đối chiếu với nhiệm vụ được giao.Đồng thời, chịu trách nhiệm các kết quả kế toán, tổng hợp và lập báo cáo tài chính của công ty, lập sổ sách và nộp thuế cho cơ quan thuế.Ngoài ra, kế toán trưởng còn đề xuất ý kiến, thiết lập, phân công công việc cho bộ phận kế toán để phù hợp với khối lượng công việc và đạt hiệu quả cao. Kế toán bán hàng Có nhiệm vụ ghi nhận và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ việc kinh doanh của công ty.Lập bản kê khai thuế GTGT hàng quý. Đồng thời,theo dõi cấp phát hóa đơn, thu hồi hóa đơn bị hủy.
Lập bảng kê khai sử dụng hóa đơn, nêu rõ nguyên nhân các hóa đơn hủy. Ngoài ra, kế toán bán hàng theo dõi việc nhập, xuất, tồn cho từng hàng hóa. Hàng tháng đối chiếu số dư chi tiết từng loại hàng hóa với kế toán mua hàng và kế toán kho. Kế toán mua hàng Tìm kiếm và mua hàng nhà cung cấp tốt nhất về chất lượng và giá cả; Phân bổ chi phí mua hàng, tính giá vốn, giá thành từng hàng hóa.
Bên cạnh đó, Kế toán mua hàng còn phải tham gia kiểm kê, đếm số lượng hàng nhập, xuất kho cùng kế toán 7 do an kho, bên giao, bên nhận;Theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn từng hàng hóa; Hàng tháng đối chiếu số dư chi tiết từng hàng hóa với kế toán bán hàng và kế toán kho. Kế toán công nợ Theo dõi tình hình thanh toán và công nợ của từng khách hàng; Kiểm tra tính hợp lệ các hồ sơ thanh toán và thực hiện chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng, thanh toán tiền hàng. Đồng thời, lập hạn thanh toán với nhà cung cấp và hạn phải thu với khách hàng căn cứ theo hợp đồng.Hàng tháng lập báo cáo, đối chiếu cộng nợ chi tiết với kế toán tổng hợp. Kế toán tài sản cố định Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ nhận.Đồng thời, xác định thời gian và tính khấu hao TSCĐ, chuyển số liệu khấu hao hàng tháng cho từng bộ phận để hạch toán.
Ngoài ra,Kế toán TSCĐ còn kiểm kê TSCĐ theo quý hoặc 6 tháng một lần. Kế toán kho Theo dõikiểm kê số lượng, chất lượng, chuẩn loại nhập, xuất, tồn chi tiếttheo từng mặt hàngtrong kho.Ngoài ra, hàng tháng lập báo cáo tồn kho, nhập xuất tồn đối chiếu số dư chi tiết từng hàng hóa với kế toán bán hàng và kế toán mua hàng. Kế toán lương Theo dõi tính toán chính xác số tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng người lao động theo đúng chế độ quy định. Tính toán phân bổ chính xác tiền lương, BHXH, BHYT vào các đối tượng chi phí sử dụng.