Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HOẠT ĐỘNG KHO HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Khái niệm và phân loại kho hàng đối với doanh nghiệp sản xuất 1. Khái niệm Kho hàng là một nơi lưu trữ, bảo quản hay chứa các mặt hàng tạm thời và đóng vai trò như một vùng đệm của chuỗi cung ứng. Kho hàng còn là điểm trung chuyển, là nơi mà tất cả hàng hóa được tiếp nhận được gửi đi nhanh nhất và hiệu quả nhất có thể.
Kho hàng còn đóng vai trò là kho tĩnh, với mục đích chính là kết nối sự sẵn có của hàng hóa phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp đến khách hàng, đáp ứng nhu cầu kịp thời và hiệu quả về chi phí. Phân loại kho hàng đối với doanh nghiệp sản xuất Nhà kho đóng nhiều vai trò quan trọng khác nhau trong chuỗi cung ứng. Các nhà kho có thể được thiết kế và vận hành theo từng đặc thù của sản phẩm hay vị trí trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất thường có 3 loại kho chính: - Kho nguyên vật liệu, phụ liệu: là kho chứa các nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ.
Đây là nơi lưu trữ và quản lý nguyên liệu, thành phần, phụ liệu của tất cả các mặt hàng, mà một doanh nghiệp cần để thực hiện quy trình sản xuất của công ty mình. - Kho bán thành phẩm: Kho bán thành phẩm là nơi lưu trữ các sản phẩm ở trạng thái chưa hoàn thiện, nghĩa là những sản phẩm này đã qua một hoặc nhiều công đoạn sản xuất nhưng chưa hoàn thành. Những sản phẩm này chứa các nguyên vật liệu cần tiếp tục được chế biến hoặc lắp ráp để trở thành sản phẩm cuối cùng. Kho bán thành phẩm thường được sử dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất để quản lý hiệu quả quá trình sản xuất và đảm bảo cung cấp kịp thời cho các giai đoạn tiếp theo.
- Kho thành phẩm: là kho lưu trữ, bảo quản và quản lý các sản phẩm hoặc hàng hoá đã sản xuất hoàn thiện, được giữ lại cho đến khi giao hàng hoặc phân phối đến đối tác, nhà bán lẻ hoặc khách hàng. Kho thành phẩm còn là phương tiện giúp doanh nghiệp thực hiện công tác xuất nhập hàng cho đầu ra của sản phẩm cho 4 công ty mình. Vai trò, chức năng của kho hàng đối với doanh nghiệp sản xuất Với tốc độ thương mại như hiện nay, việc các doanh nghiệp dịch vụ logistics phải đáp ứng được các chỉ tiêu như: tối ưu hóa chi phí, tiết kiệm thời gian, hỏng hóc hàng hóa,.Để nâng cao sự cạnh tranh của mình, là một điều đương nhiên. Vì thế kho hàng trong doanh nghiệp sản xuất đóng vai trò tối ưu hóa, kiểm soát vận hành, điều phối liên tục các mặt hàng xuất nhập trong kho, đảm bảo về mặt chất lượng và sự ổn định, chi tiết thiết thực nhất.
Đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. - Vai trò của kho hàng: + Đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hoá: kho hàng giúp điều tiết hàng hóa được hoạt động liên tục, bảo đảm chất lượng ổn định. Kho hàng hỗ trợ chi tiết hợp lý trong giai đoạn sản xuất hàng cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó kho giúp trung chuyển hàng hóa xuất nhập trong kho hàng, đảm bảo đầu ra của hàng hóa trong kho.
+ Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí: Kho hàng giúp doanh nghiệp sắp xếp, xác định các lô hàng mang các giá trị khác nhau, với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa. Giúp định hướng chính xác hàng hóa bằng việc lên các kế hoạch. Nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển, quản lý, lưu kho cho doanh nghiệp. Tận dụng cơ sở vật chất từ đó mang lại hoạt động kinh doanh có hiệu quả, lợi nhuận tối ưu.
+ Lưu trữ hàng hóa hợp lý: Đảm bảo cho kế hoạch cầu sản xuất được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn bởi các phát sinh về cung cầu trên thị trường. Bằng cách theo dõi số lượng hàng hóa dự trữ theo một số chỉ tiêu như: giá trị hàng, số ngày tiêu dùng, thời hạn bảo quản, số lượng, tình trạng hàng. + Trung tâm tập kết hàng hóa: Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của các nhà kho hiện nay. Việc các doanh nghiệp sẽ sản xuất và tập kết hàng hóa về một địa điểm là kho của doanh nghiệp là điều đương nhiên, điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các hoạt động kho hàng thuận tiện hơn.
- Chức năng của kho hàng: + Lưu trữ hàng hóa: Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa trong một khoảng thời gian, thường là giữa quá trình sản xuất hoặc giao hàng. Việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa phải tuân theo những tiêu chuẩn nhất định, đảm bảo hàng hóa được nguyên vẹn về chất lượng và số lượng, tránh tác động từ môi trường bên ngoài 5 gây hư hại, mất mát, thiếu hàng,.Trong suốt quá trình xuất nhập. + Phân phối: kho hàng được là địa điểm tập trung và phương tiện cho việc phân phối hàng hóa đến điểm cuối cùng của chuỗi cung ứng. + Quản lý tồn kho: Đóng một vai trò chiến lược bằng cách cho phép quá trình phân phối, kết nối hàng tồn kho, đảm bảo không có hàng hóa bị thất thoát hoặc hỏng hóc, dự báo kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trước nhu cầu ngày càng biến đổi không ngừng của thị trường.
+ Theo dõi và Bảo quản hàng hóa: Kho hàng được trang bị đầy đủ các điều kiện bảo quản nhất định, từ nhiệt độ, độ ẩm đến hệ thống PCCC, camera an ninh…Sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng hàng hóa của mình.3 Hoạt động kho hàng Tất cả các hoạt động diễn ra hằng ngày tại kho đều được gói gọn trong hoạt động kho hàng. Điều này được nhìn một cách tổng quát là lập kế hoạch về hàng nhập, hàng xuất, kế hoạch phân bổ hàng cho sản xuất, kiểm soát hàng tồn kho, sắp xếp hàng trong kho, lưu trữ hàng, xuất nhập nguyên liệu, thành phẩm, hoàn thành đơn hàng đúng hạn.Phóng to hơn sẽ cho doanh nghiệp thấy rằng việc cải thiện từng quy trình là rất cần thiết và sẽ đem lại rất nhiều lợi ích. Các hoạt động tại kho hàng rất quan trọng, nhưng thường mọi người không để ý đến hoặc không coi trọng các hoạt động này. Đằng sau một chuỗi cung ứng của mỗi doanh nghiệp sản xuất là cả quá trình vận hành của các hoạt động trong kho hàng.
Do đó chúng ta hãy đi tìm hiểu từng hoạt động: 1.1 Nhập kho Nhập kho là một quá trình quan trọng đánh dấu sự khởi đầu trong hoạt động kho hàng, được thực hiện bằng cách tiếp nhận, bảo đảm sản phẩm, hàng hóa nhập vào trong kho đã được nhập theo đúng quy trình, đúng số lượng, tình trạng nguyên vẹn của sản phẩm, đánh giá tình hình, bao bì theo đúng quy cách và vào đúng thời điểm. Tất cả những công việc này được thực hiện nối tiếp nhau. Làm tốt các bước này sẽ giảm thiểu được chi phí và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp sản xuất. Đạt được hiệu suất của hoạt động nhập kho thì phải làm những điều sau: - Thứ nhất, khi nhận hàng, hàng hóa phải trong tình trạng ổn định và nguyên vẹn như ban đầu.
- Thứ hai, công việc xử lý hàng phải theo đúng quy trình, thủ tục và quy định đối với từng loại hàng hóa. 6 - Thứ ba, việc lấy hàng phải diễn ra đúng thời điểm, đúng thời gian, giảm thiểu chi phí. Trong quá trình tiếp nhận kế hoạch nhập hàng, bộ phận kho nên xem xét việc chỉ định và thống nhất bao bì thiết kế như thế nào, các mặt hàng trong mỗi thùng ra sao, số thùng trên mỗi pallet là bao nhiêu, nhãn hàng theo yêu cầu, kích thước của pallet và chế độ vận chuyển theo kiểu như thế nào…Dựa trên thông tin mua hàng từ bộ phận mua hàng và thông tin thực tế và bên cung cấp đưa ra, để đảm bảo các sản phẩm đặt hàng tương thích với nhau. Tất cả những điều này cần được xử lý với nhà cung cấp khi nhận hàng.
Bộ phận kho cần cung cấp thời gian giao hàng cho từng nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ, nhằm kiểm soát và có thể điều chỉnh chủ động giờ tiếp nhận hàng. Bộ phận cũng cần có hệ thống lịch trình đặt chỗ hoặc đặt tại bến bằng phần mềm Excel hoặc sử dụng hệ thống quản lý kho WMS. Các chuyến xe khi đến điểm tập kết, các lô hàng đang niêm phong cần phải được kiểm tra thông tin, so sánh khối lượng thực tế với giấy tờ giao hàng để đảm bảo tải trọng không bị giả mạo trên tuyến đường. Kiểm soát nhiệt độ, lịch sử nhiệt độ của phương tiện trong khi vận chuyển cùng với nhiệt độ hiện tại của hàng hóa.
Đánh giá bao bì quy cách của hàng hóa để xác nhận lấy hàng. Hàng hóa được nhập kho đều phải thỏa mãn các điều kiện mà bên mua hàng đưa ra. Khi nhập hàng, bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho và phải xác nhận có chữ ký của thủ kho, kế toán kho. Mẫu phiếu nhập kho phải đảm bảo cách thức trình bày theo mẫu của bộ tài chính.
Sau đó hàng hóa nhập kho phải tuân theo hướng dẫn của nhân viên kho, các số liệu liên quan của hàng hóa nhập vào trong kho phải được lưu trữ một cách rõ ràng, chính xác. Một nhà kho đáp ứng đủ khối lượng xe cần phải có phương pháp sắp xếp hàng tốt. Hằng ngày các phương tiện đến và đi rất nhiều, do đó việc phân bổ hàng hóa và kiểm soát hàng đúng vị trí phải diễn ra đơn giản nhất có thể. Các vị trí để hàng phải được các nhân viên hoặc thủ kho lưu lại để theo dõi được sơ đồ và tình trạng nhập xuất của hàng hóa.
Thực hiện điều này doanh nghiệp sẽ đạt lợi ích đi kèm là rất lớn khi đơn hàng sẽ đáp ứng kịp thời và thực hiện trơn tru được quá trình sản xuất, quá trình hàng xuất đi được đảm bảo, tạo nên uy tín thương hiệu doanh nghiệp với các khách hàng về lâu dài.2 Lưu trữ Lưu trữ và bảo quản hàng hóa nhằm mục đích để bảo vệ chất lượng của sản phẩm khỏi các tác nhân gây ảnh hưởng đến hàng. Vậy nên để duy trì sự ổn định 7 hàng hóa trong kho đòi hỏi các bộ phận phối hợp với nhau dựa trên các biện pháp kỹ thuật, cách tổ chức, sự chuyên nghiệp và đi kèm với tài chính.