CHƯƠNG I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP VÀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT 1.1 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Ngày nay ứng dụng của tin học đã mở rộng ra tất cả các lính vực và trong đó không thể thiếu lĩnh vực quản lý sản xuất. Một trong lĩnh vực yêu cầu hệ thống thông tin vô cùng lớn với quan hệ vô cùng phức tạp. Nếu không có những cách tiếp cận thích hợp việc xây dựng một hệ thống như vậy mang rất nhiều rủi ro dẫn đến thất bại.
Để hiểu hơn về hệ thống thông tin quản lý chúng ta cần biết đến 1 số khái niệm sau. Thông tin là sự phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận phản ánh về đối tượng được phản ánh. Phản ánh Đối tượng Chủ thể Tri thức hóa 1. Hệ thống thông tin 1.
Khái niệm Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. Đặc điểm của hệ thống bao gồm: Thành phần ( Component) Liên hệ giữa các thành phần Ranh giới (boundary) Mục đích (Purpose) Môi trường ( Environment) Nguyễn Thanh Hùng Page 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Giao diện(Interface) Đầu vào(Inputs) Đầu ra(Outputs) Ràng buộc(Constraints) 1. Các thành phần cấu thành hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là sự kết hợp hài hòa của các thành phần Phần cứng Phần mềm Các hệ mạng Dữ liệu Con người trong hệ thống thông tin Từ đó tạo lên một bộ máy hoạt động đưa ra được các thông tin hữu ích cho các quyết định của doanh nghiệp. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó.
Các hệ thống này có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Ví dụ: Hệ thống trả lương, lập hóa đơn đặt hàng, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên….Chúng đều là các hệ thống TPS. Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Nguyễn Thanh Hùng Page 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.
Chúng ta dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Ví dụ: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường….Chúng đều là các hệ thống MIS. Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định.
Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn. Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp.
Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và xử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhưng tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối ngoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ.
Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng Nguyễn Thanh Hùng Page 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là các kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. Phân loại theo cấp quản lý Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ như sau: Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và chiến lược chiến lược chiến lược sản xuất chiến lược Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và Hệ thống thông chiến chiến thuật chiến thuật sản xuất chiến tin văn phòng thuật thuật Tài chính Marketing Nhân lực Kinh doanh và tác nghiệp tác nghiệp tác nghiệp sản xuất tác nghiệp 1. Các phương pháp thiết kế và phát triển hệ thống thông tin 1. Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển(thiết kế phi cấu trúc) Đặc điểm: -Gồm các pha (phase):- Khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con, kiểm thử trong toàn hệ thống.
-Việc hoàn thiện hệ thống được thực hiện theo hướng “bottom-up”(từ dưới lên) và nguyên tắc tiến hành tuần tự từ pha này đến pha khác. Nguyễn Thanh Hùng Page 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Yêu cầu người dùng Khảo sát Phân tích Thiết kế sơ bộ Nghiên cứu phần cứng Thiết kế Đặc tả chương trình Viết lệnh Kiểm thử đơn vị Các mô đun đã kiểm thử Kiểm thử hệ con Kiểm thử hệ thông Hình 1:Các pha thực hiện của phương pháp cổ điển Nhược điểm : - Gỡ rối, sửa chữa rất khó khăn và phức tạp. Ví dụ trong giai đoạn kiểm thử (test) nếu có lỗi nào đó xuất hiện trong giai đoạn cuối pha kiểm thử. Lúc đó, tùy theo mức độ nghiêm trọng của lỗi, có thể buộc sửa đổi hàng loạt các modun.
Khi một lỗi được phát hiện, khó đoán được là modun nào chứa lỗi. -Vì thực hiện nguyên tắc tuần tự các pha nên sau khi đã kết thúc pha, người ta có thể không cần phải bận tâm đến nó nữa. Nếu pha trước còn Nguyễn Thanh Hùng Page 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com lỗi thì pha sau tiếp tục phải chịu ảnh hưởng của lỗi đó. Mặt khác hầu hết các dự án đều tuân thủ một kế hoạch chung đã ấn định từ trước => kết quả khó mà được như ý với một thời gian quy định.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống bán cấu trúc Đặc điểm: Một loạt các bước “bottom-up” như viết lệnh và kiểm thử được thay thế bằng giai đoạn hoàn thiện “top-down”. Nghĩa là các modun mức cao được viết lệnh và kiểm thử trước rồi đến các modun chi tiết ở mức thấp hơn. Pha thiết kế cổ điển được thay bằng thiết kế có cấu trúc. Nhược điểm: Người thiết kế nói chung liên lạc rất ít với phân tích viên hệ thống và cả hai chẳng có liên hệ nào với người sử dụng => Quá trình phân tích và thiết kế gần như là tách ra thành hai pha độc lập.
Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Đặc điểm - Phương pháp này bao gồm 9 hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, bổ sung, tạo sinh, kiểm thử xác nhận, bảo đảm chất lượng, mô tả thủ tục, biến đổi cơ sở dữ liệu, cài đặt. - Các hoạt động có thể thực hiện song song. Chính khía cạnh không tuần tự này mà thuật ngữ “pha” được thay thế bởi thuật ngữ “hoạt động” (“pha” chỉ một khoảng thời gian trong một dự án trong đó chỉ có một hoạt động được tiến hành). Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hoạt động trước đó.
Một số phương pháp phân tích có cấu trúc: Các phương pháp hướng chức năng - Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technie) của Mỹ dựa theo phương pháp phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản hơn. Nguyễn Thanh Hùng Page 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Nó có hệ thống trợ giúp theo kiểu đồ hoạ để biểu diễn các hệ thống và việc trao đổi thông tin giữa các hệ con. Kỹ thuật chủ yếu của SADT là dựa trên sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển dữ liệu (Data Dictionnary), ngôn ngữ mô tả có cấu, ma trận chức năng. Nhưng SADT chưa quan tâm một cách thích đáng đối với mô hình chức năng của hệ thống.
- Phương pháp MERISE (MEthod pour Rassembler les Idees Sans Effort) của Pháp dựa trên các mức bất biến (còn gọi là mức trừu tượng hoá) của hệ thống thông tin như mức quan niệm, mức tổ chức, mức vật lý và có sự kết hợp với mô hình. - CASE (Computer-Aided System Engineering) - phương pháp phân tích và thiết kế tự động nhờ sự trợ giúp của máy tính. Từ kinh nghiệm và nghiên cứu trong quá trình xây dựng hệ thống, hang Oracle đã đưa ra một tiếp cận công nghệ mới - Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống CASE*Method. Đây là một cách tiếp cận theo hướng "topdown" và rất phù hợp với yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại.
Các phương pháp hướng đối tượng - Phương pháp HOOD (Hierarchical Object Oriented Design) là một phương pháp được lựa chọn để thiết kế các hệ thống thời gian thực. Những phương pháp này lại yêu cầu các phần mềm phải được mã hoá bằng ngôn ngữ lập trình ADA. Do vậy phương pháp này chỉ hỗ trợ cho việc thiết kế các đối tượng mà không hỗ trợ cho các tính năng kế thừa và phân lớp. - Phương pháp RDD (Responsibility Driven Design) dựa trên việc mô hình hoá hệ thống thành các lớp.