CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG NỢ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Một số lý luận về kế toán công nợ 1.1 Khái niệm kế toán công nợ Đặc điểm cơ bản của hoạt động kinh doanh thương mại là thực hiện việc tổ chức lưu thông hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong tiêu dùng xã hội. Trong quá trình kinh doanh thường xuyên phát sinh các mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, người mua, với cán bộ công nhân viên,. Các quan hệ thanh toán này là cơ sở phát sinh các khoản phải thu, khoản phải trả. Kế toán các khoản phải thu và nợ phải trả được gọi chung là kế toán công nợ.
Như vậy kế toán công nợ là một phần hành kế toán có nhiệm vụ hạch toán các khoản nợ phải thu, nợ phải trả diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (Nguyễn Tấn Bình, “Kế toán tài chính”, 2011) Kế toán nợ phải thu Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp, phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp khi thực hiện việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cũng như một số trường hợp khác khiến cho một bộ phận tài sản của doanh nghiệp bị chiếm dụng tạm thời. Các khoản phải thu bao gồm: Phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác, thuế GTGT được khấu trừ,. Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng. Trong các khoản nợ phải thu của Doanh nghiệp, khoản phải thu của khách hàng thường phát sinh nhiều nhất, chiếm tỷ trọng cao nhất và cũng chứa đựng nhiều rủi ro nhất.
(Phan Thị Thu Hà, Nguyễn Xuân Hưng, “Kế toán tài chính phần 1-2, Nhà xuất bản Giao thông vận tải”, 2008) SVTH: Phan Thị Phương – Lớp K48C Kế toán 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thùy Dương Kế toán nợ phải trả Theo chuẩn mực Kế toán chung ( VAS 01) đoạn 18 : Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của đơn vị phát sinh từ các giao dịch sự kiện đã qua như mua hàng hóa chưa trả tiền, sử dụng dịch vụ chưa thanh toán, vay nợ, cam kết bảo hành hàng hóa, cam kết kết nghĩa vụ hợp đồng, phải trả nhân viên, thuế phải nộp, phải trả khác mà doanh nghiệp phải thanh toán từ nguồn lực của mình. Tiêu chuẩn ghi nhận nợ phải trả : Nợ phải trả được ghi nhận khi thỏa mãn cả hai điều kiện được quy định ở chuẩn mực chung đoạn 42 như sau : - Có đủ điều kiện chắc chắn là đơn vị sẽ dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán; và : - Khoản nợ phải trả đó phải xác định được một cách đáng tin cậy. Các khoản nợ phải trả trong doanh nghiệp bao gồm : Phải trả người bán, phải trả nội bộ, thuế và các khoản phải nộp Nhà nước, phải trả người lao động, phải trả khác. Quan hệ thanh toán Quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp phát sinh các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay với khách hàng, chủ nợ, nội bộ công ty, ngân hàng, các cá nhân tổ chức khác.trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được hiểu là quan hệ thanh toán.
Quan hệ thanh toán có nhiều hình thức khác nhau nhưng chung quy lại chủ yếu là hai hình thức sau: thanh toán trực tiếp và thanh toán trung gian. Thanh toán trực tiếp: Là hình thức thanh toán mà người mua và người bán thanh toán trực tiếp với nhau bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản đối với các khoản nợ phát sinh. Thanh toán trung gian: Là hình thức thanh toán không phải là trực tiếp giữa người mua và người bán mà thông qua một bên thứ ba như :Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác. đứng ra làm trung gian thanh toán các khoản nợ phát sinh thể SVTH: Phan Thị Phương – Lớp K48C Kế toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thùy Dương hiện bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc.
Chính vì có nhiều quan hệ thanh toán nên doanh nghiệp phải xem xét lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp để có thế thanh toán kịp thời, đúng hạn, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, nhằm tạo cho doanh nghiệp ở thế chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh.2 Vai trò, vị trí và nhiệm vụ của kế toán công nợ Vai trò, vị trí của kế toán công nợ Trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp thì kế toán công nợ là một phần hành kế toán khá quan trọng liên quan đến các khoản nợ phải thu và phải trả. Vì vậy tổ chức tốt các công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu các khoản nợ phải thu và nợ phải trả được theo dõi một cách chặt chẽ nó sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được tình trạng ứ đọng , chiếm dụng vốn và đồng thời tranh thủ chiếm dụng tối đa vốn của các doanh nghiệp, các tổ chức khác nhưng vẫn đảm bảo một khả năng thanh toán hợp lý, góp phần quan trọng trong việc giữ uy tín trong sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán công nợ Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo dõi, phân tích, đánh giá và tham mưu để cấp quản lý có những quyết định đúng đắn trong hoạt động của doanh nghiệp.
Cụ thể: - Phản ánh và ghi chép kịp thời, đầy đủ, chính xác và rõ ràng các nghiệp vụ thanh toán phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán có kết hợp với thời hạn thanh toán, đôn đốc việc thanh toán, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách hàng nợ có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán, kế toán cần tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản.3 Mô tả công việc của kế toán công nợ - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thường xuyên SVTH: Phan Thị Phương – Lớp K48C Kế toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thùy Dương tiến hành đối chiếu kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán được kịp thời. -Phải kiểm tra đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối tháng từng khoản nợ phát sinh, số phải thu và số còn phải thu.
- Phải chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật đối với các khoản nợ phải thu bằng vàng , bạc, đá quý. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo giá thực tế. -Phải phân loại các khoản nợ phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo từng đối tượng. -Phải căn cứ vào số dư chi tiết bên nợ của một số tài khoản thanh toán như 131,331.
để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán.2 Nội dung công tác kế toán nợ phải thu và nợ phải trả trong doanh nghiệp 1.1 Kế toán nợ phải thu Các khoản phải thu của doanh nghiệp bao gồm: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác,. Cụ thể: Phải thu khách hàng a. Khái niệm: Nợ phải thu khách hàng là khoản tiền mà khách hàng đã mua nợ doanh nghiệp do đã được cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán tiền. Đây là khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn nhất, phát sinh thường xuyên và cũng gặp nhiều rủi ro nhất trong các khoản nợ phải thu phát sinh trong doanh nghiệp (Võ Văn Nhị, “Kế toán tài chính”, 2010).
Nguyên tắc hạch toán: Theo Điều 18, Thông tư số 200/2014/TT – BTC quy định nguyên tắc kế toán của tài khoản “Phải thu của khách hàng” như sau: - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu SVTH: Phan Thị Phương – Lớp K48C Kế toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thùy Dương về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính. -Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu có thể không thu hồi được, để có căn cứ xác định mức trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý thích hợp. - Trong quan hệ bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm hàng hóa, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
- Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng lọa nguyên tệ. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng bán hàng); Hóa đơn bán hàng; Phiếu xuất kho; Biên bản giao nhận hàng/Biên bản nghiệm thu – thanh lý hợp đồng; Phiếu thu; Giấy báo Có ; Biên bản bù trừ công nợ. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 131- “Phải thu khách hàng” để hạch toán các khoản phải thu khách hàng. SVTH: Phan Thị Phương – Lớp K48C Kế toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Hoàng Thùy Dương e.