lời mở đầu, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, kết luận và phần tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa luận gồm ba phần: Phần 1: Tổng quan vấn đề phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT. Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT. Phần 3: Định hướng phát triển, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại công ty CPXL công nghiệp Nam Hải ICT. Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế 6 Khóa luận tốt nghiệp Luan van SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS.
Nguyễn Hằng Giang Phần 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP CÔNG NGHIỆP NAM HẢI ICT 2.1 Cơ sở lý luận chung 2.1 Khái niệm cơ bản. Thông tin & Hệ thống thông tin - Thông tin: Được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện các mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủ thể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin).
Thông tin thường mang các tính chất: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính cục bộ. - Hệ thống thông tin: Đây là một hệ thống mà mục tiêu tồi tại của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu HTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Có một số HTTT thường gặp: Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System).
- Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị DN. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức. Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế 7 Khóa luận tốt nghiệp Luan van SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS.
Nguyễn Hằng Giang Môi trường kinh tế Tài nguyên về phần cứng Tài Nguồ Lưu trữ Tài nguyê n nguyê n về n về dữ Xử lý thông output nhân Input liệu tin lực Thời Theo gian thực lô hiện Môi Tàitrường nguyênkinh tế mềm về phần Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin quản lý. Mô hình tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin quản lý biểu diễn trong Hình 2.1 cho ta thấy hệ thống bao gồm bốn thành phần mà người ta thường gọi là các tài nguyên của hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài nguyên về phần cứng, tài nguyên về dữ liệu. Quy trình xử lý thông tin là khâu trung tâm của các hệ thống thông tin quản lý. Người ta thường áp dụng hai phương pháp xử lý thông tin cơ bản là: Xử lý theo lô và xử lý thời gian thực.
- Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý. Quản lý thông tin theo ba cấp: Cấp chiến lược, cấp chiến thuật và cấp tác nghiệp. Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và hoạch định những đường lối phát triển.
Những trách nhiệm chiến thuật là thuộc mức kiểm soát quản lý, có nghĩa là dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược đặt ra ở mức cao hơn. Cuối cùng ở mức tác nghiệp, quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ các ràng buộc về tài chính, thời gian và kĩ thuật Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế 8 Khóa luận tốt nghiệp Luan van SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang Các loại thông tin quản lý: Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có ba loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin điều hành.
Thông tin chiến lược: Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt.
Thông tin chiến thuật: Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành (thông tin tác nghiệp): Sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức.
Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên. Cấu trúc HTTT quản lý: Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn.
Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài. Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí trên lợi ích của giá trị của thông tin. Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn. Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế 9 Khóa luận tốt nghiệp Luan van SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS.
Nguyễn Hằng Giang Các loại HTTT quản lý thông dụng: Có nhiều cách khác nhau để phân loại HTTT, dưới đây là phân loại HTTT theo lĩnh vực ngành nghề hoạt động mà HTTT được ứng dụng. Hệ thống thông tin kế toán AIS (Accounting System Information): Là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. Nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. Hệ thống thông tin bán hàng, marketing: Là hệ thống hỗ trợ các nghiệp vụ trong bán hàng và maketing của doanh nghiệp như thông tin khuyến mại, giảm giá, thông tin khách hàng… Hệ thống thông tin sản xuất: Là hệ thống sử dụng trong quá trình sản xuất sản phẩm.
Hỗ trợ quản lý đầu vào, đầu ra của sản phẩm, quản lý giám sát sản xuất… Hệ thống thông tin tài chính: Là một hệ thống thực hiện quản lý, phân tích, đánh giá, lữu trữ, dự đoán… về tất cả các hoạt động tài chính. Đối tượng quản lý là thông tin tài chính trong và ngoài nước, nội bộ tổ chức hoặc môi trường bên ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Hệ thống Hệ thống Hệ thống MIS Hệ thống thông tin bán thông tin sản thông tin bán thông tin sản hàng xuất hàng xuất marketing marketing AIS AIS Hệ thống thông Hệ thống Hệ thống thông Hệ thống tin nhân sự thông tin tài tin nhân sự thông tin tài chính chính Hình 2.2: Mô hình mối quan hệ các hệ thống thông tin quản lý thông dụng.
Khoa: Hệ Thống Thông tin kinh tế 10 Khóa luận tốt nghiệp Luan van SVTH: Nguyễn Thị Thúy GVHD: ThS. Nguyễn Hằng Giang - Các thành phần của HTTT quản lý. Các bộ phận cấu thành nên HTTT bao gồm các nhân tố có sẵn (phần cứng, con người), và các nhân tố thiết lập (phần mềm, dữ liệu, các thủ tục). Hệ thống thông tin kế toán - Khái niệm: Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin quản lý mà bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tuc, quyết đinh….
Chính là HTcó chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt các thông tin kế toán. - Chức năng của HTTT kế toán Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của DN Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lý doanh nghiệp Hoạch định và kiểm soát, thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ.