Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện bởi sinh viên Nguyễn Thị Thúy (ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương mại) dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Hằng Giang vào tháng 5 năm 2013. Bối cảnh nghiên cứu được tác giả đặt ra trong giai đoạn Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) và các cam kết trong khuôn khổ AFTA đang dần có hiệu lực. Bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế tạo ra áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp trong nước phải ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhằm tối ưu hóa chi phí, bảo toàn vốn và duy trì khả năng sinh lời. Trong cấu trúc vận hành, chu trình chi phí mua hàng là giai đoạn khởi đầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và trực tiếp quyết định giá thành sản phẩm đầu ra. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin để chuẩn hóa và kiểm soát chu trình này là yêu cầu thực tiễn cấp bách.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được tác giả xác định cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về chu trình kế toán chi phí mua hàng và các mô hình hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
  2. Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT thông qua phương pháp phân tích hướng chức năng.
  3. Đề xuất định hướng và các giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin chu trình chi phí mua hàng, trọng tâm là lựa chọn và cấu hình phần mềm kế toán đóng gói phù hợp với mô hình doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Chu trình kế toán chi phí mua hàng, luồng thông tin vận hành trong chu trình và phần mềm ứng dụng kế toán chi phí mua hàng tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT (địa chỉ trụ sở chính: số 16 ngõ 4/1 đường Nông Lâm, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thực trạng hoạt động của chu trình kế toán chi phí mua hàng được khảo sát trong giai đoạn từ năm 2009 đến hết năm 2012; các định hướng và giải pháp được xây dựng cho các năm tiếp theo.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dưới góc độ kết hợp giữa chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý (MIS) và Kế toán doanh nghiệp. Về mặt lý thuyết, tác giả hệ thống hóa các khái niệm:

  • Hệ thống thông tin quản lý (MIS): Gồm 4 tài nguyên chính (phần mềm, nhân lực, phần cứng, dữ liệu), 2 phương thức xử lý (theo lô và theo thời gian thực), phục vụ 3 cấp quản lý (chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp) và phân chia thành 4 hệ thống con (ghi chép nội bộ, tình báo, nghiên cứu, hỗ trợ quyết định).
  • Hệ thống thông tin kế toán (AIS): Phân loại theo hình thức xử lý dữ liệu gồm kế toán thủ công, kế toán máy tính và kế toán trên nền máy tính (nguồn lực gồm con người điều khiển kết hợp máy tính xử lý dữ liệu). AIS gồm 4 chu trình nghiệp vụ chủ yếu: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính và chu trình chuyển đổi.
  • Chu trình chi phí mua hàng: Gồm 4 nghiệp vụ cơ bản: (1) Lập đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; (2) Nhận hàng hóa hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp; (3) Xác nhận nghĩa vụ thanh toán; (4) Thanh toán cho người bán. Hệ thống chứng từ quy định gồm: Phiếu yêu cầu, Đơn đặt hàng, Giấy xác nhận đơn hàng/Lệnh bán hàng, Phiếu nhập kho, Báo cáo nhận hàng, Chứng từ thanh toán, Chứng từ ghi nợ/Phiếu định khoản, Phiếu xuất kho trả lại, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, Hóa đơn bán hàng/Hóa đơn GTGT. Các tài khoản kế toán liên quan gồm TK 331, 133, 156, 111, 112.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả áp dụng bao gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp được khai thác từ trang thông tin điện tử của doanh nghiệp (namhaialum.com) và các tài liệu, hồ sơ kế toán nội bộ. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua 5 phiếu điều tra phát cho cán bộ, nhân viên công ty.
  • Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: Phương pháp so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn; phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá thực trạng; kết hợp phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp thống kê.
  • Phương pháp phân tích hệ thống: Sử dụng phương pháp phân tích hướng chức năng, triển khai qua ba công cụ mô hình hóa chuẩn:
    1. Sơ đồ phân cấp chức năng (B FD): Phân rã hệ thống thành các nhóm chức năng và chức năng chi tiết.
    2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng từ sơ đồ ngữ cảnh (mức 0), sơ đồ mức đỉnh (mức 1) đến sơ đồ mức dưới đỉnh (mức 2) cho từng chức năng nghiệp vụ.
    3. Mô hình thực thể liên kết (ERD): Xác định các thực thể, thuộc tính khóa và mối liên kết dữ liệu trong chu trình.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về phân tích đánh giá chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT

Tác giả luận giải tầm quan trọng và ý nghĩa của chu trình chi phí mua hàng đối với doanh nghiệp xây lắp và thương mại. Mua hàng là khâu khởi đầu tạo yếu tố đầu vào đồng bộ, đúng quy cách, chất lượng; quản lý tốt giá mua và chi phí vận chuyển giúp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tác giả thực hiện tổng quan hai công trình nghiên cứu đi trước:

  • Bài tiểu luận "Phân tích chu trình chi phí trong hệ thống thông tin kế toán": Chỉ dừng lại ở góc độ lý thuyết chung, chưa phân tích thực nghiệm tại doanh nghiệp cụ thể.
  • Luận văn tốt nghiệp "Các hoạt động của chu trình chi phí nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Dương" (Đại học Kinh tế Quốc dân): Nghiên cứu chuyên sâu dưới góc độ kế toán tài chính thuần túy nhưng thiếu vắng khía cạnh mô hình hóa hệ thống thông tin khi ứng dụng công nghệ thông tin.

Từ khoảng trống nghiên cứu trên, tác giả xác định đề tài tập trung giải quyết bài toán chu trình chi phí mua hàng tích hợp đồng thời hai khía cạnh: nghiệp vụ kế toán và phân tích hệ thống thông tin tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT.

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT

Nội dung chương tập trung vào hai mảng lớn: lý luận hệ thống thông tin kế toán và phân tích thực trạng tại đơn vị khảo sát. Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101990353 cấp lần đầu ngày 12/7/2006, cấp thay đổi lần 2 ngày 26/10/2011 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội. Bộ máy tổ chức vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng, đứng đầu là Giám đốc, Phó Giám đốc và các đơn vị chuyên môn: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Thiết kế Kiến trúc, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Kỹ thuật Giám sát và Thi công Công trình, Tổng Giám sát và các Đội thi công trực tiếp (áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO-9002).

Tiêu chí Thông tin ghi nhận tại doanh nghiệp
Vốn và tài sản Tổng tài sản đạt 10 tỷ đồng
Quy mô nhân sự 79 người
Cơ cấu lao động kỹ thuật 4 kỹ sư cơ khí, 1 kỹ sư tự động hóa, 2 kỹ sư điện lạnh, 3 kỹ sư xây dựng
Cơ cấu lao động chuyên môn khác 13 cao đẳng kỹ thuật, 3 cao đẳng kinh tế, 3 trung cấp, 15 thợ bậc 4/7, 35 thợ bậc 3/7
Ngân sách đầu tư CNTT (2012) Khoảng 100 triệu đồng

Quy trình nghiệp vụ thực tế diễn ra như sau: Khi Bộ phận yêu cầu phát sinh nhu cầu sẽ lập Phiếu yêu cầu gửi Bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng kiểm tra, lưu danh mục phiếu, phản hồi thông tin và căn cứ giấy chào hàng để chọn Nhà cung cấp. Sau khi Phòng kinh doanh phê duyệt, Bộ phận mua hàng lập Đơn đặt hàng gửi Nhà cung cấp. Khi hàng về kho, Bộ phận mua hàng nhận hàng; Thủ kho kiểm tra chất lượng, quy cách, đối chiếu hóa đơn, lập Phiếu nhập kho, ghi Thẻ kho, gửi 1 liên cho Phòng Tài chính - Kế toán và ghi Sổ kho TK 156. Kế toán đối chiếu Phiếu nhập kho, Hóa đơn mua hàng và thực hiện thanh toán (tiền mặt ghi sổ TK 111, chuyển khoản qua ngân hàng ghi sổ TK 112, hoặc trả chậm theo dõi trên sổ chi tiết công nợ TK 331). Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu để lập các bảng tra cứu báo cáo mua hàng và thanh toán.

Dựa trên khảo sát thực tế, tác giả xây dựng mô hình phân tích hệ thống hướng chức năng:

  • Phân rã chức năng hệ thống: Gồm 4 chức năng chính: (1) Nhận và giải quyết yêu cầu mua hàng (tiểu chức năng: Nhận yêu cầu mua hàng, Đăng nhập nhà cung cấp, Lập dự trù và đơn mua hàng); (2) Nhận hàng và nhập hàng kho (tiểu chức năng: Nhận và kiểm tra hàng mua, Nhập hàng và ghi sổ kho); (3) Thanh toán với nhà cung cấp và ghi sổ kế toán (tiểu chức năng: Thanh toán với nhà cung cấp, Ghi sổ kế toán chi phí TK 111, 112, 331); (4) Lập tra cứu báo cáo (tiểu chức năng: Lập báo cáo tình hình mua hàng, Lập báo cáo thanh toán nợ, Lập báo cáo thống kê phân tích nhập hàng, Lập danh mục tra cứu).
  • Mô hình luồng dữ liệu (DFD): Phản ánh các luồng thông tin vào (thông tin nhà cung cấp, hàng yêu cầu, thông tin chuyển khoản/tiền mặt, chỉ thị mua hàng) và luồng thông tin ra (báo cáo chi tiết/tổng hợp mua hàng, theo dõi dòng tiền, báo cáo tài chính).
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD): Chuẩn hóa cơ sở dữ liệu với 12 thực thể chính và thực thể kết hợp: Bộ phận yêu cầu (Mã BPYC, Tên BPYC, Địa chỉ); Nhà cung cấp (Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, SĐT, Số tài khoản, Mã số thuế); Mặt hàng (Mã hàng, Tên hàng, Chủng loại, Xuất xứ, Đơn vị tính); Phiếu yêu cầu và Dòng phiếu YC; Mặt hàng \ Nhà cung cấp; Đơn đặt mua hàng và Dòng đơn đặt hàng mua; Hóa đơn mua và Dòng HĐ mua; Kho hàng và Hàng kho; Phiếu NK và Dòng phiếu NK; Phiếu xuất kho và Dòng PXK; Nợ phải trả và Nợ trả.

Phần 3: Định hướng phát triển và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT

Tác giả đưa ra hai hướng tiếp cận để phát triển hệ thống: tự xây dựng phần mềm nội bộ (thuê phân tích hoặc lập đội dự án nội bộ) hoặc mua phần mềm kế toán đóng gói sẵn trên thị trường. Sau khi đánh giá các phần mềm phổ biến như MISA, FAST ACCOUNTING, FTS-A, Metadata Accounting, tác giả đề xuất công ty lựa chọn áp dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8.

Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả của phần mềm SAS INNOVA 6.8 đáp ứng toàn diện các yêu cầu nghiệp vụ:

  • Chức năng và danh mục: Trả tiền theo hóa đơn, điều chỉnh tiền phải trả trên hóa đơn, tính lại tiền đã trả cho hóa đơn, tính số dư tức thời của nhà cung cấp, khai báo danh mục nhà cung cấp; liên kết trực tiếp với Phân hệ Vật tư hàng hóa, Phân hệ Vốn bằng tiền và Phân hệ Kế toán thuế.
  • Chứng từ đầu vào: Hóa đơn mua hàng kiêm phiếu nhập kho, Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, Phiếu nhập chi phí mua hàng, Chứng từ nhập khẩu, Hóa đơn mua dịch vụ.
  • Hệ thống báo cáo đầu ra: Các báo cáo hàng nhập mua (Bảng kê hàng nhập mua tổng hợp/chi tiết theo mặt hàng, nhà cung cấp, hợp đồng, dạng nhập xuất; Sổ nhật ký mua hàng; Báo cáo mua hàng theo 2 chỉ tiêu) và Các báo cáo công nợ phải trả (Sổ chi tiết công nợ một hoặc tất cả nhà cung cấp, Sổ tổng hợp công nợ chữ T, Bảng cân đối phát sinh công nợ trên một/nhiều tài khoản, Bảng tổng hợp số dư công nợ đầu kỳ/cuối kỳ).

Bên cạnh giải pháp phần mềm, tác giả đề xuất đồng bộ các giải pháp bổ trợ: đào tạo lại nhân sự kế toán và tin học; nâng cấp đường truyền mạng máy tính; hoàn thiện quy trình lập dự trù đơn mua hàng nhằm tránh đứt gãy vật tư; tiếp tục đầu tư trang thiết bị phần cứng để nâng cao năng lực xử lý.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và chỉ rõ các mặt thực trạng của hệ thống chu trình chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT:

Khía cạnh đánh giá Điểm đạt được (Ưu điểm) Hạn chế còn tồn tại (Nhược điểm)
Hạ tầng và Ứng dụng Triển khai trên nền tảng website, hỗ trợ nhà quản lý tra cứu từ xa; mức đầu tư năm 2012 đạt khoảng 100 triệu đồng. Đòi hỏi duy trì đường truyền Internet từ mức trung bình trở lên; chưa khai thác hết tài nguyên hệ thống.
Chức năng nghiệp vụ Đáp ứng đầy đủ các khâu cơ bản: nhận yêu cầu, nhập kho, thanh toán, lập báo cáo tài chính định kỳ. Chức năng lập dự trù và đơn mua hàng chưa được chú trọng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng dự trữ cục bộ.
Xử lý luồng tin Đảm bảo luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận: Kho, Mua hàng, Kế toán, Nhà cung cấp. Chưa có cơ chế phân loại ưu tiên khi phát sinh lượng yêu cầu tăng đột biến; một số luồng thông tin thiếu đồng bộ.
Cơ sở dữ liệu Đã định hình được danh mục nhà cung cấp, hàng hóa, công nợ, hóa đơn. Mối quan hệ giữa các thực thể chưa được chuẩn hóa triệt để, gây hiện tượng trùng lặp và dư thừa dữ liệu.
Quản lý nhà cung cấp Có danh mục theo dõi và lựa chọn nhà cung cấp theo uy tín, giá cả. Khó kiểm soát chặt chẽ do công ty thường xuyên thay đổi đối tác cung ứng để tìm kiếm giá thấp.

Về mặt đóng góp khoa học và ứng dụng, công trình của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã khắc phục được nhược điểm của các nghiên cứu trước đó. Tác giả không dừng lại ở mô tả kế toán thuần túy (như luận văn tại ĐH Kinh tế Quốc dân) hay dừng ở lý thuyết chung (như bài tiểu luận AIS), mà đã vận dụng công cụ phân tích thiết kế hệ thống (BFD, DFD mức 0-1-2, ERD 12 thực thể) để số hóa nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng cho một doanh nghiệp xây lắp quy mô 10 tỷ đồng vốn tài sản. Đồng thời, đề tài đã chỉ ra giải pháp ứng dụng thực tế thông qua việc đặc tả chi tiết giao diện, chứng từ và hệ thống báo cáo của phần mềm SAS INNOVA 6.8.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do điều kiện nghiên cứu tại thời điểm thực hiện:

  • Dữ liệu sơ cấp khảo sát thực trạng còn khiêm tốn, chỉ dựa trên 5 phiếu điều tra nhân viên nội bộ, chưa phản ánh được toàn diện góc nhìn của các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp).
  • Đề tài dừng lại ở mức độ phân tích thực trạng, thiết kế mô hình logic (BFD, DFD, ERD) và đề xuất áp dụng phần mềm SAS INNOVA 6.8; chưa tiến hành cài đặt thử nghiệm, kiểm thử dữ liệu thực tế hay đánh giá chi phí chuyển đổi hệ thống tại Nam Hải ICT.
  • Giới hạn thời gian số liệu dừng ở mốc năm 2012.

Hướng nghiên cứu tiếp theo được tác giả gợi mở: Đơn vị có thể cử cán bộ chuyên trách phối hợp để tiếp tục chuẩn hóa cơ sở dữ liệu nhằm xóa bỏ triệt để dữ liệu dư thừa, tiến hành thử nghiệm độc lập từng mô-đun chức năng của hệ thống mới, và phát triển bổ sung các chức năng dự báo nhu cầu vật tư phục vụ tiến độ thi công công trình.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên môn phù hợp cho sinh viên các ngành Hệ thống thông tin kinh tế, Tin học quản lý và Kế toán doanh nghiệp. Công trình cung cấp tài liệu nghiên cứu tình huống điển hình về phương pháp luận phân tích hướng chức năng áp dụng vào chu trình chi phí mua hàng trong doanh nghiệp xây lắp cơ điện - nhôm kính. Các phần đáng tham khảo bao gồm:

  • Quy trình phân rã chức năng và thiết kế sơ đồ luồng dữ liệu DFD nhiều mức cho nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả.
  • Cách thiết kế mô hình thực thể liên kết (ERD) chi tiết từ chứng từ thực tế (phiếu yêu cầu, đơn mua hàng, hóa đơn, phiếu nhập/xuất, sổ nợ).
  • Cấu trúc danh mục chứng từ và mẫu báo cáo đầu ra của phân hệ mua hàng - công nợ trong phần mềm kế toán đóng gói.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu tại doanh nghiệp nào và cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp đó ra sao? Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT. Tại thời điểm nghiên cứu, công ty có tổng tài sản 10 tỷ đồng, nhân sự gồm 79 người (4 kỹ sư cơ khí, 1 kỹ sư tự động hóa, 2 kỹ sư điện lạnh, 3 kỹ sư xây dựng, 13 người cao đẳng kỹ thuật, 3 người cao đẳng kinh tế, 3 người hệ trung cấp, 15 thợ bậc 4/7 và 35 thợ bậc 3/7).

2. Phương pháp phân tích hệ thống được tác giả sử dụng trong khóa luận là gì? Tác giả sử dụng phương pháp phân tích hướng chức năng, bao gồm việc xây dựng Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD từ mức ngữ cảnh, mức đỉnh đến mức dưới đỉnh) và Mô hình thực thể liên kết (ERD).

3. Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa dự trữ tại Nam Hải ICT là gì? Theo phân tích thực trạng của tác giả, hệ thống của công ty chưa chú trọng đúng mức chức năng lập dự trù và đơn mua hàng, dẫn đến việc không dự báo chính xác nhu cầu vật tư cần dự trữ phục vụ các công trình thi công.

4. Vì sao dữ liệu trong hệ thống chu trình chi phí của công ty bị trùng lặp và dư thừa? Tác giả chỉ ra rằng các mối quan hệ giữa các thực thể dữ liệu trong hệ thống của doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa logic trước khi đưa vào lưu trữ, dẫn đến tình trạng dư thừa dữ liệu và lãng phí tài nguyên lưu trữ.

5. Tác giả đề xuất lựa chọn giải pháp phần mềm kế toán nào nhằm hoàn thiện chu trình? Tác giả đề xuất doanh nghiệp lựa chọn và ứng dụng phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8, tập trung vào Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả nhằm quản lý đồng bộ chứng từ đầu vào (hóa đơn kiêm phiếu nhập kho, phiếu xuất trả lại, chứng từ nhập khẩu...) và tự động hóa hệ thống sổ sách, báo cáo công nợ.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Thúy đã phản ánh chi tiết thực trạng chu trình nghiệp vụ kế toán chi phí mua hàng tại Công ty Cổ phần Xây Lắp Công Nghiệp Nam Hải ICT giai đoạn 2009–2012. Bằng việc kết hợp kiến thức kế toán doanh nghiệp với phương pháp phân tích hệ thống thông tin hướng chức năng, tác giả đã mô hình hóa toàn diện luồng nghiệp vụ và cấu trúc dữ liệu của chu trình chi phí. Các giải pháp đề xuất, đặc biệt là việc lựa chọn và cấu hình phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 cùng định hướng chuẩn hóa cơ sở dữ liệu, mang tính ứng dụng thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp khắc phục tình trạng thiếu hụt vật tư và tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.