CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA CHI PHÍ KINH DOANH. Khái niệm chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm …).
Lao động sống bao gồm lương nhân viên, những khoản bảo hiểm có tính chất lương… Lao động vật hoá như khấu hao TSCĐ, bao bì và công cụ dụng cụ sử dụng trong kinh doanh…. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh thương mại là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày hàng giờ rất đa dạng và phức tạp tuỳ thuộc vào việc thực hiện hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường.
Đối với hoạt động mua bán hàng hoá đó là những chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển bốc dỡ, dự trữ, tiêu thụ hàng hoá và quản lý doanh nghiệp. Chi phí phát sinh ở khâu này bao gồm chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm có tính chất lương cho nhân viên mua bán hàng hoá, nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí về thuê ngoài để vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí chung… Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại có các chi phí như chi phí đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý… 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LLuuậậnn vvăănn ttốốtt nngghhiiệệpp Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường đó là các chi phí đầu tư tài chính đang hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên như chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán và thanh lý TSCĐ. Các chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế tài nguyên…các loại phí như phí giao dịch tiếp khách.
Phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chất khác nhau. Cho nên để tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh thương mại được phân loại theo những tiêu thức khác nhau.
Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí. Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí bổ sung và chi phí thuần tuý Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông. Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh.
Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp như chi phí mua bán hàng hoá. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí.
Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí cố định (định phí). 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LLuuậậnn vvăănn ttốốtt nngghhiiệệpp Chi phí khả biến là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, đóng gói bao bì… Đặc điểm của chi phí khả biến là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí khả biến thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng chi phí khả biến cho một đơn vị doanh thu thì không đổi.
Chi phí bất biến là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên quản lý… Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán phải trả không phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất kinh doanh nhiều hay ít thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của loại chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí bất biến không đổi. Nhưng chi phí bất biến cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch với khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp.
Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí mua hàng là khoản chi phí nhằm mục đích hình thành nguồn hàng phục vụ bán ra. Chi phí mua hàng như chi phí tìm kiếm nguồn hàng, chi phí vận chuyển bao gói, bảo quản… Doanh nghiệp nên tìm mua các nguồn hàng trực tiếp làm giảm bớt khâu trung gian tức là làm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là khoản chi phí nhằm thu lại phần vốn bỏ ra và có lãi: chi phí phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá, kho bãi, đại lý bán hàng….
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí chung cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán. Chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục chi phí như: 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LLuuậậnn vvăănn ttốốtt nngghhiiệệpp - Chi phí nhân viên. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu.
- Chi phí công cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí vận chuyển thuê ngoài. - Chi phí điện nước, điện thoại - Chi phí lãi vay.
- Chi phí bằng tiền khác. Muốn quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả đòi hỏi phải phân tích tình hình chi phí của doanh nghiệp. Phân tích tình hình chi phí cần nắm vững từng cách phân loại chi phí. Phải phân tích chi phí theo từng khoản mục chi phí để thấy được chi phí hợp lý và không hợp lý để từ đó có biện pháp điều chỉnh chi phí cho hợp lý.
Vai trò của chi phí kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải bỏ ra một chi phí nhất định để thực hiện nó. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì phải bỏ ra những khoản chi phí như chi phí mua hàng (chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua, vận chuyển hàng về nhập kho), chi phí bảo quản, tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí cho tốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình và kết quả kinh doanh cuả doanh nghiêp.
Chi phí kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của DN. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí thì sẽ có tác dụng thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế. Nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí kinh doanh thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm.
Chi phí kinh doanh gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi mới thành lập chi phí sẽ lớn hơn doanh thu, chi phí 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LLuuậậnn vvăănn ttốốtt nngghhiiệệpp này bao gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí trả trước, mua tài sản cố định và thường phải tăng chi phí để mở rộng quy mô kinh doanh, tìm kiếm chỗ đứng trên thị trường… Do đó doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng chi phí sao cho hợp lý để hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn. Việc tính đúng đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hình dung một bức tranh về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá việc sử dụng chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả kinh doanh bởi chi phí kinh doanh là nền tảng tạo nên kết quả kinh doanh.
Ý NGHĨA CỦA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH. Ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý. Hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ là hoạt động kinh tế rất phức tạp và mang tính đặc thù. Đồng thời nó chịu sự tác động và ảnh hưởng của nhiều ngành nhiều yếu tố môi trường kinh doanh.
Tuỳ theo ngành nghề kinh doanh mà công ty sử dụng chi phí kinh doanh cho hợp lý. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi. Để đạt được kết quả cao nhất trong kinh doanh các doanh nghiệp cần phải xác định phương hướng mục tiêu trong đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện vốn có về các nguồn nhân tài vật lực. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần nắm được các nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh.
Trong đó chi phí là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu tối thiểu hoá chi phí kinh doanh chỉ có thể thực hiện trên cơ sở phân tích chi phí. Qua phân tích chi phí kinh doanh nhà quản trị DN nắm được sự vận động và xu hướng phát triển mang tính quy luật của chi phí kinh doanh. Trên cơ sở đó, nêu lên một cách tổng quát về trình độ quản lý và sử dụng chi phí.