Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, phần mềm kế toán ngày càng trở thành công cụ thiết yếu trong quản lý tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tại Việt Nam, có khoảng 260 đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi sử dụng các phần mềm kế toán như FAST, Misa, Smart, GAMA, OMEGA, CNS, Asoft, Metadata, FTS... Tuy nhiên, sự đa dạng về tính năng và chất lượng phần mềm đặt ra thách thức trong việc lựa chọn và sử dụng hiệu quả, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của người dùng. Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người sử dụng phần mềm kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, từ đó đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm. Nghiên cứu tập trung khảo sát thực trạng tại các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi trong giai đoạn năm 2015, với trọng tâm đánh giá các yếu tố chức năng, an toàn dữ liệu, tính mở, hiệu quả, khả năng bảo trì, bảo hành và khả năng tương thích của phần mềm kế toán. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ các đơn vị hành chính sự nghiệp lựa chọn và cải tiến phần mềm kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và minh bạch trong hoạt động kế toán.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên hai mô hình chất lượng phần mềm tiêu biểu là mô hình McCall (1977) và mô hình ISO-9126. Mô hình McCall phân loại chất lượng phần mềm thành ba nhóm đặc trưng: các yếu tố để xác định (từ góc nhìn người dùng), tiêu chuẩn xây dựng (góc nhìn nhà phát triển) và hệ đo lường theo tiêu chuẩn ISO 9268. Mô hình ISO-9126 phân tích chất lượng phần mềm thành sáu tiêu chí chính: chức năng, tin cậy, khả dụng, hiệu quả, khả năng bảo trì và khả năng tương thích. Trên cơ sở đó, nghiên cứu xây dựng mô hình gồm sáu nhân tố ảnh hưởng đến sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp: (1) Chức năng, (2) An toàn dữ liệu, (3) Tính mở, (4) Hiệu quả, (5) Khả năng bảo trì, bảo hành, (6) Khả năng tương thích. Các khái niệm chính bao gồm:

  • Chức năng: Khả năng phần mềm đáp ứng các tiêu chuẩn kế toán và hỗ trợ nghiệp vụ đặc thù của đơn vị hành chính sự nghiệp.
  • An toàn dữ liệu: Khả năng bảo mật, phân quyền, lưu trữ và phục hồi dữ liệu kế toán.
  • Tính mở: Khả năng tùy biến giao diện, báo cáo và cấu hình phần mềm phù hợp với đặc thù từng đơn vị.
  • Hiệu quả: Mức độ tiết kiệm thời gian và chi phí khi sử dụng phần mềm.
  • Khả năng bảo trì, bảo hành: Khả năng sửa lỗi, nâng cấp và khắc phục sự cố nhanh chóng.
  • Khả năng tương thích: Khả năng hoạt động trên nhiều hệ điều hành và tích hợp với các phần mềm khác.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng với cỡ mẫu 260 người dùng phần mềm kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên nhằm đảm bảo tính đại diện cho đối tượng nghiên cứu. Dữ liệu sơ cấp được thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát trực tiếp và trực tuyến, bao gồm 26 biến quan sát đo lường sáu nhân tố chính và sự hài lòng của người dùng. Các biến được đánh giá theo thang đo Likert 5 điểm từ "rất không đồng ý" đến "rất đồng ý". Dữ liệu được xử lý và phân tích bằng phần mềm SPSS 20.0 với các kỹ thuật: kiểm định độ tin cậy Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích hồi quy bội và kiểm định sự khác biệt bằng ANOVA. Quy trình nghiên cứu gồm hai giai đoạn: nghiên cứu sơ bộ định tính để điều chỉnh thang đo và nghiên cứu chính thức thu thập dữ liệu định lượng. Các bước phân tích đảm bảo kiểm định độ tin cậy, tính hợp lệ và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự hài lòng của người dùng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chức năng phần mềm có tác động tích cực mạnh mẽ đến sự hài lòng người dùng với hệ số hồi quy Beta đạt khoảng 0.35, cho thấy phần mềm đáp ứng đúng các tiêu chuẩn kế toán và hỗ trợ nghiệp vụ đặc thù là yếu tố quan trọng nhất.
  2. An toàn dữ liệu cũng đóng vai trò quan trọng, với Beta khoảng 0.28, thể hiện nhu cầu bảo mật, phân quyền và khả năng phục hồi dữ liệu được người dùng đánh giá cao.
  3. Tính mở của phần mềm có ảnh hưởng tích cực đáng kể, Beta khoảng 0.22, cho thấy khả năng tùy biến giao diện và báo cáo giúp người dùng dễ dàng thích nghi với phần mềm.
  4. Hiệu quả phần mềm góp phần nâng cao sự hài lòng, với Beta khoảng 0.18, phản ánh việc tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác kế toán.
  5. Khả năng bảo trì, bảo hành có tác động tích cực nhưng mức độ thấp hơn, Beta khoảng 0.12, cho thấy người dùng quan tâm đến việc sửa lỗi và nâng cấp phần mềm.
  6. Khả năng tương thích là yếu tố có ảnh hưởng tích cực và khá mạnh, Beta khoảng 0.30, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phần mềm hoạt động ổn định trên nhiều hệ điều hành và tích hợp với các phần mềm khác.

Ngoài ra, phân tích ANOVA cho thấy sự khác biệt có ý nghĩa thống kê trong đánh giá sự hài lòng giữa các nhóm người dùng theo loại phần mềm sử dụng và thời gian sử dụng phần mềm. Người dùng phần mềm có thời gian sử dụng trên 3 năm có mức độ hài lòng cao hơn khoảng 15% so với nhóm sử dụng dưới 1 năm. Biểu đồ phân phối tần suất và ma trận tương quan được sử dụng để minh họa mối quan hệ giữa các biến và sự hài lòng, giúp trực quan hóa mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu trước đây, như nghiên cứu của Lê Văn Bình (2011) và Morteza Ramazani (2012), khi chức năng, an toàn dữ liệu và khả năng tương thích được xác định là các nhân tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự hài lòng người dùng phần mềm kế toán. Nguyên nhân là do phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp phải đáp ứng các quy định pháp luật nghiêm ngặt và đặc thù nghiệp vụ đa dạng của từng đơn vị. Tính mở giúp người dùng linh hoạt trong việc tùy chỉnh báo cáo và giao diện, từ đó nâng cao trải nghiệm sử dụng. Hiệu quả phần mềm góp phần giảm thiểu chi phí và thời gian làm việc, điều này rất quan trọng trong bối cảnh các đơn vị hành chính sự nghiệp thường có nguồn lực hạn chế. Mức độ ảnh hưởng thấp hơn của khả năng bảo trì, bảo hành có thể do người dùng chưa thực sự quan tâm hoặc chưa gặp nhiều sự cố cần bảo trì trong quá trình sử dụng. Sự khác biệt về mức độ hài lòng theo thời gian sử dụng phần mềm cho thấy kinh nghiệm và sự quen thuộc với phần mềm cũng là yếu tố quan trọng. Các biểu đồ và bảng số liệu trong nghiên cứu giúp minh họa rõ ràng các mối quan hệ này, hỗ trợ việc ra quyết định cải tiến phần mềm và chính sách đào tạo người dùng.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao chức năng phần mềm: Các nhà phát triển cần tập trung cải tiến các tính năng đáp ứng đầy đủ các quy định kế toán hiện hành và đặc thù nghiệp vụ của từng đơn vị hành chính sự nghiệp. Mục tiêu tăng mức độ hài lòng lên ít nhất 20% trong vòng 12 tháng, chủ thể thực hiện là các công ty phần mềm và phòng kế toán các đơn vị.
  2. Tăng cường an toàn dữ liệu: Cần bổ sung các tính năng bảo mật nâng cao như phân quyền chi tiết, lưu trữ nhật ký truy cập và khả năng phục hồi dữ liệu nhanh chóng. Mục tiêu giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu xuống dưới 1% trong năm tiếp theo, do bộ phận IT và nhà cung cấp phần mềm phối hợp thực hiện.
  3. Phát triển tính mở và tùy biến: Thiết kế giao diện và báo cáo linh hoạt cho phép người dùng tự do thêm, bớt, sắp xếp thông tin phù hợp với nhu cầu riêng. Mục tiêu hoàn thiện tính năng này trong 6 tháng, do nhà phát triển phần mềm đảm nhiệm.
  4. Tăng cường đào tạo và hỗ trợ người dùng: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ và cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm, giảm thời gian làm quen xuống 30% trong năm đầu tiên. Chủ thể thực hiện là phòng đào tạo và nhà cung cấp phần mềm.
  5. Cải thiện khả năng bảo trì, bảo hành: Thiết lập quy trình xử lý sự cố nhanh chóng, hỗ trợ kỹ thuật 24/7 và cập nhật phần mềm thường xuyên. Mục tiêu giảm thời gian khắc phục sự cố xuống dưới 24 giờ, do nhà cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm.
  6. Đảm bảo khả năng tương thích đa nền tảng: Phát triển phần mềm tương thích với nhiều hệ điều hành và tích hợp dễ dàng với các phần mềm khác trong hệ thống quản lý của đơn vị. Mục tiêu đạt tỷ lệ tương thích trên 95% trong vòng 1 năm, do nhà phát triển phần mềm thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Các nhà quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng người dùng phần mềm kế toán, từ đó lựa chọn và đầu tư phần mềm phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
  2. Nhà phát triển và cung cấp phần mềm kế toán: Cung cấp cơ sở khoa học để cải tiến sản phẩm, tập trung vào các yếu tố chức năng, an toàn dữ liệu và tính mở nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của khách hàng.
  3. Nhân viên kế toán và người sử dụng phần mềm: Nắm bắt các tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm, nâng cao kỹ năng sử dụng và góp ý cải tiến phần mềm phù hợp với nghiệp vụ.
  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành kế toán, quản trị kinh doanh: Tham khảo mô hình nghiên cứu, phương pháp phân tích và kết quả thực nghiệm để phát triển các nghiên cứu tiếp theo về chất lượng phần mềm và sự hài lòng người dùng trong lĩnh vực kế toán hành chính sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao chức năng phần mềm lại quan trọng nhất đối với sự hài lòng người dùng?
    Chức năng quyết định phần mềm có đáp ứng đúng nghiệp vụ và quy định kế toán hay không, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc. Ví dụ, phần mềm có thể cảnh báo chi vượt dự toán giúp kiểm soát tài chính hiệu quả hơn.

  2. An toàn dữ liệu được đảm bảo như thế nào trong phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp?
    Phần mềm phân quyền người dùng, lưu nhật ký truy cập và có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc sửa đổi trái phép.

  3. Tính mở của phần mềm có ý nghĩa gì với người dùng?
    Tính mở cho phép người dùng tùy chỉnh giao diện, báo cáo và các chức năng theo nhu cầu riêng, giúp phần mềm phù hợp với đặc thù từng đơn vị và nâng cao trải nghiệm sử dụng.

  4. Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của phần mềm kế toán?
    Hiệu quả được đo bằng khả năng tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng năng suất công việc. Ví dụ, phần mềm giúp tự động hóa các bước nhập liệu và báo cáo, giảm thời gian làm việc kế toán.

  5. Khả năng bảo trì, bảo hành ảnh hưởng thế nào đến sự hài lòng?
    Khả năng này giúp phần mềm luôn hoạt động ổn định, nhanh chóng sửa lỗi và cập nhật tính năng mới, giảm thiểu gián đoạn công việc và tăng độ tin cậy cho người dùng.

Kết luận

  • Nghiên cứu xác định sáu nhân tố chính ảnh hưởng đến sự hài lòng người dùng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp: chức năng, an toàn dữ liệu, tính mở, hiệu quả, khả năng bảo trì, bảo hành và khả năng tương thích.
  • Chức năng và khả năng tương thích là hai yếu tố có tác động mạnh nhất đến sự hài lòng.
  • Kết quả phân tích cho thấy sự khác biệt về mức độ hài lòng theo loại phần mềm và thời gian sử dụng phần mềm.
  • Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng phần mềm và đào tạo người dùng nhằm cải thiện sự hài lòng trong vòng 6-12 tháng tới.
  • Khuyến nghị các đơn vị hành chính sự nghiệp và nhà phát triển phần mềm phối hợp chặt chẽ để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán.

Hành động tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất và tiến hành đánh giá định kỳ sự hài lòng người dùng để điều chỉnh kịp thời. Các nhà quản lý và chuyên gia phần mềm nên phối hợp nghiên cứu sâu hơn về các yếu tố ảnh hưởng trong bối cảnh công nghệ mới nhằm nâng cao chất lượng phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp.