CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN.1Khái niệm, đặc điểm và thành phần của một phần mềm kế toán.1Các khái niệm chung của một phần mềm kế toán HTTT kế toán là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối các dữ liệu nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành của một DN, tổ chức. Đặc điểm của HTTT kế toán là: - HTTT kế toán được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin về mặt tài chính để từ đó cung cấp thông tin quản lý, điều hành về mặt tài chính của DN - HTTT kế toán phải dựa vào các hình thức kế toán, phương pháp kế toán, quy trình kế toán và phải căn cứ vào các chứng từ theo quy định của Nhà nước ban hành. HTTT kế toán là hệ thống gồm năm thành phần cơ bản: - Con người: là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện các thủ tục để biến đổi dữ liệu nhằm tạo ra thông tin. -Phần cứng (Máy tính điện tử): là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng.
-Chương trình: gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mà máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán đã chỉ ra. 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -Dữ liệu: bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. -Thủ tục: là những chỉ dẫn của con người. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Thứ nhất, tiếp nhận dữ liệu thông tin, máy tính có thể thay thế bằng việc tạo ra thư viện dữ liệu.
Thứ hai, trong công tác xử lý dữ liệu, máy tính thay thế con người tính toán, thống kê, xử lý các phép toán và giải thuật với độ chính xác cao. Thứ ba, trong việc trao đổi dữ liệu và truyền thông tin giữa các đối tượng kế toán, máy tính có khả năng truyền dữ liệu với dung lượng và độ chính xác lớn hơn nhiều lần so với việc thực hiện thủ công. Cuối cùng, trong việc cung cấp dữ liệu, thông tin, máy tính hoàn toàn có thể tự động hóa trong việc xuất thông tin dưới dạng các báo cáo, bảng biểu, đồ thị, văn bản… Như vậy, hệ thống thông tin kế toán trên máy cần thiết phải có một phần mềm chuyên dụng nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán của doanh nghiệp. Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.
Phần mềm kế toán được cài đặt trên một nền tảng phầncứng thích hợp, phần mềm kế toán là công cụ quan trọng hỗ trợ người làm kế toán trong việc thu thập, xử lý dữ liệu khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; truyền,lưu trữ, tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng theo quy định pháp luật cũng như theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức. 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Đặc điểm của một phần mềm kế toán. Tính tuân thủ: phần mềm kế toánphải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định…hiện hành.
Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán thực tế như phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán… Tính dễ thay đổi: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp… 1.3Thành phần của phần mềm kế toán. Xây dựng phần mềm có thể dùng 1 trong 2 lập trình sau: a.Lập trình hướng cấu trúc Ưu nhược điểm áp dụng của lập trình hướng cấu trúc - Ưu điểm: + Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng. + Chương trình sáng sủa dễ hiểu. + Phân tích được các chức năng của hệ thống.
+ Dễ theo dõi luồng dữ liệu. - Nhược điểm: + Không hỗ trợ việc sử dụng lại. Các chương trình hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc dữ liệu và bài toán cụ thể, do đó không thể dùng lại modul nào đó trong phần mềm này cho phần mềm khác với các yêu cầu về dữ liệu khác. + Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn.
+ khó quản lý mối quan hệ giữa các modul và dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì. 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -Lĩnh vực áp dụng +Phương pháp hướng cấu trúc thường phù hợp với nhiều bài toán nhỏ, có luồng dữ liệu rõ ràng, cần phải tư duy giải thuật rõ ràng và người lập trình có khả năng tự quản lý được mọi truy cập đến các dữ liệu của chương trình.Lập trình hướng đối tượng. -Lập trình định hướng đối tượng, là kĩ thuật lập trình hỗ trợ công nghệ đối tượng. OOP được xem là giúp tăng năng suất, đơn giản hóa độ phức tạp khi bảo trì cũng như mở rộng phần mềm bằng cách cho phép lập trình viên tập trung vào các đối tượng phần mềm ở bậc cao hơn.
Ưu nhược điểm áp dụng của lập trình hướng đối tượng - Ưu điểm: + Gần gũi với thế giới thực. + Tái sử dụng dễ dàng. + Đóng gói che giấu thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn. + Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn + Xâu dựng hệ thống phức tạp.
- Nhược điểm: + Phương pháp này khá phức tạp, khó theo dõi được luồng dữ liệu do có nhiều luồng dữ liệu ở đầu vào. Hơn nữa giải thuật lại không phải là vấn đề trọng tâm của phương pháp này. -Lĩnh vực áp dụng +Phương pháp hướng đối tượng thường được áp dụng cho các bài toán lớn, phức tạp, hoặc có nhiều luồng dữ liệu khác nhau mà phương pháp cấu trúc không thể quản lý được. Khi đó người ta dùng phương pháp hướng đối tượng để để tận dụng khả năng bảo vệ giữ liệu ngoài ra còn tiết kiệm công sức và tài nguyên.
8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Nhận ra được ưu nhược điểm của hai phương pháp. Đối với đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán tiền lương”.Em xin lựu chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng : o Dễ dàng thay đổi nâng cấp các chức năng cho hệ thống. o Dễ dàng test và debug.
o Nó có thể che dấu thông tin và bảo mật. o Việc thừa kế làm cho giảm chi phí thực hiện. Phần mềm kế toán là hệ thống gồm bốn thành phần cơ bản: - Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu này được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,….
- Form: là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm. một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập,form chương trình chính, form nhập liệu, form báo cáo,… - Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dùng. Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. - Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng.
Các thành phần này có mối quan hệ hữu cơvới nhau, đồng thời lại có quan hệ với các tác nhân bên ngoài trong quá trình thu thập,xử lý và cung cấp 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thông tin kế toán, nhằm phục vụ công tác kế toán và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.2Yêu cầu của một phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán cũng là một dạng phần mềm ứng dụng nên nó cũng đảm bảo các yêu cầu tương tự như các phần mềm ứng dụng khác như: - Tính tiện dụng: Phần mềm kế toán phải dễ sử dụng và tiện lợi cho người làm kế toán, có các công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc thao tác trên phần mềm kế toán, phù hợp với thực trạng công tác hạch toán thực tế của nhân viên kế toán tại doanh nghiệp. - Tính hiệu quả: Phần mềm không gây ra các sự lãng phí tài nguyên như bộ nhớ, bộ vi xử lý, các thiết bị ngoại vi hay tốc độ xử lý chậm. - Tính tin cậy:Tính tin cậy không chỉ thể hiện ở khả năng thực hiện đúng nhiệmvụ đã được thiết kế mà còn phải có khả năng đảm bảo an toàn, an ninh dữ liệu.
- Tính linh hoạt và mềm dẻo: phần mềm cần có khả năng tùy biến, cập nhập, mởrộng để thực hiện được những yêu cầu thay đổi của người sử dụng tương thích với các ứng dụng thông dụng khác. Ngoài những yêu cầu cơ bản của phần mềm, phần mềm kế toán phải đảm bảo các yêu cầu đặc thù sau: - Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của Nhà nước về kế toán; khi áp dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định. - Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu.