CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. LÍ THUYẾT CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán a. Khái niệm Phần mềm là tập hợp những câu lệnh viết bằng một hay nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một số bài toán nào đó.
Phần mềm kế toán là phần mềm ứng dụng trong việc ghi chép, xử lí các giao dịch kế toán trên máy tính. Quá trình đó bắt đầu từ khâu thu nhận thông tin từ các chứng từ gốc, lưu trữ thông tin và xử lí thông tin và cuối cùng là cung cấp thông tin dưới dạng các sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Đặc điểm - Phần mềm kế toán có tính tuân thủ: + Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán, các thông tư, nghị định kế toán. + Phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định của doanh nghiệp.
- Phần mềm kế toán sử dụng các phương pháp kế toán: + Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra các nghiêp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó phục vụ công tác kế toán và công tác quản lí. + Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lí, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị. + Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dung kinh tế ghi LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 chép, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể. + Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân dối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán.
- Phần mềm kế toán có tính mềm dẻo để thích nghi với công tác kế toán thường xuyên thay đổi mà không làm thay đổi các dữ liệu đã có. Yêu cầu Trước hết phần mềm kế toán phải đáp ứng được các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán nói chung như sau: Dễ sử dụng: Các phần mềm phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc phân cấp dễ hiểu và dễ sử dụng các ngôn ngữ phù hợp với ngôn ngữ tự nhiên người dùng. Chống sao chép: Đây là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ được bản quyền. Để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trường không được để ở dạng mã nguồn mà phải được biên dịch.
Khi cài đặt lên máy tính sử dụng chỉ làm một thao tác duy nhất là chạy chương trình Setup (Cài đặt); Tương thích với nhiều phần mềm khác: Các phần mềm trên thị trường phải tương thích với các phần mềm khắc để không gây xung đột và tạo ra sự cố máy khi chạy chương trình; Tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi: Phần mềm cần tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi như: bàn phím, chuột, máy quét, máy in, máy đồ họa… Tính thời trang của phần mềm: Không được lạc hậu, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với tình hình biến động của thực tế. Tính giá cả cạnh tranh: Để có giá cả hợp lí, các công ty phần mềm phải biết tiết kiệm chi phí lập trình thông qua sử dụng nguồn nhân lực hợp lí, sử dụng tốt các công cụ hỗ trợ lập trình và thiết kế phần mềm. Yêu cầu bộ nhớ: Các phần mềm khi được viết ra cần phải quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ cho máy tính, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Quyền sử dụng trên mạng: Ngày nay việc sử dụng công nghệ mạng máy tính là một xu thế tất yếu.
Một phần mềm có sử dụng được trên mạng hay không và việc đánh giá phân quyền sử dụng hợp lí cho từng máy thành viên trong mạng như thế nào là một tiêu thức đánh giá hợp lí của một phần mềm. Với các PMKT nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các tiêu chuẩn chung của một phần mềm, người ta thường đánh giá nó dựa vào các yêu cầu sau: Khả năng tự động hóa cao: PMKT phải được thiết kế thành một hệ thống các module chương trình để xử lí thống nhất tất cả các phần hành kế toán thành một khâu liên hoàn, chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thể cho ra tất cả các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết. Cơ cấu linh hoạt: Cơ cấu linh hoạt của một PMKT thể hiện ở hai mặt kí thuật xử lí trong một chương trình, bao gồm: Thứ nhất: Sử dụng cấu trúc sổ cái tích hợp cùng với hệ mã từ điển của hệ thống linh hoạt. Điều này sẽ cho phép dễ dàng điều chỉnh hệ thống chương trình khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Thứ hai: Sử dụng một mẫu sổ, mẫu báo cáo, mẫu chứng từ động dành cho người sử dụng tự định nghĩa. Khi cần chỉ cần xác định: tên sổ/báo cáo/chứng từ, tên từng tiêu thức trên đó được lấy hoặc ghi ở đâu, sắp xếp theo chỉ tiêu nào đó… Điều này cho phép doanh nghiệp tạo được bất kì một sổ kế toán quản trị khi nào cần thiết để cung cấp một khả năng phân tích đa chiều theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyển chuyển cho nhu cầu quản lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tính bảo mật cao Cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán trên đường truyền tuyệt đối phải được bảo mật; ngoài ra các dữ liệu trong nội bộ phải được bảo mật tới từng chứng từ, từng báo cáo từng thực đơn, thực danh mục trong việc phân quyền sử dụng. Không phụ thuộc và hạ tầng tin học Một PMKT phải xây dựng trên một hạ tầng không cứng nhắc (kế cả các ứng dụng môi trường máy tính, môi trường mạng) để không gây trở ngại cho việc đổi mới hệ thống thành bất kì mức độ nào.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Khả năng tổng hợp dữ liệu Trong công tác kế toán, dữ liệu thường được chia thành từng nhóm để cung cấp các thông tin quản trị.Tuy vậy tại một thời điểm bất kì, PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kì một đơn vị phụ thuộc nào, bất kì thứ tiếng nào hay môi trường điện toán nào có thể quản lí tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Khả năng tích hợp với các sản phẩm khắc Các PMKT phải được tích hợp một cách toàn diện nhằm hoàn thiện hết các công cụ tạo báo cáo thực hiện hợp tác thương mại điện tử và thanh toán quốc tế. Muốn vậy, các PMKT này phải hoạt động độc lập với các cơ sở dữ liệu và không phụ thuộc vào hạ tầng tin học trên máy chủ. Xử lí nhiều loại tiền tệ và nhiều thứ tiếng Một phần mềm hạch toán đa hệ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tiền tệ của mình.
Hệ thống hạch toán cho phép sử dụng nhiều thứ tiếng sẽ cho phép doanh nghiệp quản trị kinh doanh nhiều quốc gia khác nhau. Triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế Đối với các doanh nghiệp lớn (đa ngành, đa quốc gia), tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là nó phải triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống suy nhất chứ không phải dựa trên các phần mềm riêng lẻ mang tính cục bộ. Điều đó đảm bảo cho tính nhất quản về mặt quản lí, nhất quán về mặt dữ liệu. Đối với các nhà thiết kế phần mềm hệ thống, đây là một việc làm không hề dễ vì nó đòi hỏi các nhà chuyên môn không những có tính chuyên nghiệp cao mà còn phải am hiểu tường tận các chế độ chính sách của từng quốc gia.
Khả năng hỗ trợ tại chỗ Để đảm bảo tính linh hoạt cho người sử dụng, trong mỗi PMKT cần phải có ngay bên trong nó những dịch vụ hỗ trợ người dùng theo từng ngữ cảnh tại thời điểm máy đang hoạt động. Ngoài ra phải có một mạng lưới đại lí cùng với những chuyên gia giỏi về xử lí tình huống để giúp đỡ doanh nghiệp sử dụng tốt phần mềm của mình. Hệ thống này, một mặt, đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị kinh doanh của daonh nghiệp LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 trong bất kì lúc nào, mặt khác, nó là bộ phận cung cấp các thông tin phản hồi cho người thiết kế hệ thống kịp thời điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp với thị trường. Các thành phần của một PMKT Trong lập trình hướng cấu trúc, mỗi PMKT bao gồm các module chương trình, mỗi module là một chương trình con dưới dạng các hàm hoặc thủ tục để thực hiện một công việc nào đó theo thiết kế đã định.
Do đó PMKT hướng cấu trúc thường đước sử dụng cho phần mềm hệ thống. Trong lập trình hướng đối tượng, một PMKT gồm năm thành phần: - Cơ sở dữ liệu (Database): + Gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin về các tệp trong CSDL và mối quan hệ giữa các tệp. + Các tệp DBF dưới dạng các bảng: - Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng các File, mối File có thể chứa nhiều lớp. - Giao diện (Forms): là đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy Forms tạo ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp.
Một phần mềm ứng dụng thường gồm các Forms giao diện chính, Forms nhập dữ liệu, Forms điều khiển nhập-xuất-in dữ liệu. - Báo cáo (Report): là tài liệu để đưa ra dữ liệu từ máy tính ra ngoài theo một khuôn dạng đã định trước. - Menus: là hệ thống thực đơn có trong phần mềm, thường được tổ chức phân cấp từ 2 đến 3 cấp. Menus có hai loại: Menus gắn trên Forms và Menus gắn vào đối tượng.