CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán. Khái niệm và đặc trưng của phần mềm kế toán. Khái niệm: Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực.
Trong đó, lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực được ưu tiên để tin học hóa trước tiên. Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán. Để hiểu về thuật ngữ này rõ trước hết chúng ta cần biết thế nào là một HTTT kế toán , các thành phần của HTTT kế toán và mối quan hệ giữa các thành phần này. HTTT kế toán: là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, cung cấp thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của các tổ chức, xí nghiệp, doanh nghiệp.
Các thành phần của HTTT sử dụng máy tính: (1) Con người: (2) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, thông tin kế toán phục vụ cho việc xử lý hệ thống và trợ giúp cho nhà quản lý. (3) Thủ tục: Là những quy định quy tắc kế toán tác động lên dữ liệu để thực hiện lưu trữ xử lý thông tin. (4) Phần cứng: Bao gồm máy tính, các thiết bị ngoại vi và các thiết bị truyền thông. (5) Phần mềm (chương trình): Là tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ máy để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thủ tục đã chỉ ra.
11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Hình 1. Mối quan hệ của các thành phần trong HTTT Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra các sổ kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê, phân tích tài chính khác. Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn như sau: Hình 1. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Giai đoạn 1: Nhập dữ liệu đầu vào: Trong quá trình hoạt động kinh doanh, khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, người dùng cần phải xác định chứng từ tương ứng với nghiệp vụ kinh tế đó và thực hiện nhập bằng tay vào phần mềm kế toán.
Giai đoạn 2: Xử lý dữ liệu: 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Giai đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong giai đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong giai đoạn sau. Trong giai đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối thử của từng tài khoản Giai đoạn 3: Xuất thông tin đầu ra: Căn cứ trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính, quản trị trong giai đoạn 2, phần mềm tiến hành kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê phân tích,. để in ra máy in hoặc lưu giữ ra dưới dạng tệp để phục vụ cho mục đích phân tích thống kê khác hay kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy thuộc nhu cầu của người sử dụng và khả năng của từng phần mềm kế toán cụ thể mà người sử dụng có thể thêm bớt, tùy biến các báo cáo, phân tích phục vụ nhu cầu quản trị.
Đặc trưng của phần mềm kế toán: (1) Tính chính xác So với việc ghi chép kế toán bằng thủ công, sử dụng phần mềm giúp các khâu tính toán, ghi chép sổ sách và kết xuất báo cáo một cách chính xác hơn nhiều. Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo cáo tài chính, quản trị đều phải được lập lại từ đầu mà đôi khi mất vài ngày tới một tuần mới hoàn thành thì nay công tác tính toán, cộng sổ được thực hiện chính xác 100% trên máy. Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào duy nhất một nguồn là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần mềm kế toán mang tính nhất quán. Trong khi đó công tác kế toán thủ công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên nhiều sổ sách theo bản chất 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nghiệp vụ mà mình phụ trách cho nên dễ dẫn tới tình trạng khi tổng hợp xảy ra việc sai lệch dữ liệu trên các sổ làm công tác kế toán tổng hợp bị sai.
(2) Tính hiệu quả Trong xã hội cạnh tranh ngày nay thông tin chính là sức mạnh, ai có thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn.Với khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn và hiệu quả hơn. Công tác kế toán thủ công đòi hỏi nhiều nhân sự làm kế toán. Trong khi đó phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn được các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và thời gian và điều này chính là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. (3) Tính chuyên nghiệp Bằng việc sử dụng PMKT, toàn bộ hệ thống sổ sách của doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các chuẩn mực quy định.
Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các tổ chức tài chính, nhà đầu tư, kiểm toán và các cơ quan chức năng có liên quan.Đây là yếu tố cũng hết sức có giá trị khi xây dựng thương hiệu cho riêng mình. (4) Tính cộng tác Các PMKT ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng,. tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Yêu cầu đối với một phần mềm kế toán hiện nay. Ngày nay, do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển và ngày càng phổ cập của CNTT, các PMKT đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp xử lý thông tin nhanh, an toàn; cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, giúp chủ doanh nghiệp đưa ra được các quyết định quản lý và kinh doanh hiệu quả.
Một PMKT cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau: - Phải sử dụng các phương pháp kế toán: +Khác với các loại phần mềm khác, vì phần mềm kế toán luôn phải áp dụng triệt để các phương pháp kế toán như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp cân đối, phương pháp tính giá… +Hệ thống các chứng từ, các dữ liệu vào, các sổ và báo cáo đưa ra bắt buộc phải tuân thủ theo một mẫu đã được nhà nước quy chuẩn. - Đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp: Phần mềm kế toán phải đáp ứng được yêu cầu quản lý thông tin của các nhà quản trị và cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị đưa ra quyết định. - Đảm bảo quy định tài chính của nhà nước: Phần mềm kế toán phải đảm bảo các quy định tài chính của nhà nước ví dụ như quản lý quỹ tiền mặt, quản lý tiền gửi, chi trả lương và các khoản thu nhập khác qua tài khoản cá nhân …. - Dễ sử dụng và dễ hiểu: Đây là tiêu chí rất quan trọng, đặc biệt là đối với các kế toán viên mới vào nghề hoặc đối với các kế toán đã quen làm việc thủ công.
Phần mềm kế toán dễ sử dụng giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí huấn luyện ban đầu cho doanh nghiệp cũng như sau này khi kế toán cũ ra đi, kế toán mới vào tiếp nhận thì khâu chuyển giao cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với một phần mềm kế toán quá phức tạp và khó hiểu. - Thích ứng với quy trình kinh doanh: 15 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ứng dụng phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ kế toán, tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp luật kế toán hiện hành. Để đạt được yêu cầu này đòi hỏi đơn vị cung cấp phần mềm phải có chuyên viên am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ kế toán thực tế.Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì quy trình sản xuất kinh doanh cũng khác nhau, trong khi đó một PMKT thông thường chỉ đáp ứng được một số lĩnh vực nhất định. Chẳng hạn như một số phần mềm phù hợp với ngành công nghiệp dệt may trong khi một số khác lại phù hợp với ngành sản xuất dược phẩm hơn, … Vì vậy để đánh giá tốt một phần mềm, người sử dụng có thể căn cứ vào khả năng đáp ứng của phần mềm với những lĩnh vực hoạt động, tìm hiểu xem có bao nhiêu công ty cùng ngành đã sử dụng phần mềm và nói chuyện với nhân viên của các đơnvị đó về mức độ hài lòng của họ khi sử dụng các phần mềm này.
- Khả năng nâng cấp và sửa đổi: Doanh nghiệp không ngừng thay đổi, hoạt động của doanh nghiệp cũng không ngừng thay đổi để cạnh tranh tốt hơn trong một môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp.