CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, đặc điểm, các thành phần và yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 1. Khái niệm phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dung để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Phần mềm kế toán được cài đặt trên một nền tảng phần cứng thích hợp, phần mềm kế toán là công cụ quan trọng hỗ trợ người làm kế toán trong việc thu thập, xử lý dữ liệu khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; truyền, lưu trữ, tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng theo quy định pháp luật cũng như theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tổ chức. Một phần mềm kế toán cơ bản gồm các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu: đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các dữ liệu được chia thành hai phần: các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết bị,… Và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh của cơ quan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch …. - Giao diện phần mềm: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm, một phần mềm kế toán thường bao gồm các loại giao diện: form đăng nhập, form chương trình chính, form nhập liệu, form báo cáo,… - Báo cáo: là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng dụng theo yêu cầu của người dung.
Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tùy theo yêu cầu của người sử dụng. SV: Diệp Thị Thu Hạnh Lớp: CQ53/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp 5 Học Viện Tài Chính - Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng. Đặc điểm của phần mềm kế toán Phần mềm kế toán là một công cụ ghi chép, lưu giữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ để đưa ra các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Chứng tư gồm các chứng từ do doanh nghiệp lập và các chứng từ từ bên ngoài.
Đầu ra của phần mềm kế toán là các báo cáo và các sổ sách liên quan. So với kế toán thủ công phải ghi chép vào các sổ sách trung gian để đưa ra các báo cáo cuối kì, phần mềm kế toán kết xuất thông tin đầu ra trực tiếp từ CSDL, chính là các chứng từ đầu vào, đồng thời cùng với các báo cáo, các sổ kế toán cũng chính là đầu ra của hệ thống. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính la công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định.
Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Các thành phần của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Một thành phần kế toán thường có các thành phần sau: - Cơ sở dữ liệu (Database): Cung cấp cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Một CSDL chứa các Table, View và các mối quan hệ giữa các bảng.
- Menu: Được thiết kế hợp lý sẽ giúp cho con người dùng nhanh chóng biết cách sử dụng và thao tác chương trình thuận tiện hơn. - Form: Dùng để chứa các đối tượng khác trong một lớp ứng dụng nào đó. Mỗi Form khi thực hiện sẽ tạo một màn hình giao diện cho người dùng. Các Form của một PMKT được chia thành: SV: Diệp Thị Thu Hạnh Lớp: CQ53/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp 6 Học Viện Tài Chính Form nhập dữ liệu Form để thực hiện các thao tác xem, sửa, xóa Form để in báo cáo - Report: Chứa các thông tin được kết xuất từ các bảng CSDL, bảng trung gian và được hiển thị ra máy in, màn hình tùy theo yêu cầu người dùng.
Các yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặc hướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở cho các đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phần mềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán. Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kế toán” ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau: Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định cụ thể của Nhà nước về Kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toán theo nội dung sau: Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tại Điều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nội dung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý của đơn vị kế toán trừ các chwungs từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy định. Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toán phải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng về chứng từ điện tử.
Đối với tài khoản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải SV: Diệp Thị Thu Hạnh Lớp: CQ53/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp 7 Học Viện Tài Chính tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thốn và đảm bảo thuận lợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị. Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảm bảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác. Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị.
Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉ tiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực. Viêc mã hóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan. Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thể thiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản tiếng việt.
Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễ truy cập và dễ tìm kiếm. In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu kế toán lưu giữu trên máy để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành. Trong quá trình lưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật dể có thể đọc được các tài liệu lưu trữ.
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có. - Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổ sung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại biểu mẫu, nội dung cách ghi chép một số SV: Diệp Thị Thu Hạnh Lớp: CQ53/41.02 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ Án Tốt Nghiệp 8 Học Viện Tài Chính chứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống. Có thể loại bỏ bớt các chứng từ kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống. - Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạch toán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống.