CHƯƠNG I : LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ – TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Thông tin là một yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của mọt tổ chức nói chung, của doanh nghiệp nói riêng; nhất là trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt và quyết liệt, thông tin cần phải được tổ chức thành một hệ thống khoa học, giúp cho các nhà quản lí có thể khai thác thông tin một cách triệt để. HTTT được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin và thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức.
HTTT còn giúp các nhà quản lí phân tích chính xác hơn các vấn đề, nhìn nhận một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới HTTT quản lí: HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu. Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như: Hệ thống nhân sự, tiền lương.
Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng. Hệ thống quản lí công văn đi, đến. Hệ thống kế toán. Hệ thống quản lí tiến trình.
HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp SV: Nguyễn Ngọc Hiếu _ CQ45/41.01_ Khoa Hệ Thống thông Tin Kinh Tế 7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp: phần mềm hỗ trợ tính chi phí giá thành sản phẩm có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.2 Sự cần thiết phải phát triển HTTT quản lí trong doanh nghiệp Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể: Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức. Ngoài ra, do sức ép trong hợp tác, HTTT quản lí là một trong những yếu tố mà mỗi đối tác đánh giá giá trị của doanh nghiệp Đó là những nguyên nhân phải phát triển HTTT quản lí trong doanh nghiệp.2 Chu trình phát triển một HTTT Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một HTTT được gọi là vòng đời phát triển hệ thống (SDLC) Vòng đời phát triển HTTT là một phương pháp luận cho việc phát triển các HTTT trong nhiều tổ chức.
Phương pháp luận được đặc trưng bởi một số pha tiêu biểu phân biệt. Một trong nhiều mô hình đã sắp xếp các bước phát triển hệ thống theo một hình bậc thang với các mũi tên nối mỗi bước với bước sau nó. Một cách sắp xếp các nội dung của quá trình phát triển hệ thống gồm các pha: Khởi tạo và lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, triển khai, vận hành và bảo trì HTTT. Ở mỗi pha đều có cái vào và cái ra.
Chúng thể hiện mối quan hệ quan trọng giữa các pha với nhau. SV: Nguyễn Ngọc Hiếu _ CQ45/41.01_ Khoa Hệ Thống thông Tin Kinh Tế 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp: phần mềm hỗ trợ tính chi phí giá thành sản phẩm Ở cuối mỗi pha phát triển cần đạt đến một cột mốc được đánh dấu bằng những tài liệu cần được tạo ra để các bộ phận quản lý khác xem xét đánh giá và xét duyệt.1 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó, trình bày rõ lí do vì sao tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT. Tiếp đến là xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển HTTT được dự kiến về cơ bản được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra ước lượng thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó.
Hệ thống dự kiến phải giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.2 Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này, bao gồm các công việc − Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại. Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu theo một cách đặc biệt − Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên ngoài và những giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện − Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian và kĩ thuật cho phép để tổ chức thông qua.3 Thiết kế hệ thống. Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu kể trên. − Thiết kế Logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thống phần cứng và phần mềm nào; nó tập trung vào mặt nghiệp vụ của hệ thống thực − Thiết kế vật lí: Là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bản thiết kế hay các đặt tả kĩ thuật.
Những phần khác nhau của hệ thống được gắn vào những SV: Nguyễn Ngọc Hiếu _ CQ45/41.01_ Khoa Hệ Thống thông Tin Kinh Tế 9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp: phần mềm hỗ trợ tính chi phí giá thành sản phẩm thao tác và thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữ liệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức. Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình và kĩ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chương trình và cấu trúc hệ thống 1.4 Lập trình và kiểm thử. − Trước hết chọn phần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng) − Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm) − Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng 1.5 Cài đặt, vận hành và bảo trì.
− Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống − Cài đặt phần mềm − Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức hệ thống quản lí và bảo trì. − Viết tài liệu và tổ chức đào tạo − Đưa vào vận hành − Bảo trì hệ thống, gồm có: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống. Các khái niệm và kí pháp sử dụng Mô hình nghiệp vụ Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một miền được nghiên cứu của tổ chức), giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ hệ thống thực trong mốI quan hệ giữa các yếu tố với nhau. Một mô hình nghiệp vụ gồm có các thành phần sau: 1.
Biểu đồ ngữ cảnh SV: Nguyễn Ngọc Hiếu _ CQ45/41.01_ Khoa Hệ Thống thông Tin Kinh Tế 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp: phần mềm hỗ trợ tính chi phí giá thành sản phẩm 2. Biểu đồ phân rã chức năng 3. Danh sách các hồ sơ sử dụng 4. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 5.
Mô tả chi tiết chức năng lá Biểu đồ ngữ cảnh Các thành phần của biểu đồ ngữ cảnh là: Biểu tượng để mô tả toàn bộ hệ thống: Tiến trình hệ thống Kí pháp: Hình chữ nhật góc trong, chia làm 2 phần: phần trên ghi số 0, phần dưới ghi tên của hệ thống Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống ở đầu 0 Hệ thống Kí pháp: quản lí bán hàng Luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này đến nơi khác, từ nguồn đến đích. Nguồn có thể là tác nhân, có thể là hệ thống. Tên luồng dữ Nguồ liệu Đích Các luồng dữ liệu điều khiển: n Tên luồng dữ liệu điều khiển Các tác nhân: Nguồn Đích Một tác nhân của hệ thống phải có đủ các điều kiện sau: Thứ nhất, tác nhân phải là một người, nhóm người, tổ chức, 1 bộ phận của tổ chức hay của hệ thống thông tin khác. Thứ hai, phải nằm ngoài hệ thống.
Thứ ba, có tương tác với hệ thống: gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc lấy thông tin ra từ hệ thống. Tên gọi: Phải là danh từ chỉ các khái niệm trên Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong TÊN TÁC NHÂN SV: Nguyễn Ngọc Hiếu _ CQ45/41.01_ Khoa Hệ Thống thông Tin Kinh Tế 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đồ án tốt nghiệp: phần mềm hỗ trợ tính chi phí giá thành sản phẩm Biểu đồ phân rã chức năng Gồm các chức năng và liên kết các chức năng Các chức năng: Là một mô tả dãy các hoạt động, kết quả là sản phẩm thông tin dịch vụ.