Vấn đề pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam và quốc tế

Tìm hiểu quy định hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam và các điều ước quốc tế. Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục.

• Tác giả: Nguyễn Thị Kim Duyên
• Người hướng dẫn: Ts. Ngô Hữu Phước
• Trường học: Trường Đại Học Luật Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Luật Quốc Tế
• Đề tài: Những Vấn Đề Pháp Lý Về Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Theo Điều Ước Quốc Tế Và Pháp Luật Việt Nam
• Loại tài liệu: Luận Văn Thạc Sĩ
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì Toàn bộ cơ sở pháp lý 2024

Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính công pháp quốc tế thiết yếu. Nó xác nhận tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Về bản chất, đây là quy trình mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên văn bản nước ngoài. Mục đích không phải để xác thực nội dung bên trong, mà là để kiểm tra và công nhận giá trị pháp lý về mặt hình thức của văn bản. Cơ sở pháp lý hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam được xây dựng trên hai trụ cột chính: pháp luật quốc gia và các điều ước quốc tế. Pháp luật quốc gia, mà nòng cốt là Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Luật Tương trợ tư pháp 2007, quy định chi tiết về thẩm quyền, điều kiện, và thủ tục. Trong khi đó, các điều ước quốc tế, như Công ước Viên 1963 về quan hệ lãnh sự và các Hiệp định tương trợ tư pháp song phương, tạo ra một hành lang pháp lý linh hoạt, thường hướng tới việc đơn giản hóa hoặc miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Việc hiểu rõ các quy định này giúp cá nhân và tổ chức tránh được các rào cản pháp lý không cần thiết, đảm bảo giấy tờ được công nhận một cách nhanh chóng và hiệu quả, thúc đẩy các giao dịch dân sự, thương mại, đầu tư quốc tế. Thủ tục này thể hiện chủ quyền quốc gia trong việc kiểm soát tính xác thực của giấy tờ nước ngoài trên lãnh thổ của mình, đóng vai trò then chốt trong tư pháp quốc tế.

1.1. Khái niệm và giá trị pháp lý của giấy tờ được hợp pháp hóa

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là "việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam". Thủ tục này chỉ xác thực về mặt hình thức: con dấu có thật không, chữ ký có đúng của người có thẩm quyền không, và chức danh người ký có chính xác không. Nó không xác nhận nội dung của tài liệu là đúng hay sai. Giá trị pháp lý của giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự nằm ở chỗ nó được cơ quan nhà nước Việt Nam chính thức công nhận về nguồn gốc và tính xác thực hình thức. Nhờ đó, văn bản này có thể được sử dụng trong các giao dịch với cơ quan nhà nước, tòa án, hoặc các chủ thể khác tại Việt Nam như một tài liệu hợp lệ. Nếu không có thủ tục này, một văn bằng, giấy đăng ký kinh doanh hay giấy ủy quyền từ nước ngoài sẽ không có giá trị pháp lý để sử dụng chính thức tại Việt Nam.

1.2. Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Sự nhầm lẫn giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự rất phổ biến. Mặc dù cả hai đều do cơ quan ngoại giao thực hiện, chúng có mục đích và đối tượng hoàn toàn khác nhau. Chứng nhận lãnh sự là thủ tục mà cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam (như Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao) chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ của Việt Nam để giấy tờ đó được sử dụng ở nước ngoài. Ngược lại, hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình ngược lại: chứng nhận giấy tờ của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Nói một cách đơn giản: Chứng nhận lãnh sự là "xuất khẩu" giá trị pháp lý của giấy tờ Việt Nam. Hợp pháp hóa lãnh sự là "nhập khẩu" giá trị pháp lý của giấy tờ nước ngoài. Việc phân biệt rõ ràng hai thủ tục này là yêu cầu bắt buộc để thực hiện đúng quy trình pháp lý, tránh mất thời gian và chi phí.

II. Top 3 thách thức pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự hiện nay

Mặc dù khung pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự đã tương đối hoàn thiện, thực tiễn áp dụng pháp luật vẫn còn tồn tại nhiều thách thức và bất cập. Những vướng mắc này không chỉ gây khó khăn cho người dân, doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhà nước và hội nhập quốc tế. Thách thức lớn nhất đến từ sự thiếu đồng bộ và đôi khi là mâu thuẫn giữa các văn bản pháp luật trong nước và các cam kết quốc tế. Hiện tượng xung đột pháp luật xảy ra khi một Hiệp định tương trợ tư pháp quy định miễn trừ nhưng pháp luật chuyên ngành lại yêu cầu, gây lúng túng cho cả cơ quan áp dụng và người dân. Thêm vào đó, thủ tục hành chính truyền thống còn khá rườm rà, chưa theo kịp xu hướng số hóa, làm tăng chi phí và thời gian cho các bên liên quan. Năng lực và trình độ chuyên môn của một bộ phận cán bộ thực thi cũng là một vấn đề đáng quan tâm, có thể dẫn đến việc áp dụng máy móc hoặc sai sót quy định. Việc nhận diện và giải quyết triệt để những thách thức này là yêu cầu cấp bách để cải thiện môi trường pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giao lưu quốc tế.

2.1. Xung đột pháp luật giữa điều ước quốc tế và luật Việt Nam

Một trong những vấn đề nan giải là tình trạng xung đột pháp luật. Việt Nam đã ký kết nhiều Hiệp định tương trợ tư pháp song phương và đa phương quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, một số luật chuyên ngành trong nước lại không có quy định tương ứng hoặc vẫn yêu cầu thủ tục này một cách cứng nhắc. Điều này tạo ra một "vùng xám" pháp lý. Ví dụ, một tài liệu được miễn hợp pháp hóa theo hiệp định nhưng khi nộp cho một cơ quan hành chính, cán bộ xử lý vẫn có thể yêu cầu do quy định nội bộ hoặc do chưa được cập nhật thông tin. Sự thiếu nhất quán này làm giảm hiệu lực của các điều ước quốc tế và gây ra những tranh cãi không đáng có, đòi hỏi cần có một cơ chế rà soát và nội luật hóa các cam kết quốc tế một cách đồng bộ hơn.

2.2. Bất cập trong thực tiễn áp dụng Nghị định 111 2011 NĐ CP

Nghị định 111/2011/NĐ-CP là văn bản pháp lý trung tâm điều chỉnh hoạt động này. Tuy nhiên, sau hơn một thập kỷ, một số quy định đã bộc lộ sự lạc hậu so với thực tiễn. Ví dụ, quy định về việc giới thiệu mẫu chữ ký, con dấu còn mang tính thủ công, dễ dẫn đến chậm trễ khi có sự thay đổi nhân sự hoặc con dấu tại các cơ quan ngoại giao nước ngoài. Hơn nữa, Nghị định chưa có quy định rõ ràng về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các tài liệu điện tử, một xu hướng tất yếu trong thời đại số. Những bất cập này đòi hỏi cần sớm có các kiến nghị hoàn thiện pháp luật, sửa đổi, bổ sung Nghị định 111 để phù hợp hơn với bối cảnh mới, đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý.

III. Cách điều ước quốc tế quy định hợp pháp hóa lãnh sự

Trong lĩnh vực công pháp quốc tế, các điều ước quốc tế (ĐƯQT) đóng vai trò điều hòa và đơn giản hóa thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giữa các quốc gia thành viên. Thay vì để mỗi quốc gia áp dụng luật riêng một cách cứng nhắc, các ĐƯQT tạo ra một sân chơi chung dựa trên nguyên tắc có đi có lại và sự tin cậy lẫn nhau. Mục tiêu chính của các quy định này là giảm bớt gánh nặng hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí và thúc đẩy giao lưu quốc tế. Việt Nam, với tư cách là thành viên của nhiều ĐƯQT đa phương và song phương, đã và đang áp dụng các quy định này một cách tích cực. Các ĐƯQT thường quy định các trường hợp cụ thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chủ yếu áp dụng cho các giấy tờ tư pháp được chuyển giao qua kênh chính thức giữa các cơ quan trung ương, hoặc các giấy tờ hộ tịch, dân sự nhất định. Việc nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định này là rất quan trọng để tận dụng tối đa các ưu đãi pháp lý mà các cam kết quốc tế mang lại.

3.1. Quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong ĐƯQT đa phương

Việt Nam là thành viên của các ĐƯQT đa phương quan trọng có điều khoản về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, điển hình là Công ước La Hay 1965 về Tống đạt giấy tờ tư pháp và Công ước La Hay 1970 về Thu thập chứng cứ. Theo các công ước này, các văn bản yêu cầu tư pháp (như đơn yêu cầu tống đạt, văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ) được gửi giữa các Cơ quan Trung ương của các quốc gia thành viên sẽ được miễn hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa. Quy định này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, giúp rút ngắn đáng kể thời gian tố tụng trong các vụ việc dân sự, thương mại có yếu tố nước ngoài, đảm bảo quyền tiếp cận công lý của các bên.

3.2. Phân tích các Hiệp định tương trợ tư pháp song phương

Bên cạnh các ĐƯQT đa phương, Việt Nam đã ký kết hàng chục Hiệp định tương trợ tư pháp (HĐTTTP) song phương với nhiều quốc gia. Hầu hết các hiệp định này đều có điều khoản về miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Phạm vi miễn trừ rất đa dạng, có thể áp dụng cho các giấy tờ trong lĩnh vực dân sự, hình sự, hôn nhân gia đình, lao động. Điều kiện chung là các giấy tờ này phải do cơ quan có thẩm quyền của một bên lập, có chữ ký và con dấu chính thức, và được chuyển giao qua kênh ngoại giao hoặc cơ quan tư pháp được chỉ định. Ví dụ, HĐTTTP giữa Việt Nam và Liên bang Nga quy định các giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực sẽ có giá trị trên lãnh thổ của nước kia mà không cần hợp pháp hóa. Những quy định này thể hiện mức độ tin cậy pháp lý cao giữa Việt Nam và các quốc gia đối tác.

IV. Hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo luật Việt Nam

Pháp luật Việt Nam quy định một quy trình rõ ràng và chặt chẽ cho việc hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa là hai mắt xích quan trọng để giấy tờ nước ngoài được công nhận. Về cơ bản, một tài liệu nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam phải trải qua các bước xác nhận theo chuỗi. Đầu tiên, nó phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền của nước cấp (ví dụ: Bộ Ngoại giao của nước đó). Sau đó, cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán) tại nước đó sẽ tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự, xác nhận con dấu và chữ ký của cơ quan nước sở tại. Trường hợp giấy tờ đã được cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài tại Việt Nam chứng nhận, thì Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM sẽ là cơ quan thực hiện bước cuối cùng. Việc nắm vững quy trình này giúp các cá nhân, tổ chức chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác, tránh việc phải đi lại nhiều lần và rút ngắn thời gian chờ đợi.

4.1. Thẩm quyền của Cục Lãnh sự và cơ quan đại diện ngoại giao

Thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự được phân định rõ ràng. Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền là Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (tại Hà Nội) và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (được Bộ Ngoại giao ủy quyền). Các cơ quan này hợp pháp hóa các giấy tờ đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của nước ngoài tại Việt Nam chứng nhận. Ở nước ngoài, cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (CQĐDNG), cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự có thẩm quyền hợp pháp hóa giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại cấp. Sự phân định này đảm bảo quy trình được kiểm soát chặt chẽ và chuyên nghiệp, phù hợp với thông lệ của công pháp quốc tế.

4.2. Điều kiện và các giấy tờ tài liệu được miễn hợp pháp hóa

Một giấy tờ, tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự khi có đủ các điều kiện sau: không có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam; đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận; con dấu, chữ ký, chức danh trên đó đã được giới thiệu chính thức cho cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Các trường hợp này bao gồm: giấy tờ được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; giấy tờ được chuyển giao trực tiếp qua đường ngoại giao; giấy tờ được miễn theo quy định khác của pháp luật Việt Nam; hoặc giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận không yêu cầu hợp pháp hóa.

V. Giải pháp đột phá Việt Nam gia nhập Công ước Apostille

Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, việc đơn giản hóa thủ tục hành chính công là một yêu cầu cấp thiết. Một trong những kiến nghị hoàn thiện pháp luật quan trọng nhất được đề cập trong nhiều nghiên cứu là việc Việt Nam xem xét gia nhập Công ước La Hay 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài (Công ước Apostille). Công ước này đưa ra một giải pháp đột phá: thay thế chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp bằng một chứng nhận duy nhất gọi là "Apostille". Khi một giấy tờ công được cấp chứng nhận Apostille bởi cơ quan có thẩm quyền của nước thành viên, nó sẽ được công nhận trực tiếp tại tất cả các quốc gia thành viên khác mà không cần thêm bất kỳ bước xác nhận nào từ cơ quan ngoại giao. Việc gia nhập công ước này sẽ là một bước tiến lớn, giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, giảm thiểu rủi ro giả mạo giấy tờ và nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia. Đây là xu hướng tất yếu mà nhiều quốc gia trên thế giới đã và đang theo đuổi.

5.1. Lợi ích khi thay thế hợp pháp hóa lãnh sự bằng Apostille

Việc áp dụng chứng nhận Apostille mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Đối với công dân và doanh nghiệp, thủ tục trở nên đơn giản hơn rất nhiều: chỉ cần đến một cơ quan duy nhất được chỉ định để xin cấp Apostille. Thời gian và chi phí giảm đáng kể so với quy trình hợp pháp hóa đa bước hiện tại. Đối với nhà nước, việc này giúp giảm tải công việc cho các cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài và Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao. Hơn nữa, hệ thống Sổ đăng ký Apostille điện tử (e-Register) của Công ước cho phép các cơ quan tiếp nhận có thể tra cứu và xác minh tính hợp lệ của chứng nhận một cách nhanh chóng, giúp chống lại tình trạng làm giả giấy tờ hiệu quả hơn.

5.2. Kiến nghị hoàn thiện pháp luật để nội luật hóa Công ước

Để gia nhập Công ước Apostille, Việt Nam cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý. Kiến nghị hoàn thiện pháp luật bao gồm việc xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật để nội luật hóa các quy định của Công ước. Cần phải sửa đổi, bổ sung các luật liên quan, đặc biệt là Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Quan trọng nhất là phải quy định rõ cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam. Đây có thể là Bộ Ngoại giao, Bộ Tư pháp, hoặc Tòa án, tùy thuộc vào loại giấy tờ. Đồng thời, cần xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử để quản lý và tra cứu các chứng nhận Apostille được cấp, đảm bảo tính minh bạch và an toàn trong thực tiễn áp dụng pháp luật mới.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ 1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự 1. Khái niệm của hợp pháp hóa lãnh sự Về phương diện ngôn ngữ, theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam thì “hợp pháp” 1 nghĩa là đúng với pháp luật, không trái pháp luật. “Hợp pháp” cũng được hiểu là 2 thích đáng với pháp luật.

Tương tự, Đại từ điển Tiếng Việt cũng giải thích “hợp 3 pháp” là “hợp với phép tắc, đúng theo luật lệ quốc gia”, còn “hợp pháp hóa” là 4 “làm cho trở nên hợp pháp”. Những từ điển này không có định nghĩa cụ thể như thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự (“HPHLS”). Theo Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, HPHLS là chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của 5 những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản. Theo đó, HPHLS được hiểu theo hai cách: Một là, HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan đại diện của nước ngoài lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam.

Hai là, HPHLS là việc chứng thực sự phù hợp về hình thức của giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng ở nước ngoài. 6 Tác giả cho rằng, việc chỉ giới hạn cơ quan, tổ chức trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận hoặc sử dụng trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận là chưa thể hiện đầy đủ phạm vi của HPHLS bởi vì HPHLS có thể được thực hiện ở trong và ngoài khu vực lãnh sự. 1 Nguyễn Lân (2006), Từ điển từ và ngữ Việt Nam, Nxb. Tổng Hợp TP.

2 Đào Duy Anh (2005), Hán Việt từ điển, Nxb. Văn hóa thông tin, tr. 3 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb. Đại học quốc gia TP.

4 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb. Đại học quốc gia TP. 5 Trường Đại học Luật Hà Nội (1999), Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, Nxb. Công an nhân dân, tr.

6 Theo điểm b khoản 1 Điều 1 của Công ước Viên ngày 24/4/1963 về quan hệ lãnh sự (Công ước Viên năm 1963 về quan hệ lãnh sự) thì “khu vực lãnh sự” có nghĩa là khu vực dành cho một cơ quan lãnh sự để thực hiện chức năng lãnh sự. 9 Trong phạm vi của một quốc gia, các giấy tờ được xuất trình tại quốc gia ban hành thì không cần phải xác thực nguồn gốc. Điều này bắt nguồn từ quy tắc “acta probant sese ipsa”, nghĩa là, nguồn gốc của các loại giấy tờ chính là ở giấy tờ đó 7 mà không cần phải xác minh về nguồn gốc. Tuy nhiên, trong tình hình hiện nay, xu hướng toàn cầu hóa và hợp tác quốc tế tác động đến các quan hệ giữa các cá nhân, cơ quan, tổ chức và các quốc gia, làm cho các mối quan hệ này ngày càng phức tạp về tính chất và đa dạng về số lượng.

Do đó, quan hệ về dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh, thương mại, hành chính và hình sự có yếu tố nước ngoài. ngày càng phát triển hơn. Các quy trình, hồ sơ học tập ở nước ngoài, cư trú, nhập quốc tịch, nhận con nuôi có yếu tố nước ngoài, đầu tư, giao dịch, kinh doanh quốc tế, thực thi quyền sở hữu trí tuệ ở nước ngoài ngày càng đa dạng và phức tạp. Không giống như khi sử dụng tại quốc gia ban hành, các giấy tờ, tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài khi sử dụng ở một quốc gia khác phải được xác minh về nguồn gốc.

Quốc gia tiếp nhận các loại giấy tờ có thể không biết chức danh, thẩm quyền của người ký hay cơ quan đã dán tem, đóng dấu trên các loại giấy tờ đó. Hơn nữa, rất có thể các loại giấy tờ này là giả mạo, do các chủ thể tự tạo ra để thực hiện những hành vi trái pháp luật hoặc có lợi cho chính họ. Chính vì vậy, các quốc gia sẽ kiểm soát nguồn gốc của giấy tờ nước ngoài và chúng phải được xác thực bởi các cơ quan có thẩm quyền hiểu rõ về loại giấy tờ này. Đó chính là nguyên nhân hình thành thủ tục HPHLS.

Trong xu thế toàn cầu hóa, các giấy tờ, tài liệu được yêu cầu HPHLS ngày càng gia tăng. Các loại giấy tờ, tài liệu này được quy định khác nhau ở mỗi quốc gia vì HPHLS là một thủ tục hành chính. Quy định về HPHLS thể hiện chủ quyền quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài. Do đó, các loại giấy tờ, tài liệu được yêu cầu hoặc miễn HPHLS được hiểu theo nhiều cách khác nhau khi các quốc gia cùng ký kết các Điều ước quốc tế (“ĐUQT”) đa phương hoặc song phương liên quan đến HPHLS.

8 Theo pháp luật của Trung Quốc, HPHLS là việc xác nhận tính xác thực của con dấu hoặc chữ ký cuối cùng trên chứng thư công chứng liên quan đến nước ngoài và các chứng chỉ khác được cấp tại Trung Quốc hoặc các tài liệu liên quan do 7 Yvon Loussouarn (1960), Explanatory Report on the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, offprint from the Acts and Documents of the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law, tome II, Legalisation, tr.2; Nic Copeland (2013), Free movement of public documents, Library of the European Parliament. 8 Điều 3, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015. 10 các quốc gia khác cấp, được thực hiện bởi các cơ quan HPHLS của thể nhân, pháp nhân hoặc các tổ chức khác. HPHLS được phân chia thành hai loại là HPHLS giấy 9 tờ của Trung Quốc và HPHLS giấy tờ của nước ngoài.

10 Theo pháp luật U-crai-na, HPHLS bao gồm việc xác định và chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu, mẫu con dấu đã được xác minh bởi cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận. HPHLS là việc xác nhận giá trị của giấy tờ, tài liệu chính thức được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của 11 quốc gia xuất xứ. 12 Theo pháp luật của Cộng hòa Nam Phi, HPHLS có nghĩa là việc các tài liệu chính thức (công khai) có hiệu lực tại Cộng hòa Nam Phi được sử dụng bên ngoài Cộng hòa Nam Phi bằng cách đóng dấu, dán tem và ký bằng chứng nhận Apostille tại nơi các quốc gia ký kết Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille”) hoặc với Giấy chứng nhận xác thực tại nơi các quốc gia không ký kết Công ước Apostille. Do đó, hợp pháp hóa có nghĩa là quy trình theo đó chữ ký và con dấu trên một tài liệu chính thức (công khai) được chứng nhận.

Cộng hòa Nam Phi là một trong những quốc gia thành viên của Công ước Apostille quy định về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài nên các quy định pháp luật về HPHLS của quốc gia này có những điểm tương đồng với quy định của Công ước. 13 Theo Công ước Apostille, HPHLS được hiểu là thủ tục viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của của nước nơi giấy tờ phải xuất trình chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và tính xác thực của con dấu trên giấy tờ đó. HPHLS là các quy trình qua đó chữ ký, con dấu, tem trên giấy tờ công được xác thực bởi một loạt các cơ quan có thẩm quyền theo một quy trình cho đến khi sự xác thực cuối cùng sẵn sàng được công nhận bởi một cơ quan có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận và có thể có hiệu lực pháp lý ở quốc gia đó. Theo đó, Công ước này đã ghi nhận thẩm quyền HPHLS thuộc về viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự.

Chức năng của HPHLS ở đây là xác thực chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và con dấu trên giấy tờ đó. Thông qua thủ tục HPHLS, cơ quan có thẩm 9 Điều 6, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015. 10 Điều 54, Hiến chương lãnh sự U-crai-na 1994. 11 Oleksandra Prykhodko (2015), A Role of the Public Authorities in the Procedure for Apostilization or Consular Legalization, Law Review of Kyiv University of Law, No.

12 Quy tắc số 63 trong Bộ Quy tắc của Tòa án tối cao Nam Phi 1982. 13 Điều 2 Công ước Apostille. 11 quyền có thể xác nhận: (i) tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ công đi kèm (nếu có); (ii) thẩm quyền của người ký giấy tờ; và (iii) danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ đó (nếu có). Theo pháp luật Việt Nam, khái niệm “HPHLS” đã được nhắc đến lần đầu tiên tại Thông tư số 1413-NG/TT của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (“BNG”) ngày 31/7/1995 quy định thể lệ HPHLS, theo đó HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận, và chứng thực sự phù hợp về hình 14 thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.

Tác giả cho rằng, quy định này có ý nghĩa rất quan trọng vì đây là lần đầu tiên HPHLS được thừa nhận và pháp lý hóa trong một văn bản quy phạm pháp luật do BNG ban hành. Tuy nhiên, HPHLS không được phân biệt với chứng nhận lãnh sự (“CNLS”) và các cơ quan có thẩm quyền HPHLS cũng chỉ giới hạn bởi viên chức lãnh sự và viên chức ngoại giao. Theo tác giả, các quy định về thủ tục HPHLS theo Thông tư nói trên chưa được quy định một cách rõ ràng và dễ hiểu bởi lẽ HPHLS không có sự tách biệt với CNLS nên hai thủ tục này được quy định một cách xen kẽ và chưa được phân biệt cụ thể.