CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ 1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự 1. Khái niệm của hợp pháp hóa lãnh sự Về phương diện ngôn ngữ, theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam thì “hợp pháp” 1 nghĩa là đúng với pháp luật, không trái pháp luật. “Hợp pháp” cũng được hiểu là 2 thích đáng với pháp luật.
Tương tự, Đại từ điển Tiếng Việt cũng giải thích “hợp 3 pháp” là “hợp với phép tắc, đúng theo luật lệ quốc gia”, còn “hợp pháp hóa” là 4 “làm cho trở nên hợp pháp”. Những từ điển này không có định nghĩa cụ thể như thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự (“HPHLS”). Theo Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, HPHLS là chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của 5 những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản. Theo đó, HPHLS được hiểu theo hai cách: Một là, HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan đại diện của nước ngoài lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam.
Hai là, HPHLS là việc chứng thực sự phù hợp về hình thức của giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng ở nước ngoài. 6 Tác giả cho rằng, việc chỉ giới hạn cơ quan, tổ chức trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận hoặc sử dụng trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận là chưa thể hiện đầy đủ phạm vi của HPHLS bởi vì HPHLS có thể được thực hiện ở trong và ngoài khu vực lãnh sự. 1 Nguyễn Lân (2006), Từ điển từ và ngữ Việt Nam, Nxb. Tổng Hợp TP.
2 Đào Duy Anh (2005), Hán Việt từ điển, Nxb. Văn hóa thông tin, tr. 3 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb. Đại học quốc gia TP.
4 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb. Đại học quốc gia TP. 5 Trường Đại học Luật Hà Nội (1999), Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, Nxb. Công an nhân dân, tr.
6 Theo điểm b khoản 1 Điều 1 của Công ước Viên ngày 24/4/1963 về quan hệ lãnh sự (Công ước Viên năm 1963 về quan hệ lãnh sự) thì “khu vực lãnh sự” có nghĩa là khu vực dành cho một cơ quan lãnh sự để thực hiện chức năng lãnh sự. 9 Trong phạm vi của một quốc gia, các giấy tờ được xuất trình tại quốc gia ban hành thì không cần phải xác thực nguồn gốc. Điều này bắt nguồn từ quy tắc “acta probant sese ipsa”, nghĩa là, nguồn gốc của các loại giấy tờ chính là ở giấy tờ đó 7 mà không cần phải xác minh về nguồn gốc. Tuy nhiên, trong tình hình hiện nay, xu hướng toàn cầu hóa và hợp tác quốc tế tác động đến các quan hệ giữa các cá nhân, cơ quan, tổ chức và các quốc gia, làm cho các mối quan hệ này ngày càng phức tạp về tính chất và đa dạng về số lượng.
Do đó, quan hệ về dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh, thương mại, hành chính và hình sự có yếu tố nước ngoài. ngày càng phát triển hơn. Các quy trình, hồ sơ học tập ở nước ngoài, cư trú, nhập quốc tịch, nhận con nuôi có yếu tố nước ngoài, đầu tư, giao dịch, kinh doanh quốc tế, thực thi quyền sở hữu trí tuệ ở nước ngoài ngày càng đa dạng và phức tạp. Không giống như khi sử dụng tại quốc gia ban hành, các giấy tờ, tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài khi sử dụng ở một quốc gia khác phải được xác minh về nguồn gốc.
Quốc gia tiếp nhận các loại giấy tờ có thể không biết chức danh, thẩm quyền của người ký hay cơ quan đã dán tem, đóng dấu trên các loại giấy tờ đó. Hơn nữa, rất có thể các loại giấy tờ này là giả mạo, do các chủ thể tự tạo ra để thực hiện những hành vi trái pháp luật hoặc có lợi cho chính họ. Chính vì vậy, các quốc gia sẽ kiểm soát nguồn gốc của giấy tờ nước ngoài và chúng phải được xác thực bởi các cơ quan có thẩm quyền hiểu rõ về loại giấy tờ này. Đó chính là nguyên nhân hình thành thủ tục HPHLS.
Trong xu thế toàn cầu hóa, các giấy tờ, tài liệu được yêu cầu HPHLS ngày càng gia tăng. Các loại giấy tờ, tài liệu này được quy định khác nhau ở mỗi quốc gia vì HPHLS là một thủ tục hành chính. Quy định về HPHLS thể hiện chủ quyền quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài. Do đó, các loại giấy tờ, tài liệu được yêu cầu hoặc miễn HPHLS được hiểu theo nhiều cách khác nhau khi các quốc gia cùng ký kết các Điều ước quốc tế (“ĐUQT”) đa phương hoặc song phương liên quan đến HPHLS.
8 Theo pháp luật của Trung Quốc, HPHLS là việc xác nhận tính xác thực của con dấu hoặc chữ ký cuối cùng trên chứng thư công chứng liên quan đến nước ngoài và các chứng chỉ khác được cấp tại Trung Quốc hoặc các tài liệu liên quan do 7 Yvon Loussouarn (1960), Explanatory Report on the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, offprint from the Acts and Documents of the Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law, tome II, Legalisation, tr.2; Nic Copeland (2013), Free movement of public documents, Library of the European Parliament. 8 Điều 3, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015. 10 các quốc gia khác cấp, được thực hiện bởi các cơ quan HPHLS của thể nhân, pháp nhân hoặc các tổ chức khác. HPHLS được phân chia thành hai loại là HPHLS giấy 9 tờ của Trung Quốc và HPHLS giấy tờ của nước ngoài.
10 Theo pháp luật U-crai-na, HPHLS bao gồm việc xác định và chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu, mẫu con dấu đã được xác minh bởi cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận. HPHLS là việc xác nhận giá trị của giấy tờ, tài liệu chính thức được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của 11 quốc gia xuất xứ. 12 Theo pháp luật của Cộng hòa Nam Phi, HPHLS có nghĩa là việc các tài liệu chính thức (công khai) có hiệu lực tại Cộng hòa Nam Phi được sử dụng bên ngoài Cộng hòa Nam Phi bằng cách đóng dấu, dán tem và ký bằng chứng nhận Apostille tại nơi các quốc gia ký kết Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về việc miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille”) hoặc với Giấy chứng nhận xác thực tại nơi các quốc gia không ký kết Công ước Apostille. Do đó, hợp pháp hóa có nghĩa là quy trình theo đó chữ ký và con dấu trên một tài liệu chính thức (công khai) được chứng nhận.
Cộng hòa Nam Phi là một trong những quốc gia thành viên của Công ước Apostille quy định về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài nên các quy định pháp luật về HPHLS của quốc gia này có những điểm tương đồng với quy định của Công ước. 13 Theo Công ước Apostille, HPHLS được hiểu là thủ tục viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của của nước nơi giấy tờ phải xuất trình chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và tính xác thực của con dấu trên giấy tờ đó. HPHLS là các quy trình qua đó chữ ký, con dấu, tem trên giấy tờ công được xác thực bởi một loạt các cơ quan có thẩm quyền theo một quy trình cho đến khi sự xác thực cuối cùng sẵn sàng được công nhận bởi một cơ quan có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận và có thể có hiệu lực pháp lý ở quốc gia đó. Theo đó, Công ước này đã ghi nhận thẩm quyền HPHLS thuộc về viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự.
Chức năng của HPHLS ở đây là xác thực chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và con dấu trên giấy tờ đó. Thông qua thủ tục HPHLS, cơ quan có thẩm 9 Điều 6, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015. 10 Điều 54, Hiến chương lãnh sự U-crai-na 1994. 11 Oleksandra Prykhodko (2015), A Role of the Public Authorities in the Procedure for Apostilization or Consular Legalization, Law Review of Kyiv University of Law, No.
12 Quy tắc số 63 trong Bộ Quy tắc của Tòa án tối cao Nam Phi 1982. 13 Điều 2 Công ước Apostille. 11 quyền có thể xác nhận: (i) tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ công đi kèm (nếu có); (ii) thẩm quyền của người ký giấy tờ; và (iii) danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ đó (nếu có). Theo pháp luật Việt Nam, khái niệm “HPHLS” đã được nhắc đến lần đầu tiên tại Thông tư số 1413-NG/TT của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (“BNG”) ngày 31/7/1995 quy định thể lệ HPHLS, theo đó HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận, và chứng thực sự phù hợp về hình 14 thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.
Tác giả cho rằng, quy định này có ý nghĩa rất quan trọng vì đây là lần đầu tiên HPHLS được thừa nhận và pháp lý hóa trong một văn bản quy phạm pháp luật do BNG ban hành. Tuy nhiên, HPHLS không được phân biệt với chứng nhận lãnh sự (“CNLS”) và các cơ quan có thẩm quyền HPHLS cũng chỉ giới hạn bởi viên chức lãnh sự và viên chức ngoại giao. Theo tác giả, các quy định về thủ tục HPHLS theo Thông tư nói trên chưa được quy định một cách rõ ràng và dễ hiểu bởi lẽ HPHLS không có sự tách biệt với CNLS nên hai thủ tục này được quy định một cách xen kẽ và chưa được phân biệt cụ thể.