chương 1, chương này tập trung trình bày các nội dung liên quan đến đề tài như: lý thuyết đổi mới (innovations), lý thuyết về ứng dụng CNTT (information technology adoption), một số khái niệm liên quan đến hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp, khái niệm liên quan đến PMKT, đến DNNVV, về mối quan hệ giữa CNTT và PMKT. Ngoài ra, nội dung chương còn giải thích về các nhân tố có ảnh hưởng đến ứng dụng PMKT gồm: sự ủng hộ của nhà quản lý, lợi thế tương đối, chi phí, rủi ro ứng dụng, áp lực thay đổi quy trình. Lý thuyết nền tảng - lý thuyết về khuynh hướng đổi mới (Diffusion of innovations) Sự đổi mới không phải chỉ giới hạn ở những phát minh, khám phá mới, sự đổi mới này còn được hiểu đơn giản là ý tưởng thay đổi, một hành động đổi mới của tổ chức hoặc cá nhân. Sự đổi mới có thể là lần đầu tiên doanh nghiệp sử dụng một sản phẩm hay dịch vụ mới, đưa vào quá trình hoạt động của đơn vị.
Kết quả có thể tạo ra sự sáng tạo và khai thác được các cơ hội cho mình. Những nghiên cứu về đổi mới công nghệ xác định nhiều nhân tố khác nhau có khả năng quyết định đến chấp nhận ứng dụng một sự đổi mới (Wiley, 1973; Rogers, 1983). Tuy nhiên, lý thuyết về sự đổi mới được đúc kết từ nhiều nghiên cứu khác nhau, vì vậy mỗi nghiên cứu có thể sẽ có vài khác biệt về nội dung. Mặc dù chưa có sự nhất quán giữa các nội dung trong mô hình nghiên cứu của các tác giả trước đây, nhưng nhìn chung vẫn có sự tương đồng.
Nhóm các nhân tố được nghiên cứu phổ biến là: đặc điểm của người ra quyết định trong tổ chức, đặc điểm về đổi mới công nghệ, đặc điểm của tổ chức và đặc điểm của môi trường hoạt động. Vận dụng lý thuyết về khuynh hướng đổi mới: dựa vào lý thuyết đổi mới, đối với nội dung liên quan đến ứng dụng PMKT, một số nhân tố được đề xuất có khả năng ảnh hưởng đến ý định ứng dụng PMKT gồm 5 nhân tố: sự ủng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 17 hộ của nhà quản lý, lợi thế tương đối, chi phí, rủi ro ứng dụng, áp lực thay đổi quy trình hiện tại. Trước khi đi sâu tìm hiểu sự ảnh hưởng của các nhân tố đến ứng dụng PMKT, tác giả tìm hiểu sự khác biệt giữa hai hệ thống: kế toán máy (có sử dụng phần mềm) và kế toán thủ công. Một số mô hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường gồm tổ hợp các thành phần của máy tính để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính. Từ lâu trên thế giới, nhiều nhà nghiên cứu về hệ thống thông tin đã đề xuất các vấn đề liên quan đến đổi mới công nghệ và sự ứng dụng (Farlan 1982). Kể từ khi hệ thống thông tin được xem như một sự đổi mới công nghệ, các lý thuyết về đổi mới trở thành tài liệu cho các nghiên cứu thực nghiệm có liên quan đến sự ứng dụng (adoption). ** Mô hình kế toán truyền thống-kế toán thủ công Là mô hình được hình thành và phát triển từ khi kế toán kép xuất hiện và được xử lý trong môi trường kế toán thủ công.
Hoạt động xử lý kế toán nhằm mục đích chủ yếu là giúp người sử dụng biết được kết quả ảnh hưởng của nghiệp vụ kinh tế tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quy trình xử lý gồm các bước cơ bản: thu thập dữ liệu; phân tích nghiệp vụ và ghi nhật ký; chuyển sổ chi tiết, sổ cái; điều chỉnh, khóa sổ; kiểm tra dữ liệu ghi chép trên sổ và lập báo cáo tài chính (Nguyễn Bích Liên & Nguyễn Phước Bảo Ấn, 2015). Hạn chế cơ bản của mô hình kế toán truyền thống là ngay từ giai đoạn thu thập dữ liệu ban đầu, kế toán chỉ giới hạn dữ liệu liên quan đến tình hình tài chính, cụ thể là dữ liệu lưu trữ trong các sổ chi tiết, sổ cái gồm các số phát sinh, số dư theo từng đối tượng kế toán, nhằm phục vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính. Mô hình này chủ yếu thiết kế theo từng bộ phận chức năng, từng hoạt động kinh doanh riêng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 18 biệt, có thể dẫn đến việc theo dõi trùng lắp, và tốc độ cập nhật dữ liệu chậm dẫn đến ảnh hưởng đến nhiều quyết định của nhà quản trị.
** Mô hình xử lý bằng máy – tổ chức theo tập tin thông thường theo từng hệ thống ứng dụng Mô hình này tương tự cách thức xử lý của kế toán thủ công truyền thống, nhưng được thực hiện trong môi trường xử lý bằng máy. Hạn chế của mô hình này là mỗi ứng dụng thực hiện xử lý một hoạt động kinh doanh, và dữ liệu được lưu trữ riêng, chưa được chia sẻ với nhau, dẫn đến dữ liệu trùng lắp như hình thức kế toán thủ công. Sau khi nhâp liệu đầu vào, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc truy xuất dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công. ** Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu (hình 2.1) là mô hình được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.
Các dữ liệu được lưu trữ chung, được chia sẻ và được quản lý bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu, tránh được sự trùng lắp và tăng tính kịp thời của dữ liệu. Mô hình này giúp nhà quản trị có đầy đủ các thông tin cả về tài chính và phi tài chính một cách chi tiết, giúp nhà quản trị ra quyết định kinh doanh nhanh hơn, kịp thời hơn. Cơ sở dữ liệu Đối tượng B, C Sự kiện A, D, E, F,… Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) Chương trình bán hàng Chương trình gửi hàng Chương trình khác LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Mô hình tổ chức theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Nguyễn Bích Liên & Nguyễn Phước Bảo Ấn, 2015).
Thông qua việc tìm hiểu các mô hình tổ chức kế toán, tác giả đã giới thiệu vài nét về sự khác biệt cũng như ưu, nhược điểm giữa các mô hình kế toán thủ công và kế toán máy - kế toán có sử dụng phần mềm. Mục đích làm cơ sở cho phân tích lợi ích khi sử dụng PMKT ở phần sau. Một số vấn đề liên quan đến phần mềm kế toán và doanh nghiệp nhỏ và vừa 2. Khái niệm và đặc điểm của DNNVV 2.
Khái niệm của DNNVV Trên thế giới có khá nhiều cách phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs - Small & Medium Enterprises) và cũng có nhiều tiêu chí phân loại: số lượng nhân viên, doanh thu, lợi nhuận, nguồn vốn,… các tiêu chí này thay đổi theo từng quốc gia, từng chương trình phát triển khác nhau. Trong đó phổ biến nhất là phân loại dựa vào số lượng lao động tại đơn vị và tổng nguồn vốn. Tại Việt Nam hiện nay có các tiêu chí để phân loại DNNVV: Theo điều 3 nghị định 56/2009, DNNVV là cơ sở kinh doanh đã đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật được chia thành ba cấp: cấp siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp), hoặc số lao động bình quân (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên), cụ thể như bảng 2.1: (đây cũng là cơ sở tác giả đã sử dụng trong việc xếp loại doanh nghiệp khi xử lý số liệu khảo sát) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Tiêu chí phân loại doanh nghiệp nhỏ và vừa Doanh Quy mô nghiệp Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa siêu nhỏ Tổng Tổng Số lao Số lao Số lao Khu vực nguồn nguồn động động động vốn vốn Từ trên Từ trên I.
Nông, lâm 10 Từ trên 20 tỷ 20 tỷ 200 nghiệp và thủy người 10 người đồng trở đồng đến người sản trở đến 200 xuống 100 tỷ đến 300 xuống người đồng người Từ trên Từ trên 10 Từ trên 20 tỷ 20 tỷ 200 II.Công nghiệp người 10 người đồng trở đồng đến người và xây dựng trở đến 200 xuống 100 tỷ đến 300 xuống người đồng người Từ trên 10 Từ trên Từ trên 10 tỷ 10 tỷ III.Thương mại người 10 người 50 người đồng trở đồng đến và dịch vụ trở đến 50 đến 100 xuống 50 tỷ xuống người người đồng 2. Những đặc điểm của DNNVVcó ảnh hưởng đến ứng dụng PMKT Từ sự giới hạn về số lượng nhân viên cũng như nguồn vốn kinh doanh, các DNNVV thường tồn tại một số hạn chế nhất định. Hạn chế đầu tiên và lớn nhất của DNNVV là quy mô nhỏ, vốn ít, do đó các doanh nghiệp này thường lâm vào tình trạng thiếu vốn trầm trọng mỗi khi muốn mở rộng thị trường (đặc biệt là thị trường nước ngoài), hay tiến hành đổi mới công nghệ, nâng cấp trang thiết bị,…; Các LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 21 doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phụ thuộc vào doanh nghiệp mà họ cung cấp sản phẩm; Khó khăn trong nâng cấp trang thiết bị, đầu tư công nghệ mới, đặc biệt là các công nghệ đòi hỏi vốn lớn, từ đó ảnh hưởng đến năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và tính cạnh tranh trên thị trường; DNNVV có nhiều hạn chế trong đào tạo công nhân và chủ doanh nghiệp thường ít khi chấp nhận đầu tư cho nghiên cứu và phát triển,. còn nhiều hạn chế về năng lực sản xuất cũng như năng lực quản lý để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng, khó nâng cao được năng suất và hiệu quả kinh doanh.