phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn bao gồm 3 chƣơng sau: Chƣơng 1: Kế toán, hệ thống thông tin kế toán và phần mềm kế toán Chƣơng 2: Cơ sở lý luận doanh nghiệp nhỏ và vừa và tình hình sử dụng phần mềm kế toán ở Việt Nam Chƣơng 3: Nghiên cứu nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán tại các Doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Nam Định Chƣơng 4: Đề xuất giải pháp thúc đẩy sử dụng phần mềm kế toán 4 Chƣơng 1 KẾ TOÁN, HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1. KHÁI NIỆM VỀ KẾ TOÁN, HỆ THỐNG KẾ TOÁN 1. Khái niệm về kế toán Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Bản chất của kế toán là hoạt động ghi chép, phân loại tổng hợp thông tin theo một số nguyên tắc nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng và các bên có liên quan thông qua các phƣơng pháp kế toán và báo cáo kế toán.
Việc ghi chép và lập báo cáo kế toán về các hoạt động kinh tế bằng ngôn ngữ kế toán thông qua các ký hiệu riêng của kế toán nhƣ ghi „„Nợ ‟‟, ghi „„Có‟‟ và vận hành các yêu cầu, nguyên tắc, phƣơng pháp kế toán để lập các báo cáo kế toán thông qua các con số mà ngƣời làm kế toán thƣờng cho rằng „„những con số biết nói‟‟ đã phản ánh bản chất của kế toán là một trung tâm xử lý và cung cấp thông tin. Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị kế toán áp dụng để tổ chức công tác kế toán thông qua việc thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo kế toán. Tại Việt Nam hệ thống kế toán doanh nghiệp bao gồm : Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán - Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Ý nghĩa và tính chất pháp lý của chứng từ kế toán + Lập chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, là phƣơng tiện để kế toán thu nhận đƣợc đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ kinh 5 tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh nhằm phản ánh đƣợc thực tế khách quan của các nghiệp vụ này. + Chứng từ là căn cứ để kế toán ghi sổ nhằm hệ thống hóa đƣợc thông tin và kiểm tra, giám sát đƣợc các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh. + Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý của số liệu kế toán. Giúp cho việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
+ Kiểm tra chứng từ kế toán là phƣơng pháp chủ yếu trong công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị nhằm phát hiện những hành vi, vi phạm pháp luật hoặc những hành vi phi kinh tế nhƣ tham ô, lãng phí. + Chứng từ kế toán là cơ sở để xác định ngƣời chịu trách nhiệm vật chất có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi trong chứng từ, là cơ sở để kiểm tra ý thức chấp hành mệnh lệnh, chỉ thị của cấp dƣới đối với cấp trên trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, chứng từ còn là căn cứ để cơ quan pháp luật giải quyết các tranh chấp, khiếu tố, khiếu nại nếu có. - Hệ thống chứng từ kế toán : Theo quy định hiện hành thì hệ thống chứng từ bao gồm 2 loại : + Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc : Là hệ thống chứng từ phản ánh các quan hệ kế toán giữ các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi.
Đối với các loại chứng từ này, Nhà nƣớc tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phƣơng pháp lập và áp dụng thống nhât cho các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể. + Hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn: là những chứng từ kế toán do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, ngoài các nội dung đã đƣợc quy định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Nội dung của hệ thống chứng từ bản kế toán bao gồm 5 chỉ tiêu cơ bản sau : ( 1) Chỉ tiêu lao động và tiền lƣơng. (2) Chỉ tiêu hàng tồn kho.
6 (3) Chỉ tiêu bán hàng. (4) Chỉ tiêu tiền mặt. (5) Chỉ tiêu tài sản cố định. Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất đặc thù và chứng từ kế toán thuộc chỉ tiêu sản xuất do các bộ, Nghành quy định sau khi có sự thỏa thuận bằng văn bản của bộ Tài chính.
Tài khoản kế toán - Khái niệm : + Tài khoản kế toán là phƣơng pháp kế toán dùng đơn vị đo lƣờng tiền tệ để quy loại, phản ánh và kiểm tra một cách thƣờng xuyên tình hình và sự vận động của từng loại tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình, kết quả kinh doanh. + Tài khoản là phƣơng pháp phân loại các đối tƣợng kế toán thành một hệ thống sổ kế toán, trong đó mỗi tài khoản đƣợc theo dõi riêng trên các trang sổ khác nhau. - Hệ thống tài khoản kế toán : Theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/1995 sau đó đƣợc bổ sung, sửa đổi bởi các văn bản bổ sung. Hệ thống tài khoản thống nhất gồm 9 loại, từ loại 1 đến loại 9 và đƣợc sắp xếp theo thứ tự sau : Loại 1 : Tài sản lƣu động.
Loại 2 : Tài sản cố định. Loại 3 : Nợ phải trả. Loại 4 : Vốn chủ sở hữu. Loại 5 : Doanh thu Loại 6 : Chi phí.
Loại 7 : Thu nhập khác Loại 8 : Chi phí khác. Loại 9 : Xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra còn có 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (Loại 0) 7 1. Sổ kế toán - Khái niệm: Sổ kế toán là những tờ sổ theo một mẫu nhất định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phƣơng pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. - Sổ kế toán: là công cụ ghi chép tổng hợp thông tin kế toán một cách có hệ thống trên cơ sở chứng từ gốc.
Sổ kế toán có nhiều loại sổ để thuận tiện trong việc sử dụng các loại sổ, cần thiết phải phân loại sổ. - Căn cứ vào nội dung phản ánh sổ: + Sổ tài sản cố định + Sổ chi tiết vật tƣ (Hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ) + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh + Sổ bán hàng + Sổ tiền mặt - Căn cứ vào công dụng và trình tự ghi sổ: + Số nhật ký: là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian nhƣ : Sổ nhật chung, nhật ký sổ cái. + Sổ phân loại: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đƣợc phân loại theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế nhằm cung cấp các chỉ tiêu về tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh. Loại sổ này gồm hai loại: Sổ phân loại chung: Ghi chép tổng quát nghiệp vụ kinh tế vào từng tài khoản của mỗi loại tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh( sổ cái).
Sổ phân loại chi tiết: Phản ánh chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc từng loại tài sản, từng nguồn vốn và từng quá trình kinh doanh. + Sổ liên hợp: Kết hợp đặc biệt của hai loại sổ trên, phản ánh nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian nhƣ : Sổ nhật ký- Sổ cái ; sổ nhật ký chứng từ). - Căn cứ theo nội dung ghi chép trên sổ sách( theo mức độ phản ánh) : + Sổ kế toán tổng hợp : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán nhƣ sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết : Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị - Báo cáo tài chính: là những bảng tổng hợp đƣợc lập cho các đối tƣợng bên ngoài và các nhà quản lý đơn vị. Đó là các báo cáo kế toán phản ánh tổng quát về các đối tƣợng của kế toán nhƣ: + Báo cáo cân đối giữa tài sản, nợ phải trả và nguồn vốn chủ sở hữu nhƣ : Bảng cân đối kế toán. + Báo cáo giữa doanh thu, chi phí, lợi nhuận nhƣ: Báo cáo kết quả kinh doanh. + Cân đối giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra nhƣ: Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ.
Những thông tin kế toán cung cấp từ những báo cáo này phản ánh các mặt thuộc hoạt động tài chính của đơn vị. Báo cáo tài chính đƣợc quy định thống nhất về biểu mẫu, nội dung các chỉ tiêu phản ánh trong bảng, thời gian lập và nộp là sản phẩm của phân hệ kế toán tài chính. - Báo cáo kế toán quản trị: Là những bảng tổng hợp đƣợc lập cho các nhà quản lý các cấp trong đơn vị. Đó là các báo cáo phản ánh chi tiết hơn đối tƣợng của kế toán, nhƣ: báo cáo chi tiết về tình hình tài sản cố định, tình hình hàng tồn kho, công nợ, doanh thu- chi phí – lợi nhuận theo yêu cầu riêng của nhà quản trị trong tổ chức.
Thông tin từ các báo cáo kế toán bộ phận phục vụ chủ yếu cho công tác quản lý của đơn vị và thƣờng đƣợc xem là đầu ra của phân hệ kế toán quản trị. Các đơn vị căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể để xây dựng mẫu biểu, các chỉ tiêu phản ánh thích hợp và thời gian nộp cho phù hợp với đơn vị của mình. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Để có thể cạnh tranh đƣợc, các tổ chức doanh nghiệp đều phụ thuộc vào hệ thống thông tin. Thông tin đƣợc đánh giá nhƣ một nguồn tài nguyên quan trọng nhất, là dữ liệu có ích đƣợc tổ chức có thể ra quyết định đứng đắn.