CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP 1.1 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phát triển cùng phương pháp quản lý kinh doanh và các nguồn lực doanh nghiệp. ERP có thể được diễn tả khác nhau tùy theo những góc độ khác nhau. Trước khi xem xét các khái niệm, chúng ta cùng điểm sơ quá trình hình thành và phát triển của ERP (Shehab và cộng sự, 2004).
Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho, quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho. Những năm 1970s, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP) giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu. Đây là cách tiếp cận lập kế hoạch dựa trên nhu cầu. Lợi ích của MRP giúp doanh nghiệp giảm mức dự trữ hàng tồn kho, gia tăng dịch vụ khách hàng, tăng tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
Những năm 1980s, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II) được phát triển từ MRP. Mục tiêu chính của MRP II là tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing và tài chính với các chức năng khác như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất. MRP II đã bổ sung thêm việc qui hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Giữa những năm 1990s là giai đoạn chín muồi của hệ thống phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp.
Hệ thống đã tích hợp các hoạt động kinh doanh của nhiều vùng hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp thành một hệ thống chung với một cơ sở dữ liệu chung. Nó bao gồm các phân hệ cơ bản nhằm hỗ trợ các hoạt động marketing, tài chính, kế toán, sản xuất và quản trị nguồn nhân lực. SVTH: Nguyễn Đăng Diên 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Dương Thị Hải Phương Trong khi MRP II chỉ tập trung chủ yếu vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch trình khách hàng một cách năng động.
Đây chính là điểm khác nhau cơ bản giữa MRP II và ERP. Từ sau năm 2000, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử, một thế hệ mới của ERP còn gọi ERP II, là phần mềm cho phép doanh nghiệp trao đổi thông tin và hoạt động xử lý qua mạng cũng như cho các đối tượng bên ngoài truy cập vào hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh. Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính, từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các xử lý kinh doanh điện tử.2 Khái niệm về hệ thống ERP Theo Gartner Group thì ERP là “một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân đối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt động kinh doanh khác”.
Đồng thời, theo quan điểm hệ thống thông tin thì hệ thống ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick và Labuschagne, 2005).3 Đặc tính của ERP ERP có cấu trúc theo tính phân hệ và tích hợp, chuẩn mở (người sử dụng tự định nghĩa các tham số hóa qui trình nghiệp vụ để đưa vào chương trình, các chức năng cho phép nhập, xuất dữ liệu từ các nguồn khác nhau). ERP có cơ sở dữ liệu dùng chung, quản lý theo hệ quản trị CSDL. ERP có khả năng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. SVTH: Nguyễn Đăng Diên 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Dương Thị Hải Phương Đồng thời hệ thống ERP giúp ghi nhận và xử lý thông tin theo qui trình hoạt động kinh doanh. Do đó, ERP giúp tạo ra những thay đổi kinh doanh và tái cấu trúc quản lý, qui trình kinh doanh.4 Lợi ích ERP Việc ứng dụng ERP mang lại cho các DN các lợi ích về hoạt động, quản lý, chiến lược, cơ sở hạ tầng về CNTT cũng như các lợi ích về tổ chức (Shari Shang và Peter B. Cụ thể: Lợi ích hoạt động: - Giảm thiểu chi phí, bao gồm: Chi phí nhân công, chi phí vận chuyển hàng hóa, chi phí quản lý. - Giảm thời gian thực hiện chu kỳ bán hàng và mua hàng như: hỗ trợ các hoạt động của khách hàng trong việc đặt hàng, giao hàng, thanh toán…, hỗ trợ các hoạt động của nhân viên trong việc in báo cáo, khóa sổ cuối kì…, hỗ trợ các hoạt động của nhà cung cấp như tốc độ thanh toán, kết hợp nhiều đơn hàng để đạt được chiết khấu.
- Cải thiện năng suất sản phẩm như: số lượng sản phẩm được sản xuất trên một lao động hoặc chi phí lao động, khả năng phục vụ khách hàng trên mỗi nhân viên hoặc chi phí lao động, hay nhiệm vụ thực hiện cho mỗi nhân viên trong tổ chức phi lợi nhuận. - Cải thiện chất lượng sản phẩm như: Giảm tỷ lệ sản phẩm hỏng, cải thiện độ chính xác và tin cậy của sản phẩm. - Cải thiện dịch vụ khách hàng như: Dễ dàng truy cập dữ liệu khách hàng và lấy thông tin theo các yêu cầu của khách hàng. Lợi ích quản lý: - Quản lý nguồn lực tốt hơn bao gồm: Quản lý tài sản tốt hơn như: Cải thiện chi phí, khấu hao, kiểm kê, giám sát và kiểm soát các hồ sơ bảo trì tài sản… SVTH: Nguyễn Đăng Diên 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS.
Dương Thị Hải Phương Quản lý hàng tồn kho tốt hơn như: Cải thiện lượt kiểm kho, vị trí hàng hóa rõ ràng dễ tìm kiếm, thông tin về hàng tồn kho được cung cấp chính xác và nhanh chóng. Quản lý sản xuất tốt hơn để tối ưu hóa chuỗi cung ứng và sản xuất. Quản lý lực lượng lao động tốt hơn để cải thiện việc phân bổ nguồn lực, tận dùng các kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên. - Đưa ra quyết định tốt hơn bao gồm: Cải thiện các quyết định chiến lược để đáp ứng nhu cầu thị trường, kiểm soát chi phí và lợi nhuận tốt hơn, lập kế hoạch chiến lược có hiệu quả.
Cải thiện các quyết định về hoạt động quản lý nguồn lực một cách linh hoạt, hiệu quả và phản ứng nhanh chóng với các thay đổi. Cải thiện các quyết định của khách hàng với các dịch vụ khách hàng linh hoạt, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh các dịch vụ nhanh chóng. - Kiểm soát hiệu suất tốt hơn như: Kiểm soát hoạt động tài chính theo ngành nghề kinh doanh, theo sản phẩm, khách hàng, theo khu vực…thực hiện giám sát sản xuất, dự đoán sự thay đổi và điều chỉnh nhanh chóng. Lợi ích chiến lược: - Hỗ trợ kế hoạch phát triển kinh doanh hiện tại và tương lai như: Tăng trưởng kinh doanh trong khối lượng giao dịch, khả năng xử lý, tăng trưởng kinh doanh với các sản phẩm hoặc dịch vụ kinh doanh mới, phát triển thị trường mới, tăng số lượng nhân viên.
- Hỗ trợ liên minh kinh doanh bằng cách củng cố sự ủng hộ từ các công ty thành viên thông qua các chuẩn mức kinh doanh tiêu chuẩn tại công ty. - Xây dựng đổi mới kinh doanh như: hình thành chiến lược thị trường mới, xây dựng quy trình mới… - Xây dựng cách thức quản lý chi phí bằng cách đạt được quy mô kinh tế thông qua quá trình sắp xếp hoặc phân chia hợp lý các dịch vụ. SVTH: Nguyễn Đăng Diên 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Dương Thị Hải Phương - Tạo ra hoặc tăng cường sự khác biệt sản phẩm như cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng thích ứng và đáp ứng các nhu cầu của các khách hàng khác nhau.
- Xây dựng mối liên kết bên ngoài với nhà cung cấp, nhà phân phối và các đối tác kinh doanh. Lợi ích cơ sở hạ tầng CNTT: - Tăng tính linh hoạt kinh doanh bằng việc đối phó với những thay đổi bên trong và bên ngoài một cách nhanh chóng với chi phí thấp hơn và cung cấp nhiều lựa chọn để đối phó với các yêu cầu thay đổi. - Giảm chi phí CNTT trong việc bảo dưỡng, thay thế phần cứng, chi phí CNTT và nhân lực phát triển CNTT. - Tăng nguồn lực cơ sở hạ tầng CNTT: Ổn định và linh hoạt cho việc thay đổi kinh doanh hiện tại và tương lai.
Lợi ích về tổ chức: - Hỗ trợ thay đổi tổ chức kinh doanh về cấu trúc và quy trình. - Tạo điều kiện học tập kinh doanh và mở rộng kỹ năng làm việc cho nhân viên. - Uỷ quyền: Thông qua việc người được ủy quyền có trách nhiệm giải trình các vấn đề mình được giao phó, chủ động trong việc giải quyết vấn đề, được quyền đăng nhập và sử dụng hệ thống tại phần hành mình được ủy quyền. - Thay đổi văn hóa và tầm nhìn chung của nhân viên như tuyên truyền thông tin hiệu quả giữa các cá nhân, thay đổi tư duy, phối hợp hài hòa với các sự khác biệt, có tầm nhìn nhất quán trên các cấp độ khác nhau của tổ chức.
- Thay đổi hành vi, thói quen của nhân viên tập trung vào các vấn đề trọng tâm như tập trung nhiều vào các công việc cốt lõi, quản lý và lập kế hoạch các vấn đề quan trọng. - Tinh thần và sự hài lòng của nhân viên tốt hơn thể hiện qua sự hài lòng của người sử dụng với hiệu quả giải quyết vấn đề, nhân viên hài lòng với dịch vụ tốt hơn. SVTH: Nguyễn Đăng Diên 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Dương Thị Hải Phương 1.
Một số khó khăn khi ứng dụng ERP Marshall B. Romney và Paul J.