chương 1, tác giả sẽ nhận diện ra các yếu tố đánh giá và ảnh hưởng sự thành công của quá trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT theo lý thuyết 2.1 Tổng quan về tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Khái niệm Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin là việc ứng dụng những thành tựu kỹ thuật của công nghệ thông tin trong việc thu thập, xử lý, kết xuất báo cáo và lưu trữ các dữ liệu kế toán một cách tự động và chính xác. Công việc của kế toán lúc này chủ yếu do máy tính đảm nhiệm, còn công việc của những người làm kế toán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trong việc quản lý nghiệp vụ, giám sát hoạt động của hệ thống và phân tích các thông tin đầu ra (Nguyễn Đăng Huy, 2010). Theo bài giảng cao học kế toán chuyên đề 4 của Bùi Quang Huy thì tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng PMKT chính là quá trình tổ chức 5 thành phần của hệ thống thông tin kế toán: thu thập dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, kiểm soát và cung cấp thông tin trên cơ sở gắn các đặc điểm của PMKT với mục tiêu, yêu cầu của DN. Như vậy, tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin chính là việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính sao cho thông tin kế toán được cung cấp từ hệ thống là nhanh, chính xác, phù hợp yêu cầu quản lý của doanh nghiệp với chi phí là thấp nhất.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Mục tiêu và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Theo tài liệu Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, Đại học kinh tế TP. HCM 2012 thì tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT có mục tiêu và yêu cầu sau: a. Mục tiêu - Xây dựng hệ thống kế toán đáp ứng được việc tổ chức ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp cho từng đối tượng sử dụng thông tin. - Công tác kế toán đáp ứng các yêu cầu quản lý của DN.
- Công tác kế toán phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của DN. - Ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin trong công tác kế toán của DN. Yêu cầu Tổ chức công tác kế toán của một DN trong điều kiện tin học hóa cần đáp ứng các yêu cầu sau: Tính kiểm soát, tính hiệu quả, tính phù hợp, tính linh hoạt.2 Quy trình tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Trong tài liệu Hệ thống thông tin kế toán tập 3 của Đại học kinh tế TP. HCM có viết Tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin có thể được thực hiện theo 2 phương pháp: tuân thủ các giai đoạn chuẩn mực hoặc theo mẫu thử nghiệm.1 Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực Chia quy trình tổ chức thành các giai đoạn chuẩn mực gồm giai đoạn phân tích, thiết kế, thực hiện, vận hành hệ thống và tiến hành theo từng giai đoạn.
- Phân tích hệ thống: là quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, các giải pháp cho hệ thống mới và khả năng thực hiện các giải pháp đó. Giai đoạn này gồm các công việc: Khởi đầu dự án, Khảo sát sơ bộ, Đánh giá khả thi. - Thiết kế hệ thống: trong quá trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế sẽ chuyển những mô tả được tạo ra trong quá trình phân tích thành những phương thức có thể thực hiện được. Bao gồm: thiết kế sơ bộ sau đó thiết kế chi tiết yêu cầu của hệ thống và cuối cùng dựa vào đó để đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -18- - Thực hiện hệ thống: là giai đoạn hệ thống được tạo ra và chuẩn bị đưa vào sử dụng, gồm các công việc theo trình tự sau: kế hoạch thực hiện và chuyển đổi cài đặt thiết bị cài đặt phần mềm huấn luyện và kiểm tra chuyển đổi hệ thống. - Vận hành hệ thống: việc chuyển đổi hệ thống không làm chấm dứt tiến trình phát triển hệ thống. Sau khi hệ thống hoạt động một thời gian, việc thẩm định quá trình thực hiện chuyển đổi sẽ được tiến hành. Mục đích của việc này là xác định xem hệ thống có đạt được các mục tiêu của nó hay không.
Đồng thời, một hoạt động khác là bảo trì hệ thống sẽ diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống để đảm bảo cho hệ thống hoạt động liên tục, hiệu quả.2 Phát triển theo mẫu thử nghiệm Hướng phát triển này thích hợp với các hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ. Đây là một hướng phát triển bỏ qua các giai đoạn chuẩn mực. Phương pháp này sử dụng các hệ thống có sẵn đáp ứng đầy đủ nhất với yêu cầu thông tin đầu ra của DN, tiến hành chỉnh, sửa, thêm, bớt cho đến khi đạt được mục tiêu. Nghĩa là doanh nghiệp khi có dự định tin học hóa công tác kế toán sẽ tiến hành xem xét các doanh nghiệp khác có đặc điểm tương tự như mình, tìm hiểu xem họ đang sử dụng phần mềm kế toán nào, bộ máy kế toán được tổ chức ra sao…sau đó áp dụng tương tự vào doanh nghiệp mình rồi tiến hành điều chỉnh cho tới khi nào đạt được yêu cầu mong muốn thì hoàn thành.3 Nội dung công tác tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin Theo tài liệu Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, Đại học kinh tế TP.
HCM 2012 thì tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT gồm 8 công việc sau đây: 2.1 Xác định yêu cầu thông tin kế toán, quản lý Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài DN: - Đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngoài DN: thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính được thể hiện trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ, chuẩn mực kế toán. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com -19- - Đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong DN: cần phân cấp quản lý, tương ứng các thông tin kế toán mà cấp quản lý đó cần để ra quyết định thì sẽ có các báo cáo kế toán quản trị tương ứng. Có 2 cách tiếp cận khi xác định nhu cầu thông tin kế toán quản trị: - Tiếp cận theo quan điểm kế toán cung cấp tất cả những gì có thể có: dựa trên đặc điểm hoạt động của DN và những hiểu biết kế toán của bản thân, người làm công tác tổ chức sẽ trình bày toàn bộ thông tin có thể được cung cấp mà không cần quan tâm đến việc những thông tin đó có thật sự cần thiết và hữu ích hay không. - Tiếp cận theo quan điểm cung cấp những thông tin ngƣời sử dụng cần có: với cách tiếp cận này, người làm công tác tổ chức phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của DN, xác định các đối tượng cần sử dụng thông tin, phân tích các hoạt động, các quyết định cần được đưa ra ứng với mỗi đối tượng để từ đó xác định các thông tin cần cung cấp cho mỗi đối tượng.
Cách tiếp cận này sẽ giúp cho việc phân tích yêu cầu thông tin phù hợp, đầy đủ và chính xác hơn, nhưng đòi hỏi người làm công tác tổ chức phải có kinh nghiệm và hiểu biết sâu rộng về hoạt động của DN, về những đối tượng sử dụng thông tin và về các ảnh hưởng của thông tin với việc đưa ra quyết định.2 Tổ chức, thu thập dữ liệu đầu vào Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán chính là việc xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và tổ chức ghi nhận các nội dung liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của DN vào hệ thống kế toán. Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng kế toán Các hoạt động nếu xét về khía cạnh xử lý cung cấp thông tin kế toán thì kế toán phải thu thập dữ liệu và phản ánh các đối tượng kế toán. Đối tượng kế toán được xác định dựa trên cơ sở các yêu cầu thông tin mà kế toán phải cung cấp và yêu cầu quản lý của DN. Ví dụ: để có thông tin đánh giá về tình hình và khả năng thanh toán của khách hàng DN, cần theo dõi, ghi chép và cung cấp thông tin về nợ phải thu.
Như vậy, nợ phải thu là đối tượng kế toán. Tùy theo yêu cầu quản lý của DN, các đối tượng kế toán có thể được theo dõi theo các đối tượng quản lý chi tiết liên quan. Ví dụ: nợ phải thu có thể được theo dõi chi tiết theo khách hàng, đơn hàng, nhân viên…. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Tổ chức dữ liệu cho các đối tượng quản lý chi tiết Đối tượng quản lý chi tiết có liên quan đến nhiều loại hoạt động, thông thường là các hoạt động trong cùng chu trình. Các đối tượng chi tiết này cũng cần được mô tả bởi nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin. Do đó, cần theo dõi riêng các đối tượng này, tách biệt với các hoạt động để phản ánh cho nhiều loại hoạt động và đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu thông tin đặt ra. Tổ chức dữ liệu cho các hoạt động Một hoạt động kinh tế phát sinh sẽ được mô tả bởi tên gọi, nội dung và tính chất.
Như vậy, khi thu thập các nội dung dữ liệu cho từng hoạt động chính là xác định hoạt động gì thực hiện, tên gọi hoạt động, hoạt động đó liên quan đến nguồn lực, đối tượng nào? Thời gian và địa điểm xảy ra hoạt động?. Và để thu thập đầy đủ và chính xác nhất các nội dung dữ liệu của từng hoạt động, thì phải tổ chức các chứng từ minh họa cho từng hoạt động kinh tế khác nhau.3 Xây dựng chính sách kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Căn cứ vào yêu cầu thông tin và danh mục các đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết đã xây dựng, chúng ta sẽ thiết lập các chính sách kế toán áp dụng cho DN.