chương I – Cơ sở lý thuyết.1 Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Chứng từ bao gồm: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn tài chính, bảng kê, … Theo quy định của chế độ kế toán số 15/2006/QĐ-BTC và số 48/2006/QĐ-BTC (Bộ Tài Chính 2006) thì: - Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. 13 - Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ.
Trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời ra khỏi quyển. Chứng từ khống là chứng từ thực nhưng nội dung được lập cho một nghiệp vụ kinh tế không phát sinh hoặc chưa phát sinh. Chứng từ giả là chứng từ được lập cho một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh với nội dung trên chứng từ không giống hoặc trái ngược với nội dung thực của nghiệp vụ kinh tế. Giả mạo, khai man chứng từ là hành động lập chứng từ giả (giả mạo), lập chứng từ khống (khai man) cho một nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp.2 Sổ kế toán Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu chứng từ gốc.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp. Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán, là bộ phận trung gian để các chứng từ gốc ghi chép rời rạc được tập hợp, phản ánh đầy đủ có hệ thống để phục vụ công tác tính toán, tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị phản ánh lên các Báo cáo tài chính. Các tài liệu cần thiết cho quản lý thường được lấy từ sổ kế toán. Như vậy sổ kế toán có tác dụng rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo kế toán (Bộ Tài Chính 2006).
Hình thức sổ kế toán: Việc quy định phải mở những loại sổ kế toán nào để phản ảnh các đối tượng kế toán, kết cấu của từng loại sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và mối liên hệ giữa các loại sổ nhằm đảm bảo vai trò, chức năng và nhiệm vụ kế toán gọi là hình thức kế toán. Trong hệ thống kế toán Việt Nam có 05 hình thức kế 14 toán đang được sử dụng: Hình thức kế toán Nhật ký chung; Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái; Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; Hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ; Hình thức kế toán trên máy vi tính (Bộ Tài Chính 2006). Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống sổ kế toán là các loại sổ và kết cấu các loại sổ, có quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán gắn liền với một hình thức kế toán nhất định. Hệ thống này được sử dụng để ghi chép, lưu giữ, hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và tổng hợp thành Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán.
Nói cách khác, Hệ thống sổ kế toán là một hệ thống sổ sách kế toán theo một kết cấu nhất định, duy nhất được sử dụng để ghi chép, lưu giữ, hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và tổng hợp thành Báo cáo tài chính của Đơn vị kế toán (Bộ Tài Chính 2006).3 Kế toán, đơn vị kế toán Kế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (Nguyễn Việt 2005). Kế toán tài chính: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng Báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán (Nguyễn Việt 2005). Kế toán quản trị: là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán (Nguyễn Việt 2005). Kế toán thuế: là hệ thống kế toán được lập ra chủ yếu hạch toán kế toán lên bộ sổ kế toán mục đích đối phó với cơ quan thuế.
Sổ sách của kế toán thuế đúng theo quy định của pháp luật và có đủ chứng từ hóa đơn theo quy định của pháp luật mặc dù nội dung có thể không có, hoặc không đúng với thực tế. Kế toán nội bộ: Là hệ thống kế toán được sử dụng trong nội bộ, có thể theo hệ thống hay không theo một hệ thống nào hết. Nhằm mục đích theo dõi và các đối 15 tượng kế toán mà chủ doanh nghiệp yêu cầu. Số liệu của sổ này không có hệ thống, trật tự nên khó trình bày.
Đặc biệt, các số liệu này không được công bố ra ngoài, ngay cả cho người thực hiện kế toán thuế. Khi nghe nói một trong hai cụm từ Kế toán thuế; Kế toán nội bộ trong một đơn vị kế toán: cần hiểu rằng đơn vị kế toán đó đang sử dụng hơn một hệ thống sổ sách kế toán. Kỳ kế toán: là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính (Quốc Hội 11 2003). Tài liệu kế toán: là chứng từ kế toán, sổ kế toán, Báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán (Quốc Hội 11 2003).
Đơn vị kế toán: là doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (Quốc Hội 11 2003). Doanh nghiệp: là tổ chức kinh tế được thành lập theo luật doanh nghiệp Việt Nam. Bao gồm: Doanh nghiệp tư nhân (DNTN); Công ty hợp danh; Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên; công ty TNHH hai thành viên trở lên; Công ty cổ phần (Quốc Hội 11 2005). Trong đề tài này ta chấp nhận: doanh nghiệp chính là đơn vị kế toán hoặc ngược lại.
Nghiệp vụ kinh tế, tài chính: Là những hoạt động phát sinh cụ thể làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản của đơn vị kế toán. Nghiệp vụ kế toán là một phần, theo nghĩa hẹp, của nghiệp vụ kinh tế tài chính (Quốc Hội 11 2003). 16 Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV): là doanh nghiệp và được chia thành ba cấp: siêu nhỏ, nhỏ, vừa theo quy mô tổng nguồn vốn (tổng nguồn vốn tương đương tổng tài sản được xác định trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp) hoặc số lao động bình quân năm (tổng nguồn vốn là tiêu chí ưu tiên) (Chính Phủ 2009), cụ thể như bảng sau: Bảng 2.1: Bảng tiêu chuẩn phân cấp các doanh nghiệp theo quy mô và khu vực kinh doanh Doanh nghiệp Doanh nghiệp nhỏ Doanh nghiệp vừa Quy mô siêu nhỏ Khu vực Số lao Tổng nguồn Tổng nguồn Số lao động Số lao động động vốn vốn I. Nông, từ trên 10 từ trên 20 tỷ từ trên 200 lâm nghiệp 10 người 20 tỷ đồng người đến đồng đến 100 người đến và thủy trở xuống trở xuống 200 người tỷ đồng 300 người sản II.
Công từ trên 10 từ trên 20 tỷ từ trên 200 10 người 20 tỷ đồng nghiệp và người đến đồng đến 100 người đến trở xuống trở xuống xây dựng 200 người tỷ đồng 300 người III. từ trên 10 từ trên 10 tỷ từ trên 50 Thương 10 người 10 tỷ đồng người đến đồng đến 50 người đến mại và trở xuống trở xuống 50 người tỷ đồng 100 người dịch vụ Nguồn: Chính Phủ (2009), Nghị Định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/06/2009 17 2.4 Các định nghĩa khác Doanh thu: là khoản doanh nghiệp được hưởng từ việc kinh doanh. Thời điểm ghi nhận là thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền (Bộ Tài Chính 2006). Chi phí: Là số tiền mà doanh nghiệp phải chi để mua các yếu tố đầu vào cần thiết phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ nhằm mục đích thu lợi nhuận.
Thời điểm ghi nhận là thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không phân biệt là đã chi hay chưa chi tiền (Nguyễn Văn Dung 2010). Thông tin: là một cái gì đó có thể làm thay đổi tình tạng kiến thức của một người (những gì mà người đó biết), là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người. Thông tin giúp làm tăng hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định (Unesco 2012) Thông tin kế toán: là những thông tin có được do hệ thống kế toán xử lý và cung cấp. Thông tin kế toán có những đặc tính: hiện thực, đã xảy ra; có độ tin cậy vì mọi số liệu kế toán đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ; có giá trị pháp lý.
Để sử dụng có kết quả các thông tin kế toán, người sử dụng phải hiểu được các số liệu kế toán và biết phối kết hợp các số liệu đó và ý nghĩa của chúng (wikipedia 2012). Hệ thống: là một tập hợp các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực hiện một số mục tiêu nhất định (Vaaco 2012). Hệ thống thông tin: là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng (Vaaco 2012). Hệ thống thông tin quản lý: là một hệ thống thông tin để trợ giúp thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức và trợ giúp quá trình ra quyết định thông qua việc cung cấp cho các nhà quản lý những những thông tin để lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động của đơn vị (Vaaco 2012).
18 Hệ thống thông tin kế toán: là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý.
