Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Tài Liệu Của Ủy Viên Bộ Chính Trị

Luận văn thạc sĩ kỹ thuật nghiên cứu nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ tài liệu của ủy viên bộ chính trị, khảo sát thực trạng, phân tích nguyên nhân, đề xuất

• Tác giả: Phạm Thị Thu Hiền
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Lệ Nhung
• Trường học: Đại học Quốc gia Hà Nội
• Chuyên ngành: Lưu trữ học
• Đề tài: Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Tài Liệu Của Ủy Viên Bộ Chính Trị
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2015
• Địa điểm: Hà Nội

Tóm tắt

I. Tổng Quan Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Tài Liệu

Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng gia tăng, đòi hỏi nâng cao chất lượng kho lưu trữ. Chất lượng hồ sơ, tài liệu của nguồn nộp lưu ảnh hưởng lớn đến chất lượng kho. Tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư là thành phần quan trọng của Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng. Theo Quyết định số 270-QĐ/TW, tài liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của lãnh tụ Đảng là thành phần tài liệu của Phông Lưu trữ Đảng. Cục Lưu trữ đã có nhiều cố gắng trong thu thập, lập hồ sơ và quản lý, bảo quản. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại và hạn chế về chất lượng, số lượng hồ sơ.

1.1. Tầm Quan Trọng của Hồ Sơ Tài Liệu Ủy Viên Bộ Chính Trị

Hồ sơ tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị và Ủy viên Ban Bí thư đóng vai trò then chốt trong việc ghi lại lịch sử Đảng và Nhà nước. Chúng cung cấp thông tin chi tiết về quá trình ra quyết định, hoạt động lãnh đạo và đóng góp của các cá nhân này. Việc nghiên cứu và xây dựng danh mục hồ sơ một cách khoa học giúp đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và dễ dàng tiếp cận cho các nhà nghiên cứu, sử gia và công chúng.

1.2. Thực Trạng Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu Hiện Nay

Thực tế, công tác thu thập và quản lý hồ sơ tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị và Ủy viên Ban Bí thư còn nhiều bất cập. Nhiều tài liệu chưa được nộp đầy đủ, chất lượng hồ sơ chưa cao, chưa được phân loại và sắp xếp khoa học. Điều này gây khó khăn cho việc khai thác, sử dụng và bảo quản lâu dài, đồng thời ảnh hưởng đến việc tái hiện lịch sử một cách chính xác và toàn diện. Cần có giải pháp để khắc phục tình trạng này.

II. Thách Thức Trong Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Ủy Viên Bộ Chính Trị

Tồn tại nhiều vấn đề: Nhiều Ủy viên Bộ Chính trị (đặc biệt là người đồng thời là thủ trưởng cơ quan nhà nước) chưa giao nộp tài liệu. Cá nhân giao nộp thì số lượng quá ít, thành phần thiếu. Tài liệu giao nộp lộn xộn, chưa phân loại. Thành phần chủ yếu là tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng gửi đến. Nhóm tài liệu quan trọng phản ánh công việc chủ trì xử lý, tài liệu về chuyến công tác, bài nói, tài liệu cá nhân còn thiếu. Cần đánh giá để tìm ra nguyên nhân và đề xuất giải pháp. Nếu không có biện pháp kịp thời, tài liệu quan trọng sẽ không được thu thập đầy đủ, gây khó khăn cho thành lập phông lưu trữ.

2.1. Xác Định Phạm Vi và Nội Dung Danh Mục Hồ Sơ

Một thách thức quan trọng là xác định phạm vi và nội dung của danh mục hồ sơ. Cần phải xác định rõ những loại tài liệu nào cần thiết phải thu thập, bao gồm các văn bản chính thức, thư từ trao đổi, báo cáo công tác, tài liệu cá nhân và các hình thức tài liệu khác. Đồng thời, cần phải xem xét đến tính bảo mật của một số tài liệu và có biện pháp bảo vệ phù hợp để tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.

2.2. Đảm Bảo Tính Khoa Học và Khả Thi Của Danh Mục Hồ Sơ

Việc xây dựng danh mục hồ sơ phải dựa trên cơ sở khoa học, đảm bảo tính logic, hệ thống và dễ dàng sử dụng. Cần phải áp dụng các tiêu chuẩn và quy trình lập hồ sơ đã được quy định, đồng thời phải phù hợp với đặc thù công việc và chức năng, nhiệm vụ của Ủy viên Bộ Chính trị và Ủy viên Ban Bí thư. Tính khả thi cũng là một yếu tố quan trọng, danh mục hồ sơ phải thực tế, có thể triển khai và áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.

III. Phương Pháp Nghiên Cứu Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Tài Liệu

Nghiên cứu để xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư là giải pháp quan trọng. Danh mục hồ sơ là căn cứ, công cụ giúp trợ lý, thư ký chú ý thu thập tài liệu để lập hồ sơ đầy đủ nhất. Đề tài “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ tài liệu của Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư thuộc diện giao nộp vào lưu trữ cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng” sẽ góp phần tích cực nâng cao chất lượng hồ sơ. Mục tiêu là nghiên cứu đề xuất nguyên tắc, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, và chuẩn hoá hồ sơ hình thành. Nghiên cứu, đề xuất danh mục hồ sơ và chuẩn hoá một số hồ sơ hình thành.

3.1. Phân Tích Chức Năng Nhiệm Vụ và Lề Lối Làm Việc

Việc phân tích chi tiết chức năng, nhiệm vụ và lề lối làm việc của Ủy viên Bộ Chính trị và Ủy viên Ban Bí thư là bước quan trọng để xác định các loại hồ sơ tài liệu cần thiết. Điều này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về quy trình hoạt động, các quyết định được đưa ra và các mối quan hệ công tác của các cá nhân này, từ đó xây dựng danh mục hồ sơ phù hợp.

3.2. Khảo Sát Thực Trạng Hồ Sơ Tài Liệu Lưu Trữ

Tiến hành khảo sát thực tế tại các kho lưu trữ để đánh giá chất lượng, số lượng và tình trạng của các hồ sơ tài liệu hiện có. Việc này giúp chúng ta nhận diện những thiếu sót, tồn tại và hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục và hoàn thiện danh mục hồ sơ.

3.3. Tham Khảo Kinh Nghiệm Trong và Ngoài Nước

Nghiên cứu và tham khảo kinh nghiệm của các quốc gia khác trong việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý tài liệu của các nhà lãnh đạo cấp cao. Học hỏi những phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình tiên tiến, đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế của Việt Nam.

IV. Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Tài Liệu và Chuẩn Hóa Hồ Sơ

Đối tượng nghiên cứu: Hồ sơ, tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư đang bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc; các văn bản của Đảng và Nhà nước quy định về lập hồ sơ hiện hành, về lập danh mục hồ sơ. Phạm vi nghiên cứu: Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá về mặt nội dung (xác định thành phần tài liệu) của một số hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động. Nhiệm vụ: Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn; Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc; Khảo sát thực trạng; Xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá thành phần tài liệu.

4.1. Quy Trình Xây Dựng Danh Mục Hồ Sơ Chi Tiết

Quy trình này bao gồm các bước: xác định mục tiêu, phạm vi, đối tượng của danh mục hồ sơ; thu thập thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư; phân tích, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ, lưu trữ; xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ; lấy ý kiến góp ý của các chuyên gia, đơn vị liên quan; hoàn thiện danh mục hồ sơ và ban hành.

4.2. Tiêu Chí Chuẩn Hóa Hồ Sơ Tài Liệu

Tiêu chí này bao gồm: tính đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời của thông tin; tính hệ thống, khoa học trong sắp xếp, phân loại; tính bảo mật, an toàn trong lưu trữ, bảo quản; tính khả năng truy cập, khai thác dễ dàng; tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ.

V. Ứng Dụng Thực Tiễn Danh Mục Hồ Sơ Ủy Viên Bộ Chính Trị

Một trong giải pháp quan trọng , thiết thực nhất trong giai đoạn hiện nay là nghiên cứu để xây dựng đƣợc danh mục hồ sơ và chuẩn hóa hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ , bởi có danh mục hồ sơ sẽ là căn cứ , là công cụ quan trọng đ ể giúp các trợ lý, thƣ ký Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thƣ chú ý thu thập tài liệu để lập hồ sơ một cách đầy đủ nhất.

5.1. Hướng Dẫn Sử Dụng Danh Mục Hồ Sơ Cho Văn Phòng Trợ Lý

Cần có hướng dẫn cụ thể, chi tiết về cách sử dụng danh mục hồ sơ, bao gồm cách phân loại, sắp xếp, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu. Tổ chức các buổi tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, trợ lý để nâng cao năng lực và ý thức trách nhiệm trong công tác quản lý hồ sơ.

5.2. Đánh Giá Hiệu Quả và Cập Nhật Danh Mục Hồ Sơ

Thường xuyên đánh giá hiệu quả của việc áp dụng danh mục hồ sơ trong thực tiễn, từ đó phát hiện những bất cập, hạn chế và đề xuất các giải pháp khắc phục. Định kỳ cập nhật danh mục hồ sơ để đảm bảo phù hợp với sự thay đổi của chức năng, nhiệm vụ và lề lối làm việc của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư.

VI. Kết Luận và Tương Lai Nghiên Cứu Danh Mục Hồ Sơ

Hy vọng với kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đƣợc ứng dụng vào thực tiễn, góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lƣợng hồ sơ , tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Ch ính tr ị , Uỷ viên Ban Bí thƣ khi giao nộp vào Lƣu trữ c ơ quan V ă n ph òng Trung ƣơng Đảng .

6.1. Tóm Tắt Các Kết Quả Nghiên Cứu Chính

Nghiên cứu đã đưa ra các nguyên tắc, phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ, tiêu chí chuẩn hóa hồ sơ, quy trình áp dụng và đánh giá hiệu quả của danh mục hồ sơ. Đồng thời, đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ tài liệu của Ủy viên Bộ Chính trị, Ủy viên Ban Bí thư.

6.2. Hướng Nghiên Cứu Tiếp Theo và Đề Xuất

Nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào việc xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu chuyên dụng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, bảo quản. Đồng thời, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị liên quan để triển khai đồng bộ các giải pháp và đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Trích đoạn nội dung tài liệu

phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1- Một số vấn đề lý luận và cơ sở pháp lý về xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Nội dung: Tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học, cơ sở pháp lý của lập Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ; nguyên tắc, yêu cầu xây dựng Danh mục hồ sơ và việc chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ; 16 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Chƣơng 2- Thực trạng công tác lập hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Nội dung: Trình bày sơ lƣợc chức năng, nhiệm vụ, lề lối làm việc của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ để làm nổi bật vai trò, vị trí của các cá nhân này trong hoạt động chung của Đảng và của dân tộc; đồng thời từ khảo sát thực trạng lập hồ sơ hiện hành để khẳng định sự cần thiết phải xây dựng Danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ. Chƣơng 3- Xây dựng danh mục hồ sơ và chuẩn hoá hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thư Trung ương Nội dung: Trên cơ sở những vấn đề lý luận và pháp lý đã đề cập ở chƣơng 1 và thực trạng công tác lập hồ sơ ở chƣơng 2, tác giả nghiên cứu xây dựng quy trình lập danh mục hồ sơ và phƣơng pháp chuẩn hoá hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ, đồng thời nghiên cứu một số giải pháp để triển khai Danh mục hồ sơ trong thực tiễn đạt hiệu quả. Để minh hoạ cho kết quả luận văn, chúng tôi có thêm phần phụ lục bao gồm: Dự thảo Danh mục hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ do tác giả nghiên cứu, xây dựng; Kết quả khảo sát của tác giả về tình hình hồ sơ tài liệu của 44 phông các Ủy viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ hiện đang bảo quản tại Lƣu trữ cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng; Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thƣ về Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Khung phân loại tài liệu Phông Đào Duy Tùng; Khung phân loại tài liệu Phông Lê Duẩn.

17 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Chƣơng 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ CHUẨN HÓA HỒ SƠ CỦA CÁC ỦY VIÊN BỘ CHÍNH TRỊ, Uỷ VIÊN BAN BÍ THƢ 1.1- Một số khái niệm: 1. Hồ sơ Đến thời điểm hiện nay, khái niệm hồ sơ đã đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và đề cấp đến. Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.

Một hồ sơ có thể là một hoặc nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản đƣợc đặt trong một tờ bìa riêng và không dày quá 4 cm”[24,tr. Theo “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa đơn giản hơn “ những công văn đã thi hành xong đƣợc tập hợp lại thành hồ sơ. Hồ sơ là một tập hợp văn bản hoặc một văn bản về một vấn đề nhất định hoặc một phạm vi hoạt động của cơ quan đƣợc đóng vào tấm bìa riêng”[68,tr.

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489-1 năm 2001 định nghĩa hồ sơ nhƣ sau “Thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và lƣu giữ để làm bằng chứng và thông tin theo trách nhiệm pháp lý hoặc trong giao dịch công việc” [67,tr. Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ cho rằng “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [64,tr. 18 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Trong Nghị định của Chính phủ số 110/2004/ND-CP ngày 8-4-2004 về công tác văn thƣ khái niệm về hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung nhƣ tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi; giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [22, tr.

Và gần đây, tại văn bản pháp lý cao nhất của Nhà nƣớc, Luật Lƣu trữ đã định nghĩa “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [63, tr. Nhƣ vậy, qua một loạt các khái niệm nêu trên cho ta thấy quan điểm, cách hiểu, cách nhìn về hồ sơ cơ bản là tƣơng đối thống nhất, nhất là ở Việt Nam từ khái niệm đƣợc đề cập ở từ điển, giáo trình giảng dạy ở trƣờng đại học cho đến các văn bản pháp quy của nhà nƣớc đều cho rằng hồ sơ là một hoặc nhiều tài liệu mà hình thức, nội dung của các các tài liệu trong đó có những đặc điểm tƣơng đồng nhƣ cùng về một vấn đề, một sự việc hoặc cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. Đối với bản thân tôi, nhất là qua thực tế các hồ sơ đã đƣợc lập tại Văn phòng Trung ƣơng Đảng và văn phòng Uỷ viên Bộ Chính trị, Uỷ viên Ban Bí thƣ thì hồ sơ theo khái niệm của Phó giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền hoặc khái niệm đƣợc đề cập trong Nghị định, Luật là tƣơng đối dễ hiểu và phù hợp trong thực tiễn. Danh mục hồ sơ: Khái niệm Danh mục hồ sơ cũng đƣợc nhiều tác giả nghiên cứu và đƣa ra nhiều định nghĩa khác nhau.

Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 đã định nghĩa “Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thƣ của một cơ quan, một đơn vị tổ chức hoặc một ngành, kèm theo ký hiệu và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ và đƣợc xây dựng theo một chế độ đã đƣợc quy 19 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Danh mục hồ sơ là công cụ giúp cho cho việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của các cơ quan đƣợc thuận tiện” [24,tr. Trong “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì khái niệm hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Danh mục hồ sơ dùng để phân nhóm tài liệu văn kiện đã giải quyết xong thành các hồ sơ, để cố định việc đánh ký hiệu hồ sơ, đề xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, là cơ sở để xây dựng sơ đồ cấu trúc của bộ thẻ tra cứu tài liệu đã giải quyết, là tài liệu thống kê trong khâu lƣu trữ cơ quan đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời (dƣới 10 năm)” [68, tr. Trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền thì Danh mục hồ sơ lại đƣợc hiểu nhƣ sau “Danh mục hồ sơ là bản kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên ngƣời lập” [64,tr.

Qua các khái niệm nêu trên, có thể hiểu Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên các hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị, cá nhân cần phải lập trong một năm, có sự định hƣớng về mặt giá trị tài liệu, quy định trách nhiệm việc lập hồ sơ, là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, cá nhân căn cứ vào đó để lập hồ sơ các công việc mà mình đã giải quyết trong năm, mặt khác giúp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình.3- Lập hồ sơ: Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ của Việt Nam xuất bản năm 1992 “Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phƣơng pháp quy định” [24,tr. “Chế độ văn thƣ nhà nƣớc thống nhất” của Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô, Matxcơva thì lập hồ sơ đƣợc định nghĩa nhƣ sau “Lập hồ sơ là tập hợp những công văn vào hồ sơ theo đúng với bảng danh mục” [68,tr. Còn trong giáo trình Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ của Phó Giáo sƣ Vƣơng Đình Quyền thì “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc 20 TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phƣơng pháp khoa học” [64,tr.

Theo Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định” [63,tr.