Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ của tác giả Nguyễn Hồng Minh (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia, thực hiện năm 2024 dưới sự hướng dẫn của ThS. Trần Văn Quang) nghiên cứu về đề tài: "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng".

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là cơ quan nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và tư vấn chuyên môn đầu ngành trực thuộc Bộ Xây dựng. Do đặc thù hoạt động kỹ thuật, khối lượng hồ sơ hình thành qua hơn 60 năm rất lớn, bao gồm nhiều loại hình tài liệu chuyên sâu như bản vẽ thiết kế, thẩm tra, hồ sơ hoàn công và biên bản nghiệm thu công trình. Tuy nhiên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại đơn vị còn bộc lộ nhiều hạn chế về phân loại, chỉnh lý dở dang và thiếu hụt công cụ tra cứu thống nhất. Khóa luận được thực hiện nhằm khảo sát thực tế và đưa ra các giải pháp khắc phục nghiệp vụ cho cơ quan này.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận là làm rõ số lượng, thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ và thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng; từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động này. Tác giả xác định 03 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.
  2. Khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định rõ:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng.
  • Phạm vi nội dung: Cơ sở lý luận, thực trạng các khâu nghiệp vụ (xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu) và các nhóm giải pháp nghiệp vụ.
  • Phạm vi không gian: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng (địa chỉ tại số 81 Trần Cung, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận tiếp cận vấn đề dựa trên các quan niệm nghiệp vụ lưu trữ học truyền thống tại Việt Nam:

  • Khái niệm then chốt: Tiếp cận khái niệm "Tổ chức", "Khoa học", "Tài liệu lưu trữ" theo Luật Lưu trữ năm 2011, Từ điển tiếng Việt (2010), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (2011) và giáo trình của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990). Khái niệm "Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ" lấy theo giáo trình của Vũ Thị Phụng (2006): là tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản liên quan đến phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học nhằm phục vụ tra tìm nhanh chóng, chính xác.
  • Bốn nội dung nghiệp vụ cơ bản: Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý khoa học tài liệu; Thống kê tài liệu; Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu.
  • Ba yêu cầu cơ bản: Tính khoa học; Tính thống nhất; Khả năng tra tìm được.

Khung cơ sở pháp lý và văn bản nghiệp vụ áp dụng trong đề tài bao gồm:

  • Hệ thống văn bản nhà nước: Luật Lưu trữ năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính; Công văn số 897/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu; Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy; Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17/05/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng.
  • Văn bản nội bộ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng: Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 ban hành Quy chế Văn thư và Lưu trữ; Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 23/08/2011 quy định lưu tài liệu tại Viện và tại các đơn vị; Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/09/2019 ban hành Quy định về thủ tục hành chính, trình tự xử lý các hồ sơ, tài liệu; Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011 về tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Phương pháp nghiên cứu thực tế gồm 5 phương pháp:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, phân tích tài liệu nội bộ, giáo trình, văn bản quy phạm pháp luật để xác lập cơ sở lý thuyết.
  • Phương pháp điều tra khảo sát: Khảo sát tình hình thực tế các khâu xác định giá trị, chỉnh lý, thống kê và lập công cụ tra cứu tại kho lưu trữ.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập số liệu mét giá, số lượng hồ sơ, diện tích kho và phân loại tình trạng tài liệu.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với viên chức phụ trách lưu trữ của Viện để nắm bắt khó khăn trong vận hành.
  • Phương pháp hệ thống, phân tích: Đánh giá thực trạng toàn diện nhằm đưa ra các đề xuất giải pháp phù hợp.

Nguồn dữ liệu sử dụng là báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 của Viện, các sổ theo dõi hợp đồng, file tính Excel quản lý tài liệu và kết quả khảo sát trực tiếp kho lưu trữ cơ quan.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Chương 1 hệ thống hóa lý luận, cơ sở pháp lý và tổng quan thực tiễn về đơn vị nghiên cứu:

  • Lịch sử hình thành Viện: Thành lập ngày 18/11/1963 với tên gọi Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng (thuộc Bộ Kiến trúc); đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng năm 1974; tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản năm 1988; được công nhận là một trong 41 Viện Nhà nước theo Quyết định số 782/TTg ngày 24/10/1996; đổi tên thành Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng theo Quyết định số 1056/BXD-TCLĐ ngày 11/12/1996; chuyển đổi cơ chế tự trang trải kinh phí theo Quyết định số 789/QĐ-BXD ngày 23/05/2007 (theo Nghị định 115/2005/NĐ-CP).
  • Cơ cấu tổ chức và chức năng: Hoạt động theo Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng với các mảng nghiên cứu quy chuẩn/tiêu chuẩn, kiểm định, tư vấn và đào tạo tiến sĩ kỹ thuật. Cơ cấu gồm 01 Viện trưởng, 03 Phó Viện trưởng, 03 phòng ban chuyên môn, 02 phân viện, 03 Viện Nghiên cứu, 12 Trung tâm và 01 Công ty Cổ phần IBST – Cotec.
  • Quy mô kho và số lượng tài liệu: Kho lưu trữ có diện tích 176 m², bố trí tại Tầng 1. Báo cáo thống kê năm 2023 ghi nhận khối lượng tài liệu là 940 mét giá (tương đương hơn 39.100 hồ sơ).
  • Thành phần tài liệu bảo quản: Gồm 3 khối chính:
    1. Tài liệu hành chính: Hồ sơ quản trị nhân sự, tiền lương, kế toán, đào tạo sau đại học, hợp tác quốc tế, thi đua khen thưởng, tổ chức Đảng, Đoàn thể.
    2. Tài liệu khoa học kỹ thuật: Chiếm tỷ trọng lớn nhất, chia thành hai mảng cụ thể:
Khối đề tài, tiêu chuẩn, dự án Khối tài liệu xây dựng cơ bản
- Hợp đồng khoa học công nghệ
- Phiếu giao việc
- Quyết định thành lập hội đồng các cấp
- Biên bản họp hội đồng các cấp
- Báo cáo tổng kết, tóm tắt
- Đề cương nghiên cứu
- Biên bản tiếp thu ý kiến hội đồng
- Thuyết minh đề tài
- Phiếu đăng ký kết quả
- Quyết toán kinh phí		 - Hợp đồng kinh tế
- Phiếu giao việc
- Biên bản nghiệm thu các giai đoạn
- Quyết toán công trình
- Dự toán kỹ thuật
- Thuyết minh công trình
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
- Báo cáo kỹ thuật
- Hồ sơ thiết kế, hồ sơ thẩm tra
- Hồ sơ hoàn công, bản vẽ thi công
  1. Tài liệu nghe nhìn: Ảnh, ghi âm, ghi hình các lễ kỷ niệm, sự kiện hợp tác trong và ngoài nước.
  • Giá trị tài liệu: Phục vụ chỉ đạo điều hành; phục vụ kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại; phục vụ nghiên cứu chuyên môn (biên soạn các Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia số 02, 03, 04, 06, 08, 12, 13 và tiêu chuẩn kết cấu, nghiệm thu); phục vụ nghiên cứu lịch sử phát triển ngành xây dựng Việt Nam.

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng triển khai nghiệp vụ tại Viện:

  • Tổ chức bộ phận lưu trữ: Bộ phận lưu trữ thuộc Phòng Tổ chức – Hành chính, chỉ bố trí 01 viên chức chuyên trách. Nhân sự này được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ, có hơn 20 năm công tác tại Viện nhưng phải kiêm nhiệm nhiều công việc hành chính khác ngoài chuyên môn lưu trữ.
  • Hệ thống văn bản chỉ đạo: Viện đã ban hành Quyết định số 26/QĐ-VKH (2010), Quyết định số 1435/QĐ-VKH (2011) và Quyết định số 1435/QĐ-VKH (2019) điều chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, tiếp nhận và giao nộp hồ sơ.
  • Xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy:
    • Đơn vị xác định thời hạn bảo quản dựa trên Thông tư 10/2022/TT-BNV, Thông tư 09/2011/TT-BNV và dự thảo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ ngành xây dựng.
    • Nhóm vĩnh viễn gồm hồ sơ ban hành quy chế, hồ sơ nhiệm vụ quản lý nhà nước, hồ sơ xây dựng cơ bản, hồ sơ pháp lý, đề tài/tiêu chuẩn.
    • Nhóm bảo quản theo tuổi thọ công trình gồm hồ sơ thiết kế, hợp đồng thi công (theo Thông tư 02/2006/TT-BXD).
    • Nhóm 70 năm gồm hồ sơ bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ, sổ quản lý nhân sự.
    • Nhóm 20, 10, 5 năm gồm báo cáo định kỳ, kế hoạch không thường xuyên.
    • Về tiêu hủy: Năm 2011, Viện lập Hội đồng xác định giá trị và tiêu hủy hồ sơ hết giá trị theo Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011, bao gồm hợp đồng kinh tế, kết quả kiểm nghiệm và công văn đi/đến giai đoạn 1995–1999.
  • Chỉnh lý khoa học tài liệu:
    • Áp dụng Công văn 283/VTLTNN-NVĐP. Đến thời điểm khảo sát, tài liệu kho đã qua 4 đợt chỉnh lý:
      • Đợt 1 (năm 2000): Chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1963–1995.
      • Đợt 2 (năm 2003): Chỉnh lý tài liệu giai đoạn 1995–2000.
      • Đợt 3 (năm 2010): Chỉnh lý tài liệu giai đoạn 2000–2007.
      • Đợt 4: Tài liệu từ năm 2008 đến nay vẫn đang trong quá trình chỉnh lý dở dang.
    • Phương án phân loại tài liệu hành chính áp dụng phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian qua 4 bước: (1) Chia theo khối phòng/ban/viện chuyên ngành; (2) Chia theo năm (2018–2023); (3) Chia theo mặt hoạt động (quản lý nhân sự, tiền lương, hành chính quản trị, hợp tác quốc tế, sau đại học, tạp chí, thi đua khen thưởng, Đảng, Công đoàn); (4) Chia về từng hồ sơ/đơn vị bảo quản.
    • Phương án phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật (chủ yếu là bản vẽ A3, A0, hồ sơ thẩm tra, hoàn công): Phân loại theo công trình và số hợp đồng kinh tế (ví dụ: hồ sơ công trình Trung tâm Chính trị - Hành chính thành phố Hải Phòng tại Khu đô thị Bắc Sông Cấm, xã Tân Dương, huyện Thủy Nguyên gồm bản vẽ hoàn công, biện pháp thi công, hồ sơ khối lượng, thiết kế tổng thể, thanh toán).
    • Tồn tại trong chỉnh lý: Tổng số 940 mét giá nhưng chỉ có khoảng 500 mét giá được chỉnh lý hoàn chỉnh. 440 mét giá còn lại chỉ chỉnh lý sơ bộ (chỉ chia năm và đơn vị, ghi nhãn số hợp đồng, bấm ghim, chưa khảo sát nội dung và chưa đánh số trang) hoặc tài liệu chất đống tại phòng văn thư trước khi đưa xuống kho.
  • Công cụ tra cứu và thống kê:
    • Chưa xây dựng mục lục hồ sơ hoàn chỉnh hay cơ sở dữ liệu chuyên dụng.
    • Công cụ tra cứu chủ yếu dựa vào Sổ theo dõi hợp đồng kinh tế và File Excel danh mục tài liệu hàng năm gồm 12 trường thông tin: Thứ tự; Ngày/Tháng/năm lưu hồ sơ; Số/Năm hợp đồng; Đơn vị; Chủ trì; Tên + Địa điểm công trình (dự án); Nội dung tài liệu; Loại hợp đồng; Số trang; Ngày/tháng/năm ký và thanh lý hợp đồng; Công trình Cấp I+II+III+IV__nhóm A+B+C; Thời hạn lưu; Ghi chú. Tuy nhiên thực tế chỉ có một vài trường được nhập dữ liệu.
    • Công tác thống kê thiếu sổ nhập, sổ xuất, sổ thống kê phông; chỉ thống kê sơ lược số lượng văn bản đi/đến và mét giá ước lượng khi lập báo cáo năm.
  • Đánh giá tổng quát: Viện có ưu điểm là lãnh đạo quan tâm, cán bộ lưu trữ có chuyên môn sâu, việc phân loại tài liệu kỹ thuật theo công trình phản ánh đúng đặc thù. Hạn chế lớn nhất là chưa ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, dẫn đến việc nộp lưu tùy tiện, tài liệu bị phân tán hoặc nguy cơ thất lạc.

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Căn cứ vào danh mục mục lục của khóa luận, Chương 3 đề xuất hệ thống giải pháp theo 3 nhóm trụ cột:

  1. Giải pháp về tổ chức quản lý: Hoàn thiện tổ chức bộ phận làm lưu trữ (giảm tải kiêm nhiệm, bổ sung nhân sự); Xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ (đặc biệt là ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành); Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, đánh giá việc lập và giao nộp hồ sơ.
  2. Giải pháp về cơ sở vật chất: Đầu tư nâng cấp trang thiết bị bảo quản, giá kệ, phương tiện chống ẩm, phòng cháy chữa cháy tại kho lưu trữ 176 m².
  3. Giải pháp về chuyên môn, nghiệp vụ: Chuẩn hóa quy trình xác định giá trị tài liệu; đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tồn đọng từ năm 2008 đến nay; xây dựng đồng bộ công cụ tra cứu (hoàn thiện cơ sở dữ liệu Excel, tiến tới số hóa) và thiết lập hệ thống sổ sách thống kê lưu trữ nghiệp vụ.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả bằng số liệu thực tế: Khóa luận khảo sát và định lượng cụ thể thực trạng phông lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng với quy mô 940 mét giá tài liệu (tương đương trên 39.100 hồ sơ) đặt tại kho 176 m² (tầng 1); xác định rõ tỷ lệ tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh mới đạt khoảng 53,2% (500/940 mét giá), phần còn lại khoảng 440 mét giá tồn đọng từ năm 2008 đến nay chưa được chỉnh lý dứt điểm; chỉ rõ thực tế toàn bộ khối lượng tài liệu này do 01 biên chế phụ trách và phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc khác.
  • Giải pháp đề xuất: Đề xuất đồng bộ các giải pháp tổ chức nhân sự, ban hành danh mục hồ sơ nộp lưu, hoàn thiện 12 trường thông tin trong công cụ tra cứu file tính và thiết lập sổ thống kê nghiệp vụ.
  • Đóng góp học thuật và thực tiễn: Khóa luận là công trình nghiên cứu đầu tiên khảo sát trực tiếp, toàn diện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng. Đề tài làm rõ đặc thù xử lý kỹ thuật của khối tài liệu bản vẽ khổ lớn (A0, A3), hồ sơ hoàn công và đề tài/tiêu chuẩn xây dựng – một lĩnh vực lưu trữ chuyên ngành có tính phức tạp cao hơn so với tài liệu hành chính thông thường.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu giới hạn phạm vi khảo sát trong mốc thời gian 2018–2023 tại trụ sở chính của Viện (Hà Nội), chưa khảo sát sâu công tác lưu trữ tại 02 phân viện và các trung tâm trực thuộc phân tán theo địa bàn; nội dung giải pháp công nghệ số hóa tài liệu kỹ thuật khổ lớn chưa được triển khai chi tiết do căn cứ tài liệu văn bản dừng ở mức thống kê nghiệp vụ truyền thống.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình số hóa và xây dựng phần mềm quản lý tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu khoa học kỹ thuật xây dựng; nghiên cứu giải pháp kết nối mạng lưới lưu trữ giữa cơ quan trung tâm của Viện với các phân viện phía Nam và miền Trung.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng thụ hưởng: Tài liệu hữu ích cho sinh viên, học viên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tham khảo mô hình tổ chức tài liệu chuyên ngành khoa học công nghệ và xây dựng.
  • Phần nội dung giá trị: Nội dung phân loại tài liệu khoa học kỹ thuật theo nguyên tắc "Công trình – Số hợp đồng" tại Chương 2 là tài liệu tham khảo thực tế rõ nét cho cán bộ lưu trữ tại các viện nghiên cứu, doanh nghiệp tư vấn thiết kế và các ban quản lý dự án xây dựng cơ bản.

Câu hỏi thường gặp

1. Khối lượng và hiện trạng kỹ thuật của tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng được ghi nhận đến năm 2023 như thế nào?
Theo báo cáo thống kê năm 2023, Viện lưu trữ 940 mét giá tài liệu (tương đương hơn 39.100 hồ sơ các loại) đặt trong kho rộng 176 m² tại Tầng 1. Trong đó, chỉ có khoảng 500 mét giá được chỉnh lý hoàn chỉnh; khoảng 440 mét giá tài liệu từ năm 2008 đến nay vẫn đang trong tình trạng chỉnh lý sơ bộ hoặc chưa chỉnh lý.

2. Tài liệu lưu trữ của Viện được phân chia và xử lý theo các phương án phân loại nào?
Tài liệu hành chính được phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời gian (qua 4 bước: Khối phòng/viện chuyên ngành -> Năm hình thành -> Mặt hoạt động -> Hồ sơ/đơn vị bảo quản). Tài liệu khoa học kỹ thuật (bản vẽ A0, A3, hoàn công, thẩm tra) được phân loại theo từng Công trình và Số hợp đồng kinh tế.

3. Quy định thời hạn bảo quản đối với các nhóm hồ sơ đặc thù của Viện ra sao?
Tài liệu được phân thành các nhóm: Bảo quản vĩnh viễn (quy chế, văn bản quản lý nhà nước, hồ sơ xây dựng cơ bản, đề tài/tiêu chuẩn, hồ sơ pháp lý); Bảo quản theo tuổi thọ công trình (hồ sơ thiết kế, hợp đồng thi công theo Thông tư 02/2006/TT-BXD); Bảo quản 70 năm (hồ sơ cán bộ, nhân sự, giải quyết chế độ); Bảo quản 20 năm, 10 năm, 5 năm (các báo cáo định kỳ, kế hoạch ngắn hạn).

4. Hiện nay Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng tra cứu tài liệu bằng những công cụ nào?
Viện chủ yếu sử dụng Sổ lưu trữ theo dõi hợp đồng kinh tế và File Excel danh mục tài liệu hàng năm thiết kế gồm 12 trường thông tin (Thứ tự; Ngày/tháng/năm lưu; Số/năm hợp đồng; Đơn vị; Chủ trì; Tên + Địa điểm công trình; Nội dung; Loại hợp đồng; Số trang; Ngày ký/thanh lý; Cấp công trình nhóm A/B/C; Thời hạn lưu; Ghi chú). Tuy nhiên, file Excel này chỉ mới nhập thông tin ở một vài trường cơ bản.

5. Đợt tiêu hủy tài liệu hết giá trị gần nhất được phản ánh trong văn bản diễn ra khi nào và gồm những tài liệu gì?
Đợt tiêu hủy được thực hiện vào năm 2011 căn cứ theo Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15/08/2011, tiến hành tiêu hủy khối tài liệu giai đoạn 1995–1999 gồm: hợp đồng kinh tế, kết quả kiểm nghiệm và công văn đi, đến đã hết giá trị bảo quản.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Hồng Minh đã phản ánh bức tranh thực tế về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng trong giai đoạn 2018–2023. Tác giả đã phân tích cơ sở lý thuyết, thống kê khối lượng 940 mét giá tài liệu và chỉ ra tình trạng tồn đọng hơn 440 mét giá tài liệu chuyên ngành xây dựng chưa được chỉnh lý dứt điểm. Các đề xuất trong công trình tập trung vào việc kiện toàn tổ chức, ban hành danh mục hồ sơ cơ quan, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu file tính và chuẩn hóa nghiệp vụ thống kê lưu trữ.