Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 6 CH¯¡NG 1. C¡ SÞ KHOA HâC VÀ Tâ CHĀC KHOA HâC TÀI LIÞU L¯U TRĀ 1. C¢ sß lý lu¿n vÁ tã chāc khoa hãc tài lißu l°u trā 1. Một số khái niệm 1.
Tổ chức Tá chąc là khái niám có thể hiểu từ nhiÃu góc độ khác nhau căa công viác, đßi sáng và xã hội. Tá chąc khi là danh từ, TiÁng Anh là Organization, mang ý nghĩa là một dāng cā, ph°¢ng tián, cách thąc để thăc hián một nhiám vā, một công viác h°ớng đích nào đó. D°ới góc độ triÁt hác, tá chąc đ°ÿc xem xét theo nghĩa rộng và bao quát, tá chąc là c¢ c¿u tßn t¿i căa să vÁt, să vÁt không thể tßn t¿i mà không có một hình thąc liên kÁt nh¿t đßnh các yÁu tá thuộc nội dung, các bộ phÁn, đ¢n vß làm cho thành một chỉnh thể, có một c¿u t¿o, một c¿u trúc có chung một chąc năng. Vì vÁy tá chąc là thuộc tính căa bÁn thân các să vÁt.
Theo Từ điển TiÁng Viát, Vián Ngôn ngā hác, Nhà Xu¿t bÁn Từ điển bách khoa năm 2010: <Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nề nếp, làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.= [26, 1228] Nh° vÁy tá chąc chính là công cā nhằm đßnh h°ớng cho công viác đ¿t đ°ÿc māc đích chung cā thể, bÁn ch¿t căa tá chąc là tÁp hÿp và phân chia công viác nhằm đ¿t tới một māc đích chung hiáu quÁ tát nh¿t. Khoa học 7 Theo LuÁt Khoa hác và Công nghá năm 2018: <Khoa học là hệ thống tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển cāa sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy= [19] Theo Từ điển TiÁng Viát, Vián Ngôn ngā ngác, Nhà Xu¿t bÁn Từ điển bách khoa, năm 2010: <Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi cāa khoa học: khách quan, chính xác, có hệ thống.= [26, 650] Theo tác giÁ Vũ Cao Đàm <Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật cāa vật chất và sự vận động cāa vật chất, những quy luật cāa tự nhiên, xã hội và tư duy. Hệ thống tri thức được nói đến ở đây là hệ thống tri thức khoa học khác với tri thức kinh nghiệm. Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật cāa vật chất, phân biệt với tri thức kinh nghiệm.
Tài liệu lưu trữ <Tài liáu l°u trā= là nÃn tÁng chung cho công tác l°u trā và l°u trā hác, đã có nhiÃu đßnh nghĩa đ°ÿc đ°a ra và <Tài liáu l°u trā= Theo Từ điển TiÁng Viát, NXB Đà Nẵng 2008: <Tài liệu là dữ liệu, tin tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì. Còn theo LuÁt L°u trā năm 2011: <Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động cāa cơ quan, tổ chức, cá nhân.=[20] Theo từ điển giÁi thích nghiáp vā văn th° l°u trā Viát Nam, (2011), <Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động cāa các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.=[13, 346] Theo nhóm tác giÁ Đào Xuân Chúc, Nguyßn Văn Hàm, V°¢ng Đình QuyÃn và Nguyßn Văn Thâm (1990), Lý luÁn và thăc tißn công tác l°u trā NXB Đ¿i hác và Giáo dāc chuyên nghiáp Hà Nội, <Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động cāa các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và 8 cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.= [5, 16] Theo khoÁn 3, ĐiÃu 2 LuÁt L°u trā 2011: <Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phÿc vÿ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.= [20] Tài liáu l°u trā bao gßm bÁn gác, bÁn chính, trong tr°ßng hÿp không còn bÁn gác, bÁn chính thì đ°ÿc thay thÁ bằng bÁn sao hÿp pháp. Nh° vÁy, tài liáu l°u trā chính là kÁt quÁ ho¿t động căa c¢ quan, tá chąc, đó là nhāng tài liáu mang ý nghĩa kinh tÁ, chính trß, văn hóa, lßch sÿ, khoa hác. đ°ÿc bÁo quÁn trong kho l°u trā theo đặc thù và nguyên tắc nh¿t đßnh.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Theo tác giÁ Vũ Thß Phāng <Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu nghiệp vÿ cơ bản cāa công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phÿc vÿ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.= [17, 26] Tá chąc khoa hác tài liáu l°u trā là viác thăc hián các ho¿t động phân lo¿i, sắp xÁp tài liáu l°u trā đ°ÿc hình thành trong quá trình ho¿t động căa c¢ quan, tá chąc, cá nhân một cách khoa hác, có tá chąc, theo nhāng đặc tr°ng nh¿t đßnh, đÁm bÁo tính khách quan, chính xác, có há tháng cho công tác khai thác, sÿ dāng tài liáu l°u trā. Nội dung căa tá chąc khoa hác tài liáu bao gßm: Xác đßnh giá trß tài liáu; chỉnh lý tài liáu; phân lo¿i tài liáu; xây dăng công cā tháng kê tra tìm tài liáu và một sá công tác bá trÿ khác có liên quan. Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu l°u trữ 1. Giúp các cơ quan, tổ chức quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn thông tin trong quá khứ 9 Tá chąc khoa hác tài liáu l°u trā có tát hay không, s¿ quyÁt đßnh hiáu quÁ căa công tác l°u trā.
Thông qua công tác tá chąc khoa hác tài liáu, c¢ quan, và cán bộ l°u trā có thể tháng kê và xác đßnh đ°ÿc sá l°ÿng, thành phÁn tài liáu l°u trā căa c¢ quan. Tránh đ°ÿc tình tr¿ng m¿t mát, th¿t l¿c tài liáu, bÁo đÁm quÁn lý tháng nh¿t, chặt ch¿ tài liáu l°u trā, nắm rõ tình hình, đặc điểm căa từng phông l°u trā để xây dăng kÁ ho¿ch chỉnh lý, bá sung tài liáu, hoàn chỉnh phông l°u trā căa c¢ quan. Tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các lưu trữ Viác phân lo¿i, xác giá trß tài liáu l°u trā trong tá chąc khoa hác tài liáu có vai trò quyÁt đßnh ch¿t l°ÿng căa các hß s¢ khi đ°a vào l°u trā. Qua viác phân lo¿i và lo¿i bß các tài liáu trùng, thừa và hÁt giá trß, thành phÁn tài liáu trong hß s¢ đ°ÿc tái °u.
Góp phÁn tinh gán từng phông l°u trā, đÁm bÁo cho viác bÁo quÁn và tá chąc sÿ dāng tài liáu. Tạo thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác, sử dÿng tài liệu lưu trữ Tá chąc khoa hác tài liáu l°u trā thăc hián viác phân lo¿i khoa hác và tháng kê trong công tác l°u trā. Tài liáu trong kho l°u trā đ°ÿc tháng kê, phân lo¿i s¿ giúp cán bộ l°u trā kiểm soát đ°ÿc khái l°ÿng tài liáu trong kho, xác đßnh tình tr¿ng vÁt lý căa từng phông l°u trā, xây dăng ph°¢ng án bÁo quÁn, xÿ lý kßp thßi để bÁo đÁm an toàn tài liáu l°u trā. Bên c¿nh đó tá chąc khoa hác tài liáu giúp há tháng hóa tài liáu l°u trā, là nÃn tÁng hoàn thián công cā tra cąu tài liáu.
Hỗ trÿ viác khai thác, sÿ dāng tài liáu l°u trā. Tạo mỹ quan cho kho lưu trữ Tá chąc khoa hác tài liáu l°u trā giúp cán bộ l°u trā nắm bắt các thông tin và tài liáu, tên phông l°u trā, thßi gian căa tài liáu, sá l°ÿng tài liáu. Đây là yÁu tá quan tráng xây dăng kÁ ho¿ch bÁo quÁn, lăa chán vß trí sắp xÁp tài liáu phù hÿp. Tài liáu sau khi đ°ÿc chỉnh lý s¿ đ°ÿc đ°a vào các hộp (cặp).
Dăa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liáu đ°ÿc xÁp lên giá theo trÁt tă 10 căa sá ghi trên hộp (cặp) căa mỗi phông l°u trā. Tăng mỹ quan cho kho l°u trā khi tránh đ°ÿc tình tr¿ng tài liáu lộn xộn, bó gói, không theo trÁt tă sắp xÁp khoa hác. Nội dung c¡ bản của tổ chức khoa học tài liệu l°u trữ Nội dung c¢ bÁn căa tá chąc khoa hác tài liáu l°u trā gßm các nghiáp vā: Xác đßnh giá trß tài liáu; chỉnh lý khoa hác tài liáu l°u trā; tháng kê tài liáu và xây dăng công cā tra cąu tài liáu l°u trā. Xác định giá trị tài liệu a) Khái niám Theo giáo trình lý luÁn và ph°¢ng pháp công tác l°u trā <Xác đßnh giá trß tài liáu là viác nghiên cąu tài liáu trên c¢ sá các tiêu chuẩn giá trß căa chúng nhằm māc đích xác đßnh thßi h¿n bÁo quÁn tài liáu và lăa chán chúng để bÁo quÁn trong các l°u trā thuộc Phông l°u trā quác gia Viát Nam= [11,153] T¿i KhoÁn 14, ĐiÃu 02, LuÁt L°u trā 2011: <Xác đßnh giá trß tài liáu là viác đánh giá giá trß tài liáu theo nhāng nguyên tắc, ph°¢ng pháp, tiêu chuẩn theo quy đßnh căa c¢ quan có thẩm quyÃn để xác đßnh nhāng tài liáu có giá trß l°u trā, thßi h¿n bÁo quÁn và tài liáu hÁt giá trß.= Xác đßnh giá trß tài liáu đ°ÿc hiểu là quá trình xem xét giá trß thông tin căa tài liáu dăa trên nhāng nguyên tắc, tiêu chuẩn và ph°¢ng pháp căa l°u trā hác để quy đßnh thßi h¿n bÁo quÁn cho từng lo¿i tài liáu hình thành trong quá trình ho¿t động căa c¢ quan, tá chąc theo giá trß căa chúng và các mặt chính trß, kinh tÁ, văn hóa, khoa hác và các giá trß khác.
Từ đó lăa chán để thu thÁp, bá sung nhāng tài liáu có giá trß cho Phông l°u trā và lo¿i ra nhāng tài liáu hÁt giá trß để tiêu hăy. b) Māc đích căa công tác xác đßnh giá trß tài liáu 11 Māc đích căa xác đßnh giá trß tài liáu là lăa chán nhāng tài liáu có giá trß bÁo quÁn (bÁo quÁn có thßi h¿n và bÁo quÁn vĩnh vißn) để phāc vā sÿ dāng. Lo¿i ra nhāng tài liáu hÁt giá trß đái với mái ph°¢ng dián để tiêu hăy nhằm giÁm thiểu chi phí trong l°u trā, bÁo quÁn hß s¢ tài liáu. Khắc phāc tình tr¿ng tài liáu tích đáng trong các c¢ quan, viác xác đßnh giá trß tài liáu tát s¿ tránh đ°ÿc tình tr¿ng tiêu hăy tài liáu một cách tùy tián.